6. KẾT CẤU LUẬN VĂN
2.2.3Phân tích môi trường nội tại của công ty KMS
Các nhân viên thông minh đang ngày một nhận diện rõ ràng hơn tầm quan trọng của sự cân bằng tại môi trường làm việc với yếu tố thư giãn và vui vẻ. Đối với họ, chuyện lương bổngnhiều khi chưa hẳn là yếu tố quan trọng nhất để giữ chân và gắn bó lâu dài với công ty. Hãng điều tra thị trường Gensler đã tiến hành một cuộc điều tra trực tuyến và thấy rằng có tới 2/3 các nhân viên văn phòng tại Mỹ tin rằng họ sẽ làm việc hiệu quả hơn khi được tiếp xúc gần gũi với các đồng nghiệp mỗi ngày. Và có đến 30% số người được hỏi nói rằng môi trường làm việc của họ hiện không khích lệ được các giao tiếp và cộng tác tự nhiên - một yếu tố mà khiến nhiều công ty phải suy nghĩ lại môi trường làm việc của mình.
Giao tiếp nội bộ đóng vai trò rất quan trọng. Mặc dù lương bổng và các phúc lợi cũng quan trọng nhưng không phải là yếu tố duy nhất khiến các nhân viên gắn bó với doanh nghiệp. Những hoạt động biểu hiện sự quan tâm đến nhân viên như tổ chức tiệc Giáng sinh, cung cấp thực phẩm đầy đủ trong nhà bếp của Công ty để nhân viên có thể ăn nhẹ... cũng là những điều được các nhân viên đánh giá cao. Tuy nhiên, yếu tốquan trọng nhất khiến nhân viên gắn bó lâu dài với doanh nghiệp là sự giao tiếp trong nội bộdoanh nghiệp.
Nhận biết được tầm quan trọng của môi trường làm việc nên trong những năm qua công ty KMS đã cố gắng tạo ra môi trường làm việc thân thiện và thoải mái. Nhân viên có quyền tự do chat và hoặc tự do nói chuyện với nhau miễn sao không ảnh hưởng đến công việc của người khác và đạt được hiệu quảcông việc cao nhất. Bên cạnh cơ sởvật chất đầy đủ đểnhân viên làm việc thì KMS còn bố trí một phòng ăn cho nhân viên ăn trưa và được công ty trảtiền cơm trưa. Trong phòng ăn còn có tủlạnh để nhân viên để đồ ăn thức uống. Tuy nhiên do phòng ăn đểgần nơi làm việc nên có một sốnhân viên phàn nàn là nó bịmất vệsinh.
Ngoài điều kiện cơ sở vật chất tốt cho nhân viên làm việc, công ty còn đặc biệt quan tâm đến đời sống tinh thần của nhân viên như công ty thường xuyên tổ chức các buổi tiệc nhỏvào cuối tháng gọi là “Happy Hour” đểchúc mừng sinh nhật các nhân viên và giới thiệu nhân viên mới, tạo cơ hội đểcác thành viên cũ và mới hiểu biết lẫn nhau qua các trò chơi tập thể. Đây là nét văn hóa rất riêng của công ty KMS, tạo sựkhác biệt so với những công ty khác. Công ty luôn chăm lo và giúp đỡ những nhân viên có hoàn cảnh khó khăn, cho họ vay tiền để trang trải cuộc sống,
thăm hỏi và giúp đỡnhững nhân viên cũng như gia đình họ khi gặp khó khăn, bệnh tật. Bên cạnh đó công ty cũng thường xuyên tổchức các hoạt động thểdục thể thao như bơi lội, bóng đá, cầu lông… vào dịp cuối tuần đểnhân viên rèn luyện sức khỏe sau những ngày làm việc căng thẳng.
Để giúp nhân viên năng cao kỹ năng ngoại ngữ để giao tiếp với khách hàng Mỹ, công ty đã mời những giáo viên giỏi bên ngoài vềdạy cho nhân viên. Bên cạnh đó công ty còn cho nhân viên tham giá các khóa huấn luyện kỹ năng ngắn hạn bên ngoài nhằm giúp nhân viên nâng cao tay nghề, phục vụcho lợi ích của công ty.
Đây chính là một trong những điểm mạnh của KMS so với các đối thủ khác như IBM Việt Nam, Lạc Việt hay Fairfax Imaging. Mặc dù các công ty này có điều kiện cơ sởvật chất rất tốt đểlàm việc và chính sách ưu đãi hấp dẫn nhưngvấn đềan ninh và giao tiếp bên trong và bên ngoài rất nghiêm ngặt làm cho nhân viên bị áp lực và không thoải mái khi làm việc.
Theo điều tra về cảm nhận của nhân viên KMS về môi trường làm việc hiện tại thì 93,33% hài lòng về môi trường làm việc hiện tại, 6,67% cho rằng cần phải khắc phục thêm (xem bảng điều tra nhân viên ởphụlục 1)
Nói tóm lại môi trường làm việc tốt là một trong những điểm mạnh của công ty KMS. Tuy nhiên bên cạnh những mặt tích cực trên thì công ty vẫn một số vấn đề cần phải khắc phục như: không gian làm việc và qui trình làm việc vẫn chưa được tốt và chuyên nghiệp. Từkhi chuyển sang văn phòng mới, mặc dù không gian sạch sẽvà chuyên nghiệp hơn chỗcũ nhưng các nhân viên có vẻkhông hài lòng lắm với không gian làm việc đó vì nó chật hơn trước, không thoải mái khi đi ra, đi vào, làm mất tập trung trong quá trình làm việc vì lối đi hẹp.
2.2.3.2 Qui trình làm việc
Một trong những vấn đềhết sức quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm của công ty phần mềm đó là qui trình làm việc. Qui trình làm việc cũng có ảnh hưởng rất lớn đến việc thu hút người tài. Hầu hết các công ty lớn đều có qui trình làm việc rất chuyên nghiệp nên thu hút được những nhân viên giỏi từ nơi khác đến vì ngoài những kinh nghiệm thực tế, họ còn muốn biết qui trình làm việc chuyên nghiệp là như thế nào đểcó thểphát triển bản thân. Một số đối thủcủa KMS tại Việt Nam có qui trình chuyên nghiệp và đã có chứng nhận chất lượng đạt chuẩn
quốc tế như CMC đã có chứng nhận CMMi III, HDD Softech & Sociates có chứng nhận ISO 9001-2000, Imagax Fax có chứng nhận ISO 9001-2000 trong khi đó KMS vẫn đang trong giai đoạn xây dựng và hoàn thiện chính mình.
Qui trình làm việc của KMS có thể được mô tả như sau:
-Đầu tiên các nhà quản lý dự án (project manager) của VITALSUITE gửi một yêu cầu của dự án mới về cho KMS.
- Bộ phận phân tích, thiết kế của KMS sẽ phân tích yêu cầu của VITALSUITE để hiểu rő yęu cầu của họ vŕ thiết kế sơ đồ Use Case và gửi lại cho VITALSUITE xem xét đánh giá.
- Sau khi phân tích xong yêu cầu của khách hàng, bộ phận phân tích sẽ chuyển kết quả về cho trưởng dự án của KMS lên kế hoạch triển khai và quản lý.
-Trưởng dự án sẽ phân công bộ phận lập trình viên để thiết kế sản phẩm và gửi lại kết quả demo cho bên VITALSUITE xem xét và duyệt, đồng thời gửi bộ phận viết tài liệu kỹ thuật chuẩn bị viết help cho sản phẩm.
- Khi bên VITALSUITE chấp nhận bản demo thì bộ phận lập trình sẽ tiếp tục hiện thực dự án.
- Khi phát triển xong, bộ phận lập trình viên sẽ đưa kết quả cho bộ phận QA test lại và VITALSUITE sẽ xem trước từng giai đọan.
- Sau khi bộ phận QA test xong, họ sẽ chuyển giao sản phẩm cho khách
VITALSUITE xem xét và kiểm tra lại lần cuối trước khi giao cho khách hàng của họ.
Đây là qui trình được định nghĩa trên lý thuyết nhưng thực tế nó vẫn chưa được vận dụng một cách chính xác và khoa học. Thực tế bộ phận phân tích và thiết kế hệ thống vẫn chưa được sử dụng và bước này thường được lập trình viên làm nên thường khó quản lý. Qui trình này chỉ phù hợp với các phần mềm mới, phát triển ngay từ đầu. Còn dối với các phần mềm nâng cấp chức năng mới thì hầu như bỏ qua bước này. Điều này sẽ gây khó khăn cho những nhân viên mới vào dự án vì phải mất thời gian tìm hiểu. Nguyên nhân chủ yếu hiện nay vẫn là thiếu nguồn nhân lực để đảm đương vị trí này hoặc là dự án có thời gian phát triển quá ngắn nên công đoạn này đã bị bỏ qua. Hiện nay bộ phận QA bị đồng nhất hóa với bộ phận QC vì họ chỉ tập trung lo test chứ không đơn thuần là kiểm tra toàn bộ qui trình sản xuất
như là QA. Vẫn còn nhiều bất cập giữa bộ phận QA và bộ phận phát triển trong quá trình test và sửa lỗi (fix bug) do sự không thống nhất về cách làm việc giữa 2 bộ phận này. Bộ phận QA hiện nay vẫn chưa có một công cụ kiểm tra tự động chuyên nghiệp nào để kiểm tra lỗi mà hầu hết là kiểm tra bằng tay nên mất rất nhiều thời gian và thường bỏ sót lỗi. Do đó chất lượng sản phẩm không cao và thường hay bị lỗi.
Qui trình làm việc giữa KMS và VITALSUITE vẫn còn nhiều bất cập. Đối tác thường xuyên thay đổi yêu cầu mà không tăng thời gian hiện thực làm cho KMS vào thế bị động nên dự án vẫn thường hay bị kéo dài và trễ thời hạn hoặc là không đảm bảo chất lượng. Nguyên nhân chủ yếu là do một số nhà quản lý không nắm rõ yêu cầu của khách hàng và không có qui trình làm việc thống nhất chuyên nghiệp giữa 2 bên nên tình trạng này vẫn thườngxảy ra. Mặt khác quá trình viết code, lập trình viên vẫn chưa theo một qui tắc chuẩn và vẫn thường viết tùy tiện, chưa có người để kiểm tra lại. Do đó dễ phát sinh lỗi khi khách hàng sử dụng. Hầu như các đoạn code không được ghi chú lại nên khi một nhân viên nào nghỉ việc thì những nhân viên mới vào thay thế rất mất thời gian để hiểu đoạn code đó viết gì. Quá trình viết tài liệu cho sản phẩm thường không thống nhất và gây khó khăn cho người viết help. Mặc dù trong thời gian qua công ty đã cố gắng hoàn thiện qui trình sản xuất nhưng để khắc phục nó còn phải mất nhiều thời gian và nhân lực. Theo nhận xét và đánh giá của hầu hết nhân viên KMS thì họ cho rằng qui trình làm việc không chuyên nghiệp và cần cải thiện
Nói tóm lại, qui trình làm việc là một trong những điểm yếu mà công ty cần phải khắc phục.
2.2.3.3 Phân tích năng lực sản xuất
Hiện nay năng lực sản xuất của KMS chỉ đạt ởmức trung bình, công ty vẫn chưa có khả năng tiếp nhận những hợp đồng lớn có giá trị cao và thời gian dài từ phía khách hàng. Trong thời gian qua công ty đã bỏ lỡ nhiều hợp đồng gia công phần mềm cho các đối tác khác vì nhận thấy không đủnguồn lực và trình độ đểlàm. Sau đây là bảng thống kê năng suất làm việc trong một sốdựán của công ty KMS:
Tên dựán Version Sốitem Thời gian hoàn thành
Sốnhân lực Trung Bình
(ngày) năng)* nga`y EZCM 3.5.0 20 53 4 10.6 EZCM 3.6.0 5 100 2 40 EZCM 3.7.0 21 125 5 29.76 EZPM 7.9.7 25 178 1 7.12 EZPM 7.9.8 38 344 2 18.10 EZPM 7.10.0 8 80 1 8 EZCONNECT 9.0.0 178 250 5 7.02 EZCONNECT 9.0.1 50 150 4 12 RAPID EPM 10.5.0 12 80 3 20 RAPID EPM 11.0.10 24 41 4 6.83
Bảng 2.3 – Thống kê năng suất lao động của công ty KMS (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Qua bảng phân tích ởtrên, ta thấy một dựán thường kéo dài từ 2 tháng đến 1 năm và năng suất làm việc trung bình của một nhân viên cho một chức năng nào đó của một sản phẩm phần mềm thường mất từ 7 đến 20 ngày. Hiệu suất này vẫn còn rất thấp, khó có thể đáp ứng được những hợp động lớn trong tương lai. Khả năng tối đa của KMS hiện nay chỉ thực hiện những dự án phát triển trung bình ngắn từ 6 tháng đến 1 năm vì nguồn nhân lực hiện tại còn thiếu và trình độ còn hạn chế nên chưa đáp ứng được những yêu cầu ngày càng cao của khách hàng. Theo đánh giá của hiệp hội phần mềm Việt Nam Vinasa thì công ty càng lớn thì năng suất càng cao.
Bảng 2.4 - Bảng thống kê năng suất lao động của một sốcông ty lớn
TCS Infosys Wipro Satyam HCL Tech Patni
Doanh số(tỉ$) 2.2 1.6 1.7 0.8 0.7 0.4
Năng suất/người (nghìn $)
53 49 39 41 32 34
Sốnhân viên 40.992 32.178 42.385 18.692 22.034 10.375
Vấn đềhiện nay là công ty KMS đang thiếu nguồn nhân lực để đảm đương các dự án tầm cỡvà thiếu những nhân viên giỏi có khả năng thiết kế quản lý hệ thống trong khi đó các đối thủ cạnh tranh của KMS như CMC, HDD có số lượng nhân
viên cả trăm người và họcó hẳn một đội ngũ chuyên phân tích và thiết kếhệ thống rất chuyên nghiệp. Do đó, trong thời gian tới để cạnh tranh với các đối thủ này, công ty KMS cần phải tuyển dụng thêm nhân lực và đào tạo nâng cao trình độnhân lực hiện tại của công ty đểnắm bắt cơ hội mới.
2.2.3.4 Phân tích hoạt động marketing
Hoạt động Marketing của KMS hiện tại chỉ là con số 0, công ty chưa thành lập một phòng ban có chức năng chuyên môn chuyên nghiên cứu về thị trường và làm công việc marketing. Việc quảng bá thương hiệu của KMS vẫn chưa được công ty chú trọng. Hiện nay công ty KMS chưa có tên tuổi trên thị trường gia công phần mềm VN, hầu như ít ai biết đến một công ty KMS đang tồn tại. Công ty chủ yếu là quảng bá thương hiệu thông qua trang web của công ty hoặc thông qua các tin tức tuyển dụng trên báo chí. Đây sẽ là một thiệt thòi rất lớn nếu công ty muốn phát triển trong tương lai. Ngày nay, quan hệ công chúng (PR) đóng vai trò lớn trong hoạt động marketing của mỗi công ty, để làm tốt công việc này đòi hỏi nguồn nhân lực tham gia phải có chất lượng và được đào tạo bài bản. Thực tế là KMS chưa quan trọng hóa vấn đề PR trong hoạt động kinh doanh của mình, sử dụng công cụ PR cho những chương trình mang tính cộng đồng như: tài trợ, vận động, tham gia trực tiếp,...nhằm quảng bá thương hiệu KMS chưa được sự đầu tư hiệu quả từ các nhà quản lý của công ty. Đây được coi là kênh thông tin quan trọng để quảng bá hình ảnh của công ty nhưng hiện nay công ty chưa làm được điều đó.
Vì chưa có phòng marketing chuyên nghiệp nên hàng năm KMSchưa thể thu hút nhiều khách hàng tìm đến công ty. Nguyên nhân hiện nay là do công ty chủ yếu tập trung gia công cho một đối tác VITALSUITE và vẫn chưa đủ nguồn lực và trình độ để tiếp nhận thêm nhiều khách hàng khác. Chính vì thế KMS đã bỏ qua nhiều cơ hội đến với mình và nhường cho đối thủ khác.
Trước tình hình khủng hoảng kinh tế hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp điều cắt giảm chi phí Marketing. Cho nên hiện nay công ty KMS vẫn chưa tập trung cho việc quảng bá hình ảnh công ty là một điều tốt nhưng cần phải có chiến lược marketing trong tương lai để nhiều khách hàng biết đến công ty và thu hút được nhiều nhân tài đến với công ty hơn. Lúc đó công ty sẽ KMS hơn trong việc cạnh tranh với các đối thủ.
Tóm lại hoạt động marketing của KMS vẫn chưa được chú trọng, chính vì thếcông ty chưa thu hút được nhiều khách hàng mới.
2.2.3.5 Phân tích nguồn nhân lực
Nguồn nhân lực đóng vai trò vô cùng quan trọng trong ngành công nghiệp phần mềm và được coi là tài sản quí giá của doanh nghiệp vì đóng góp vào sự thành công của doanh nghiêp. Nguyên liệu làm phần mềm gần như là không có gì cả. Tất cả dòng lệnh của các chương trình đều được viết ra từ trí tuệ của các lập trình viên. Vì vậy, nguồn nhân lực là mấu chốt quan trọng nhất trong sự phát triển của một doanh nghiệp phần mềm.
Hiện nay nhân lực phần mềm của KMS vẫn còn yếu và còn thiếu mặc dù số lượng sinh viên ngành công nghệ thông tin ra trường hàng năm rất đông nhưng chất lượng vẫn chưa đảm bảo được yêu cầu của công ty KMS. Hầu hết nhân viên của KMS là những kỹ sư trẻ mới ra trường nên không có kinh nghiệm và phải đào tạo lại. Nguyên nhân chủ yếu là do quá trình đào tạo yếu kém của các trường đại học ở VN. Trên 75% cử nhân ngành công nghệ thông tin sau khi ra trường lại không thể