3.5.1 Sơ đồ tổ chức
a. Sơ đồ tổ chức phòng Quản trị tài chính
Nguồn: Phòng Quản trị tài chính công ty Cổ Phần Dược Hậu Giang
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức phòng Quản trị tài chính
b. Chức năng và nhiệm vụ
- Trưởng phòng quản trị tài chính: Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của pháp luật, chịu trách nhiệm trong việc nắm bắt kịp thời, chính xác các văn bản pháp luật, các văn bản cơ quan, ban, ngành, soạn thảo trình Ban tổng giám đốc ký ban hành các văn bản thực hiện. Tính toán, phân tích kịp thời về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. Phân bổ và theo dõi tiến trình sử dụng ngân sách của các bộ phận chức năng trực thuộc công ty. Quản lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán. Tham gia công tác đào tạo, giảng dạy khi có yêu cầu của tổng giám đốc, phòng nhân sự, đồng thời điều hành, hướng dẫn chỉ đạo công việc của phòng quản trị tài chính.
- Phó phòng quản trị tài chính: Điều hành tổ chức theo dõi khối bán hàng. Thực hiện các nhiệm vụ được ủy quyền khi trưởng phòng vắng mặt. Tham gia công tác đào tạo, giảng dạy khi có yêu cầu của Ban tổng giám đốc, phòng nhân sự.
- Tổ theo dõi thanh toán, công nợ: Gồm kế toán ngân hàng, kế toán thu chi tiền mặt tại công ty, kế toán theo dõi công nợ phải thu, kế toán theo dõi công nợ phải trả, theo dõi công nợ công ty con và thủ quỹ.
Trưởng phòng Tổ theo dõi thanh toán, công nợ Phó phòng Tổ theo dõi khối bán hàng Tổ theo dõi hàng hóa, tài sản Tổ tổng hợp – Phân tích
39
- Tổ theo dõi hàng hóa, tài sản: Gồm kế toán tài sản cố định + công cụ dụng cụ + xây dựng cơ bản, kế toán hàng hóa tại công ty, kế toán hàng hóa tại chi nhánh, kế toán hàng khuyến mãi và kế toán nguyên liệu + dược liệu.
- Tổ theo dõi hệ thống khối bán hàng: Gồm kế toán thẽo dõi khu vực miền Bắc, miền Trung, miền Đông, khu vực thành phố Hồ Chí Minh, Meekong và kế toán theo dõi các công ty con.
- Tổ tổng hợp: Gồm kế toán tổng hợp, kế toán giá thành, kế toán thuế, kế toán tính hiệu quả chi nhánh, kế toán tính hiệu quả mặt hàng, và kế toán chi phí + ngân sách.
3.5.2 Chế độ kế toán và hình thức kế toán
a. Chế độ kế toán
Công ty Cổ phần Dược Hậu Giang thực hiện chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC do bộ tài chính ban hành.
b. Hình thức kế toán
Công ty Cổ phần Dược Hậu Giang sử dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ để hạch toán. Đặc điểm chung của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là:
- Tách rời việc ghi sổ theo trình tự thời gian với phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để ghi vào hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là Sổ Đăng Ký Chứng Từ Ghi Sổ và Sổ Cái.
- Căn cứ để ghi vào các sổ tổng hợp là Chứng Từ Ghi Sổ, còn căn cứ để ghi vào các sổ chi tiết là chứng từ gốc đính kèm theo các Chứng Từ Ghi Sổ đã lập, nên việc ghi chép kế toán tổng hợp và ghi chép kế toán chi tiết tách rời nhau.
- Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
- Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
- Mỗi tài khoản cấp 1 được ghi ở một tờ sổ riêng (Sổ Cái) nên cuối tháng cần lập bảng cân đối số phát sinh (Bảng cân đối tài khoản) để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ Sổ Cái.
Nguồn: Giáo trình Tổ chức thực hiện công tác kế toán, Trần Quốc Dũng, 2007 (trang 51)
Hình 3.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
3.5.3 Phương pháp kế toán
- Niên độ kế toán: từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm - Đơn vị tiền tệ: VNĐ
- Phương pháp tính giá hàng tồn kho: bình quân gia quyền cuối kỳ - Phương pháp kế toán thuế giá trị gia tăng: phương pháp thuế khấu trừ - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên
- Phương pháp khấu khao tài sản cố định: khấu hao tài sản cố định được tính theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính của tài sản cố định.
- Doanh thu được ghi nhận khi phần lớn những rủi ro và lợi ích về quyền sở hữu hàng hóa đã được chuyển giao cho người mua.
- Thu nhập lãi được ghi nhận khi được hưởng trên cơ sở thời gian và lãi suất thực tế từng kỳ.
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ quỹ Sổ, thẻ kế
toán chi tiết CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Chứng từ kế toán
41
3.5.4 Tin học hóa trong kế toán
Công ty sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp BFO (BizForceOne) bao gồm các phân hệ như: bán hàng, sản xuất, tài chính,…Phần mềm có một số ưu điểm như sau:
- Hệ thống trực tuyến, quản lý dữ liệu tập trung nên có thể xem và kiểm tra tức thời các dữ liệu phát sinh, các yêu cầu và ý kiến phản hồi từ các chi nhánh.
- Các nghiệp vụ được định khoản tự động, các công ty con và chi nhánh không cần cài đặt nên hạn chế được sai sót.
- Các báo cáo được thiết kế phù hợp với mẫu của bộ tài chính ban hành. - Hỗ trợ xuất excel trên mọi giao diện.
- Cập nhật nhanh các chính sách, quy định về tài chánh kế toán cho các chi nhánh cho các chi nhánh khắp trên cả nước.
- Phân quyền cụ thể các chức năng, nghiệp vụ cho các tài khoản sử dụng. - Dễ dàng tìm kiếm được chứng từ khi cần thiết.
Bên cạnh đó thì phần mềm cũng còn một số nhược điểm: - Phụ thuộc vào đường truyền.
- Cần cấu hình máy cao.
3.6 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY GIAI
ĐOẠN 2011 – 6/2014
Trong những năm qua dù gặp rất nhiều khó khăn trước tình hình biến động không ngừng của thị trường. Tuy nhiên Dược Hậu Giang vẫn luôn nổ lực tìm kiếm hướng đi mới để có thể vượt qua mọi thử thách. Đến nay thì hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty Cổ phần Dược Hậu Giang đã đạt được những thành tích nhất định ở thị trường dược phẩm trong và ngoài nước. Sau đây là sơ lược về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua các giai đoạn.
3.6.1 Đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2011-2013 trong giai đoạn 2011-2013
Nhìn chung trong 3 năm 2011 – 2013 hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Cổ phần Dược Hậu Giang có nhiều biến động. Từ bảng cáo kết quả hoạt động kinh doanh ta có thể đánh giá hiệu quả đạt được thông qua tình hình biến động của các chỉ số trong bảng báo cáo. Nhận thấy công ty hoạt động rất hiệu quả, lợi nhuận đều đạt tốc độ tăng trưởng ổn định qua các năm. Để hiểu
rõ hơn về tình hình biến động cụ thể xem bảng so sánh kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua 3 năm 2011 – 2013. (phụ lục 2)
Dưới đây là khái quát tình hình hoạt động của công ty thông qua việc phân tích tổng doanh thu, chi phí, lợi nhuận qua 3 năm 2011- 2013, để từ đó có được cái nhìn tổng quan hơn về hiệu quả kinh doanh của công ty.
Bảng 3.1: So sánh khái quát kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua 3 năm 2011 – 2013.
Đvt: Triệu đồng
Chỉ tiêu/ Thời gian
Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Chênh lệch 2012-2011 Chênh lệch 2013-2012 Tuyệt đối Tương đối
(%)
Tuyệt đối Tương đối (%) Doanh thu 2.420.607 2.788.209 3.560.487 367.602 15,19 772.278 27,70 Chi phí 2.019.092 2.330.986 2.952.560 311.894 15,45 621.574 26,67
Lợi nhuận 401.515 457.223 607.927 55.708 13,87 150.704 32,96
Nguồn: Báo cáo tài chính công ty Cổ phần Dược Hậu Giang năm 2011-2013
Qua bảng 3.1 ta thấy kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn từ năm 2011 đến 2013 có các đặc điểm như sau:
a. Dựa trên chỉ tiêu doanh thu: Nhìn chung tổng doanh thu của công ty qua 3 năm 2011 - 2013 đều có sự tăng trưởng. Chỉ tiêu tổng doanh thu năm 2012 tăng 367.602 triệu đồng, tương đương 15,19% so với năm 2011 và tăng 772.278 triệu đồng, tương đương 27,70% so với cùng kỳ năm 2013. Bởi vì, doanh thu bán hàng, doanh thu tài chính và thu nhập khác của công ty đều có tốc độ tăng trưởng mạnh đã tác động tích cực đến tổng doanh thu. Trong từng kỳ sản xuất kinh doanh công ty luôn đề ra các kế hoạch tăng trưởng cụ thể cho các khoản mục. Đặc biệt là doanh thu bán hàng đóng vai trò rất quan trọng trong tổng doanh thu, do đó công ty luôn có chiến lược nhằm kích thích tiêu thụ, đẩy nhanh quá trình bán hàng để mang lại hiệu quả kinh doanh tối đa.
b. Dựa vào chỉ tiêu chi phí: Ta thấy chỉ tiêu tổng chi phí cũng có xu hướng tăng cùng chiều với tổng doanh thu. Năm 2012 tăng 311.894 triệu đồng, tương ứng 15,45% so với năm 2011 và tăng 621.574 triệu đồng, tương đương 26,67% so với năm 2013. Nhìn chung thì hầu hết các khoản mục chi phí giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp,…đều tăng nhanh. Mặc dù khoản mục chi phí tài chính và chi phí khác trong năm 2012 giảm lượng đáng kể, nhưng vẫn chiếm tỷ trọng chưa cao trong tổng chi phí. Vì vậy chi phí cho quá trình sản xuất kinh của công ty luôn tăng dần qua
43
các năm. Cho dù công ty đã luôn cố gắng sử dụng chi phí một cách hiệu quả, hạn chế vượt định mức đề ra. Nhưng cũng cần phải quan tâm chặt chẽ hơn đối với từng khoản mục cụ thể để có các giải pháp điều chỉnh thích hợp.
c.Dựa trên chỉ tiêu lợi nhuận: Nhìn chung lợi nhuận của công ty qua 3 năm có sự tăng trưởng ổn định. Năm 2012 tăng 367.602 triệu đồng, tương ứng 13,87% so với năm 2011 và tăng mạnh 150.704 triệu đồng, tương đương 32,96% so với cùng kỳ 2013. Lợi nhuận sau thuế của công ty tăng là do sự gia tăng đáng kể của chỉ tiêu doanh thu so với chỉ tiêu chi phí. Do hiệu ứng tích cực từ các hoạt động thúc đẩy sản xuất kinh doanh và công ty luôn linh hoạt trước các nhân tố ảnh hưởng của thị trường, vì vậy mà kết quả kinh doanh của Dược Hậu Giang luôn đạt tốc độ tăng trưởng cao qua 3 năm.
Để tổng quát về tình hình doanh thu, chi phí, lợi nhuận, số liệu được tổng hợp và thể hiện qua đồ thị sau:
- 500,000 1,000,000 1,500,000 2,000,000 2,500,000 3,000,000 3,500,000 4,000,000
Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Doanh thu Chi phí Lợi nhuận
Hình 3.4 Đồ thị thể hiện tình hình doanh thu, chi phí, lợi nhuận của công ty giai đoạn 3 năm 2011-2013
3.6.2 Đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong 6 tháng đầu năm giai đoạn 2012-2014 của công ty đầu năm giai đoạn 2012-2014 của công ty
Để có những đánh giá chi tiết và sâu hơn về tình hình hoạt động kinh doanh cuả công ty, chúng ta có thể xem xét và phân tích xu hướng biến động của các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 6 tháng đầu năm 2012 – 2014. Nhận thấy các chỉ tiêu trong giai đoạn này có nhiều biến động. Có thể xem biến động chi tiết thông qua bảng so sánh kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn 6 tháng đầu năm 2012 – 2014. (phụ lục 2)
Dưới đây là khái quát tình hình hoạt động của công ty thông qua việc phân tích tổng doanh thu, chi phí và lợi nhuận của công ty qua 3 giai đoạn 6 tháng đầu năm 2012 – 2014, để từ đó có được cái nhìn tổng quan hơn về hiệu quả kinh doanh của công ty.
Bảng 3.2: So sánh khái quát kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 6 tháng đầu năm 2012 – 2014. Đvt: Triệu đồng Chỉ tiêu/ Thời gian 6 tháng đầu năm 2012 6 tháng đầu năm 2013 6 tháng đầu năm 2014 Chênh lệch 2013-2012 Chênh lệch 2014-2013 Tuyệt đối Tương đối
(%)
Tuyệt đối Tương đối (%) Doanh thu 1.282.330 1.516.209 1.655.794 233.879 18,24 139.585 9,21 Chi phí 998.565 1.258.527 1.360.430 259.962 26,03 101.903 8,10 Lợi nhuận 283.765 257.682 295.364 (26.083) (9,19) 37.682 14,62
Nguồn: Báo cáo tài chính công ty Cổ phần Dược Hậu Giang 6 tháng đầu năm 2012 – 2014
Qua bảng 3.2 ta thấy kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 6 tháng đầu năm từ năm 2012 đến 2014 có các đặc điểm như sau:
a. Dựa trên chỉ tiêu doanh thu: Nhận thấy tổng doanh thu của công ty qua 6 tháng đầu năm 2012 - 2014 đều có xu hướng tăng. Nhất là giai đoạn 6 tháng đầu năm 2013 tăng lượng đáng kể 233.879 triệu đồng, tương ứng 18,24% so với cùng kỳ năm 2012. Do trong giai đoạn này doanh thu bán hàng và thu nhập khác của công ty đều tăng mạnh. Đến giai đoạn 6 tháng 2014 thì tổng doanh thu cũng có chiều hướng tăng nhưng với lượng ít hơn là 139.585 triệu đồng, tương ứng với 9,21%. Mặc dù tốc độ tăng trưởng của doanh thu bán hàng trong giai đoạn này giảm hơn so với giai đoạn 6 tháng đầu năm 2013 , tuy nhiên doanh thu thuần lại đạt lượng cao hơn. Nguyên nhân là do các khoản giảm trừ doanh thu trong giai đoạn này chỉ chiếm khoảng 10,06% của 6 tháng đầu năm 2013. Mặc khác doanh thu từ hoạt động tài chính cũng tăng cao, còn thu nhập khác tuy có giảm nhưng lượng chênh lệch không lớn.
b.Dựa trên chỉ tiêu chi phí: Ta thấy chỉ tiêu tổng chi phí của công ty qua các giai đoạn 6 tháng đầu năm 2012 - 2014 đều có xu hướng tăng dần. Đặc biệt là giai đoạn 6 tháng đầu năm 2013 tăng 259.962 triệu đồng, tương đương 26,03% so với cùng kỳ năm 2012 và tăng 101.903 triệu đồng, tương đương 8,10% so với năm 2014. Bởi vì hầu hết các khoản mục chi phí như: chi phí giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính hay chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp của công ty đều tăng với lượng rất lớn đã kéo
45
2014 chi phí khác có giảm nhưng vẫn không bù đắp được so với tốc độ tăng của tổng chi phí trong giai đoạn đó. Nhất là đối với chi phí giá vốn hàng bán, luôn chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu tổng chi phí, do vậy công ty cần có các biện pháp nhằm tiết kiệm chi phí đầu vào, hạn chế hao phí trong quá trình sản xuất để có thể tiết giảm chi phí hiệu quả.
c. Dựa trên chỉ tiêu lợi nhuận: Nhìn chung chỉ tiêu lợi nhuận của công ty có sự tăng giảm không ổn định qua các giai đoạn 6 tháng đầu năm 2012- 2014. Ta thấy lợi nhuận sau thuế của công ty giai đoạn 6 tháng đầu năm 2013 giảm 26.083 triệu đồng, tương ứng 9,19% so với cùng kỳ năm 2012. Do trong giai đoạn này tổng doanh thu tăng 18,24% nhưng tổng chi phí lại tăng đến 26,03%, vì thế khoảng chênh lệch doanh thu không thể bù đắp được khoảng chênh lệch chi phí. Điều đó đã dẫn đến lợi nhuận của công ty có xu hướng giảm so với cùng kỳ năm trước. Tuy nhiên tình hình biến động đó chỉ mang tính chất thời