Căn cứ vào danh sách nhà cung cấp đã đƣợc lãnh đạo phê duyệt, quá trình mua hàng thực hiện nhƣ sau:
Theo định mức tồn kho, định kỳ thủ kho xác định hàng hóa tồn kho thực tế gửi BP KTTK và BP KDTT.
BP KDTT căn cứ bản định mức tồn kho và kế hoạch sản xuất tuần/tháng/quý/năm đƣợc duyệt, xác định nhu cầu bao bì, nguyên vật liệu cần mua.
BP KDTT thực hiện việc liên hệ các nhà cung cấp, thực hiện các thủ tục đánh giá lựa chọn nhà cung cấp và ký kết Hợp đồng theo quy trình nhƣ trên.
Căn cứ kế hoạch sản xuất tuần/tháng/quý/năm BP KDTT xác định kế hoạch đặt hàng và nhận hàng đáp ứng nhu cầu sản xuất.
Nếu nhà cung cấp đồng ý, việc giao nhận hàng theo quy định đã thỏa thuận ký kết trong hợp đồng là giao tại nhà cung cấp hay tại kho nhà máy, dù giao hàng tại đâu cũng phải kiểm tra theo trình tự sau:
BP KSCL: Kiểm tra chất lƣợng theo các tiêu chuẩn chất lƣợng kỹ thuật đã ban hành cho mỗi sản phẩm nhập kho. Nếu đạt, xác nhận bằng phiếu kiểm tra và đề nghị nhập kho; nếu không đạt tùy hình hình thực tế sẽ xử lý, lỗi nhẹ có thể sử dụng đƣợc nhân nhƣợng cho nhập kho nhƣng giảm giá hoặc bù thêm hàng, còn lỗi nặng trả lại ngay nhà cung cấp và yêu cầu phải khắc phục cho lô hàng tiếp theo.
BP KTTK, BP KDTT: Kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng, mẫu thiết kế đƣợc duyệt, đối chiếu với nhà cung cấp để làm thủ tục nhập kho và làm bộ chứng từ thanh toán, nhƣng cũng có một số ít bao bì, nguyên vật liệu mang tính đặc trƣng riêng nên đơn vị cần phải thanh toán trƣớc khi đặt hàng cho nhà cung cấp.
Dữ liệu mua hàng: Bất kỳ yếu tố nào trong những yếu tố sau đây nếu đƣợc áp dụng thì phải ghi vào trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng.
Chủng loại, mã số, tên nhãn hiệu, số lƣợng, giá cả, phƣơng thức thanh toán, thời gian giao hàng, các yêu cầu về chất lƣợng kỹ thuật sản phẩm, các thủ tục, thời gian bảo hành, quá trình và thiết bị,…
Yêu cầu về hệ thống quản lý chất lƣợng, chứng từ kèm theo: Hồ sơ công bố chất lƣợng sản phẩm đƣợc cơ quan có thẩm quyền xác nhận, các chứng từ xuất xứ, kiểm tra an toàn đối với các thiết bị kỹ thuật máy móc, chứng nhận phân tích với các nguyên vật liệu, chứng nhận đạt chất lƣợng nhập khẩu nếu là hàng của nhà cung cấp nhập khẩu từ nƣớc ngoài.
BP.KDTT phối hợp với BP.KSCL và các bộ phận liên quan tiến hành giám sát các yếu tố đầu vào khi nhập kho đến trong quá trình sản xuất và kể cả khi lƣu thông ngoài thị trƣờng theo các tiêu chuẩn chất lƣợng (TCCL) và theo định mức đã đƣợc phê duyệt ban hành, luôn ghi nhận mọi sự không phù hợp xảy ra trong các quá trình.
Các vấn đề không phù hợp đƣợc phát hiện trong quá trình giám sát, quá trình sử dụng mà gây hậu quả nghiêm trọng thì nhà cung cấp sẽ bị loại khỏi danh sách nhà cung cấp đƣợc chọn.
Sơ đồ 2.4: Quy trình mua hàng.
Nguồn: Nhà máy Nước giải khát cao cấp Yến sào.