a. Chứng từ và sổ sách * Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng tài khoản 632 để hạch toán giá vốn hàng bán. Đồng thời công ty còn chi tiết theo tài khoản cấp 3 để theo dõi chặt chẽ hơn.
* Chứng từ công ty sử dụng để theo dõi giá vốn hàng bán
- Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho hàng gửi đại lý, phiếu nhập kho, phiếu kiểm nghiệm,....
* Sổ sách công ty áp dụng
- Sổ cái TK 6321 và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ chi tiết tài khoản 6321,…
b. Quy trình hạch toán
Dựa vào lưu đồ chứng từ kế toán được vẽ bên dưới, ta có thể thấy được trình tự luân chuyển chứng từ như sau:
- Phòng kế hoạch: Khi nhận được phiếu yêu cầu sản xuất sản phẩm từ phòng kinh doanh hoặc phòng marketing, phòng kế hoạch sẽ tiến hành lập kế hoạch sản xuất thành 4 liên thông qua sự đồng ý, xét duyệt của ban Tổng giám đốc và Giám đốc sản xuất. Sau đó sẽ gửi đến phòng cung ứng 1 liên, phòng quản lý sản xuất 1 liên, phân xưởng sản xuất 1 liên để tiến hành sản xuất, và liên còn lại của kế hoạch sản xuất cùng với phiếu yêu cầu sản xuất được lưu lại tại phòng kế hoạch để đối chiếu khi cần thiết.
- Phòng quản lý sản xuất: Khi nhận được kế hoạch sản xuất từ phòng kế hoạch gửi sang, phòng quản lý sản xuất sẽ căn cứ vào đó để nhập thông tin vào phần mềm và lập lệnh sản xuất kiêm phiếu xuất kho nguyên liệu. Lệnh sản xuất kiêm phiếu xuất kho nguyên liệu được lập thành 3 liên để gửi cho phòng cung ứng 1 liên, bộ phận kho 1 liên để chuẩn bị nguyên vật liệu và bao bì cung cấp cho phân xưởng sản xuất thực hiện sản xuất sản phẩm. Liên còn lại sẽ được lưu lại chung với phiếu yêu cầu sản xuất tại phòng quản lý sản xuất.
- Phòng cung ứng: Sau khi nhận được kế hoạch sản xuất từ phòng kế hoạch gửi sang phòng cung ứng sẽ thực hiện tạm lưu chứng từ này lại. Đến khi nhận được lệnh sản xuất kiêm phiếu xuất kho nguyên liệu thì phòng cung ứng sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho nguyên liệu, bao bì thành 2 liên, 1 liên gửi đến bộ phận kho. Đồng thời, lệnh sản xuất kiêm phiếu xuất kho nguyên liệu, kế hoạch sản xuất và 1 liên phiếu xuất kho nguyên liệu sẽ được lưu lại tại phòng cung ứng.
- Phòng quản lý chất lượng: Sau khi bộ phận phân xưởng sản xuất sản phẩm xong sẽ chọn mẫu ngẫu nhiên để gửi cho phòng kiểm nghiệm và phòng quản lý chất lượng thực hiện kiểm tra, giám định chất lượng thành phẩm. Phòng kiểm nghiệm khi kiểm tra chủng loại, phẩm chất, thuộc tính của thành phẩm xong sẽ xác nhận chất lượng và gửi phiếu kiểm nghiệm sang cho phòng quản lý chất lượng. Tiếp đó, phòng quản lý chất lượng lại thực hiện kiểm tra thành phẩm lại một lần nữa, nếu thành phẩm đạt chất lượng theo đúng yêu cầu thì bộ phận này tiến hành lập phiếu kiểm nghiệm chất lượng. Căn cứ vào chứng từ vừa lập phòng quản lý chất lượng sẽ kiểm tra, đối chiếu với phiếu kiểm nghiệm của phòng kiểm nghiệm, khi có kết quả khớp đúng thì thực hiện lập phiếu xuất xưởng cho lô thành phẩm này. Phiếu xuất xưởng được lập thành 2 liên, 1 liên được gửi cho kế toán thành phẩm, 1 liên sẽ lưu cùng với các chứng từ còn lại thành bộ chứng từ chung.
- Kế toán thành phẩm: Khi nhận được phiếu xuất xưởng của phòng quản lý chất lượng gửi đến, kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho thành 2 liên, 1 liên sẽ gửi cho bộ phận phân xưởng sản xuất để thực hiện cho thành phẩm nhập kho. Liên còn lại cùng với phiếu xuất xưởng được lưu lại tại phòng kế toán. Tiếp theo, kế toán tiến hành cập nhật và tổng hợp các chi phí nguyên vật liệu xuất dùng, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung đã được các bộ phận theo dõi hàng ngày trong suốt quá trình sản xuất thành phẩm thông qua các tập tin báo cáo trên phần mềm. Từ đó kế toán sẽ tính giá thành cho lô thành phẩm này thông qua phần mềm kế toán và quy trình được kết thúc tại đây.
59 Phiếu kiểm nghiệm chất lượng Phòng kế hoạch Bắt đầu
Phiếu yêu cầu sản xuất
Nhập vào phần mềm
N Phiếu yêu cầu
sản xuất A PX Phòng quản lý sản xuất Kế hoạch sản xuất Lập lệnh sx kiêm phiếu xuất kho
nguyên liệu
Lệnh sx kiêm phiếu xuất kho
nguyên liệu
N Phiếu yêu cầu
sản xuất Kế hoạch sản xuất Phòng cung ứng Kế hoạch sx A Lập phiếu xuất kho nguyên liệu.
bao bì
Lệnh sx kiêm phiếu xuất kho
nguyên liệu Lập kế hoạch sản xuất Nhập vào phần mềm N Kế hoạch sx Nhập vào phần mềm Lệnh sx kiêm phiếu xuất kho
nguyên liệu Phòng QL chất lượng Phiếu kiểm nghiệm Kho Phiếu kiểm nghiệm chất lượng Kho Mẫu thử Kiểm tra, lập phiếu kiểm nghiêm Phiếu kiểm nghiệm N Kiểm tra, lập phiếu xuất xưởng Phiếu kiểm nghiệm N Phòng kế toán TP Phiếu xuất xưởng Lập phiếu nhập kho Phiếu xuất xưởng Phiếu nhập kho Phiếu xuất xưởng N
Theo dõi chi phí sản xuất
Tính giá thành TP
Kết thúc Hình 4.3 Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình chi phí sản xuất thành phẩm
PX P.KN N Phiếu nhập kho PX Kế hoạch sản xuất
Phiếu xuất kho nguyên liệu
Qua hình 4.3 ta thấy chứng từ quy trình chi phí sản xuất thành phẩm được công ty quản lý một cách rất nghiêm ngặt trong từng công đoạn cụ thể. Từ đó, thể hiện được tính chuyên môn trong việc kiểm soát hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị, cụ thể như sau:
- Nhìn chung, các bộ phận và phòng ban có liên quan đến quy trình luân chuyển chứng từ chi phí sản xuất thành phẩm điều đã thực hiện việc kiểm tra, xử lý và lập các chứng từ cần thiết một cách rất thận trọng. Từng phần hành xử lý được phân chia rất chi tiết, từng loại chứng từ cũng thể hiện được bản chất riêng và chức năng riêng của nó. Tránh được tình trạng kiêm nhiệm, phát huy hiệu quả của chứng từ kế toán một cách tối đa. Hơn thế, trình tự luân chuyển, lưu trữ chứng từ được thực hiện theo một hệ thống nhất định, nhất quán. Đặc biệt, thành phẩm của công ty là những sản phẩm có tính chất đặc thù, vì vậy từ khâu nguyên vật liệu đến thành phẩm hoàn thành xuất xưởng đều được kiểm tra, kiểm nghiệm an toàn và ghi nhận vào các chứng từ, biên bản cụ thể. Các bộ phận theo dõi quá trình sản xuất rất chặt chẽ, hạn chế hao phí nguyên vật liệu cũng như chi phí lao động ở mức thấp nhất, thêm vào đó là các báo cáo được từng bộ phận lập dựa trên nhật ký lao động hàng ngày. Nhờ vào đó, kế toán thành phẩm có thể thực hiện tính giá thành sản phẩm một cách chính xác và nhanh chóng.
c. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
(1) Ngày 08/06/2014, theo phiếu xuất kho số PXK.P/DHG/14/051325 công ty xuất kho sản phẩm Hapacol Kids g/1.5 h/24 t/3456 số lô 021111A với số lượng 38.664 gói và lô 021111B với số lượng 31.104 gói với giá xuất kho là 650g/gói bán cho công ty TNHH MTV TOT Pharma. Chứng từ kèm theo: 01 (HG/13P 0784923).
d. Thực hiện kế toán chi tiết
- Đến cuối tháng kế toán thực hiện tính giá trị xuất kho dựa trên phần mềm BFO, đồng thời cập nhật chi phí giá vốn hàng bán vào sổ chi tiết TK 6321 – Giá vốn xuất bên ngoài và bảng kê xuất kho, sau đó kế toán tổng hợp bảng kê chứng từ kế toán để lập chứng từ ghi sổ (phụ lục 5).
e. Kế toán tổng hợp
- Đến cuối tháng, cập nhật số liệu từ chứng từ ghi sổ, kế toán thực hiện ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (phụ lục 3) và sổ cái TK 6321 (phụ lục 6).
61
Nhận xét:
* Mặt ưu điểm
- Nhận thấy mẫu phiếu xuất kho của công ty được đảm bảo đầy đủ các nội dung cần thiết theo như quy định của Bộ tài chính.
- Sổ chi tiết theo dõi được giá trị xuất kho theo từng đối tượng và chi tiết cho từng mặt hàng cụ thể giúp quản lý giá vốn hàng bán rất chặt chẽ.
* Mặt hạn chế:
- Các sổ tổng hợp cũng như chi tiết của công ty chưa có ghi nhận mẫu sổ sách số mấy, theo quyết định mấy của Bộ tài chính.
- Sổ sách công ty không được đánh số trang cụ thể do được kết xuất ra giao diện Excel, dữ liệu được lọc tùy theo yêu cầu của nhà quản lý.
4.1.5 Kế toán chi phí bán hàng và quản lí doanh nghiệp
4.1.5.1 Kế toán chi phí bán hàng
a. Chứng từ và sổ sách * Tài khoản sử dụng
- Công ty sử dụng tài khoản 641 để hạch toán chi phí bán hàng. Bên cạnh đó công ty còn mở thêm tài khoản cấp 3 để theo dõi chi tiết.
* Chứng từ công ty sử dụng để theo dõi chi phí bán hàng
- Phiếu chi, phiếu xuất kho, bảng lương, bảng trích khấu hao,…
* Sổ sách công ty áp dụng
- Sổ cái TK 6417 và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Sổ chi tiết tài khoản 6417,…
b. Quy trình hạch toán
Hàng ngày, khi các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động tiêu thụ thành phẩm, hàng hóa…và các khoản chi phí trong phạm vi quy định chi phí bán hàng. Điển hình là chi phí bán hàng từ dịch vụ mua ngoài, khi nhận được hóa đơn GTGT từ nhà cung cấp kế toán tiến hành lập phiếu hạch toán để nhận nội dung nghiệp vụ kèm theo các biên bảng thanh toán.
c. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
(1) Ngày 11/06/2014 theo phiếu hạch toán số HDV40/DHG/14/00162 công ty thanh toán chi phí quảng cáo sản phẩm Eyelight trên hệ thống lo phát
thanh số tiền chưa bao gồm VAT là 616.935.000 đồng, thuế VAT 61.963.500 đồng. Chứng từ kèm theo: 01 Bảng thanh tiền bằng chuyển khoản.
(2) Ngày 22/06/2014 theo phiếu hạch toán số PCN.V/DHG/14/01547 công ty đã chi trả phí bảo hiểm hàng đang đi đường với số tiền 21.432.674 đồng, thuế VAT 10%. Chứng từ kèm theo: 01 Bảng thanh tiền bằng chuyển khoản.
d. Thực hiện kế toán chi tiết
- Căn cứ vào chứng từ vừa lập kế toán đồng thời tiến hành ghi nhận chi phí bán hàng vào sổ chi tiết TK 6417 – Chi phí bán hàng mua ngoài trên phần mềm BFO (phụ lục 7) và bảng kê phiếu hạch toán (phụ lục 4), đến cuối tháng kế toán tổng hợp bảng kê chứng từ kế toán để lập chứng từ ghi sổ (phụ lục 5).
e. Thực hiện kế toán tổng hợp
- Đến cuối tháng, cập nhật số liệu từ chứng từ ghi sổ, kế toán thực hiện ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (phụ lục 3) và sổ cái TK 6417 (phụ lục 6)
Nhận xét:
* Mặt ưu điểm
- Chứng từ được lập dựa trên các chứng từ kèm theo rất cụ thể, biểu mẫu được thiết kế hợp lý, đầy đủ nội dung, phát huy được chứng năng của chứng từ.
* Mặt hạn chế
- Nhận thấy, phiếu hạch toán đã được ghi nhận đầy đủ các thông tin kinh tế cần thiết. Nhưng đôi khi vẫn còn thiếu chữ ký xét duyệt của kế toán trưởng, công ty nên nhờ kế toán trưởng ký bổ sung để đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ, quá trình kiểm soát được chặt chẽ hơn, tránh gian lận thất thoát tài chính của công ty (phụ lục 8)
4.1.5.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
a. Chứng từ và sổ sách * Tài khoản sử dụng
- Công ty sử dụng tài khoản 642 để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Bên cạnh đó công ty còn mở thêm tài khoản cấp 3 để theo dõi chi tiết.
* Chứng từ công ty sử dụng để theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp
63
* Sổ sách công ty áp dụng
- Sổ cái TK 6427, 6428 và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ chi tiết tài khoản 6427, 6428,…
b. Quy trình hạch toán
Hàng ngày khi có các khoản chi phí phát sinh liên quan các khoản chi phí trong phạm vi quy định của chi phí quản lý doanh nghiệp. Điển hình là chi phí quản lý doanh nghiệp từ dịch vụ mua ngoài hay từ các khoản chi bằng tiền khác, khi nhận được giấy đề nghị thanh toán kế toán tiến hành lập phiếu hạch toán, phiếu chi tùy theo nội dung phát sinh.
c. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
(1) Ngày 11/06/2014 theo phiếu hạch toán số HDV40/DHG/14/00163 công ty thanh toán chi phí thay võ xe số 65M – 2664, số tiền chưa có thuế GTGT là 11.090.909 đồng, thuế GTGT là 1.109.091 đồng. Chứng từ kèm theo: 01 Bảng đề nghị thanh toán.
(2) Ngày 18/06/2014 căn cứ theo phiếu chi số PCT.H/DHG/14/03042 công ty thanh toán chi phí tiếp khách 04.06_PHI cho phòng marketing số tiền thanh toán là 3.904.000 đồng, trong đó VAT là 354.909 đồng. Chứng từ kèm theo: 01 Bảng đề nghị thanh toán.
d. Thực hiện kế toán chi tiết
- Căn cứ vào chứng từ vừa lập kế toán đồng thời tiến hành ghi nhận chi phí bán hàng vào sổ chi tiết TK 6427 – Chi phí quản lý doanh nghiệp từ dịch vụ mua ngoài và TK 6428 – Chi phí quản lý doanh nghiệp bằng tiền khác trên phần mềm BFO (phụ lục 7) và bảng kê phiếu hạch toán (phụ lục 4). Đến cuối tháng kế toán tổng hợp bảng kê chứng từ để lập chứng từ ghi sổ số (phụ lục 5).
- Đến cuối tháng kế toán tổng hợp bảng kê chứng từ kế toán để lập chứng từ ghi sổ số (phụ lục 5).
e. Thực hiện kế toán tổng hợp
- Đến cuối tháng, cập nhật số liệu từ chứng từ ghi sổ, kế toán thực hiện ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (phụ lục 3) và sổ cái TK 6427, TK 6428,… (phụ lục 6).
Nhận xét:
* Mặt ưu điểm
- Nhận thấy, chứng từ đã được ghi nhận đầy đủ các thông tin cần thiết, đầy đủ các chữ ký của người lập, người nhận và các bộ phận liên quan tiêu biểu là phiếu chi.(phụ lục 8)
* Mặt hạn chế
- Nhận về phiếu hạch toán thì được lập kèm theo giấy đề nghị thanh toán rất cụ thể, tuy nhiên phiếu hạch toán này chưa có sự thống nhất giữa nội dung diễn giải bên trong và ngoài bảng thông tin. Kế toán nên kiểm tra lại để tránh nhằm lẫn về nội dung chứng từ. Bên cạnh đó, chứng từ còn thiếu chữ ký xét duyệt của kế toán trưởng. Công ty nên đề nghị kế toán trưởng ký bổ sung để tăng tính minh bạch cho chứng từ và quá trình kiểm soát nội bộ được chặt chẽ hơn (phụ lục số 8)
4.1.6 Kế toán doanh thu tài chính và chi phí tài chính
4.1.6.1 Kế toán doanh thu tài chính
a. Chứng từ và sổ sách * Tài khoản sử dụng
- Công ty sử dụng tài khoản 515 để hạch toán doanh thu tài chính. Ngoài ra công ty còn mở thêm tài khoản cấp 3 để dễ theo dõi.
* Chứng từ sử dụng để quản lý doanh thu tài chính
- Phiếu thu, giấy báo có,…
* Sổ sách công ty áp dụng
- Sổ cái TK 5153 và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ chi tiết tài khoản 5153,…
b. Quy trình hạch toán
Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động tài chính, kế toán dựa vào giấy báo có của ngân hàng (nếu là nghiệp vụ phát sinh tiền lãi ngân hàng) và các chứng từ liên quan để lập phiếu hạch toán vào TK 515.
c. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
(1) Ngày 07/06/2014 theo chứng từ số PTN.V/DHG/14/00146 công ty nhận lãi tiền gửi từ TK KH1T_HĐ 60 của ngân hàng Vietinbank số tiền là 11.666.667 đồng. Chứng từ kèm theo: 01 GBC.
65
(2) Ngày 09/06/2014 theo chứng từ số PTN.V/DHG/14/00147 công ty nhận lãi tiền gửi từ TK KH1T_HĐ 080514 của ngân hàng Hàng Hải Việt Nam số tiền là 22.500.000 đồng. Chứng từ kèm theo: 01 GBC
d. Thực hiện kế toán chi tiết
- Căn cứ vào chứng từ vừa lập kế toán đồng thời tiến hành ghi nhận