a. Chứng từ và sổ sách
* Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng tài khoản 511 để hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Đồng thời công ty còn chi tiết theo tài khoản cấp 3 để quá trình quản lý được chặt chẽ hơn.
* Chứng từ công ty sử dụng để theo dõi doanh thu bán hàng:
- Hóa đơn GTGT, đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho hàng gửi đại lý, phiếu thu, giấy báo có,...
* Sổ sách công ty áp dụng
- Sổ cái TK 5111, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; - Sổ chi tiết TK 5111,…
b. Quy trình hạch toán
Dựa vào lưu đồ chứng từ kế toán được vẽ bên dưới, ta có thể thấy được quy trình luân chuyển chứng từ như sau:
- Bộ phận lập hóa đơn: khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng do bộ phận bán hàng gửi sang, bộ phận lập hóa đơn sẽ nhập đơn đặt hàng vào phần mềm quản lý BFO, tiến hành kiểm tra công nợ của khách hàng, nếu hạn mức nợ vượt mức cho phép sẽ thông báo từ chối đơn đặt hàng của khách hàng. Còn nếu xét duyệt thấy khả năng thanh toán của khách hàng nằm trong giới hạn cho phép của công ty, bộ phận sẽ lập 3 liên hóa đơn và 3 liên phiếu xuất kho. Liên 1 hóa đơn cùng với đơn đặt hàng của khách hàng được lưu lại tại bộ phận lập hóa đơn. Liên 2 hóa đơn cùng với liên 2, 3 phiếu xuất kho vừa lập sẽ được gửi sang cho bộ phận kho. Đồng thời liên 3 hóa đơn sẽ gửi cho bộ phận kế toán công nợ để theo dõi công nợ khách hàng. Còn lại liên 1 phiếu xuất kho sẽ được lưu lại tại bộ phận lập hóa đơn.
- Bộ phận kho: khi nhận được liên 2 hóa đơn cùng với liên 2,3 phiếu xuất kho do bộ phận lập hóa đơn gửi sang, bộ phận kho tiến hành soạn hàng hóa theo đúng yêu cầu và xuất kho hàng hóa kèm với liên 2 hóa đơn và liên 2 phiếu xuất kho gửi sang cho bộ phận giao hàng để thực hiện giao hàng cho khách hàng. Còn liên 3 phiếu xuất kho hàng hóa sẽ được lưu lại tại bộ phận kho của công ty.
- Bộ phận công nợ: sau khi nhận được liên 3 hóa đơn từ bộ phận lập hóa đơn gửi sang kế toán công nợ sẽ tiến hành nhập hóa đơn vào phần mềm, ghi nhận công nợ của khách hàng và theo dõi hạn mức nợ của khách hàng trên hệ
53
thống phần mềm BFO. Đồng thời liên 2 hóa đơn sẽ được bộ phận công nợ lưu lại và chu trình luân chuyển được kết thúc tại đây.
Hình 4.2 Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình doanh thu bán chịu Qua hình 4.2 ta thấy quy trình luân chuyển chứng từ của công ty trong hoạt động bán hàng chưa thu tiền có rất nhiều ưu điểm, bên cạnh đó cũng còn vài mặt hạn chế cụ thể như sau:
- Do hầu hết các phần hành kế toán tại công ty đã được hỗ trợ phần mềm BFO, cho nên việc kiểm tra thông tin khách hàng, hàng hóa, công nợ,…được
Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho
Bộ phận lập hóa đơn Bộ phận kho Bộ phận công nợ Bắt đầu Đơn đặt hàng của khách hàng BP bán hàng Nhập đơn hàng vào phần mềm
Kiểm tra công nợ khách hàng
Không duyệt
Duyệt
Lập hóa đơn và phiếu xuất kho
N B A A Soạn hàng và xuất kho hàng Hóa đơn N BP giao hàng Hóa đơn B Nhập hóa đơn vào phần mềm Ghi nhận công nợ của khách hàng Hóa đơn Kết thúc Đơn đặt hàng
của khách hàng Hóa đơn
N Công nợ khách hàng N Phiếu xuất kho Kèm hàng hoá Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho Hóa đơn
thực hiện một cách rất dễ dàng và nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian, giảm bớt khối lượng công việc để có thể xử lý được nhiều đơn hàng và tạo được nhiều doanh số bán hàng hơn.
- Bộ phận lập hóa đơn: việc kiểm tra công nợ của khách hàng thiết nghĩ nên để cho bộ phận kế toán công nợ kiểm tra, bởi vì bộ phận này là bộ phận nắm được tình hình công nợ, khả năng thanh toán của khách hàng tốt nhất. Từ đó, sẽ có kế hoạch bán hàng cụ thể cho từng khách hàng, đồng thời tránh được trình trạng kiêm nhiệm. Tuy nhiên, bộ phận này đã căn cứ vào các chứng từ rất cụ thể để lập số liên hợp lý cho hóa đơn và phiếu xuất kho. Sau đó được gửi đến các bộ phận theo đúng yêu cầu công việc, các liên còn lại được lưu chung tại bộ phận theo đúng quy định của hệ thống kiểm soát thông tin kế toán.
- Bộ phận kho: nhận thấy bộ phận kho đã rất thận trọng trong công tác xuất hàng, khi nhận được phiếu xuất kho và hóa đơn, bộ phận đã tiến hành kiểm tra đối chiếu chứng từ về mặt số lượng, chủng loại rồi mới tiến hành soạn hàng và xuất hàng. Tuy nhiên, khi xuất hàng hóa ra khỏi kho mà không thấy thủ kho thực hiện ghi nhận vào thẻ kho đối với số hàng trên. Như thế rất khó có thể kiểm soát được tình hình xuất nhập kho hàng hóa của công ty, dễ xảy ra mất mát, gian lận trong quá trình xuất kho. Quá trình kiểm soát nội bộ ở điểm này công ty cần quan tâm.
- Bộ phận kế toán công nợ: chứng từ khi được gửi đến bộ phận này được kiểm tra và xử lý rất thận trọng để tránh nhầm lẫn giữa các khách hàng với nhau. Công nợ khách hàng được lưu thành một tập tin cụ thể, rất dễ theo dõi khi cần thiết, giúp cho quá trình kiểm soát thông tin kế toán được quản lý chặt chẽ hơn.
c. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
(1) Ngày 02/06/2014 theo hóa đơn GTGT số HG/13P 0784946 công ty xuất bán cho công ty TNHH MTV DƯỢC PHARMA HT 300 chai Calcimilk 360ml, giá bán 10.121 đồng/chai, VAT 5%. Chứng từ kèm theo:01 PXK.P/DHG/14/0051226.
(2) Ngày 06/06/2014 theo hóa đơn số HG/13P 0784947 công ty xuất hàng bán cho công ty TNHH MTV DƯỢC PHARMA HT sản phẩm Hapacol 150mg G/1.5 h/24 t/3456 số lượng 10 thùng với giá bán 2.422.658 đồng/thùng, sản phẩm Hapacol 250 Flu G/1.5 h/24 t/3456 số lượng 9.912 gói với giá bán 1.024 đồng/gói, sản phẩm Hapaccol 250 Flu G/1.5 h/24 t/3456 số lượng 8 thùng đơn giá 3.538.944 đồng/thùng, và sản phẩm Azithromycin 100 số lượng 3 thùng với đơn giá 492.743 đồng/thùng. Thuế suất 5% cho toàn bộ
55
(3) Ngày 15/06/2014 theo hóa đơn số HG/13P 0785315 phòng bán hàng bán cho công ty Dược Sông Hậu 30 chai sản phẩm Unikids oh/70ml H/1 t/210, đơn giá 24.000 đồng/chai; và 2.000 viên Soivital nutria DP v/5 h/50 t/3600, đơn giá 1.250 đồng/viên. Thuế GTGT 5% cho toàn bộ lô hàng. Chứng từ kèm theo: 01 PXK.P/DHG/14/0051387.
d. Thực hiện kế toán chi tiết
- Căn cứ vào liên số 3 hóa đơn GTGT (phụ lục 8) kế toán đồng thời tiến hành ghi nhận doanh thu bán hàng vào sổ chi tiết TK 5111 – Doanh thu bán hàng bên ngoài trên phần mềm BFO (phụ lục 7) và bảng kê hóa đơn giá trị gia tăng bán ra 4, đến cuối tháng kế toán tổng hợp bảng kê chứng từ kế toán để lập chứng từ ghi sổ số (phụ lục 5).
e. Thực hiện kế toán tổng hợp
- Đến cuối tháng, cập nhật số liệu từ chứng từ ghi sổ kế toán thực hiện ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (phụ lục 3) và sổ cái TK 5111 (phụ lục 6).
Nhận xét:
* Mặt ưu điểm
- Nhận thấy công ty sử dụng hóa đơn GTGT tự in, đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định của Bộ tài chính. Bên cạnh đó, công ty còn bổ sung thêm khoản mục như mã số hàng hóa, số lô và hạn dùng để theo dõi chi tiết hơn.
- Người lập hóa đơn đã điền đầy đủ các nội dung cần thiết trong hóa đơn như thông tin công ty, thông tin khách hàng, tên hàng, mã loại hàng, số tiền trước và sau khi có thuế GTGT, tổng số tiền phải thanh toán và hóa đơn GTGT đã có sự xét duyệt, đồng ý của thủ trưởng đơn vị.
- Về sổ chi tiết của công ty liên quan đến doanh thu bán hàng thì các khoản công nợ khách hàng được quản lý theo từng đối tượng khách hàng và doanh thu bán hàng cũng được theo dõi dựa trên đối tượng doanh thu cụ thể. Như vậy quá trình quản lý được thực hiện rất chặt chẽ.
* Mặt hạn chế
- Về mặt chứng từ thì hóa đơn GTGT được lập còn thiếu hình thức thanh
toán, công ty nên bổ sung thêm hình thức thanh toán để quá trình kiểm soát được chặt chẽ hơn (phụ lục 8).