Một trong những công cụ quản lý nguồn nhân lực của phòng Tổ chức - Hành chính là quá trình phân tích công việc. Đây là quá trình thu thập các tư liệu đánh giá một cách có hệ thống những thông tin quan trọng có liên quan đến những công việc cụ thể trong công ty nhằm làm rõ bản chất từng công việc.
Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng bởi vì nhờ có phân tích công việc mà người quản lý xác định được các kỳ vọng của mình đối với người lao động và làm cho họ hiểu được các kỳ vọng đó, nhờ đó người lao động cũng hiểu được những nhiệm vụ, trách nhiệm của mình trong công việc. Đồng thời phân tích công việc là điều kiện để có thể thực hiện được các hoạt động quản lý nguồn nhân lực đúng đắn và hiệu quả thông qua việc giúp cho người quản lý có thể đưa ra được các quyết định nhân sự như tuyển dụng, thù lao…Công tác phân tích công việc tại Nhà
máy hiện nay được thực hiện bởi phòng TCHC và có sự phối hợp với các phòng ban liên quan.
Thực trạng
Công tác phân tích công việc tại Nhà máy Thuốc lá Khatoco được thực hiện theo cách thức sau đây:
- Giám đốc chỉ đạo cho phòng TCHC phối hợp với các phòng ban khác trong Nhà máy thực hiện công tác phân tích công việc để đảm bảo sự phân công rõ ràng trong nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn giữa những người lao động làm công việc khác nhau, để giúp cho người lao động hiểu rõ mình cần phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì ngoài ra có thể làm cơ sở phục vụ cho công tác khác của quản trị nhân lực trong Nhà máy.
- Thực hiện chỉ đạo của giám đốc, phòng TCHC đã có công văn đề nghị các trưởng phòng, ban khác trong Nhà máy thực hiện công tác phân tích công việc cho tất cả các công việc trong phòng, ban mình. Trong đó có hướng dẫn, tại mỗi công việc cần nêu rõ người lao động cần phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì và có những quyền hạn nào.
- Các trưởng, phòng ban, bằng những kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, sự hiểu biết về công việc, bằng kinh nghiệm bản thân trong lĩnh vực của phòng ban mình; một phần thông qua quá trình cùng làm việc hàng ngày với người lao động trong phòng, ban mình nên có thể quan sát quá trình thực hiện công việc của họ và có thể có những trao đổi, thảo luận với họ để bổ sung thông tin về: những nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện, thực hiện chúng như thế nào, phạm vi quyền hạn ra sao…Từ đó các trưởng phòng, ban trực tiếp viết văn bản phân tích công việc, cụ thể là bản mô tả công việc.
- Sau khi trưởng phòng, ban đã xây dựng được bảng mô tả công việc, văn bản này được gửi cho người lao động đọc và đề xuất ý kiến đóng góp để hoàn thiện. Trên thực tế, hầu hết các phòng, ban thường không thực hiện công việc này.
- Các trưởng phòng, ban sau khi xem xét lại và bổ sung hoàn chỉnh sẽ giao bảng mô tả công việc của phòng ban mình cho phòng TCHC. Sau đó phòng TCHC trình giám đốc Nhà máy duyệt. Sau khi được giám đốc thông qua bảng mô tả công việc được gửi tới các phòng, ban và lưu lại tại phòng TCHC.
Bản mô tả công việc của nhân viên nhân sự: Đơn vị NHÀ MÁYTL KTC KH Mã công việc 03.02-TC-HC BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Ngày hiệu lực
Mẫu 1 - Dùng cho nhân viên
A. THÔNG TIN CÔNG VIỆC
Chức danh công việc Nhân viên nhân sự phụ trách tuyển dụng, đào tạo kiêm hành chính
Bộ phận Tổ chức Hành chính
Cấp trên trực tiếp Trưởng Phòng Tổ chức Hành chính
Thời gian làm việc Theo giờ hành chính của Nhà máy
B. THÔNG TIN NGƯỜI ĐẢM NHẬN CÔNG VIỆC
Họ và tên Nam
Ngày/tháng/năm sinh
Ngạch/bậc/chỉ số lương CV Nhóm - Bậc - Hệ số
Địa chỉ thường trú Điện thoại liên hệ
C. MÔ TẢ CÔNG VIỆC I. Chức năng:
- Thực hiện nhiệm vụ của công tác tuyển dụng; - Tổ chức các khóa đào tạo và phát triển nhân viên; - Phụ trách công tác truyền thông;
- Lưu trữ hồ sơ, tài liệu hiện hành.
II. Nhiệm vụ, tiêu chuẩn đánh giá công việc:
TT Nhiệm vụ Tiêu chuẩn đánh giá
Ước tính % thời gian dành cho mỗi n/vụ
1 Tuyển dụng 20
a Xây dựng, triển khai kế hoạch tuyển
dụng hàng năm căn cứ vào định biên. Hợp lý, chuẩn xác 1
b
Thực hiện các nhiệm vụ của công tác tuyển dụng như: Tổ chức tuyển dụng; xây dựng và quản lý ngân hàng đề thi; tiếp nhận, quản lý, và hoàn thiện hồ sơ thủ tục.
c
Thực hiện đánh giá Nhân viên học & thử việc để làm cơ sở xem xét tái ký Hợp đồng chính thức. Tổ chức chương trình báo cáo kết thúc quá trình học & thử việc của Nhân viên trình độ có trình độ chuyên môn.
Chính xác
Hợp lý, chu đáo 2
d Quản lý sinh viên thực tập. Theo yêu cầu 1
e Theo dõi và thực hiện Hợp đồng lao
động cho nhân viên. Kịp thời, đầy đủ, chính xác 11
2 Đào tạo, phát triển nhân viên 35
a
Xây dựng chương trình đào tạo trên cơ sở phân tích nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp; Phát triển nghề nghiệp cho nhân viên và phát triển nhân lực cho doanh nghiệp.
Cụ thể, khả thi. 2
b
Đề xuất danh sách đào tạo theo yêu cầu của Lãnh đạo. Trực tiếp triển khai tổ chức các chương trình đào tạo tại Nhà máy.
Đúng đối tượng. Cụ thể;
đáp ứng tốt yêu cầu. 26
c
Lưu hồ sơ và theo dõi công tác đào tạo nhân viên. Thực hiện thu hồi chi phí đào tạo đối với Nhân viên nghỉ việc theo đúng quy chế. Lập báo cáo, đánh giá định kỳ hoặc đột xuất công tác đào tạo theo yêu cầu Lãnh đạo.
Kịp thời, đầy đủ, chính xác,
có hệ thống. 1
d Phụ trách chương trình “Hội nhập vào
môi trường làm việc” cho tân nhân viên. Theo yêu cầu, chu đáo 1 e Phối hợp tổ chức công tác thi bậc nghề. Đáp ứng tốt yêu cầu 5
3 Công tác truyền thông 27
a
Tổ chức chương trình trách nhiệm xã hội cho người lao động theo quy định của Nhà máy; Xây dựng thái độ tích cực đối với mục tiêu Nhà máy.
Theo chương trình cụ thể 10
b Tổ chức các chương trình hoạt động
thường niên tại Nhà máy. Theo yêu cầu, chu đáo 16 d Tham gia các hoạt động tài trợ; thực
hiện quan hệ đối nội. Theo yêu cầu, chu đáo 1
4 Lưu trữ 12
a Cải tạo môi trường khu vực lưu trữ Thoáng mát, tiện ích 8
b Cập nhật tài liệu, hồ sơ vào lưu trữ Hợp lý 2
c Theo dõi và cung cấp tài liệu, hồ sơ lưu
trữ theo yêu cầu. Nhanh, kịp thời 1
5 Công việc khác 2
a Hướng dẫn sinh viên kiến tập, khách
tham quan Theo chỉ đạo 1
b Thực hiện phân bổ lịch trực hỗ trợ các
giải bóng đá tại sân 19/8 Theo yêu cầu 1
6 Công việc phát sinh 2
a Thực hiện bảng biểu, in ấn băng rôn, câu
khẩu hiệu cho các đơn vị Kịp thời, đúng với đề xuất 1 b Thực hiện các công việc phát sinh khác
theo yêu cầu của Lãnh đạo.
Sẵn sàng theo yêu cầu được
phân công 1
6 Chế độ báo cáo 2
a
Báo cáo Lãnh đạo Nhà máy sơ bộ tình hình sau các mỗi đợt tuyển dụng, mỗi khoá đào tạo. Báo cáo công tác đào tạo hàng năm theo quy định trình Lãnh đạo Nhà máy, Lãnh đạo Tổng công ty.
Báo cáo trung thực, cụ thể 1
b
Báo cáo về công tác lưu trữ hiện hành tại Nhà máy cho Phòng TCHC Tổng công ty.
Đầy đủ, có hệ thống 1
III. Quyền hạn:
TT Nội dung Quyền hạn
+ Với nhân viên thuộc
quyền quản lý
+ Với nhiệm vụ công việc
Chủ động, đúng yêu cầu để hoàn thành công việc.
1
Quyền quyết định các vấn đề liên quan đến công việc được giao
+ Với đối tác và cơ quan bên ngoài (theo thẩm quyền quy định)
Khi được phân công hoặc ủy quyền. + Liên quan trực tiếp đến
công việc được giao Chủ động + Những vấn đề liên
quan đến hoạt động của đơn vị Chủ động 2 Quyền tham mưu, đề xuất với cấp trên trực tiếp + Sự phối hợp của các bộ phận khác Chủ động 3 Quyền được báo cáo, đề xuất vượt cấp + Với lãnh đạo TCT + Với lãnh đạo đơn vị + Với lãnh đạo cấp trên khác
Báo cáo Lãnh đạo Nhà máy:
- Đối với trường hợp đã đề xuất nhiều lần nhưng lãnh đạo Phòng không xem xét giải quyết hoặc không trả lời hợp lý. - Khi có sự cố xảy ra ảnh hưởng nghiêm trọng đến tình hình hoạt động sản xuất
của Nhà máy nhưng không liên lạc, báo cáo được với lãnh đạo trực tiếp thì được quyền báo cáo vượt cấp lên lãnh đạo cấp cao hơn.
+ Thông tin liên quan
nhiệm vụ được giao Đầy đủ + Thông tin liên quan đến
hoạt động của đơn vị, TCT
Những thông tin liên quan tới công việc được giao
4
Quyền được yêu cầu cung cấp thông tin
+ Các nguồn thông tin
khác Khi có nhu cầu để đáp ứng công việc.
+ Phương tiện vật chất Máy vi tính có nối mạng, máy tính tay, văn phòng phẩm, tủ đựng hồ sơ.
+ Yêu cầu về nhân lực 5
Quyền được đáp ứng các điều kiện làm
việc + Điều kiện khác Sự phối hợp của các đơn vị
IV. Mối quan hệ:
TT Bộ phận Nội dung
Bên trong Nhà máy
1 Trưởng phòng TC-HC Chịu sự quản lý trực tiếp của Trưởng phòng. 2 Tất cả các đơn vị, bộ phận
trong Nhà máy
Xác định nhu cầu tuyển dụng, đào tạo và phối hợp tổ chức truyền thông; quản lý hồ sơ lưu trữ.
Bên ngoài Nhà máy
1 Các phòng ban, đơn vị trong Tổng công ty
a Phòng tổ chức hành chính Tổng công ty
Báo cáo tuyển dụng, đào tạo, lưu trữ và nhận sự chỉ đạo công việc các vấn đề liên quan đến công tác, nhiệm vụ được giao.
2 Các đối tác của Công ty và
các cơ quan chức năng. Khi được phân công
D. TIÊU CHUẨN CHỨC DANH CÔNG VIỆC
TT Nội dung Thông tin cá nhân Tiêu chuẩn đề xuất
+ Trình độ văn hóa 12/12
+ Trình độ chuyên môn Đại học chuyên ngành
kinh tế 1 Trình độ
học vấn
+ Các khóa đào tạo khác Quản trị nguồn nhân lực
+ Bằng cấp Bằng B tiếng Anh trở
lên 2 Ngoại
ngữ
thường. + Bằng cấp Vi tính A 3 Tin học, internet + Khả năng sử dụng Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng, Internet. Từ 2 năm trở lên làm công tác nhân sự. Kỹ năng tổng hợp số liệu, thuyết trình. 4 Kinh nghiệm, kỹ năng
Có kỹ năng tổ chức công việc cá nhân. Năng động, có tinh thần cầu tiến 5 Phẩm chất cá nhân Trung thực, cẩn thận. 6 Thể chất/sức khỏe Có ngoại hình. Sức khoẻ tốt.
PHÊ DUYỆT CỦA LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ
Ngày...
Đánh giá
Như vậy:
- Công tác phân tích công việc đã được các phòng, ban thực hiện theo ý kiến chỉ đạo của Giám đốc thông qua phòng TCHC, với mục đích của phân tích công việc là giúp người lao động nắm được mình có nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn gì. Ngoài ra, phòng TCHC chưa xác định rõ sẽ ứng dụng kết quả phân tích công việc vào công tác quản lý nhân lực cụ thể nào khác.
- Người chịu trách nhiệm thực hiện phân tích công việc được phòng TCHC giao cho các trưởng phòng, ban chứ không phải nhân viên của Phòng TCHC hoặc các chuyên gia phân tích công việc thuê bên ngoài Nhà máy.
Các trưởng phòng, ban thường là những người có kiến thức sâu sắc về chuyên môn nghiệp vụ, có kinh nghiệm làm việc lâu năm trong lĩnh vực của phòng,
Trưởng Phòng Tổ chức Hành chính (Ký tên) Ngày……… Người thực hiện (Ký tên) Ngày………
ban mình. Họ là người giám sát, quản lý trực tiếp, phân công công việc, nhiệm vụ cho từng người lao động trong phòng, ban mình, yêu cầu người lao động thực hiện công việc như thế nào và phải đạt kết quả ra sao; hàng ngày, Trưởng phòng, ban có thể làm việc cùng người lao động nên họ dễ dàng quan sát quá trình làm việc và tiếp xúc trực tiếp với người lao động hơn. Vì vậy Trưởng phòng, ban là người hiểu rõ nhất về các công việc của phòng, ban mình. Đó là ưu điểm của việc các Trưởng phòng, ban là người phân tích công việc vì khi đó các thông tin trong văn bản phân tích công việc đảm bảo chính xác, đầy đủ và sát thực hơn. Hơn nữa như thế còn tiết kiệm thời gian, do trong cùng một khoảng thời gian các phòng, ban khác nhau có thể cùng tiến hành viết văn bản phân tích công việc cho phòng, ban mình.
Tuy nhiên, các Trưởng phòng, ban là những người có chuyên môn không thuộc lĩnh vực nhân sự, họ không có hoặc rất hạn chế về kiến thức, kỹ năng phân tích công việc như: lựa chọn phương pháp thu thập thông tin, thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin hay kỹ năng viết văn bản phân tích công việc… Nhà máy cũng không có sự đào tạo, phòng TCHC không có hướng dẫn cho các Trưởng phòng, ban về cách thức tiến hành phân tích công việc.
- Các Trưởng phòng, ban không tiến hành lựa chọn phương pháp thu thập thông tin, và cũng không có phương pháp thu thập thông tin rõ ràng. Quá trình thu thập thông tin và xử lý thông tin hầu như không có. Các Trưởng phòng, ban viết bảng mô tả công việc chủ yếu dựa vào sự hiểu biết về các công việc hay qua các cuộc nói chuyện trao đổi mang tính chất không chính thức với người lao động.
- Việc lấy ý kiến của người lao động trước khi trình Giám đốc duyệt bảng mô tả công việc cũng chỉ mang tính chất hình thức nhiều hơn. Hầu hết các phòng, ban không đưa cho người lao động để họ đọc và đóng góp ý kiến; nếu có thì người lao động chỉ đọc qua và tán thành, họ không dành thời gian đọc và suy nghĩ thực sự sâu sắc về văn bản này.
Nhìn chung qua phân tích cho thấy, công tác phân tích công việc của Nhà máy được thực hiện tương đối tốt. Nhà máy đã tiến hành phân tích công việc cho tất cả các vị trí công tác từ cấp quản lý đến bộ phận nhân viên như nhân viên chăm sóc cây cảnh, thợ sửa chữa,…nhờ đó mà công việc của mỗi người được quy định rõ ràng, không có sự chồng chéo cũng như tránh được tình trạng có nhiều người nhiều việc, nhiều người nhàn rỗi. Tuy nhiên cách thức phân tích công việc mà Nhà máy đang thực hiện còn nhiều điểm chưa hợp lý, còn thiếu nhiều hoạt động quan trọng
của phân tích công việc, có những hoạt động chỉ mang tính hình thức và chưa chính quy.