- Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan quyền lực cao nhất của công ty bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết và người được cổ đông ủy quyền.
- Hội đồng quản trị: Do đại cổ đông bầu ra, có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong hoạt động kinh doanh và báo cáo tài chính của công ty.
- Ban Tổng giám đốc: Gồm 01 tổng giám đốc và 03 phó tổng giám đốc, ban giám đốc có nhiệm vụ điều hành hoạt động sản xuất của công ty. Tổng giám đốc là người chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật và cổ đông về hoạt động của công ty. Các phó giám đốc chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về nhiệm vụ được tổng giám đốc phân công.
- Phòng nhân sự: Làm công tác quản trị nhân sự, đảm bảo yêu cầu tuyển dụng, định mức lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, theo dõi biến động nhân sự và quản lý hồ sơ nhân sự toàn công ty.
- Phòng hành chánh: Chịu tránh nhiệm và thực hiện công tác hành chánh, văn thư, lưu trữ, quản lý con dấu, thực hiện đóng dấu theo quy định, tổ chức và thực hiện công tác chăm lo cho cán bộ công nhân viên.
- Phòng quản trị tài chính: Chịu trách nhiệm điều hành bộ máy kế toán theo quy định của pháp luật, quản lý và sử dụng tài liệu kế toán. Tham mưu cho tổng giám đốc về những quy định của pháp luật về quản lý kinh tế, quản lý tài chính và báo cáo kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh cho tổng giám đốc làm cơ sở đưa ra các quyết định kịp thời.
- Phòng marketing: Là phòng chịu trách nhiệm xây dựng những hình ảnh của công ty, quảng bá thương hiệu, quảng cáo sản phẩm, nghiên cứu tình hình thị trường về sản phẩm, dịch vụ của công ty, phát triển sản phẩm mới, mở kênh thị trường mới trong và ngoài nước. Lập trình truyền thông và quảng bá thương hiệu, sản phẩm thông qua hội chợ, internet, hội thảo khoa học,…Thiết kế bao bì nhãn sản phẩm đúng theo quy định của Tổng cục Quản lý dược Việt Nam, làm hồ sơ đăng ký lưu hành sản phẩm, soạn thảo ban hành tiêu chuẩn kiểm nghiệm bao bì nhãn phục vụ sản xuất.
- Phòng nghiên cứu và phát triển: Có năng nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, cải thiện sản phẩm hiện có, xây dựng công thức mới, hướng dẫn đóng gói cho tất cả các sản phẩm, thực hiện giai đoạn sản xuất thử và bàn giao quy định cho các xưởng sản xuất. Xây dựng tiêu chuẩn kiểm nghiệm thành phẩm.
37
- Phòng bán hàng: Là phòng có chức năng quản lý, thực hiện nhiệm vụ điều phối hoạt động kinh doanh các hiệu thuốc, chi nhánh, đại lý trực thuộc, trả lời các khiếu nại của khách hàng thuộc phạm vi nghiệp vụ bán hàng.
- Tổng kho: Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc, quản lý nhận – xuất, kiểm soát về bảo quản, lưu kho, vận chuyển các mặt hàng: dược phẩm, nguyên liệu, phụ liệu, bao bì, vật tư, thiết bị đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty, quản lý xe vận tải hàng hóa và xe ô tô phục vụ nhu cầu công tác của công ty.
- Phòng kiểm nghiệm: Có nhiệm vụ thiết lập và triển khai áp dụng tiêu chuẩn mới, duy trì hệ thống phù hợp với tiêu chuẩn công ty áp dụng như: GMP, GSP, GLP, WHO, ISO 9001:2000, IEC/170025,…
- Phòng cung ứng: Có nhiệm vụ cung cấp đầy đủ và kịp thời nguyên liệu, bao bì cho sản xuất và nghiên cứu mặt hàng mới, tìm nguồn nguyên liệu đạt chất lượng giá cả hợp lý, điều phối hoạt động xuất nhập khẩu, hóa chất. Thực hiện đánh giá và chọn nhà cung cấp theo yêu cầu các tiêu chuẩn của công ty. Xây dựng định mức tồn kho, dự trữ nguyên vật liệu, bao bì phù hợp với năng lực sản xuất.
- Phòng quản lý sản xuất: Chức năng quản lý phân xưởng, lập kế hoạch sản xuất hàng tháng theo yêu cầu của phòng bán hàng. Theo dõi tiến độ thực hiện sản xuất của các xưởng, báo cáo kết quả sản xuất và quyết toán vật tư hàng tháng.
- Phòng cơ điện: Có nhiệm vụ sửa chữa và bảo trì máy móc, điện nước trong toàn công ty, đảm bảo các thông số nhiệt độ, độ ẩm của môi trường phù hợp với quy định. Tư vấn cho ban giám đốc về lựa chọn công nghệ, các giải pháp kỹ thuật vận hành thiết bị mới. Thay thế sửa chữa theo yêu cầu nâng cao năng lực sản xuất của công ty.
- Các phân xưởng sản xuất: Thực hiện kế hoạch sản xuất từ sự điều hành của phó tổng giám đốc thông qua phòng bán hàng và phòng quản lý sản xuất với yêu cầu đảm bảo chất lượng ngay trong quá trình sản xuất và giữ đúng mối quan hệ công đoạn sau là khách hàng của công đoạn trước. Ngoài ra công ty còn có đoàn thể như: Công đoàn, Đảng ủy, Đoàn Thanh niên, Hội Cựu chiến binh.
Nhận thấy các bộ phận phòng ban tại Công ty Cổ phần Dược Hậu Giang được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Mô hình này có ưu điểm là có sự phân quyền rất chặt chẽ, có tính chuyên môn hóa chức năng cao đảm bảo căn cứ để ra quyết định. Tuy nhiên, mô hình này cũng còn mặt hạn chế là
gây nhiều khó khăn trong việc kiểm soát khi không có sự hợp tác đồng nhất giữa các bộ phận phòng ban với nhau. Vì vậy vấn đề này cần có sự quan tâm của ban lãnh đạo công ty.