3.4.1 Cơ cấu tổ chức
Dược phẩm DHG
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC
BAN KIỂM SOÁT
PHÓ TGĐ Phụ trách thị trường và kinh doanh
Phó TGĐ kiêm giám đốc tiếp thị Phòng marketing Giám đốc bán hàng Phòng bán hàng Các chi nhánh Các Cty con phân phối DHG travel Giám đốc kĩ thuật Phòng nghiên cứu và phát triển Phòng đăng ký sản phẩm Giám đốc chất lượng Phòng quản lý chất lượng Phòng kiểm nghiệm Giám đốc sản xuất Xưởng 2 (Beta lactam) Xưởng 3 (thuốc nước, crème, sản phẩm dạng răn Non Beta, siro, nhỏ mắt, men VS) Xưởng 4 (viên nan mềm) Phòng kế hoạch Tổng kho Phòng cung ứng Phòng cơ điện DHG Nature DHG PP Giám đốc tài chính Phòng quản trị tài chính Ban IR PHÓ TGĐ Phụ trách sx và chuỗi cung ứng Phó TGĐ phụ trách tài chính/kế toán/IR Ban kiểm soát nội bộ Phòng xây dựng Phòng công nghệ thông tin Giám đốc nhân sự Phòng nhân sự Phòng hành chính Ban môi trường và ATLD
Nguồn: Phòng Quản trị tài chính công ty Cổ phần Dược Hậu Giang
Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy công ty Cổ phần Dược Hậu Giang
3.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
- Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan quyền lực cao nhất của công ty bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết và người được cổ đông ủy quyền.
- Hội đồng quản trị: Do đại cổ đông bầu ra, có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong hoạt động kinh doanh và báo cáo tài chính của công ty.
- Ban Tổng giám đốc: Gồm 01 tổng giám đốc và 03 phó tổng giám đốc, ban giám đốc có nhiệm vụ điều hành hoạt động sản xuất của công ty. Tổng giám đốc là người chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật và cổ đông về hoạt động của công ty. Các phó giám đốc chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về nhiệm vụ được tổng giám đốc phân công.
- Phòng nhân sự: Làm công tác quản trị nhân sự, đảm bảo yêu cầu tuyển dụng, định mức lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, theo dõi biến động nhân sự và quản lý hồ sơ nhân sự toàn công ty.
- Phòng hành chánh: Chịu tránh nhiệm và thực hiện công tác hành chánh, văn thư, lưu trữ, quản lý con dấu, thực hiện đóng dấu theo quy định, tổ chức và thực hiện công tác chăm lo cho cán bộ công nhân viên.
- Phòng quản trị tài chính: Chịu trách nhiệm điều hành bộ máy kế toán theo quy định của pháp luật, quản lý và sử dụng tài liệu kế toán. Tham mưu cho tổng giám đốc về những quy định của pháp luật về quản lý kinh tế, quản lý tài chính và báo cáo kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh cho tổng giám đốc làm cơ sở đưa ra các quyết định kịp thời.
- Phòng marketing: Là phòng chịu trách nhiệm xây dựng những hình ảnh của công ty, quảng bá thương hiệu, quảng cáo sản phẩm, nghiên cứu tình hình thị trường về sản phẩm, dịch vụ của công ty, phát triển sản phẩm mới, mở kênh thị trường mới trong và ngoài nước. Lập trình truyền thông và quảng bá thương hiệu, sản phẩm thông qua hội chợ, internet, hội thảo khoa học,…Thiết kế bao bì nhãn sản phẩm đúng theo quy định của Tổng cục Quản lý dược Việt Nam, làm hồ sơ đăng ký lưu hành sản phẩm, soạn thảo ban hành tiêu chuẩn kiểm nghiệm bao bì nhãn phục vụ sản xuất.
- Phòng nghiên cứu và phát triển: Có năng nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, cải thiện sản phẩm hiện có, xây dựng công thức mới, hướng dẫn đóng gói cho tất cả các sản phẩm, thực hiện giai đoạn sản xuất thử và bàn giao quy định cho các xưởng sản xuất. Xây dựng tiêu chuẩn kiểm nghiệm thành phẩm.
37
- Phòng bán hàng: Là phòng có chức năng quản lý, thực hiện nhiệm vụ điều phối hoạt động kinh doanh các hiệu thuốc, chi nhánh, đại lý trực thuộc, trả lời các khiếu nại của khách hàng thuộc phạm vi nghiệp vụ bán hàng.
- Tổng kho: Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc, quản lý nhận – xuất, kiểm soát về bảo quản, lưu kho, vận chuyển các mặt hàng: dược phẩm, nguyên liệu, phụ liệu, bao bì, vật tư, thiết bị đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty, quản lý xe vận tải hàng hóa và xe ô tô phục vụ nhu cầu công tác của công ty.
- Phòng kiểm nghiệm: Có nhiệm vụ thiết lập và triển khai áp dụng tiêu chuẩn mới, duy trì hệ thống phù hợp với tiêu chuẩn công ty áp dụng như: GMP, GSP, GLP, WHO, ISO 9001:2000, IEC/170025,…
- Phòng cung ứng: Có nhiệm vụ cung cấp đầy đủ và kịp thời nguyên liệu, bao bì cho sản xuất và nghiên cứu mặt hàng mới, tìm nguồn nguyên liệu đạt chất lượng giá cả hợp lý, điều phối hoạt động xuất nhập khẩu, hóa chất. Thực hiện đánh giá và chọn nhà cung cấp theo yêu cầu các tiêu chuẩn của công ty. Xây dựng định mức tồn kho, dự trữ nguyên vật liệu, bao bì phù hợp với năng lực sản xuất.
- Phòng quản lý sản xuất: Chức năng quản lý phân xưởng, lập kế hoạch sản xuất hàng tháng theo yêu cầu của phòng bán hàng. Theo dõi tiến độ thực hiện sản xuất của các xưởng, báo cáo kết quả sản xuất và quyết toán vật tư hàng tháng.
- Phòng cơ điện: Có nhiệm vụ sửa chữa và bảo trì máy móc, điện nước trong toàn công ty, đảm bảo các thông số nhiệt độ, độ ẩm của môi trường phù hợp với quy định. Tư vấn cho ban giám đốc về lựa chọn công nghệ, các giải pháp kỹ thuật vận hành thiết bị mới. Thay thế sửa chữa theo yêu cầu nâng cao năng lực sản xuất của công ty.
- Các phân xưởng sản xuất: Thực hiện kế hoạch sản xuất từ sự điều hành của phó tổng giám đốc thông qua phòng bán hàng và phòng quản lý sản xuất với yêu cầu đảm bảo chất lượng ngay trong quá trình sản xuất và giữ đúng mối quan hệ công đoạn sau là khách hàng của công đoạn trước. Ngoài ra công ty còn có đoàn thể như: Công đoàn, Đảng ủy, Đoàn Thanh niên, Hội Cựu chiến binh.
Nhận thấy các bộ phận phòng ban tại Công ty Cổ phần Dược Hậu Giang được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Mô hình này có ưu điểm là có sự phân quyền rất chặt chẽ, có tính chuyên môn hóa chức năng cao đảm bảo căn cứ để ra quyết định. Tuy nhiên, mô hình này cũng còn mặt hạn chế là
gây nhiều khó khăn trong việc kiểm soát khi không có sự hợp tác đồng nhất giữa các bộ phận phòng ban với nhau. Vì vậy vấn đề này cần có sự quan tâm của ban lãnh đạo công ty.
3.5 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY 3.5.1 Sơ đồ tổ chức 3.5.1 Sơ đồ tổ chức
a. Sơ đồ tổ chức phòng Quản trị tài chính
Nguồn: Phòng Quản trị tài chính công ty Cổ Phần Dược Hậu Giang
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức phòng Quản trị tài chính
b. Chức năng và nhiệm vụ
- Trưởng phòng quản trị tài chính: Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của pháp luật, chịu trách nhiệm trong việc nắm bắt kịp thời, chính xác các văn bản pháp luật, các văn bản cơ quan, ban, ngành, soạn thảo trình Ban tổng giám đốc ký ban hành các văn bản thực hiện. Tính toán, phân tích kịp thời về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. Phân bổ và theo dõi tiến trình sử dụng ngân sách của các bộ phận chức năng trực thuộc công ty. Quản lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán. Tham gia công tác đào tạo, giảng dạy khi có yêu cầu của tổng giám đốc, phòng nhân sự, đồng thời điều hành, hướng dẫn chỉ đạo công việc của phòng quản trị tài chính.
- Phó phòng quản trị tài chính: Điều hành tổ chức theo dõi khối bán hàng. Thực hiện các nhiệm vụ được ủy quyền khi trưởng phòng vắng mặt. Tham gia công tác đào tạo, giảng dạy khi có yêu cầu của Ban tổng giám đốc, phòng nhân sự.
- Tổ theo dõi thanh toán, công nợ: Gồm kế toán ngân hàng, kế toán thu chi tiền mặt tại công ty, kế toán theo dõi công nợ phải thu, kế toán theo dõi công nợ phải trả, theo dõi công nợ công ty con và thủ quỹ.
Trưởng phòng Tổ theo dõi thanh toán, công nợ Phó phòng Tổ theo dõi khối bán hàng Tổ theo dõi hàng hóa, tài sản Tổ tổng hợp – Phân tích
39
- Tổ theo dõi hàng hóa, tài sản: Gồm kế toán tài sản cố định + công cụ dụng cụ + xây dựng cơ bản, kế toán hàng hóa tại công ty, kế toán hàng hóa tại chi nhánh, kế toán hàng khuyến mãi và kế toán nguyên liệu + dược liệu.
- Tổ theo dõi hệ thống khối bán hàng: Gồm kế toán thẽo dõi khu vực miền Bắc, miền Trung, miền Đông, khu vực thành phố Hồ Chí Minh, Meekong và kế toán theo dõi các công ty con.
- Tổ tổng hợp: Gồm kế toán tổng hợp, kế toán giá thành, kế toán thuế, kế toán tính hiệu quả chi nhánh, kế toán tính hiệu quả mặt hàng, và kế toán chi phí + ngân sách.
3.5.2 Chế độ kế toán và hình thức kế toán
a. Chế độ kế toán
Công ty Cổ phần Dược Hậu Giang thực hiện chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC do bộ tài chính ban hành.
b. Hình thức kế toán
Công ty Cổ phần Dược Hậu Giang sử dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ để hạch toán. Đặc điểm chung của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là:
- Tách rời việc ghi sổ theo trình tự thời gian với phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để ghi vào hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là Sổ Đăng Ký Chứng Từ Ghi Sổ và Sổ Cái.
- Căn cứ để ghi vào các sổ tổng hợp là Chứng Từ Ghi Sổ, còn căn cứ để ghi vào các sổ chi tiết là chứng từ gốc đính kèm theo các Chứng Từ Ghi Sổ đã lập, nên việc ghi chép kế toán tổng hợp và ghi chép kế toán chi tiết tách rời nhau.
- Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
- Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
- Mỗi tài khoản cấp 1 được ghi ở một tờ sổ riêng (Sổ Cái) nên cuối tháng cần lập bảng cân đối số phát sinh (Bảng cân đối tài khoản) để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ Sổ Cái.
Nguồn: Giáo trình Tổ chức thực hiện công tác kế toán, Trần Quốc Dũng, 2007 (trang 51)
Hình 3.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
3.5.3 Phương pháp kế toán
- Niên độ kế toán: từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm - Đơn vị tiền tệ: VNĐ
- Phương pháp tính giá hàng tồn kho: bình quân gia quyền cuối kỳ - Phương pháp kế toán thuế giá trị gia tăng: phương pháp thuế khấu trừ - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên
- Phương pháp khấu khao tài sản cố định: khấu hao tài sản cố định được tính theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính của tài sản cố định.
- Doanh thu được ghi nhận khi phần lớn những rủi ro và lợi ích về quyền sở hữu hàng hóa đã được chuyển giao cho người mua.
- Thu nhập lãi được ghi nhận khi được hưởng trên cơ sở thời gian và lãi suất thực tế từng kỳ.
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ quỹ Sổ, thẻ kế
toán chi tiết CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Chứng từ kế toán
41
3.5.4 Tin học hóa trong kế toán
Công ty sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp BFO (BizForceOne) bao gồm các phân hệ như: bán hàng, sản xuất, tài chính,…Phần mềm có một số ưu điểm như sau:
- Hệ thống trực tuyến, quản lý dữ liệu tập trung nên có thể xem và kiểm tra tức thời các dữ liệu phát sinh, các yêu cầu và ý kiến phản hồi từ các chi nhánh.
- Các nghiệp vụ được định khoản tự động, các công ty con và chi nhánh không cần cài đặt nên hạn chế được sai sót.
- Các báo cáo được thiết kế phù hợp với mẫu của bộ tài chính ban hành. - Hỗ trợ xuất excel trên mọi giao diện.
- Cập nhật nhanh các chính sách, quy định về tài chánh kế toán cho các chi nhánh cho các chi nhánh khắp trên cả nước.
- Phân quyền cụ thể các chức năng, nghiệp vụ cho các tài khoản sử dụng. - Dễ dàng tìm kiếm được chứng từ khi cần thiết.
Bên cạnh đó thì phần mềm cũng còn một số nhược điểm: - Phụ thuộc vào đường truyền.
- Cần cấu hình máy cao.
3.6 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY GIAI
ĐOẠN 2011 – 6/2014
Trong những năm qua dù gặp rất nhiều khó khăn trước tình hình biến động không ngừng của thị trường. Tuy nhiên Dược Hậu Giang vẫn luôn nổ lực tìm kiếm hướng đi mới để có thể vượt qua mọi thử thách. Đến nay thì hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty Cổ phần Dược Hậu Giang đã đạt được những thành tích nhất định ở thị trường dược phẩm trong và ngoài nước. Sau đây là sơ lược về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua các giai đoạn.
3.6.1 Đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2011-2013 trong giai đoạn 2011-2013
Nhìn chung trong 3 năm 2011 – 2013 hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Cổ phần Dược Hậu Giang có nhiều biến động. Từ bảng cáo kết quả hoạt động kinh doanh ta có thể đánh giá hiệu quả đạt được thông qua tình hình biến động của các chỉ số trong bảng báo cáo. Nhận thấy công ty hoạt động rất hiệu quả, lợi nhuận đều đạt tốc độ tăng trưởng ổn định qua các năm. Để hiểu
rõ hơn về tình hình biến động cụ thể xem bảng so sánh kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua 3 năm 2011 – 2013. (phụ lục 2)
Dưới đây là khái quát tình hình hoạt động của công ty thông qua việc phân tích tổng doanh thu, chi phí, lợi nhuận qua 3 năm 2011- 2013, để từ đó có được cái nhìn tổng quan hơn về hiệu quả kinh doanh của công ty.
Bảng 3.1: So sánh khái quát kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua 3 năm 2011 – 2013.
Đvt: Triệu đồng
Chỉ tiêu/ Thời gian
Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Chênh lệch 2012-2011 Chênh lệch 2013-2012 Tuyệt đối Tương đối
(%)
Tuyệt đối Tương đối (%) Doanh thu 2.420.607 2.788.209 3.560.487 367.602 15,19 772.278 27,70 Chi phí 2.019.092 2.330.986 2.952.560 311.894 15,45 621.574 26,67
Lợi nhuận 401.515 457.223 607.927 55.708 13,87 150.704 32,96
Nguồn: Báo cáo tài chính công ty Cổ phần Dược Hậu Giang năm 2011-2013
Qua bảng 3.1 ta thấy kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn từ năm 2011 đến 2013 có các đặc điểm như sau:
a. Dựa trên chỉ tiêu doanh thu: Nhìn chung tổng doanh thu của công ty qua 3 năm 2011 - 2013 đều có sự tăng trưởng. Chỉ tiêu tổng doanh thu năm 2012 tăng 367.602 triệu đồng, tương đương 15,19% so với năm 2011 và tăng 772.278 triệu đồng, tương đương 27,70% so với cùng kỳ năm 2013. Bởi vì, doanh thu bán hàng, doanh thu tài chính và thu nhập khác của công ty đều có