II Đối với ngoài doanh nghiệp
12 SL nhõn sự điều động đi SL nhõn sự điều động đến 101 10 0-
2.2.1. Thực trạng quản lý hệ thống cỏc tài liệu
Hệ thống tài liệu tạo khả năng thụng bỏo cỏc ý định và sự nhất quỏn cỏc hành động. Chớnh vỡ vậy, để thống nhất cỏch thức tỏc nghiệp giữa cỏc bộ phận, phũng ban và trong nội bộ cỏc bộ phận, phũng ban đú, cụng ty đó ban hành một số quy trỡnh cựng những biểu mẫu đi kốm. Cỏc quy trỡnh này mụ tả lưu đồ triển khai cụng
việc đang được ỏp dụng và cú hiệu quả nhất tại cụng ty. Đối với những nhõn viờn mới vào làm việc, cỏc quy trỡnh sẽ là tài liệu giỳp họ nắm bắt được tổng quỏt quỏ trỡnh hoạt động sản xuất – kinh doanh của cụng ty và nhanh chúng thớch nghi với cụng việc.
Hiện nay, hệ thống tài liệu của cụng ty bao gồm: cỏc tài liệu nội bộ và cỏc tài liệu cú nguồn gốc từ bờn ngoài. Trong đú:
− Cỏc tài liệu nội bộ: cỏc quy trỡnh, cỏc hướng dẫn cụng việc, cỏc tiờu chuẩn cơ sở và cỏc quy định kỹ thuật, cỏc kế hoạch sản xuất, cỏc nội quy, quy chế do Cụng ty ban hành, cỏc dự ỏn của cụng ty.
− Cỏc tài liệu cú nguồn gốc từ bờn ngoài: cỏc tài liệu kỹ thuật liờn quan đến trang thiết bị đang được sử dụng trong sản xuất do nhà cung cấp chuyển giao, cỏc tài liệu do khỏch hàng cung cấp, cỏc văn bản phỏp qui liờn quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và cỏc tài liệu kỹ thuật khỏc…
Bộ phận soạn thảo và ban hành cỏc tài liệu nờu trờn cũng chớnh là bộ phận lưu trữ để tạo sự thuận tiện trong quỏ trỡnh sử dụng tài liệu, cụ thể về cỏc tài liệu quy trỡnh như sau: