7. Kết cấu luận án
2.2.3.Thực trạng kế toán quản trị chi phí với chức năng kiểm soát, đánh giá
Đối với chức năng này, kế toán quản trị chi phí tại các doanh nghiệp đang tập trung thực hiện những công việc chính như sau:
Kiểm soát chi phí khi doanh nghiệp tiến hành nghiên cứu, sản xuất sản phẩm mới
Thị trường luôn thay đổi và sản xuất gốm sứ xây dựng là một trong những lĩnh vực có sự cạnh tranh khốc liệt. Do đó quá trình nghiên cứu để phát triển, sản xuất sản phẩm mới (R&D) là cần thiết và đòi hỏi sự tham gia tích cực của nhiều bộ phận trong đó có kế toán. Hoạt động này đã bước đầu có sự định hình cụ thể ở một số doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn trong tỉnh.
Bảng 2.12: Kết quả khảo sát về kiểm soát chi phí liên quan đến R&D
Kênh thu thập thông tin để tiến hành R&D sản phẩm mới là?
☐Qua góp ý trực tại điểm bán hàng: 30/30 ☐Qua mạng xã hội/internet: 09/30
☐Qua bộ phận thị trường: 21/30 ☐Kênh khác: 0
(Nguồn: Tổng hợp kết quả nghiên cứu của tác giả) Để tiến hành sản xuất sản phẩm mới,
thông qua các ý kiến phản hồi trực tiếp của khách hàng tại các điểm bán hàng, qua mạng xã hội, đối tác, qua thông tin của nhân viên thị trường, bộ phận kinh doanh các doanh nghiệp sẽ tiến hành nghiên cứu, đề xuất các dòng sản phẩm phù hợp. Các đề xuất này sau khi được Ban lãnh đạo chấp nhận sẽ tiến hành sản xuất thử. Kế toán phối hợp với bộ phận liên quan để kiểm soát chi phí sản xuất thử, xác định tổng chi phí dự kiến, tỉ trọng từng loại chi phí để tính toán lợi nhuận. Sau khi sản phẩm được quyết định đưa vào sản xuất, kế toán cùng các bộ phận tiếp tục hoàn thiện hệ thống các định mức chi phí để tổ chức thực hiện.
Bảng 2.13: Tỉ trọng bình quân của từng loại chi phí/tổng chi phí dự kiến để sản xuất sản phẩm mới
Loại chi phí Tỉ trọng bình quân
Chi phí nghiên cứu, phát triển 5% - 7%
Chi phí sản xuất 71% - 79%
Chi phí bán hàng 3% - 5%
Chi phí quản lý 8% - 10%
Chi phí khác 5% - 7%
(Nguồn: Tổng hợp kết quả nghiên cứu của tác giả)
Kiểm soát chi phí hoạt động hàng ngày
Vì chi phí hoạt động phát sinh hàng ngày, liên quan đến nhiều bộ phận mặt khác do nhiều doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống chi phí định mức nhất là các chi phí sản xuất trực tiếp nên quá trình kiểm soát chi phí của kế toán được thực hiện một cách gián tiếp thông qua việc kiểm soát năng suất, chất lượng, hiệu quả của từng bộ phận trong mối quan hệ giữa các chi phí đầu vào với kết quả đầu ra nhất là tại các phân xưởng sản xuất.
Bảng 2.14: Kết quả khảo sát về kiểm soát chi phí hoạt động hàng ngày
Nội dung khảo sát Kết quả
1. Bộ phận chịu trách nhiệm kiểm soát ☐Bộ phận sản xuất: 0 chi phí hoạt động là?
☐Bộ phận kế toán: 0
☐Kết hợp giữa bộ phận sản xuất và kế toán: 30/30 ☐Hàng ngày: 30/30
2. Thời điểm diễn ra hoạt động kiểm ☐Định kỳ vài ngày một lần: 0
soát chi phí là? ☐Cuối mỗi tuần: 0
☐Khác: 0
☐Tư vấn ngay cho Ban lãnh đạo: 30/30 3. Khi phát sinh chênh lệch bất thường ☐Tập hợp, báo cáo vào cuối kỳ: 0
về chi phí, kế toán sẽ? ☐Khác: 0
(Nguồn: Tổng hợp kết quả nghiên cứu của tác giả)
Để kiểm soát chi phí hoạt động nhất là tại các phân xưởng sản xuất, hàng ngày kế toán thống kê kết quả công việc của từng phân xưởng, so sánh, đánh giá với mức kế hoạch bình quân ngày để xác định chênh lệch. Cuối tháng, căn cứ vào kết quả thống kê hàng ngày, kế toán lập Bảng tổng hợp tình hình sản xuất hàng tháng, tính tổng số lượng sản phẩm hoàn thành, số sản phẩm sản xuất bình quân/ngày, so sánh với kế hoạch sản xuất để xác định tỉ lệ thực hiện/kế hoạch của từng bộ phận. Thông thường chênh lệch phát sinh giữa thực tế và kế hoạch ngày và trung bình tháng không lớn do các định mức vật tư, nhân công được xây dựng sát với tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên nếu có bất kỳ chênh lệch bất thường nào xảy ra, kế toán sẽ phải tìm hiểu nguyên nhân, tổng hợp theo bộ phận để báo cáo, xin ý kiến nhà quản trị nhằm điều chỉnh kịp thời hoạt động sản xuất, từ đó kiểm soát hiệu quả chi phí phát sinh hàng ngày của doanh nghiệp. (Phụ lục 2.40) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bên cạnh đó để kiểm soát tốt hơn các chi phí hoạt động, hướng tới cắt giảm chi phí liên tục, toàn diện, một số doanh nghiệp sản xuất gốm sứ xây dựng trên địa bàn tỉnh đã bắt đầu tổ chức tập huấn, mời chuyên gia JICA Nhật Bản giới thiệu mô hình quản trị 5S (sàng lọc – sắp xếp – sạch sẽ - săn sóc – sẵn sàng). Tuy vậy hoạt động này mới chỉ được nghiên cứu, triển khai ở những phần việc đầu tiên, có tính chất định hướng chung tại các doanh nghiệp có quy mô lớn như: Công ty TNHH sản xuất kinh doanh Sứ Hảo Cảnh, Công ty cổ phần gốm sứ Long Hầu….chưa xác định thời gian, quy trình, trách nhiệm cụ thể của các bộ phận, trong đó có kế toán liên quan đến thông tin KTQTCP với chức năng kiểm soát chi phí hàng ngày tại doanh nghiệp.
Với câu hỏi: Định k chi phí trọng yếu nào? Kết
kế toán tiến hành đánh giá sự biến động của các khoản mục quả khảo sát cho thấy:
Bảng 2.15: Kết quả khảo sát danh mục các khoản mục chi phí trọng yếu được phân tích chênh lệch
Các loại chi phí được phân tích chênh lệch Kết quả
Chi phí sản xuất trực tiếp 30/30
Chi phí sản xuất chung 12/30
Chi phí bán hàng 10/30
Chi phí quản lý 08/30
Chi phí khác -
(Nguồn: Tổng hợp kết quả nghiên cứu của tác giả) Định kỳ đánh giá sự biến động các
khoản mục chi phí trọng yếu là một hoạt động cần thiết để phân tích kết quả thực hiện thực tế về chi phí so với các kế hoạch, dự toán mà doanh nghiệp đã đề ra. Tùy vào đặc thù và yêu cầu quản trị, có nhiều doanh nghiệp tiến hành đánh giá chi phí hàng tháng nhưng cũng có những doanh nghiệp chỉ thực hiện theo năm. Về nội dung, các doanh nghiệp thường tập trung đánh giá những khoản mục chi phí chiếm tỉ trọng lớn, nhất là chi phí sản xuất trực tiếp. Tuy nhiên cũng có doanh nghiệp chỉ tiến hành đánh giá một hoặc hai khoản mục được cho là quan trọng nhất trong đó chủ yếu tập trung phân tích sự biến động của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Công cụ chính được kế toán sử dụng để định kỳ đánh giá chi phí trong các doanh nghiệp sản xuất gốm sứ xây dựng trên địa bàn tỉnh mới chỉ dừng lại là Báo cáo phân tích chênh lệch chi phí sản xuất theo yếu tố. Để lập báo cáo này, kế toán căn cứ vào số liệu đã được phản ánh trên các sổ chi tiết, sổ tổng hợp các tài khoản chi phí sản xuất liên quan. Trong đó chênh lệch chi phí là hiệu số giữa chi phí thực tế với chi phí dự toán của từng yếu tố chi phí sản xuất.
Như vậy thông tin để hỗ trợ chức năng đánh giá chi phí trong doanh nghiệp mới chỉ dừng lại ở Báo cáo phân tích chênh lệch chi phí sản xuất theo yếu tố là chưa đầy đủ, trong điều kiện kế toán hoàn toàn có thể lập thêm các Báo cáo phân tích chi phí khác như: Báo cáo phân tích giá thành sản phẩm; báo cáo phân tích chi phí bán hàng; báo cáo phân tích chi phí quản lý doanh nghiệp….Tuy nhiên thay vì lập thêm các báo cáo kỹ thuật như trên,
kế toán một số doanh nghiệp kết hợp với một số bộ phận liên quan để lập Bảng tổng hợp đánh giá giá trị sản lượng sản xuất. Bảng này giúp so sánh và đánh giá giữa giá trị sản
lượng thực tế với giá trị sản lượng kế hoạch cho từng loại sản phẩm để phục vụ công tác quản trị trong doanh nghiệp. (Phụ lục 2.41)
Đánh giá sự biến động tỉ lệ chi phí hoạt động của doanh nghiệp
Định kỳ đánh giá sự biến động tỉ lệ của từng khoản mục chi phí hoạt động trên tổng chi phí thực tế hoặc doanh thu của doanh nghiệp để so sánh, chỉ ra nguyên nhân của
☐Có: 0/30
☐Không: 30/30
sự biến động tỉ trọng từng loại chi phí cũng được xem là công cụ quan trọng để đánh giá chi phí trong doanh nghiệp.
Bảng 2.16: Kết quả khảo sát danh mục các tỉ lệ chi phí hoạt động được phân tích chênh lệch
Các loại tỉ lệ chi phí hoạt động trọng yếu Kết quả
Tỉ lệ chi phí NVLTT/chi phí sản xuất 06/30
Tỉ lệ chi phí NCTT/chi phí sản xuất 06/30
Tỉ lệ chi phí sản xuất/chi phí ngoài sản xuất 04/30
Tỉ lệ giá vốn hàng bán/doanh thu 05/30
Tỉ lệ chi phí bán hàng/doanh thu 07/30
Tỉ lệ chi phí quản lý doanh nghiệp/doanh thu 05/30
(Nguồn: Tổng hợp kết quả nghiên cứu của tác giả) Kết quả khảo sát cho thấy hầu hết kế (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
toán chưa thực sự chú trọng việc đánh giá thông tin về các tỉ trọng chi phí hoạt động cơ bản. Đây cũng chính là nguyên nhân mà nhà quản trị và bộ phận kế toán không có đủ dữ liệu để đánh giá tính hiệu quả trong hoạt động của doanh nghiệp, so sánh với các doanh nghiệp trong ngành, trong tỉnh để có những hướng điều chỉnh cho phù hợp trong tương lai.
Đánh giá hiệu quả hoạt động của chi phí chiến lược và các trung tâm chi phí
Nếu việc kiểm soát, đánh giá các chi phí hoạt động hàng ngày, mang tính ngắn hạn được đa số các doanh nghiệp quan tâm thì việc đánh giá hiệu quả hoạt động của chi phí chiến lược và các trung tâm chi phí lại cho kết quả hoàn toàn ngược lại:
Bảng 2.17: Kết quả khảo sát về đánh giá hiệu quả hoạt động của chi phí chiến lược và các trung tâm chi phí
Nội dung khảo sát
Định kỳ doanh nghiệp có tiến hành đánh giá trách nhiệm đối với các bộ phận chịu trách nhiệm sử dụng chi phí và đánh giá chi phí chiến lược của doanh nghiệp không?
(Nguồn: Tổng hợp kết quả nghiên cứu của tác giả)
Như vậy 100% các doanh nghiệp chưa tiến hành đánh giá hiệu quả hoạt động của chi phí chiến lược và trách nhiệm kiểm soát tại các trung tâm chi phí. Để tìm hiểu nguyên nhân, qua phỏng vấn sâu bộ phận kế toán, các kế toán viên cho rằng có hai nguyên nhân chính. Trong đó, nguyên nhân khách quan là do nhà quản trị tại đây chưa nhu cầu sử dụng các thông tin liên quan để đánh giá hiệu quả của chi phí chiến lược, trách nhiệm tại các trung tâm quản lý chi phí. Nhưng nguyên nhân chủ quan là do phần lớn kế toán viên chưa nhận diện, xác định được phương pháp kế toán cụ thể để cung cấp thông tin cần thiết cho đánh giá hiệu quả chi phí chiến lược. Mặt khác việc đánh giá trách nhiệm tại các trung tâm chi phí là từng phân xưởng, phòng ban còn hạn chế do việc phân quyền quản lý chi phí không rõ ràng. Quá trình thu thập thông tin chi phí để quy trách nhiệm cho bộ phận quản lý tương đối khó khăn. Hệ thống các mẫu biểu, chỉ tiêu sử dụng, bộ phận chịu trách nhiệm chính, kỳ, quy trình đánh giá đều không có nên chưa thể triển khai đánh giá trên thực tế.