III. CÁC YẾU TỐ XÃ HỘ
a. Viết thư loại vui vẻ
Đối với loại thư vui vẻ hay loại tỏ ra quan tâm, ta nên sắp xếp ý tứ theo kiểu suy diễn, tức là ý chính đưa lên đầu rồi thuyết minh bằng các chi tiết.
- Ta viết ngay được câu đầu mà không phải do dự gì, tiếp đó ta chuyển qua các chi tiết cũng dễ dàng.
- Ý chính mở đầu có tác dụng cuốn hút người đọc.
- Đối với thư báo tin vui, ngay câu đầu ta đã tạo được tâm lý vui vẻ thoải mái nơi người đọc, làm họ dễ chấp nhận đoạn giải thích tiếp theo.
- Hơn nữa, người nhận thư sau khi đã nắm ý chính ở ngay câu đầu có thể đọc lướt, đọc giải thích tiếp theo, tiết kiệm được thời gian.
Bố cục ý tứ kiểu này được vận đụng tương tự cho các: - Thư từ khiếu nại.
- Thư đặt hàng. - Thư mua trả góp.
- Và một số trường hợp khác.
1) Thư khiếu nại
+ Viết thư khiếu nại.
Ví dụ, một đội thợ xây đã không lắp đúng thùng điện nấu nước tắm loại 20 lít, như đã ghi trong hợp đồng, mà lại lắp loại 10 lít, không tiện cho gia đình đông người.
Bạn viết thư khiếu nại cho người thầu theo kiểu suy diễn, bố cục ý tứ như sau: Ngay câu đầu nêu bật đòi hỏi: “Xin Ông vui lòng cho thay các thùng điện nấu nước tắm loại 10 lít vừa lắp sáng qua bằng loại 20 lít".
- Sau đó mới viện ra các lý đo: “Vì gia đình chúng tôi đông người, nên hợp đồng đã ghi rõ cần lắp loại 20 lít cho mỗi phòng".
- Kết thúc bằng một lời khen và cảm ơn: “Tiến độ thi công có vẻ vượt kế hoạch; rất cám ơn sự khẩn trương đó của ông và toàn kíp thợ xây".
+ Trả lời thư khiếu nại.
Nhà kinh doanh thường đáp ứng khẩn trương các thư khiếu nại đúng qui định, vì điều đó tạo nên uy tín cho chính họ. Cũng vẫn theo kiểu suy diễn:
- Ngay câu đầu, khẳng định điều khiếu nại đang được đáp ứng khẩn trương.
- Tiếp đó, giải thích các hoàn cảnh dẫn đến thực hiện sai lệch hợp đồng (do nhân viên văn phòng ghi sai…)
- Cuối thư, rất cảm ơn đã kịp thời nêu vấn đề.
2) Thư đặt hàng
Thư đặt hàng tạo ra một nửa phần của một hợp đồng. Nửa phần còn lại của hợp đồng do người bán thể hiện sự chấp nhận, khi chuyển hàng xuống tàu.
+ Thư đặt hàng cũng được sắp sếp ý tứ theo kiểu suy diễn, để thể hiện sự nghiêm túc:
- Ngay câu mở đầu dùng các từ rõ ý: xin gửi ngay…
- Rồi ghi rõ chi tiết các hạng mục, bao gồm mã hiệu catalô, giá tiền, màu sắc, kích cỡ.
- Thông báo kế hoạch thanh toán.
- Cuối thư bày tỏ hy vọng sớm nhận được hàng.
Nhiều doanh nghiệp cung cấp mẫu thư đặt hàng in sẵn, người mua hàng chỉ việc điền vào, sao cho đầy đủ các chi tiết.
Ví dụ về thư đặt hàng.
Thưa Ông,
Xin gởi cho chúng tôi các mặt hàng sau đây với khoản chiết khấu thường lệ 10% trên giá xuất bán:
Số lượng Tên hàng Chất lượng Giá bán
120T XX YY 10.000
100T ZZ BB 20.000
Mong được cung cấp ngay Trân trọng
+ Thư xác nhận đơn đặt hàng
Sau khi nhận được đơn đặt hàng, bạn có thể gửi thư phúc đáp gồm các ý chính sau: - Bày tỏ sự hân hoan nhận được thư đặt hàng.
- Giới thiệu tóm tắt thêm vài lời về những thuận lợi của mặt hàng được chọn đặt. - Lời cam kết quan tâm ngay và chu đáo đến hàng hóa được đặt
- Hy vọng có thêm đơn đặt hàng khác. Ví dụ:
Thưa Bà,
Chúng tôi hân hạnh nhận được đơn đặt 1àng số 555 để mua thép và vì mặt hàng này có sẵn nên gởi tới Bà ngay hôm nay bằng tàu thủy. Cước phí do Bà chịu.
Chúng tôi hy vọng số hàng này sẽ tới kịp thời và hân hạnh nhận được các đơn đặt hàng trong tương lai.
Trân trọng.
3) Các loại thư từ vui vẻ khác
- Các thư đề nghị cung cấp thông tin, ví dụ: thông tin về sản phẩm, giá cả, dịch vụ, nhân vật… thường được tiếp nhận một cách vui vẻ, với hy vọng có thêm dịp làm ăn. Tuy vậy, cũng có khi họ cân nhắc lời lẽ trong thư để xác định thái độ. Vì vậy, viết thư hỏi thông tin phải nghiêm túc và đặt ý chính ở ngay câu đầu.
- Các thư mời đến nói chuyện và thư đáp lại cũng được sắp xếp theo kiểu suy diễn. - Các doanh nghiệp tiếp xúc với đông đảo khách hàng dùng mẫu in sẵn để thực hiện nhanh chóng các thư từ “vui vẻ".