Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Dược Hậu Giang
Tên tiếng Anh: DHG PHARMACEUTICAL JOINT – STOCK COMPANY
Tên viết tắt: DHG PHARMA
Trụ sở chính: 288 Bis Nguyễn Văn Cừ, P. An Hòa, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ Điện thoại: (0710). 3891433 – 3890802 – 3890074 Fax:0710.3895209 Email: dhgpharma@dhgpharma.com.vn Website: www.dhgpharma.com.vn Mã số thuế: 1800156801 3.2 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN 3.2.1 Lịch sử hình thành
Công ty cổ phần dược Hậu Giang tiền thân là Xí nghiệp Dược Phẩm 2/9 được thành lập ngày 2/9/1974 tại kênh 5 Đất Sét, xã Khánh Lâm (nay là xã Khánh Hòa), huyện U Minh, tỉnh Cà Mau thuộc sở y tế Khu vực Tây Nam Bộ. Từ năm 1975 đến 1976: Tháng 11/1975, Xí nghiệp Dược phẩm 2/9 chuyển thành Công ty Dược phẩm Tây Cửu Long, vừa sản xuất vừa cung ứng thuốc phục vụ nhân dân Tây Nam Bộ. Đến năm 1976, Công ty Dược phẩm Tây Cửu Long đổi tên thành Công ty Dược thuộc Ty Y tế tỉnh Hậu Giang.
Từ năm 1976 đến 1979: Theo Quyết định 15/CP của Chính phủ, Công ty Dược thuộc Ty Y tế tỉnh Hậu Giang tách thành 03 đơn vị độc lập: Xí nghiệp Dược phẩm 2/9, Công ty Dược phẩm và Công ty Dược liệu. Ngày 19/9/1979, 3 đơn vị trên hợp nhất thành Xí nghiệp Liên hợp Dược Hậu Giang.
Năm 1992: Sau khi chia tách tỉnh Hậu Giang thành 02 tỉnh Cần Thơ và Sóc Trăng, UBND tỉnh Cần Thơ (nay là UBND Tp. Cần Thơ) ra Quyết định số 963/QĐ-UBT thành lập doanh nghiệp Nhà nước Xí nghiệp Liên hợp Dược Hậu Giang, là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập trực thuộc Sở Y tế Tp. Cần Thơ.
33
Ngày 02/09/2004: Công ty Cổ phần Dược Hậu Giang chính thức đi vào hoạt động theo Quyết định số 2405/QĐ-CT.UB ngày 05/8/2004 của UBND Tp. Cần Thơ về việc chuyển đổi Xí nghiệp Liên hợp Dược Hậu Giang Tp. Cần Thơ thành Công ty Cổ phần hoạt động với vốn điều lệ ban đầu là 80 tỷ đồng.
3.2.2 Quá trình phát triển
Từ năm 1988, khi nền kinh tế cả nước chuyển sang cơ chế thị trường, Công ty vẫn còn hoạt động trong những điều kiện khó khăn: máy móc thiết bị lạc hậu, công suất thấp, sản xuất không ổn định, áp lực giải quyết việc làm gay gắt,....Tổng vốn kinh doanh năm 1988 là 895 triệu đồng, Công ty chưa có khả năng tích lũy, tái sản xuất mở rộng. Doanh số bán năm 1988 đạt 12.339 triệu đồng, trong đó giá trị sản phẩm do Công ty sản xuất chỉ đạt 3.181 triệu đồng (chiếm tỷ trọng 25,8% trong tổng doanh thu).
Trước tình hình này, Ban lãnh đạo Dược Hậu Giang đã thay đổi chiến lược: “giữ vững hệ thống phân phối, đầu tư phát triển mạnh cho sản xuất, mở rộng thị trường, tăng thị phần, lấy thương hiệu và năng lực sản xuất làm nền tảng”.
Kết quả của việc định hướng lại chiến lược kinh doanh đó là nhiều năm liên tiếp Công ty đạt mục tiêu tăng trưởng cao, phát triển sản phẩm, tăng thị phần, tăng khách hàng, nâng cao thu nhập người lao động, đóng góp ngày càng cao vào ngân sách Nhà nước.
Qua hơn 40 năm hình thành và phát triển, hiện nay Dược Hậu Giang được công nhận là doanh nghiệp dẫn đầu ngành công nghiệp Dược Việt Nam. Sản phẩm của Công ty trong 11 năm liền (từ năm 1996 đến 2006) được người tiêu dùng bình chọn là "Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao” và đứng trong “Top 05 ngành hàng dược phẩm”. Thương hiệu “Dược Hậu Giang” được người tiêu dùng bình chọn trong “Top 100 Thương hiệu dẫn đầu Việt Nam” trong 02 năm liền (2005 – 2006) do Báo Sài Gòn Tiếp thị tổ chức, “Top 10 Thương hiệu mạnh nhất Việt Nam” do Thời báo Kinh tế Việt Nam tổ chức, đoạt giải “Quả cầu vàng 2006” do Trung tâm phát triển tài năng – Liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam tổ chức và cũng là “Thương hiệu được yêu thích” thông qua bình chọn trên trang web www.thuonghieuviet.com cùng với những giải thưởng khác về thương hiệu trong nhiều năm qua.
Hệ thống quản lý chất lượng được chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Nhà máy đạt các tiêu chuẩn: WHO GMP/GLP/GSP. Phòng Kiểm nghiệm được công nhận phù hợp với tiêu chuẩn ISO/IEC 17025. Đây là những yếu tố cần thiết giúp Dược Hậu Giang vững bước trên con đường hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới.
* Những giải thưởng, thành tích tiêu biểu của doanh nghiệp:
Năm 1988: Huân chương Lao động hạng ba Năm 1993: Huân chương Lao động hạng nhì
Năm 1996: Anh hùng Lao động (Thời kỳ đổi mới 1991 - 1995)
Năm 1997: Bằng khen Thủ tướng cho tập thể công nhân Hà Nội (1995 - 1997)
Cờ thi đua luân lưu cho đơn vị (Xí nghiệp) có thành tích xuất sắc của tỉnh Cần Thơ
Năm 2004: Huân chương Độc lập hạng ba
Năm 2005: Bằng khen Thập niên Chất lượng (1995 – 2005) của Thủ tướng Chính phủ
Và nhiều bằng khen, chứng nhận vinh dự khác.
3.3 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH
* Ngành nghề kinh doanh chính của Công ty: Sản xuất kinh doanh thuốc, thực phẩm chức năng và mỹ phẩm.
* Số lượng sản phẩm của công ty có trên 400 sản phẩm và được chia làm 10 Cate:
- Kháng sinh, chống nấm – ký sinh trùng - Thuốc giảm đau – hạ sốt
- Tai – Mũi – Họng, ho, hen suyễn - Thuốc nhỏ mắt – thần kinh - Cơ xương khớp
- Tiêu hóa - Gan
- Tim mạch – bệnh tiểu đường - Bổ sung sản phẩm tiêu hóa - Da – chăm sóc sắc đẹp
35
3.4 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY 3.4.1 Cơ cấu tổ chức 3.4.1 Cơ cấu tổ chức
Dược phẩm DHG
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC
BAN KIỂM SOÁT
PHÓ TGĐ Phụ trách thị trường và kinh doanh
Phó TGĐ kiêm giám đốc tiếp thị Phòng marketing Giám đốc bán hàng Phòng bán hàng Các chi nhánh Các Cty con phân phối DHG travel Giám đốc kĩ thuật Phòng nghiên cứu và phát triển Phòng đăng ký sản phẩm Giám đốc chất lượng Phòng quản lý chất lượng Phòng kiểm nghiệm Giám đốc sản xuất Xưởng 2 (Beta lactam) Xưởng 3 (thuốc nước, crème, sản phẩm dạng răn Non Beta, siro, nhỏ mắt, men VS) Xưởng 4 (viên nan mềm) Phòng kế hoạch Tổng kho Phòng cung ứng Phòng cơ điện DHG Nature DHG PP Giám đốc tài chính Phòng quản trị tài chính Ban IR PHÓ TGĐ Phụ trách sx và chuỗi cung ứng Phó TGĐ phụ trách tài chính/kế toán/IR Ban kiểm soát nội bộ Phòng xây dựng Phòng công nghệ thông tin Giám đốc nhân sự Phòng nhân sự Phòng hành chính Ban môi trường và ATLD
Nguồn: Phòng Quản trị tài chính công ty Cổ phần Dược Hậu Giang
Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy công ty Cổ phần Dược Hậu Giang
3.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
- Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan quyền lực cao nhất của công ty bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết và người được cổ đông ủy quyền.
- Hội đồng quản trị: Do đại cổ đông bầu ra, có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong hoạt động kinh doanh và báo cáo tài chính của công ty.
- Ban Tổng giám đốc: Gồm 01 tổng giám đốc và 03 phó tổng giám đốc, ban giám đốc có nhiệm vụ điều hành hoạt động sản xuất của công ty. Tổng giám đốc là người chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật và cổ đông về hoạt động của công ty. Các phó giám đốc chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về nhiệm vụ được tổng giám đốc phân công.
- Phòng nhân sự: Làm công tác quản trị nhân sự, đảm bảo yêu cầu tuyển dụng, định mức lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, theo dõi biến động nhân sự và quản lý hồ sơ nhân sự toàn công ty.
- Phòng hành chánh: Chịu tránh nhiệm và thực hiện công tác hành chánh, văn thư, lưu trữ, quản lý con dấu, thực hiện đóng dấu theo quy định, tổ chức và thực hiện công tác chăm lo cho cán bộ công nhân viên.
- Phòng quản trị tài chính: Chịu trách nhiệm điều hành bộ máy kế toán theo quy định của pháp luật, quản lý và sử dụng tài liệu kế toán. Tham mưu cho tổng giám đốc về những quy định của pháp luật về quản lý kinh tế, quản lý tài chính và báo cáo kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh cho tổng giám đốc làm cơ sở đưa ra các quyết định kịp thời.
- Phòng marketing: Là phòng chịu trách nhiệm xây dựng những hình ảnh của công ty, quảng bá thương hiệu, quảng cáo sản phẩm, nghiên cứu tình hình thị trường về sản phẩm, dịch vụ của công ty, phát triển sản phẩm mới, mở kênh thị trường mới trong và ngoài nước. Lập trình truyền thông và quảng bá thương hiệu, sản phẩm thông qua hội chợ, internet, hội thảo khoa học,…Thiết kế bao bì nhãn sản phẩm đúng theo quy định của Tổng cục Quản lý dược Việt Nam, làm hồ sơ đăng ký lưu hành sản phẩm, soạn thảo ban hành tiêu chuẩn kiểm nghiệm bao bì nhãn phục vụ sản xuất.
- Phòng nghiên cứu và phát triển: Có năng nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, cải thiện sản phẩm hiện có, xây dựng công thức mới, hướng dẫn đóng gói cho tất cả các sản phẩm, thực hiện giai đoạn sản xuất thử và bàn giao quy định cho các xưởng sản xuất. Xây dựng tiêu chuẩn kiểm nghiệm thành phẩm.
37
- Phòng bán hàng: Là phòng có chức năng quản lý, thực hiện nhiệm vụ điều phối hoạt động kinh doanh các hiệu thuốc, chi nhánh, đại lý trực thuộc, trả lời các khiếu nại của khách hàng thuộc phạm vi nghiệp vụ bán hàng.
- Tổng kho: Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc, quản lý nhận – xuất, kiểm soát về bảo quản, lưu kho, vận chuyển các mặt hàng: dược phẩm, nguyên liệu, phụ liệu, bao bì, vật tư, thiết bị đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty, quản lý xe vận tải hàng hóa và xe ô tô phục vụ nhu cầu công tác của công ty.
- Phòng kiểm nghiệm: Có nhiệm vụ thiết lập và triển khai áp dụng tiêu chuẩn mới, duy trì hệ thống phù hợp với tiêu chuẩn công ty áp dụng như: GMP, GSP, GLP, WHO, ISO 9001:2000, IEC/170025,…
- Phòng cung ứng: Có nhiệm vụ cung cấp đầy đủ và kịp thời nguyên liệu, bao bì cho sản xuất và nghiên cứu mặt hàng mới, tìm nguồn nguyên liệu đạt chất lượng giá cả hợp lý, điều phối hoạt động xuất nhập khẩu, hóa chất. Thực hiện đánh giá và chọn nhà cung cấp theo yêu cầu các tiêu chuẩn của công ty. Xây dựng định mức tồn kho, dự trữ nguyên vật liệu, bao bì phù hợp với năng lực sản xuất.
- Phòng quản lý sản xuất: Chức năng quản lý phân xưởng, lập kế hoạch sản xuất hàng tháng theo yêu cầu của phòng bán hàng. Theo dõi tiến độ thực hiện sản xuất của các xưởng, báo cáo kết quả sản xuất và quyết toán vật tư hàng tháng.
- Phòng cơ điện: Có nhiệm vụ sửa chữa và bảo trì máy móc, điện nước trong toàn công ty, đảm bảo các thông số nhiệt độ, độ ẩm của môi trường phù hợp với quy định. Tư vấn cho ban giám đốc về lựa chọn công nghệ, các giải pháp kỹ thuật vận hành thiết bị mới. Thay thế sửa chữa theo yêu cầu nâng cao năng lực sản xuất của công ty.
- Các phân xưởng sản xuất: Thực hiện kế hoạch sản xuất từ sự điều hành của phó tổng giám đốc thông qua phòng bán hàng và phòng quản lý sản xuất với yêu cầu đảm bảo chất lượng ngay trong quá trình sản xuất và giữ đúng mối quan hệ công đoạn sau là khách hàng của công đoạn trước. Ngoài ra công ty còn có đoàn thể như: Công đoàn, Đảng ủy, Đoàn Thanh niên, Hội Cựu chiến binh.
Nhận thấy các bộ phận phòng ban tại Công ty Cổ phần Dược Hậu Giang được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Mô hình này có ưu điểm là có sự phân quyền rất chặt chẽ, có tính chuyên môn hóa chức năng cao đảm bảo căn cứ để ra quyết định. Tuy nhiên, mô hình này cũng còn mặt hạn chế là
gây nhiều khó khăn trong việc kiểm soát khi không có sự hợp tác đồng nhất giữa các bộ phận phòng ban với nhau. Vì vậy vấn đề này cần có sự quan tâm của ban lãnh đạo công ty.
3.5 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY 3.5.1 Sơ đồ tổ chức 3.5.1 Sơ đồ tổ chức
a. Sơ đồ tổ chức phòng Quản trị tài chính
Nguồn: Phòng Quản trị tài chính công ty Cổ Phần Dược Hậu Giang
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức phòng Quản trị tài chính
b. Chức năng và nhiệm vụ
- Trưởng phòng quản trị tài chính: Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của pháp luật, chịu trách nhiệm trong việc nắm bắt kịp thời, chính xác các văn bản pháp luật, các văn bản cơ quan, ban, ngành, soạn thảo trình Ban tổng giám đốc ký ban hành các văn bản thực hiện. Tính toán, phân tích kịp thời về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. Phân bổ và theo dõi tiến trình sử dụng ngân sách của các bộ phận chức năng trực thuộc công ty. Quản lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán. Tham gia công tác đào tạo, giảng dạy khi có yêu cầu của tổng giám đốc, phòng nhân sự, đồng thời điều hành, hướng dẫn chỉ đạo công việc của phòng quản trị tài chính.
- Phó phòng quản trị tài chính: Điều hành tổ chức theo dõi khối bán hàng. Thực hiện các nhiệm vụ được ủy quyền khi trưởng phòng vắng mặt. Tham gia công tác đào tạo, giảng dạy khi có yêu cầu của Ban tổng giám đốc, phòng nhân sự.
- Tổ theo dõi thanh toán, công nợ: Gồm kế toán ngân hàng, kế toán thu chi tiền mặt tại công ty, kế toán theo dõi công nợ phải thu, kế toán theo dõi công nợ phải trả, theo dõi công nợ công ty con và thủ quỹ.
Trưởng phòng Tổ theo dõi thanh toán, công nợ Phó phòng Tổ theo dõi khối bán hàng Tổ theo dõi hàng hóa, tài sản Tổ tổng hợp – Phân tích
39
- Tổ theo dõi hàng hóa, tài sản: Gồm kế toán tài sản cố định + công cụ dụng cụ + xây dựng cơ bản, kế toán hàng hóa tại công ty, kế toán hàng hóa tại chi nhánh, kế toán hàng khuyến mãi và kế toán nguyên liệu + dược liệu.
- Tổ theo dõi hệ thống khối bán hàng: Gồm kế toán thẽo dõi khu vực miền Bắc, miền Trung, miền Đông, khu vực thành phố Hồ Chí Minh, Meekong và kế toán theo dõi các công ty con.
- Tổ tổng hợp: Gồm kế toán tổng hợp, kế toán giá thành, kế toán thuế, kế toán tính hiệu quả chi nhánh, kế toán tính hiệu quả mặt hàng, và kế toán chi phí + ngân sách.
3.5.2 Chế độ kế toán và hình thức kế toán
a. Chế độ kế toán
Công ty Cổ phần Dược Hậu Giang thực hiện chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC do bộ tài chính ban hành.
b. Hình thức kế toán
Công ty Cổ phần Dược Hậu Giang sử dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ để hạch toán. Đặc điểm chung của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là:
- Tách rời việc ghi sổ theo trình tự thời gian với phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để ghi vào hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là Sổ Đăng Ký Chứng Từ Ghi Sổ và Sổ Cái.
- Căn cứ để ghi vào các sổ tổng hợp là Chứng Từ Ghi Sổ, còn căn cứ để ghi vào các sổ chi tiết là chứng từ gốc đính kèm theo các Chứng Từ Ghi Sổ đã lập, nên việc ghi chép kế toán tổng hợp và ghi chép kế toán chi tiết tách rời nhau.
- Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
- Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả