III. CÁC YẾU TỐ XÃ HỘ
a. Mục đích và cách thức tiến hành
Ngoài những cuộc họp ra, nhà quản trị còn phải tiếp xúc với nhân viên nhằm: - Kiểm tra sự thực hiện quyết định quản trị.
- Đánh giá tiến độ công việc trong đơn vị để kịp thời uốn nắn những sai sót và động viên kịp thời những người tốt việc tốt.
- Đánh giá các cán bộ cấp dưới về năng lực làm việc, phẩm chất đạo đức, năng lực chuyên môn, khả năng tổ chức công việc.
- Nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của từng người để có biện pháp giáo dục, nâng đỡ họ.
Để đạt được các mục đích đó, nhà quản trị cần có nghệ thuật tiếp xúc với con người, tạo ra bầu không khí thân tình, tin tưởng ở nhân viên,.chú ý xây dựng mối quan hệ tốt, đúng mực, cư xử lịch thiệp, tế nhị, tôn trọng nhân viên, phải biết chú ý lắng nghe ý kiến của họ, không nên ép buộc họ bằng cường quyền, uy lực, uy vũ hay uy danh mà bằng uy tín thật sự.
Thông thường cuộc tọa đàm với cấp dưới được tiến hành như sau:
Khởi đầu là giao tiếp xã giao. Ngay từ phút ban đầu nhi quản trị phải gây được thiện cảm thân mật bằng cách: chào hỏi lịch thiệp, nhã nhặn, lịch sự, mời ngồi, trà nước. Có thể đưa ra vài ba câu hỏi thăm sức khỏe, tình hình gia đình những hứng thú của họ. Sau đó khéo léo chuyển sang nội dung chính, nêu vấn đề và giải quyết vấn đề. Trong qui trình giao tiếp, nhà quản trị nên khuyến khích nhân viết nói lên những ý kiến của mình và
tập trung chú ý lắng nghe không nên cắt lời họ. Nếu đối tượng đi ra xa nội dung thì cần khéo léo lái câu chuyện đi đúng trọng tâm.