7. Kết cấu luận án
1.3.3.Kế toán quản trị chi phí với chức năng kiểm soát, đánh giá
Kiểm soát, đánh giá chi phí là một nội dung quan trọng của hoạt động quản trị, đó là tổng hợp các biện pháp nhà quản trị sử dụng để đảm bảo chi phí phát sinh thực tế luôn trong giới hạn cho phép, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kế hoạch lợi nhuận trong ngắn hạn và dài hạn. Để giúp nhà quản trị thực hiện được chức năng này, KTQTCP phải tiến hành thu thập thông tin chi phí kế hoạch (bao gồm cả chi phí chiến lược), chi phí phát sinh trong quá trình tổ chức thực hiện. Thông qua các báo cáo chi phí có liên quan, kế toán
tiến hành so sánh, phân tích, xác định các nhân tố ảnh hưởng, trách nhiệm các bộ phận liên quan để hỗ trợ nhà quản trị kịp thời đưa ra các quyết định điều chỉnh quá trình tổ chức thực hiện. Nội dung kế toán quản trị chi phí với chức năng kiểm soát, đánh giá bao gồm các nội dung cơ bản sau:
Xác định hệ thống các chi phí tiêu chuẩn làm cơ sở để kiểm soát, đánh giá chi phí
Xác định hệ thống các chi phí tiêu chuẩn là bước đầu tiên và là cơ sở để kiểm soát chi phí. Trước đây các chi phí tiêu chuẩn có thể được xác định dựa trên mức chi phí trong điều kiện lý tưởng hoặc mức chi phí trung bình thực tế phát sinh để đảm bảo mức lợi nhuận phù hợp cho doanh nghiệp. Ngày nay việc xác định hệ thống các chi phí tiêu chuẩn có thể được xác định theo những cách thức mới, ngay ở giai đoạn nghiên cứu trước khi chế tạo sản phẩm như phương pháp lập kế hoạch chi phí mục tiêu - Target Costing. Chi phí tiêu chuẩn nhằm mục đích thiết lập các tiêu chuẩn về tính hiệu quả và chi phí mục tiêu cần đạt được trong một điều kiện làm việc nhất định. Thông qua so sánh sự chênh lệch giữa chi phí tiêu chuẩn và chi phí thực tế sẽ giúp nhà quản trị ra các quyết định khắc phục, tập trung vào các hoạt động không đạt tiêu chuẩn, cần phải cải thiện trong doanh nghiệp.
Kiểm soát chi phí bằng cách cắt giảm chi phí liên tục theo mô hình Kaizen (Kaizen Costing)
Phương pháp Kaizen được xếp vào giai đoạn phát triển thứ hai của kế toán quản trị và được áp dụng đầu tiên tại các doanh nghiệp Nhật Bản. Theo Imai (1986), Kaizen là: “Một quá trình cải thiện không ngừng trong mọi lĩnh vực của cuộc sống, con người, xã hội, gia đình hay công việc” (trích dẫn bởi Nguyễn Thanh Huyền, 2015). Mục tiêu củaphương pháp này là cắt giảm chi phí xuống thấp hơn chi phí tiêu chuẩn. Điều này được hiểu đó là hệ thống các hoạt động nhằm cắt giảm liên tục các chi phí trong giai đoạn sản xuất đại trà. Nó bao gồm các nỗ lực cắt giảm chi phí thông qua cải tiến kỹ thuật sản xuất cũng như hoàn thiện quá trình làm việc của người lao động để hoạt động sản xuất hiệu quả hơn (Nguyễn La Soa, 2016). Phương pháp Kaizen không chỉ đảm bảo cho quá trình sản xuất được tinh gọn hơn mà còn giúp tiết kiệm chi phí, loại bỏ lãng phí để gia tăng giá trị cho doanh nghiệp. Phương pháp Kaizen có nhiệm vụ tương tự như phương pháp chi phí mục tiêu là cắt giảm chi phí nhưng sự cắt giảm này tập trung vào giai đoạn sản xuất trong chu kỳ sống của sản phẩm. Tuy nhiên, mức cắt giảm chi phí không nhiều như trong giai đoạn nghiên cứu, thiết kế bởi vì khi sản phẩm đã đi vào sản xuất mà phải thay đổi lớn thì sẽ rất tốn kém nên giai đoạn này chỉ có thể cải tiến từng bước nhỏ để đảm bảo mục tiêu
chi phí thực tế thấp hơn chi phí định mức.
Khi phương pháp Kaizen kết hợp với phương pháp tiêu chuẩn góp phần tích cực trong việc hỗ trợ doanh nghiệp tạo giá trị trong hoạt động.
Đánh giá sự biến động của từng khoản mục chi phí hoạt động trọng yếu
Đánh giá sự biến động của chi phí hoạt động được thực hiện bằng cách so sánh kết quả chi phí thực tế với dữ liệu dự toán ngân sách tương ứng đã được phê duyệt, trong đó tập trung vào đánh giá sự biến động của một số khoản mục chi phí trọng yếu sau:
Đánh giá biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Biến động chi phí nguyên
vật liệu trực tiếp gồm: Biến động mức tiêu hao nguyên vật liệu và biến động giá nguyên vật liệu. Khi chi phí nguyên vật liệu có biến động thì cần tìm hiểu nguyên nhân của sự biến động đó là từ đâu, để tư vấn cho nhà quản trị có biện pháp điều chỉnh phù hợp.
Đánh giá biến động chi phí nhân công trực tiếp: Biến động chi phí nhân công trực
tiếp bao gồm: Biến động thời gian lao động (liên quan đến năng suất lao động) và biến động giá nhân công. Khi chi phí nhân công trực tiếp có biến động thì cần phân tích, tìm hiểu nguyên nhân để có biện pháp điều chỉnh phù hợp.
Đánh giá biến động chi phí sản xuất chung: Biến động chi phí sản xuất chung là
chênh lệch giữa chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh với chi phí sản xuất chung đã phân bổ cho các sản phẩm theo tỷ lệ ước tính đầu kỳ. Biến động chi phí sản xuất chung bao gồm: Biến động định phí sản xuất chung và biến động biến phí sản xuất chung.
Đánh giá biến động của giá vốn hàng bán: Đối với các doanh nghiệp, giá vốn
hàng bán là chi phí thời kỳ và có liên quan trực tiếp đến tình hình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ. Chi phí này được xác định căn cứ vào chi phí mua hàng nếu là doanh nghiệp thương mại hoặc giá thành sản phẩm nếu là doanh nghiệp sản xuất. Đây là chỉ tiêu chi phí tổng hợp. Việc phân tích giá vốn hàng bán thông qua so sánh sự biến động giữa các kỳ và trong mối quan hệ với chỉ tiêu doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ và một số chỉ tiêu có liên quan khác là quan trọng để kiểm chứng sự phù hợp và đưa ra các quyết định quản trị cần thiết.
Đánh giá biến động chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp là chi phí hỗn hợp giống như chi phí sản xuất chung nên doanh nghiệp khi thực hiện phân tích biến động chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp cũng có thể phân tích biến động biến phí và định phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
Đánh giá sự biến động của tỉ lệ chi phí hoạt động không chỉ giúp doanh nghiệp tự xác định mức độ hiệu quả của việc sử dụng chi phí hiện tại so với quá khứ mà còn cung cấp thông tin quan trọng để so sánh với các doanh nghiệp khác trong cùng ngành kinh doanh. Để sử dụng phương pháp này hệ thống các tỉ lệ chi phí mục tiêu được xác định trước. Thông thường đó có thể là tỉ lệ chi phí trung bình của ngành hoặc tỉ lệ chi phí mục tiêu của doanh nghiệp. Tỉ lệ này sau đó được so sánh với tỉ lệ chi phí thực tế. Qua so sánh nếu phát hiện chênh lệch tỉ lệ đáng kể nào, kế toán phải kịp thời xác định nguyên nhân, đề xuất các hành động phù hợp để loại bỏ các yếu tố làm gia tăng tỉ lệ chi phí. Các tỉ lệ chi phí thường được sử dụng để phân tích là: Tỉ lệ chi phí NVLTT/chi phí sản xuất; tỉ lệ chi phí NCTT/chi phí sản xuất; tỉ lệ chi phí sản xuất chung/chi phí sản xuất; tỉ lệ chi phí sản xuất/chi phí ngoài sản xuất; tỉ lệ giá vốn hàng bán/doanh thu; tỉ lệ chi phí bán hàng/doanh thu; tỉ lệ chi phí quản lý doanh nghiệp/doanh thu.
Đánh giá hiệu quả hoạt động của các trung tâm chi phí
KTQTCP lập các báo cáo phản ánh quá trình thực hiện chi phí theo kế hoạch của từng bộ phận, phân xưởng, phòng ban trong doanh nghiệp. Tất cả các báo cáo đánh giá hiệu quả hoạt động thường bao gồm các chỉ tiêu: Định mức (dự toán), kết quả thực tế chênh lệch và nguyên nhân. Trong đó vấn đề quan trọng là phân tích, tìm ra nguyên nhân chênh lệch để xác định trách nhiệm của bộ phận, nhân sự được phân quyền nhằm tư vấn cho nhà quản trị có những bước điều chỉnh hợp lý và kịp thời. Trong đó đối với các bộ phận liên quan đến quá trình mua hàng, sản xuất, tập trung đánh giá sự chênh lệch của các chỉ tiêu như: Giá nguyên vật liệu, số lượng nguyên vật liệu, tỉ lệ lao động trực tiếp, hiệu quả lao động trực tiếp, tổng chi phí biến đổi, tổng chi phí cố định, khối lượng sản xuất. Đối với bộ phận dịch vụ, đánh giá sự chênh lệch chi tiêu. Đối với chi phí nói chung, đánh giá sự chênh lệch phí tổn (Nguyễn Minh Thành, 2017).
Đánh giá hiệu quả chi phí chiến lược
Các chi phí chiến lược liên quan đến các quyết định về đầu tư dự án của doanh nghiệp (bao gồm cả đầu tư cho sản xuất sản phẩm mới) hoặc các chiến lược tổng thể để tối ưu hóa lợi ích cho doanh nghiệp, chủ sở hữu. Thông qua quá trình thu thập thông tin cần thiết có tính đến sự biến động về giá trị theo thời gian của tiền, các chi phí này được KTQTCP thể hiện trong việc lập kế hoạch chi phí chiến lược (theo phương pháp chi phí mục tiêu hoặc chi phí theo vòng đời sản phẩm). Ngay ở giai đoạn này, nhà quản trị có thể sử dụng phương pháp so sánh, phân tích chênh lệch để đánh giá hiệu quả từng dự án, chiến lược trước khi chọn một dự án, chiến lược cụ thể. Quá trình triển khai, hoàn thành dự án,
chiến lược, nhà quản trị cần các thông tin về chi phí chiến lược thực tế để so sánh, đánh giá với các kế hoạch chi phí chiến lược đã dự kiến. Để cung cấp được thông tin này, KTQTCP kết hợp sử dụng các phương pháp sau:
Đánh giá thông qua điểm chuẩn (Benchmarking)
Phương pháp này có thể được sử dụng để đánh giá chi phí chiến lược theo vòng đời của sản phẩm - LCC. Theo Guaqiang Ren (2012) thì: “Điểm chuẩn chi phí là các chi phí được xếp tương ứng với chi phí theo vòng đời sản phẩm. Các số liệu này phải được xây dựng trên dữ liệu lịch sử LCC của từng dự án, dựa trên phương pháp hiệu quả nhất về chi phí và có thể bao gồm việc sử dụng dữ liệu LCC bên ngoài (của đối thủ cạnh tranh, của ngành…). Quá trình xác định điểm chuẩn chi phí trong LCC là một quá trình tối ưu hóa liên tục”. Điểm chuẩn chi phí sau khi được tổng hợp có thể được xác định thông qua phương pháp trung bình có trọng số (Weighed average method) hoặc phương pháp mạng nơ ron nhân tạo (Artificial neural method).
Đánh giá thông qua phân tích giá trị kinh tế hoặc giá trị cổ đông (Shareholder/Economic Value Analysis - SVA)
Phương pháp này được phát triển từ những năm 1980 và tập trung vào các yếu tố cấu thành lên giá trị của doanh nghiệp, chủ sở hữu. Trong đó việc đánh giá thông qua SVA được thực hiện bằng cách liên kết các chiến lược của doanh nghiệp với các quyết định về đầu tư (liên quan đến chi phí đầu tư), kinh doanh (liên quan đến chi phí hoạt động), tài chính (liên quan đến chi phí sử dụng vốn) để từ đó xác định giá trị hiện tại của tổng dòng tiền hoạt động, sự thay đổi giá trị của doanh nghiệp, chủ sở hữu thông qua việc thay đổi thị giá của cổ phiếu trên thị trường. KTQTCP sử dụng SVA để phân tích chênh lệch chi phí chiến lược, dự báo dòng tiền, trên cơ sở đó nhà quản trị có thể đánh giá được hiệu quả kinh tế của các khoản đầu tư dài hạn (Nguyễn Minh Thành, 2017).