Bước 1: Nhận hàng từ người gửi hàng (người xuất khẩu)
Khi nhận được hợp giao nhận một lô hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển, việc đầu tiên nhân viên giao nhận của chi nhánh thực hiện đó là nhận hàng từ khách hàng của mình (người xuất khẩu). Căn cứ vào trình tự giao nhận hàng xuất khẩu nói trên thì ta có thể thấy đây chính là bước gom hàng xuất khẩu của người giao nhận. Chi nhánh và chủ hàng sẽ tiến hành thỏa thuận về phương thức và địa điểm nhận hàng. Về phương thức gửi hàng, khách hàng có thể trực tiếp mang mang hàng hoặc sử dụng dịch vụ vận chuyển nội địa của chi nhánh. Về địa điểm, hàng hóa có thể
được trực tiếp đưa tới cảng hoặc mang về kho của chi nhánh ở hai Khu công nghiệp Nội Bài và Đông Anh.
Sau khi nhận hàng, nhân viên giao nhận cũng như chi nhánh là người chịu trách nhiệm về hàng hóa, vì vậy để đảm bảo an toàn và tránh rủi ro cho người giao nhận, việc nhận hàng từ người gửi phải được tiến hành hết sức nghiêm ngặt và chặt chẽ để đảm bảo yêu cầu về hàng hóa. Cũng trong quá trình này, đối với hàng lẻ, chi nhánh còn thực hiện dịch vụ như đóng gói hàng phù hợp với phương thức vận chuyển, tuyến đường đi và phù hợp với quy định trong hợp đồng mua bán ngoại thương.
Bước 2: Thuê người chuyên chở hàng
Khi được ủy thác thuê tàu, nhân viên giao nhận của chi nhánh sẽ tìm hiểu xem hàng hóa đó chở tới đâu, tuyến đường vận tải đó chi nhánh đã từng khai thác chưa? Với những tuyến đường cũ chi nhánh sẽ liên hệ với hãng tàu mà chi nhánh đã làm giá trước để xin chỗ, lưu cước, xin vỏ Container để chủ hàng đóng hàng. Với tuyến đường mà chi nhánh chưa từng khai thác, chi nhánh sẽ tìm hiểu giá cả ở nhiều hãng tàu, sau đó lựa chọn hãng tàu có chất lượng và giá cả hợp lý nhất. Tuân thủ quy định khi thuê tàu như vậy, chi nhánh đảm bảo mang lại lợi ích tốt nhất cho khách hàng, qua đó uy tín của chi nhánh cũng được nâng lên.
Bước 3: Tổ chức giao hàng lên tàu
Trước khi tàu đến cảng bốc hàng
Căn cứ vào tình hình và địa điểm của tàu lúc đó,trước khi tàu cập cảng, hãng tàu sẽ gửi “Thông báo thời gian dự kiến tàu vào cảng” (ETA – Estimeted Time of Arrival) cho người giao nhận.
Khi biết được thời gian dự kiến tàu đến cảng, nhân viên giao nhận của chi nhánh sẽ thực hiện một số công việc như:
- Xin kiểm nghiệm, kiểm dịch cho hàng hóa để lấy giấy chứng nhận kiểm nghiệm, kiểm dịch nhất là đối với hàng nông sản, thủy sản và các hàng hóa đặc biệt.
- Lập tờ khai hải quan, tiến hành thông quan hàng xuất khẩu. - Nộp thuế xuất khẩu (nếu có) cho hàng hóa.
- Cung cấp chỉ dẫn xếp hàng cho hãng tàu, đồng thời nhận thông báo xếp hàng do hãng tàu cấp.
- Lập bảng kê khai hàng hóa (Cargo list) gồm 5 bản để gửi cho cảng và gửi cho tàu. - Với hàng xuất đóng trong container, ngoài bản danh mục hàng hóa, nhân viên giao nhận phải xin hãng tàu lệnh giao vỏ container rỗng để khách hàng về đóng hàng. Sau đó làm thủ tục hải quan, niêm phong kẹp chì. Còn với hàng lẻ thì nhân
viên giao nhận sẽ cấp cho người gửi hàng vận đơn gom hàng (House Bill of Lading - HB/L), tập hợp các lô hàng lẻ và đóng vào container sau khi đã qua kiểm tra của Hải quan.
Sau khi tàu vào cảng
Khi tàu cập cảng, dỡ hết hàng và sẵn sàng cho việc xếp hàng, hãng tàu sẽ gửi thông báo sẵn sàng xếp dỡ (NOR - Notice Of Readiness). Nhận được NOR, nhân viên giao nhận sẽ tiến hành kiểm tra xem thực tế tàu đã sẵn sàng xếp dỡ hàng chưa và ký nhận vào NOR. Sau đó thực hiện các công việc:
- Tổ chức chuyên chở hàng hóa ra cảng nếu hàng còn ở trong kho.
- Căn cứ vào bảng kê khai hàng hóa, tàu sẽ lên sơ đồ xếp hàng (Cargo plan). Nhân viên giao nhận sẽ cùng phòng điều độ của cảng lên kế hoạch giao hàng, xếp hàng lên tàu.
- Trong thời gian xếp hàng, khi có phát sinh nhân viên giao nhận của chi nhánh phải có mặt ngay lập tức để giải quyết. Trong trường hàng bị hỏng, tổn thất trong quá trình xếp hàng thì nhân viên giao nhận cùng với cảng và các bên liên quan lập biên bản cần thiết.
Bước 4: Lập bộ chứng từ
Khi hàng đã xếp lên tàu, nếu được ủy thác, nhân viên giao nhận phải lấy được Biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt - MR) để đổi lấy vận đơn. Vận đơn phải sạch để đảm bảo quyền lợi cho các bên sau này, tránh xảy ra tranh chấp. Đối với hàng lẻ, nhân viên giao nhận dựa trên cơ sở chi tiết làm vận đơn nhận từ chủ hàng tiến hành lập vận đơn gom hàng.
Tiếp theo, nhân viên giao nhận lập bộ chứng từ thanh toán gửi cho chủ hàng bao gồm: vận đơn, hóa đơn thương mại, hợp đồng mua bán ngoại thương, packing list…
Ngoài ra nhân viên giao nhận của chi nhánh sẽ phải mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu cần, thông báo cho người gửi hàng biết ngày tàu rời cảng để họ thông báo cho đối tác nhận hàng, thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc dỡ hàng, bảo quản, lưu kho…, tính toán thưởng phạt xếp dỡ nếu có.
Cuối cùng, nhân viên giao nhận thông qua nhân viên phòng kế toán sẽ kết toán các chi phí giao nhận với người gửi hàng.