Khi giao nhận một lô hàng nhập khẩu, nhân viên giao nhận của chi nhánh sẽ tiến hành theo trình tự sau:
Chủ hàng hoặc đại lý của chi nhánh sẽ cung cấp cho nhân viên giao nhận các thông tin cần thiết về hàng hóa được tiến hành giao nhận. Cụ thể là: thông tin về tàu, bản lược khai hàng và một số thông tin khác.
Chủ hàng phải giao cho nhân viên giao nhận bản vận đơn gốc và các chứng từ khác của hàng hóa như: giấy phép nhập khẩu, giấy chứng nhận phẩm chất, bao bì, ký mã hiệu hàng hóa…
Nhân viên giao nhận lập kế hoạch nhận hàng đồng thời nếu được ủy thác sẽ phối hợp với chủ hàng giao hàng cho chủ hàng nội địa.
Bước 2: Khi tàu cập cảng
Khi nhận được giấy báo hàng đến do chủ tàu Fax đến, nhân viên giao nhận sẽ lập giấy báo hàng gửi cho chủ hàng để chủ hàng chủ động chuẩn bị các phương tiện lấy hàng.
Đồng thời, nhân viên giao nhận phải thực hiện các công việc như: xin kiểm dịch hàng hóa, phối hợp với các bên liên quan như cảng, hải quan, phòng cháy chữa cháy trong một số trường hợp hàng hóa đặc biệt và khai báo hải quan…
Được sự ủy thác của chủ hàng, nhân viên giao nhận sẽ mang vận đơn gốc hoặc bản sao vận đơn (nếu là vận đơn Surrendered hoặc vận đơn Express Cargo bill) đến hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu nhận lệnh giao hàng.
Bước 3: Tổ chức nhận hàng từ tàu và giao cho chủ hàng
Thông thường nhân viên giao nhận sẽ cùng với cảng tiến hành nhận hàng từ tàu và lập các biên bản cần thiết như biên bản giám định sắp xếp hàng trong hầm (do cảng và thuyền trưởng lập), biên bản kết toán với tàu (ROROC - Report On Receipt of Cargo), giấy chứng nhận hàng thiếu (CSC - Certificate of Shortlanded Cargo) nếu số hàng thực nhận ít hơn số hàng ghi trong vận đơn.
Sau khi dỡ hàng, nếu hàng bị hỏng thì lập biên bản hàng đỡ vỡ ghi hỏng (COR - Cargo Outturn Report), nếu nghi ngờ có tổn thất hàng thì lập thư dự kháng (LR - Letter of Reservation) để chứng minh rằng người nhận hàng (Cảng) đã thông báo có tổn thất không rõ rệt cho người chuyên chở và gửi cho tàu hoặc đại lý trong vòng 3 ngày kể từ ngày dỡ xong hàng.
Nhân viên giao nhận của chi nhánh sau khi lấy được lệnh giao hàng phải đóng phí lưu kho, lưu bãi (nếu có), trả phí xếp dỡ rồi mang lệnh giao hàng đến kho để nhận hàng và làm thủ tục hải quan. Nếu là hàng nguyên container có thể mượn về kho riêng để dỡ hàng nhưng phải nộp tiền đặt cọc mượn vỏ, hoặc dỡ hàng ngay tại cảng.
Nhân viên giao nhận giúp chủ hàng mời giám định, khiếu nại, đòi bồi thường nếu có tổn thất xảy ra đối với hàng hóa.
sẽ kết toán các chi phí với chủ hàng.
Nhận xét: Như vậy so sánh với quy trình thực hiện giao nhận vận tải một lô hàng XNK ta có thể nhận thấy quy trình thực hiện giao nhận vận tải hàng hóa XNK bằng đường biển tại chi nhánh là khép kín, chi nhánh thực hiện một cách chuyên nghiệp hầu hết các công việc trong quy trình trên. Điều này giúp cho khách hàng giảm được nhiều chi phí cả về thời gian và vật chất trong việc XNK một lô hàng. Các bước giao nhận được nhân viên giao nhận của chi nhánh thực hiện một cách khoa học đảm bảo chính xác và hạn chế được đáng kể rủi ro cho khách hàng của mình. Hiện nay hàng hóa giao nhận qua đường biển được chi nhánh thực hiện chủ yếu tại cảng Hải Phòng và cảng Đình Vũ thuộc tỉnh Hải Phòng. Là một trong số những khách hàng thường xuyên của cảng Hải Phòng, chi nhánh đã và đang khai thác hệ thống kho bãi của cảng - được xây dựng theo tiêu chuẩn chất lượng cao, được chia theo từng khu vực chuyên dụng phù hợp với điều kiện bảo quản, xếp dỡ, vận chuyển từng loại hàng.
2.2.3. Các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biểnđường biểnđường biển đường biển