- Công ty đẩy mạnh đầu tư để đào tạo nguồn nhân lực ổn định, có tay nghề chuyên sâu, chất lượng, tạo môi trường tốt nhất cho nhân viên công ty phát triển, sáng tạo. Thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn, giao lưu, chia sẻ để khuyến khích người lao động tham gia đề bạc ý tưởng, sáng kiến tạo tình đoàn kết, gắn bó trong nội bộ. Từ đó có thể đưa ra các phương hướng về công tác quản lý nhằm xây dựng một Dược Hậu Giang phát triển vững mạnh, toàn vẹn.
- Tập trung để đầu tư cho nhà máy sản xuất thuốc mới ở khu công nghiệp Tân Phú Thạnh sớm hoàn thiện và đi vào hoạt động, để quá trình sản xuất kinh của công ty được liên tục và phát triển.
- Trong tương lai công ty sẽ mở rộng sản xuất để tăng doanh thu, tập trung phát triển sản phẩm có nguồn gốc dược liệu thiên nhiên như Spivital từ tảo Spirulina và sản phẩm Naturenz được chiết xuất từ dược liệu thiên nhiên. Bởi vì Spivital và Naturenz dù chỉ mới chiếm tương ứng 2,1% và 2,7% trong tổng doanh thu sản phẩm tự sản xuất của Dược Hậu Giang trong năm 2013 nhưng theo nghiên cứu của VPBS, 2 sản phẩm này có tiềm năng tăng trưởng cao.
- Định hướng về hoạt động sản xuất kinh doanh thì hệ thống sản xuất của công ty đã được chuyên môn hóa nhằm khai thác tối ưu máy móc thiết bị, nâng cao sản lượng sản phẩm, kiểm soát tốt chi phí để xây dựng cơ cấu giá thành hợp lý, điều đó sẽ góp phần tăng sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường.
- Trong tương lai công ty không những tập trung khai thác thị trường tiêu thụ trong nước mà còn mở rộng và tiến sâu vào thị trường nước ngoài. Từ đó tạo ra rất nhiều cơ hội để công ty có thể phát triển, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
49
CHƯƠNG 4
KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC HẬU GIANG
4.1 KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
4.1.1 Đặc điểm chung về kế toán tiêu thụ tại công ty
4.1.1.1 Khái quát về tiêu thụ tại công ty
Tiêu thụ thành phẩm là giai đoạn tiếp theo của quá trình sản xuất tại công ty. Quá trình tiêu thụ thành phẩm, hàng hóa tại công ty là quá trình cung cấp sản phẩm đến tay người tiêu dùng thông qua các hệ thống phân phối và được khách hàng thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán.
4.1.1.2 Đặc điểm và yêu cầu quản lý quá trình tiêu thụ thành phẩm tại công ty
Các sản phẩm của công ty chủ yếu là dược phẩm và cũng là sản phẩm nhạy cảm ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe người tiêu dùng. Vì vậy khâu sản xuất – tiêu thụ đều phải tuân theo các tiêu chuẩn quốc tế. Sản phẩm sau khi sản xuất xong sẽ được kiểm tra rất nghiêm ngặt về quy cách, chất lượng, nguyên tắc bảo quản từ khi đóng gói, nhập kho thành phẩm đến khi xuất kho tiêu thụ ra thị trường;
Quá trình vận chuyển thành phẩm, hàng hóa đến tay người tiêu dùng cũng được chú trọng. Bởi vì mỗi dược phẩm đều có đặc tính riêng, cho nên cần được bảo quản ở không khí, độ ẩm phù hợp để không ảnh hưởng đến chất lượng ban đầu của thành phẩm trong quá trình vận chuyển;
Công ty luôn có kế hoạch sản xuất, tính toán mức dự trữ tối thiểu và tối đa cho thành phẩm. Nhằm tránh thiếu hụt thành phẩm, hàng hóa trong quá trình tiêu thụ liên tục hoặc dư thừa quá nhiều làm ứ đọng nguồn vốn lưu động của công ty; và
Công ty đã đề ra các kế hoạch bán hàng thích hợp cho từng khách hàng khác nhau. Công ty luôn có chế độ ưu đãi đối với từng khách hàng, đặc biệt là các đối tác mua hàng với khối lượng lớn và lâu dài thì công ty thực hiện chiết khấu, khuyến mãi theo tỷ lệ phù hợp với giá trị lô hàng nhằm thúc đẩy tiêu thụ thành phẩm, hàng hóa một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó, trong kỳ công ty luôn lập dự phòng phải thu khó đòi để quản trị rủi ro cho các khoản nợ của khách hàng chậm thanh toán tiền hàng cho công ty.
4.1.1.3 Phương thức tiêu thụ thành phẩm và thanh toán của công ty a. Phương thức tiêu thụ
Thị phần tiêu thụ sản phẩm của Dược Hậu Giang rất đa dạng và rộng khắp đã tạo nên một hệ thống phân phối sản phẩm có cả chiều rộng và chiều sâu, trong những năm qua công ty không ngừng mở rộng hệ thống phân phối sản phẩm của mình. Điều đó đã góp phần làm cho doanh số bán hàng của công ty không ngừng tăng lên qua các năm.
* Hệ thống phân phối
Hệ thống phân phối sản phẩm trong nước của công ty cổ phần Dược Hậu Giang được chia làm 02 kênh phân phối chủ yếu là kênh thương mại và hệ điều trị với 02 cấp phân phối.
+ Hệ thống phân phối cấp 01:
Từ công ty cổ phần Dược Hậu Giang bắt đầu phân phối sản phẩm cho các công ty con của công ty, phân phối sản phẩm thông qua các chi nhánh của công ty, phân phối thông qua trung gian tại các tỉnh, thành phố (hợp tác với các nhà thuốc lớn tại các địa phương), phân phối sản phẩm qua các trung tâm phân phối liên kết với các công ty dược địa phương (thành lập các đại lý phân phối, hoạt động phụ thuộc vào các công ty địa phương). Dược Hậu Giang quản lý trực tiếp các đơn vị phân phối cấp 01 này.
+ Hệ thống phân phối cấp 02:
Từ các đơn vị thuộc hệ thống phân phối cấp 01 ở trên mới tham gia phân phối sản phẩm xuống các công ty dược địa phương, các công ty dược khác, nhà thuốc tư nhân, nhà thuốc doanh nghiệp và các bệnh viện dưới hình thức buôn sỉ. Bên cạnh đó, từ các công ty con, chi nhánh,…thuộc hệ thống phân phối cấp 01 còn liên kết với các công ty dược địa phương tham gia đấu thầu sản phẩm tại các bệnh viện, trung tâm y tế, trạm y tế,…Hệ thống phân phối cấp 01 quản lý hệ thống phân phối cấp 02 này.
51
Nguồn: Phòng Quản trị tài chính công ty Cổ phần Dược Hậu Giang
Hình 4.1 Sơ đồ thể hiện hệ thống phân phối của công ty Cổ phần Dược Hậu Giang
b. Hình thức thanh toán
Các hình thức thanh toán của công ty rất đa dạng, tùy thuộc vào các quy định trên các hợp đồng kinh tế mà khách hàng có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt, thanh toán bằng hình thức chuyển khoản, ủy nhiệm chi,…Đối với các khách hàng uy tín, có quan hệ lâu dài với công ty, khách hàng thân thiết, hoặc là khách hàng có tài sản thế chấp tại ngân hàng còn có thể thanh toán theo hình thức trả chậm với lãi suất quy định theo thời gian trên hợp đồng mua bán sản phẩm, hàng hóa mà hai bên đã thỏa thuận.
DHG PHARM Công ty con phân phối Nhà thuốc doanh nghiệp Trung tâm phân phối Chi nhánh Nhà thuốc tư nhân
Trung tâm phân phối liên kết với công ty
địa phương
Công ty dược địa phương
Các công ty
dược khác Nhà thuốc bệnh viện
Bệnh viện
Quầy đại lý Hiệu thuốc huyện
Trung tâm y tế Trạm y tê Tổ y tê Đấu thầu Hệ thống phân phối cấp 01 Hệ thống phân phối cấp 02
4.1.2 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
a. Chứng từ và sổ sách
* Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng tài khoản 511 để hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Đồng thời công ty còn chi tiết theo tài khoản cấp 3 để quá trình quản lý được chặt chẽ hơn.
* Chứng từ công ty sử dụng để theo dõi doanh thu bán hàng:
- Hóa đơn GTGT, đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho hàng gửi đại lý, phiếu thu, giấy báo có,...
* Sổ sách công ty áp dụng
- Sổ cái TK 5111, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; - Sổ chi tiết TK 5111,…
b. Quy trình hạch toán
Dựa vào lưu đồ chứng từ kế toán được vẽ bên dưới, ta có thể thấy được quy trình luân chuyển chứng từ như sau:
- Bộ phận lập hóa đơn: khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng do bộ phận bán hàng gửi sang, bộ phận lập hóa đơn sẽ nhập đơn đặt hàng vào phần mềm quản lý BFO, tiến hành kiểm tra công nợ của khách hàng, nếu hạn mức nợ vượt mức cho phép sẽ thông báo từ chối đơn đặt hàng của khách hàng. Còn nếu xét duyệt thấy khả năng thanh toán của khách hàng nằm trong giới hạn cho phép của công ty, bộ phận sẽ lập 3 liên hóa đơn và 3 liên phiếu xuất kho. Liên 1 hóa đơn cùng với đơn đặt hàng của khách hàng được lưu lại tại bộ phận lập hóa đơn. Liên 2 hóa đơn cùng với liên 2, 3 phiếu xuất kho vừa lập sẽ được gửi sang cho bộ phận kho. Đồng thời liên 3 hóa đơn sẽ gửi cho bộ phận kế toán công nợ để theo dõi công nợ khách hàng. Còn lại liên 1 phiếu xuất kho sẽ được lưu lại tại bộ phận lập hóa đơn.
- Bộ phận kho: khi nhận được liên 2 hóa đơn cùng với liên 2,3 phiếu xuất kho do bộ phận lập hóa đơn gửi sang, bộ phận kho tiến hành soạn hàng hóa theo đúng yêu cầu và xuất kho hàng hóa kèm với liên 2 hóa đơn và liên 2 phiếu xuất kho gửi sang cho bộ phận giao hàng để thực hiện giao hàng cho khách hàng. Còn liên 3 phiếu xuất kho hàng hóa sẽ được lưu lại tại bộ phận kho của công ty.
- Bộ phận công nợ: sau khi nhận được liên 3 hóa đơn từ bộ phận lập hóa đơn gửi sang kế toán công nợ sẽ tiến hành nhập hóa đơn vào phần mềm, ghi nhận công nợ của khách hàng và theo dõi hạn mức nợ của khách hàng trên hệ
53
thống phần mềm BFO. Đồng thời liên 2 hóa đơn sẽ được bộ phận công nợ lưu lại và chu trình luân chuyển được kết thúc tại đây.
Hình 4.2 Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình doanh thu bán chịu Qua hình 4.2 ta thấy quy trình luân chuyển chứng từ của công ty trong hoạt động bán hàng chưa thu tiền có rất nhiều ưu điểm, bên cạnh đó cũng còn vài mặt hạn chế cụ thể như sau:
- Do hầu hết các phần hành kế toán tại công ty đã được hỗ trợ phần mềm BFO, cho nên việc kiểm tra thông tin khách hàng, hàng hóa, công nợ,…được
Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho
Bộ phận lập hóa đơn Bộ phận kho Bộ phận công nợ Bắt đầu Đơn đặt hàng của khách hàng BP bán hàng Nhập đơn hàng vào phần mềm
Kiểm tra công nợ khách hàng
Không duyệt
Duyệt
Lập hóa đơn và phiếu xuất kho
N B A A Soạn hàng và xuất kho hàng Hóa đơn N BP giao hàng Hóa đơn B Nhập hóa đơn vào phần mềm Ghi nhận công nợ của khách hàng Hóa đơn Kết thúc Đơn đặt hàng
của khách hàng Hóa đơn
N Công nợ khách hàng N Phiếu xuất kho Kèm hàng hoá Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho Hóa đơn
thực hiện một cách rất dễ dàng và nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian, giảm bớt khối lượng công việc để có thể xử lý được nhiều đơn hàng và tạo được nhiều doanh số bán hàng hơn.
- Bộ phận lập hóa đơn: việc kiểm tra công nợ của khách hàng thiết nghĩ nên để cho bộ phận kế toán công nợ kiểm tra, bởi vì bộ phận này là bộ phận nắm được tình hình công nợ, khả năng thanh toán của khách hàng tốt nhất. Từ đó, sẽ có kế hoạch bán hàng cụ thể cho từng khách hàng, đồng thời tránh được trình trạng kiêm nhiệm. Tuy nhiên, bộ phận này đã căn cứ vào các chứng từ rất cụ thể để lập số liên hợp lý cho hóa đơn và phiếu xuất kho. Sau đó được gửi đến các bộ phận theo đúng yêu cầu công việc, các liên còn lại được lưu chung tại bộ phận theo đúng quy định của hệ thống kiểm soát thông tin kế toán.
- Bộ phận kho: nhận thấy bộ phận kho đã rất thận trọng trong công tác xuất hàng, khi nhận được phiếu xuất kho và hóa đơn, bộ phận đã tiến hành kiểm tra đối chiếu chứng từ về mặt số lượng, chủng loại rồi mới tiến hành soạn hàng và xuất hàng. Tuy nhiên, khi xuất hàng hóa ra khỏi kho mà không thấy thủ kho thực hiện ghi nhận vào thẻ kho đối với số hàng trên. Như thế rất khó có thể kiểm soát được tình hình xuất nhập kho hàng hóa của công ty, dễ xảy ra mất mát, gian lận trong quá trình xuất kho. Quá trình kiểm soát nội bộ ở điểm này công ty cần quan tâm.
- Bộ phận kế toán công nợ: chứng từ khi được gửi đến bộ phận này được kiểm tra và xử lý rất thận trọng để tránh nhầm lẫn giữa các khách hàng với nhau. Công nợ khách hàng được lưu thành một tập tin cụ thể, rất dễ theo dõi khi cần thiết, giúp cho quá trình kiểm soát thông tin kế toán được quản lý chặt chẽ hơn.
c. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
(1) Ngày 02/06/2014 theo hóa đơn GTGT số HG/13P 0784946 công ty xuất bán cho công ty TNHH MTV DƯỢC PHARMA HT 300 chai Calcimilk 360ml, giá bán 10.121 đồng/chai, VAT 5%. Chứng từ kèm theo:01 PXK.P/DHG/14/0051226.
(2) Ngày 06/06/2014 theo hóa đơn số HG/13P 0784947 công ty xuất hàng bán cho công ty TNHH MTV DƯỢC PHARMA HT sản phẩm Hapacol 150mg G/1.5 h/24 t/3456 số lượng 10 thùng với giá bán 2.422.658 đồng/thùng, sản phẩm Hapacol 250 Flu G/1.5 h/24 t/3456 số lượng 9.912 gói với giá bán 1.024 đồng/gói, sản phẩm Hapaccol 250 Flu G/1.5 h/24 t/3456 số lượng 8 thùng đơn giá 3.538.944 đồng/thùng, và sản phẩm Azithromycin 100 số lượng 3 thùng với đơn giá 492.743 đồng/thùng. Thuế suất 5% cho toàn bộ
55
(3) Ngày 15/06/2014 theo hóa đơn số HG/13P 0785315 phòng bán hàng bán cho công ty Dược Sông Hậu 30 chai sản phẩm Unikids oh/70ml H/1 t/210, đơn giá 24.000 đồng/chai; và 2.000 viên Soivital nutria DP v/5 h/50 t/3600, đơn giá 1.250 đồng/viên. Thuế GTGT 5% cho toàn bộ lô hàng. Chứng từ kèm theo: 01 PXK.P/DHG/14/0051387.
d. Thực hiện kế toán chi tiết
- Căn cứ vào liên số 3 hóa đơn GTGT (phụ lục 8) kế toán đồng thời tiến hành ghi nhận doanh thu bán hàng vào sổ chi tiết TK 5111 – Doanh thu bán hàng bên ngoài trên phần mềm BFO (phụ lục 7) và bảng kê hóa đơn giá trị gia tăng bán ra 4, đến cuối tháng kế toán tổng hợp bảng kê chứng từ kế toán để lập chứng từ ghi sổ số (phụ lục 5).
e. Thực hiện kế toán tổng hợp
- Đến cuối tháng, cập nhật số liệu từ chứng từ ghi sổ kế toán thực hiện ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (phụ lục 3) và sổ cái TK 5111 (phụ lục 6).
Nhận xét:
* Mặt ưu điểm
- Nhận thấy công ty sử dụng hóa đơn GTGT tự in, đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định của Bộ tài chính. Bên cạnh đó, công ty còn bổ sung thêm khoản mục như mã số hàng hóa, số lô và hạn dùng để theo dõi chi tiết hơn.
- Người lập hóa đơn đã điền đầy đủ các nội dung cần thiết trong hóa đơn như thông tin công ty, thông tin khách hàng, tên hàng, mã loại hàng, số tiền trước và sau khi có thuế GTGT, tổng số tiền phải thanh toán và hóa đơn GTGT đã có sự xét duyệt, đồng ý của thủ trưởng đơn vị.
- Về sổ chi tiết của công ty liên quan đến doanh thu bán hàng thì các khoản công nợ khách hàng được quản lý theo từng đối tượng khách hàng và doanh thu bán hàng cũng được theo dõi dựa trên đối tượng doanh thu cụ thể. Như vậy quá trình quản lý được thực hiện rất chặt chẽ.
* Mặt hạn chế
- Về mặt chứng từ thì hóa đơn GTGT được lập còn thiếu hình thức thanh