Bao gồm các hoạt động đánh giá nhà cung cấp: các yếu tố đầu vào, tìm kiếm nguồn hàng, thƣơng lƣợng, mua hàng, phƣơng thức cung ứng.
Để một sản phẩm ra đời thì hoạt động thu mua các yếu tố đầu vào nhƣ nguyên vật liệu, bao bì, máy móc…là hoạt động không thể thiếu với bất kỳ sản phẩm hay một doanh nghiệp và đƣợc các doanh nghiệp kiểm soát rất chặt chẽ. Trong hoạt động sản xuất thì chi phí cho thu mua các yếu tố đầu vào chiếm tỷ trọng rất cao trong kết cấu chi phí, giá thành sản phẩm, liên quan đến hiệu quả sản xuất kinh doanh. Vì vậy mối quan hệ giữa đơn vị với nhà cung cấp có vai trò và vị trí rất quan trọng trong hoạt động chuỗi cung ứng.
Là đơn vị thuộc Nhà nƣớc quản lý và áp dụng hệ thống ISO 9001 - 2008, HACCP, môi trƣờng ISO 14001, vì vậy các yếu tố mua vào phải đảm bảo phù hợp với thủ tục hệ thống đã quy định nhƣ: Hàng mua vào phải có hóa đơn đầu vào theo quy định Bộ tài chính, ký hợp đồng mua bán, chứng nhận đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm và chứng nhận tiêu chuẩn sản phẩm đối với các bao bì, nguyên vật liệu dùng sản xuất trực tiếp sản phẩm, kiểm tra đánh giá chất lƣợng của cơ quan thứ 3 độc lập. Các nhà cung cấp có các chứng nhận trên sẽ đƣợc ƣu tiên khi lựa chọn làm nhà cung cấp.
2.3.1.1 Đánh giá và chọn lựa nhà cung cấp các yếu tố đầu vào
Tất cả các yếu tố đầu vào nhƣ bao bì, nguyên vật liệu, vật tƣ, máy móc, ...khi có nhu cầu mua phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh, thì phải tiến hành đánh giá lựa chọn nhà cung cấp theo yêu cầu hệ thống, quy định Nhà nƣớc và phải qua các phòng ban kiểm tra trƣớc khi trình lãnh đạo công ty phê duyệt mới đƣợc phép mua, trừ những sản phẩm đầu vào có giá trị nhỏ dƣới 05 triệu thì tại nhà máy có thể tự xem xét đánh giá lựa chọn và quyết định.
Tùy theo sản phẩm hoặc dịch vụ cần mua, BP.KDTT căn cứ vào các thông tin quảng cáo, giới thiệu của các công ty bạn, uy tín lịch sử trong quá trình cung cấp để xác định các nhà cung cấp tiềm năng.
BP.KDTT gửi văn bản, email hoặc điện thoại yêu cầu các nhà cung cấp tiềm năng cung cấp các thông tin và mẫu sản phẩm cần mua, việc lấy thông tin về nhà cung cấp có thể đƣợc thu thập từ các công ty đang mua và sử dụng mặt hàng này.
Thử nghiệm mẫu: Nguyên vật liệu và bao bì vật tƣ, BP.KDTT nhận mẫu hàng, chuyển BP.KSCL để thử nghiệm, đánh giá.
Máy móc, thiết bị kỹ thuật: Bộ phận kỹ thuật sẽ liên hệ nhà cung cấp để yêu cầu các vấn đề kỹ thuật chất lƣợng cho sản phẩm cần mua, sau đó chuyển cho BP.KDTT đàm phán để ký hợp đồng mua bán.
Nếu đạt yêu cầu về giá cả, số lƣợng, thanh toán, thời gian giao hàng, yêu cầu kỹ thuật chất lƣợng…..tiến hành làm đánh giá chọn nhà cung cấp trình lãnh đạo phê duyệt, sau đó thực hiện ký kết hợp đồng kinh tế.
Đa số các yếu tố đầu vào là các bao bì và nguyên vật liệu để phục vụ thƣờng xuyên cho sản xuất kinh doanh đƣợc đánh giá lựa chọn nhà cung cấp đầu mỗi năm và ký hợp đồng thực hiện trong cả một năm với các điều khoản: Đơn giá, thời gian giao hàng, số lƣợng, thanh toán, yêu cầu kỹ thuật chất lƣợng,...để các nhà cung cấp chủ động lên kế hoạch sản xuất, đảm bảo đáp ứng đủ số lƣợng, không làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy bị gián đoạn. Có một vấn đề rất quan trọng là đơn vị không sử dụng các bao bì, nguyên vật liệu đƣợc sản xuất từ Trung quốc vì rút kinh nghiệm qua các vấn đề đã xảy ra trên thế giới và hơn hết là sự an toàn, uy tín của sản phẩm Nƣớc Yến sào Sanest và thƣơng hiệu Yến sào Khánh Hòa.
Những sản phẩm, dịch vụ mua vào mang tính chất thƣờng xuyên, có nhiều trên thị trƣờng nhƣ bao bì giấy các loại, đƣờng thì luôn luôn phải chọn ít nhất từ 2 nhà cung cấp trở lên cho mỗi loại để đảm bảo cho hoạt động sản xuất không bị gián đoạn, để so sánh giá cả, các điều kiện mua bán khác. Lịch sử của các nhà cung cấp trong thời gian hợp tác với đơn vị, đáp ứng các tiêu chí nhà máy là yếu tố ƣu tiên khi chọn nhà cung cấp trong năm tiếp theo.
Với quan hệ hợp tác đôi bên cùng có lợi, đơn vị không chỉ quan tâm đến chất lƣợng hàng hóa và các yêu cầu đề ra đối với các yếu tố đầu vào khi nhập kho, mà còn thể hiện sự gắn bó thân thiết cùng các nhà cung cấp, mong muốn cùng các nhà cung cấp đầu tƣ vào các công trình nghiên cứu để nâng cao chất lƣợng sản phẩm và tiết kiệm chi phí, hạ giá thành cho các yếu tố đầu vào và cho các sản phẩm Nƣớc Yến sào cao cấp Khánh Hòa Sanest. Sự gắn bó hỗ trợ qua lại 2 chiều thể hiện nhƣ đơn vị sẽ cam kết với nhà cung cấp, thời gian hợp đồng đƣợc ký dài hạn và tăng số lƣợng mua hàng khi các nhà cung cấp có những điều khoản hỗ trợ cho đơn vị rất ƣu đãi nhƣ ƣu tiên nguồn hàng khi kế hoạch sản xuất các nhà cung cấp gặp khó khăn, hỗ trợ giá, hỗ trợ nghiên cứu kỹ thuật, các chƣơng trình quảng bá sản phẩm cho đơn vị. Chất lƣợng sản phẩm Nƣớc Yến sào cao cấp Khánh Hòa Sanest vƣợt trội so với các đối thủ cạnh
tranh, trong đó có sự góp sức, cam kết và trách nhiệm của các nhà cung cấp, bắt đầu khi các yếu tố đầu vào đƣợc nhập kho nhà máy đến khi sản xuất, giao hàng, lƣu thông trên thị trƣờng và khi sản phẩm đến ngƣời tiêu dùng.
2.3.1.2 Các bƣớc mua hàng
Căn cứ vào danh sách nhà cung cấp đã đƣợc lãnh đạo phê duyệt, quá trình mua hàng thực hiện nhƣ sau:
Theo định mức tồn kho, định kỳ thủ kho xác định hàng hóa tồn kho thực tế gửi BP KTTK và BP KDTT.
BP KDTT căn cứ bản định mức tồn kho và kế hoạch sản xuất tuần/tháng/quý/năm đƣợc duyệt, xác định nhu cầu bao bì, nguyên vật liệu cần mua.
BP KDTT thực hiện việc liên hệ các nhà cung cấp, thực hiện các thủ tục đánh giá lựa chọn nhà cung cấp và ký kết Hợp đồng theo quy trình nhƣ trên.
Căn cứ kế hoạch sản xuất tuần/tháng/quý/năm BP KDTT xác định kế hoạch đặt hàng và nhận hàng đáp ứng nhu cầu sản xuất.
Nếu nhà cung cấp đồng ý, việc giao nhận hàng theo quy định đã thỏa thuận ký kết trong hợp đồng là giao tại nhà cung cấp hay tại kho nhà máy, dù giao hàng tại đâu cũng phải kiểm tra theo trình tự sau:
BP KSCL: Kiểm tra chất lƣợng theo các tiêu chuẩn chất lƣợng kỹ thuật đã ban hành cho mỗi sản phẩm nhập kho. Nếu đạt, xác nhận bằng phiếu kiểm tra và đề nghị nhập kho; nếu không đạt tùy hình hình thực tế sẽ xử lý, lỗi nhẹ có thể sử dụng đƣợc nhân nhƣợng cho nhập kho nhƣng giảm giá hoặc bù thêm hàng, còn lỗi nặng trả lại ngay nhà cung cấp và yêu cầu phải khắc phục cho lô hàng tiếp theo.
BP KTTK, BP KDTT: Kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng, mẫu thiết kế đƣợc duyệt, đối chiếu với nhà cung cấp để làm thủ tục nhập kho và làm bộ chứng từ thanh toán, nhƣng cũng có một số ít bao bì, nguyên vật liệu mang tính đặc trƣng riêng nên đơn vị cần phải thanh toán trƣớc khi đặt hàng cho nhà cung cấp.
Dữ liệu mua hàng: Bất kỳ yếu tố nào trong những yếu tố sau đây nếu đƣợc áp dụng thì phải ghi vào trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng.
Chủng loại, mã số, tên nhãn hiệu, số lƣợng, giá cả, phƣơng thức thanh toán, thời gian giao hàng, các yêu cầu về chất lƣợng kỹ thuật sản phẩm, các thủ tục, thời gian bảo hành, quá trình và thiết bị,…
Yêu cầu về hệ thống quản lý chất lƣợng, chứng từ kèm theo: Hồ sơ công bố chất lƣợng sản phẩm đƣợc cơ quan có thẩm quyền xác nhận, các chứng từ xuất xứ, kiểm tra an toàn đối với các thiết bị kỹ thuật máy móc, chứng nhận phân tích với các nguyên vật liệu, chứng nhận đạt chất lƣợng nhập khẩu nếu là hàng của nhà cung cấp nhập khẩu từ nƣớc ngoài.
BP.KDTT phối hợp với BP.KSCL và các bộ phận liên quan tiến hành giám sát các yếu tố đầu vào khi nhập kho đến trong quá trình sản xuất và kể cả khi lƣu thông ngoài thị trƣờng theo các tiêu chuẩn chất lƣợng (TCCL) và theo định mức đã đƣợc phê duyệt ban hành, luôn ghi nhận mọi sự không phù hợp xảy ra trong các quá trình.
Các vấn đề không phù hợp đƣợc phát hiện trong quá trình giám sát, quá trình sử dụng mà gây hậu quả nghiêm trọng thì nhà cung cấp sẽ bị loại khỏi danh sách nhà cung cấp đƣợc chọn.
Sơ đồ 2.4: Quy trình mua hàng.
Nguồn: Nhà máy Nước giải khát cao cấp Yến sào.
2.3.1.3 Các yếu tố đầu vào chính
Nguyên liệu:
Yến sào đảo thiên nhiên (NLC 01): Công ty tự khai thác trực tiếp từ các đảo Yến thiên nhiên do công ty quản lý và cung cấp cho nhà máy sản xuất, đây là nguyên liệu làm nên sự nổi trội mà các đối thủ cạnh tranh không có đƣợc và khẳng định thế mạnh của các sản phẩm Nƣớc Yến sào cao cấp Khánh Hòa Sanest.
Các nguyên liệu trong nƣớc đƣợc mua trực tiếp từ các nhà máy sản xuất: NLC 02 (Đƣờng cát), NLC 02-002 (Đƣờng phèn).
Các nguyên liệu nhập khẩu: NLC 02 - 029 (Isomalt), NLC 03 (Sodium Alginate), NLC 04 (Xanthan Gum), NLC 05 (Calcium Lactate), NLC 07 (Fucoidan), NLC 08 (Nhân sâm), NLC 09 (Collagen), VLP 01 (Hƣơng). Những nguyên vật liệu
này, đa phần không có bán thông dụng đại trà trên thị trƣờng, đƣợc sản xuất từ Châu Âu và Mỹ, sản xuất theo yêu cầu kỹ thuật riêng của nhà máy vì vậy thời gian giao hàng từ 4-5 tháng kể từ ngày đặt hàng và mang đặt thù riêng cho sản phẩm, các nguyên liệu nhập khẩu cần dự trữ tồn kho an toàn đủ để sản xuất từ 5-6 tháng và lên kế hoạch cho nhà cung cấp về số lƣợng, thời gian nhận hàng trong năm. Đặc thù các nguyên vật liệu này rất khó thay thế do nếu thay thế sẽ đảo lộn các quy trình sản xuất, công thức chế biến và hƣơng vị mà khách hàng đã chấp nhận lâu nay. Đây là một trong các vấn đề mà bộ phận KSCL cũng nhƣ Tổ nghiên cứu phải có giải pháp dự phòng thay thế để đảm bảo nguồn cung cho sản xuất, dự phòng khi các nhà cung cấp lâu nay không giao hàng kịp thời và kiểm soát so sánh các chi phí giá cả, điều kiện mua bán,…
Bao bì:
Nhập khẩu: Lọ thủy tinh (nhập khẩu từ Thái Lan), nắp nhôm (nhập khẩu từ
Singapore). Các bao bì này đòi hỏi chi tiết kỹ thuật chính xác và tiêu chuẩn chất lƣợng rất cao đối với bao bì cho ngành hàng đồ uống, đáp ứng các yêu cầu theo quy định trong nƣớc và các nƣớc nhƣ (Mỹ, Châu Âu, Öc, Nhật…). Với kiểu dáng, quy cách đã đƣợc đăng ký bản quyền, nhà cung cấp cam kết chỉ bán cho nhà máy, không đƣợc bán cho bất cứ bên thứ 3 nào khác khi chƣa có sự đồng ý của đơn vị. Mặt khác, thời gian giao hàng các loại bao bì này từ 4 - 5 tháng, đề phòng những trƣờng hợp xấu bất khả kháng xảy ra với nhà cung cấp và để không ảnh hƣởng tới kế hoạch sản xuất kinh doanh, nhà máy đã chủ động dự trữ tồn kho cao và lập kế hoạch sản lƣợng đặt hàng và thời gian nhận hàng gởi tới các nhà cung cấp trong cả năm.
Trong nƣớc: Các bao bì giấy, màng co, băng keo, keo dán, tem chống giả
Laser. Đây là các bao bì đặt theo kế hoạch sản xuất ngắn hạn trong tuần/tháng, dự trữ ít, thời gian giao hàng nhanh.
Nhiên liệu: Dầu DO cung cấp cho lò hơi và khí Ni tơ dung để chiết lon nhôm. Các nhiên liệu này dùng bồn lớn để chứa, khi có nhu cầu gởi đơn đặt hàng trƣớc 3 ngày cho nhà cung cấp và sẽ giao hàng nhanh chóng cho nhà máy.
Các vật tƣ, phụ tùng máy móc thay thế: Dây chuyền sản xuất của nhà máy hoàn toàn từ Châu Âu nên khi có nhu cầu thay thế, trong nƣớc có thể cung cấp một số chi tiết nhƣng đa số phải đặt hàng từ nƣớc ngoài với thời gian giao hàng rất dài.
Công tác dự báo cho những vật tƣ đặc biệt chƣa đƣợc quan tâm, chƣa chủ động tìm kiếm và dự phòng, có những thời gian do hàng không về kịp thời, đã ảnh hƣởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy.
Do công tác dự báo nhu cầu còn rời rạc, chƣa kết hợp chặt chẽ, liên thông giữa các thị trƣờng, hệ thống quản lý kho bãi còn thủ công, chƣa áp dụng các phần mền chuyên dụng để quản lý. Công tác dự báo chủ yếu dựa trên kinh nghiệm, số liệu lịch sử, nên có những thời kỳ khi nhu cầu thị trƣờng thay đổi, sản phẩm này tăng những sản phẩm khác lại giảm so với dự đoán ban đầu nên kéo theo hàng tồn kho các bao bì, nguyên vật liệu không phù hợp, lúc này không thể điều chỉnh kịp thời với các nhà cung cấp vì họ đã sản xuất theo đơn hàng.
Bảng 2.4: Số lƣợng nhà cung cấp năm 2012 - 2013. Nguyên vật liệu Nhập khẩu Bao bì, vật tƣ, nguyên vật liệu trong nƣớc Bao bì, vật tƣ Nhập khẩu 2012 12 22 3 37 2013 12 26 3 41 Số lƣợng nhà cung cấp Năm Tổng
Nguồn: Tổng hợp của tác giả.
2.3.1.4 Phân tích tình hình thực hiện hợp đồng với các nhà cung cấp. Bảng 2.5: Tình hình thực hiện hợp đồng các nhà cung cấp. Bảng 2.5: Tình hình thực hiện hợp đồng các nhà cung cấp. Số lƣợng (lần) Tỷ lệ (%) Số lƣợng (lần) Tỷ lệ (%) Giao hàng không đúng hạn 3 8.11 5 12.20 Giao hàng không đúng chất lƣợng 6 16.22 2 4.88 Giao hàng không đúng số lƣợng 7 18.92 8 19.51 Hủy hợp đồng 0 0.00 1 2.44 Tổng số hợp đồng 37 41 Năm 2012 Năm 2013 Tiêu chí
Nguồn: Tổng hợp của tác giả
Qua bảng 2.5: Cho thấy vấn đề mua hàng chƣa thật sự hoàn hảo, có những tồn tại trong việc thực hiện hợp đồng mua bán với các nhà cung cấp, chủ yếu là:
- Giao hàng không đúng hạn: Các bao bì vật tƣ lẻ, bộ phận thay thế cho máy móc khi đột xuất; các bao bì nhập khẩu nhƣ lon nhôm, nắp lọ là những mặt hàng đều phải đặt hàng từ nƣớc ngoài, thời gian giao hàng dài, nếu sản xuất của nhà cung cấp này bị sự cố máy móc và khi hàng về phải mất thêm thời gian làm thủ tục nhập khẩu nên thƣờng không giao hạn đúng hạn nhƣ dự kiến. Do đó cần tăng cƣờng công tác dữ trự vật tƣ, các chi tiết đặc biệt để thay thế sữa chữa kịp thời.
- Giao hàng không đúng chất lƣợng: Chủ yếu bao bì giấy, tỷ lệ năm 2012 cao hơn năm 2013 do tại nhà máy mới, nhiều khâu chạy hoàn toàn tự động nên đòi hỏi các bao bì, vật tƣ khi đƣa vào sản xuất phải thật chính xác từng chi tiết theo yêu cầu kỹ thuật, một lỗi nhỏ nhƣ đóng gói bao bì không theo thứ tự mặt hộp bao bì cũng là không đúng chất lƣợng, mặt khác trong thời gian này các nhà cung cấp còn quen kiểu cung cấp các bao bì dùng cho thủ công trƣớc đây nên chƣa thay đổi kịp thời theo tiêu chuẩn mới đặt ra.
- Giao hàng không đúng số lƣợng: Khi nhu cầu thị trƣờng tăng cao dẫn đến sản xuất tăng đột ngột, kéo theo các yếu tố đầu vào phải tăng theo nên các nhà cung cấp sản xuất tới đâu giao tới đó chứ không thể chờ đủ số lƣợng theo đơn hàng. Do vậy, đơn vị cần phải làm việc yêu cầu các nhà cung cấp cùng chia sẻ để hai bên cùng có lợi