Trong đời sống xã hội có nhiều chủng loại đàm phán, thương lượng: có thương lượng về ngoại giao, có thương lượng về vấn đề quân sự, có thương lượng chính trị, có thương lượng về vấn đề kinh tế. Mỗi một cuộc thương lượng trên có những đặc điểm khác nhau. Ở đây chúng ta chỉ tìm hiểu những đặc điểm của thương lượng trong kinh doanh, là một loại hình của thương lượng kinh tế. Từ khái niệm về thương lượng trình bày ở trên, chúng ta thấy rằng thương lượng có những đặc điểm sau đây:
1. Đặc điểm thứ nhất
Thương lượng không đơn thuần là quá trình theo đuổi nhu cầu lợi ích của bản thân, mà là quá trình đôi bên thông qua việc không ngừng điều chỉnh nhu cầu của mỗi bên mà tiếp cận với nhau, cuối cùng đạt tới ý kiến nhất trí. Có nghĩa thương lượng là một quá trình đề ra yêu cầu, chịu nhượng bộ, cuối cùng đạt thành nhất trí. Thương lượng cần có thời gian, vấn đế càng phức tạp thì thời gian dành cho thương lượng càng nhiều. Tuy nhiên quá trình thương lượng dài, ngắn phụ thuộc vào sự nhận thức đối với sự xung đột về lợi ích của đôi bên, và trình độ đàm phán của hai bên.
2. Đặc điểm thứ hai
Thương lượng không là sự lựa chọn đơn nhất “hợp tác” hoặc xung đột, mà là sự thống nhất mâu thuẫn giữa “hợp tác” và “xung đột”. Thỏa thuận đạt được thông qua thương lượng nên có lợi cho cả hai bên. Một mặt, thông qua thương lượng hai bên mong muốn đạt được những lợi ích chung, đó là mặt mang tính hợp tác của thương lượng. Mặt khác trong thương lượng cả hai bên đều mong muốn đạt được tối đa lợi ích cho mình thông qua thương lượng, đó là mặt xung đột.
Hiểu rõ và nhận thức thương lượng là một sự thống nhất giữa hai mặt đối lập hợp tác và xung đột là hết sức quan trọng trong việc chia ra các sách lược trong thương lượng. Nếu chi nhấn mạnh đến tính hợp tác của thương lượng mà sợ gây nên xung đột với đối tác
thì có thể bạn sẽ dễ dàng chấp nhận những điều khoản bất hợp lý gây thiệt hại cho bạn. Nhưng nếu bạn quá nhấn mạnh khía cạnh xung đột, coi thương lượng là một cuộc chiến một mất một còn, kiên trì giữ vững lập trường của mình không chịu lùi nửa bước thì có nguy cơ cuộc thương lượng sẽ bị đổ vỡ. Cả hai thái cực này không thể chấp nhận được đối với những cuộc thương lượng trong kinh doanh.
3. Đặc điểm thứ ba
Thương lượng không phải là sự thoả mãn lợi ích của mình một cách không hạn chế, mà là có giới hạn lợi ích nhất định. Người đàm phán cần bảo vệ lợi ích của mình trong phạm vi có thể tìm kiếm được càng nhiều lợi ích. Nhưng bất kỳ nhà thương thuyết nào cũng phải thỏa mãn nhu cầu thấp nhất của đối tác, nếu không nhìn nhận nhu cầu thấp nhất của họ, bức bách họ một cách không hạn chế làm cho họ rút lui mà mất hết quyền lợi đã đến tay mình. Cần phải nhớ rằng “thương lượng không phải là một ván cờ, không nên yêu cầu một thắng, một thua cũng không phải là một trận chiến phải tiêu diệt hoặc đặt đối phương vào thế chết, mà thương lượng vẫn là một cuộc hợp tác đôi bên cùng có lợi” (Niernberg).
4. Đặc điểm thứ tư
Việc đánh giá một cuộc thương lượng thành công hay thất bại không phải là lấy việc thực hiện mục tiêu dự định của một bên nào đó làm tiêu chuẩn duy nhất, mà có một loạt các tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp. Xuất phát từ việc đàm phán là một sự hợp tác cùng có lợi nên có thể đánh giá sự thành công của nó dựa trên 3 tiêu chuẩn chủ yếu sau:
- Tiêu chuẩn thực hiên mục tiêu: tức là kết quả cuối cùng của thương lượng có đạt được mục tiêu dự định hay không? Đó là tiêu chuẩn đầu tiên.
- Tiêu chuẩn ưu hóa giá thành: một cuộc thương lượng thành công phải có chi phí thấp nhất. Thế chi phí cho một cuộc thương lượng là những gì? Thông thường có 3 loại: Một là sự nhượng bộ để đạt thành nhất trí, cũng là cự ly giữa lợi ích thực tế đạt được và lợi ích dự định. Hai là các nguồn đầu tư hao tốn cho đàm phán như: nhân lực, vật lực, trí lực, thời gian. Ba là chi phí cơ hội, tức là thay vì chúng ta lo đàm phán thương vụ này mà có thể bỏ lỡ một thương vụ khác lợi hơn. Khi thương lượng cần chú ý tới cả ba loại chi phí đó.
- Tiêu chuẩn quan hệ giữa hai bên: thương lượng là một hoạt động giao tiếp giữa người và người, cho nên kết quả của thương lượng không chỉ thể hiện trên mối quan hệ giá cả cao thấp của hợp đồng cuối cùng, lợi nhuận phân phối nhiều hay ít mà nó còn phải thể hiện trên mối quan hệ người và người, tức là phải xem đàm phán có xúc tiến và tăng cường mối quan hệ hợp tác tốt đẹp giữa hai bên hay là vì thế mà làm suy giảm mối quan hệ đó.
Đối với thương lượng trong kinh doanh thì việc đạt được lợi ích kinh tế là mục đích cơ bản nhất. Nhà kinh doanh coi trọng hơn đến giá thành của thương lượng, đến hiệu suất và hiệu quả. Vì vậy để đánh giá kết quả của cuộc thương lượng trong kinh doanh là thành công hay thất bại, người ta chú ý nhiều hơn đến hiệu quả kinh tế của nó.
Ngoài những đặc điểm trên, thương lượng trong môi trường kinh doanh quốc tế còn có thêm một số đặc điểm sau đây:
5. Đặc điểm thứ năm
Thương lượng kinh doanh quốc tế vừa là hoạt động giao lưu quốc tế, vì thế nó phụ thuộc rất nhiều vào quan hệ chính trị và quan hệ ngoại giao giữa hai nước. Khi thương lượng, làm ăn với công ty nước ngoài, bạn cần quán triệt chấp hành chính sách, phương châm và đường lối ngoại giao liên quan đến quốc gia. Ngoài ra, bạn cần tìm hiểu và chấp hành cả những chính sách riêng biệt của từng nước, tuân thủ hệ thống luật pháp và chế độ quy định của hoạt động xuất nhập khẩu.
6. Đặc điểm thứ sáu
Thương lượng kinh doanh quốc tế phải lấy thương pháp quốc tế làm chuẩn và lấy quán lệ quốc tế làm cơ sở. Vì thế nhà thương lượng cần phải nắm rõ các thứ quán lệ quốc tế, thông thạo điều khoản luật pháp của nước sở tại của đối tác, hiểu thấu đáo những thứ qui định của các tổ chức kinh doanh quốc tế và luật pháp quốc tế.
Hơn nữa thương lượng quốc tế cần phải kiên trì theo đuổi nguyên tắc bình đẳng, hai bên cùng có lợi. Cho dù là làm ăn với nước nghèo hay nước giàu đi nữa, chỉ cần hai bên có thành ý hợp tác với nhau thì phải coi như nhau, không phân biệt. Nếu bạn đã không dùng sức mạnh lấn át người ta, thì cũng đừng bao giờ chịu chấp nhận những điều khoản bất hợp lý về mình. Hãy dùng những tiêu chuẩn khách quan mà đấu tranh.
7. Đặc điểm thứ bảy
Thương lượng vừa là một khoa học nhưng cũng vừa là một nghệ thuật. Muốn thương lượng tốt, chúng ta cần phải nắm được những qui luật, qui tắc nhất định để đưa ra phương án và chiến thuật đàm phán hợp lý, đó là khía cạnh khoa học. Tuy nhiên thương lượng lại là một loại hoạt động hết sức phức tạp, đòi hỏi chúng ta cần có nghệ thuật ứng xử một cách linh hoạt. Cũng có khi với nội dung đàm phán như nhau, hoàn cảnh và điều kiện như nhau, nhưng những người đi đàm phán khác nhau thì kết quả cuối cùng lại khác nhau. Điều đó phụ thuộc vào tính linh hoạt, sự nhạy cảm và cái “khiếu” ăn nói của nhà thương lượng. Cái đó phản ánh tính nghệ thuật của thương lượng. Hai yếu tố khoa học và nghệ thuật tác động lẫn nhau, bổ sung cho nhau, tính khoa học giúp người thương lượng làm việc chính xác hơn, còn tính nghệ thuật làm cho họ tiến hành thương lượng được tốt hơn.