II Đối với ngoài doanh nghiệp
12 SL nhõn sự điều động đi SL nhõn sự điều động đến 101 10 0-
2.3.2.1. Cỏc hạn chế trong hệ thống cỏc tài liệu chất lượng
Hệ thống tài liệu chất lượng được soạn thảo và ban hành nhằm mục đớch thống nhất cỏch thức tỏc nghiệp giữa cỏc bộ phận liờn quan đến quỏ trỡnh sản xuất, phõn định rừ trỏch nhiệm, quyền hạn của cỏc CBCNV; tạo điều kiện cho sự phản hồi những sai sút và là căn cứ để đỏnh giỏ chất lượng cũng như tớnh hiệu quả trong sản xuất tại từng vị trớ nhất định… Với vai trũ và tầm quan trọng như vậy, nờn cụng ty đó bước đầu xõy dựng được một hệ thống cỏc tài liệu, quy trỡnh, hướng dẫn. Tuy nhiờn, cỏc hạn chế nổi bật trong hệ thống tài liệu này của cụng ty được xỏc định cụ thể như sau:
− Về mặt số lượng: so với yờu cầu về hệ thống tài liệu mà tiờu chuẩn ISO 9001:2008 đặt ra, số lượng hệ thống tài liệu của cụng ty cũn sơ sài và thiếu nhiều văn bản tài liệu quan trọng. Đặc biệt, cỏc văn bản về chớnh sỏch, mục tiờu chất lượng hiện nay chưa được cụng ty xõy dựng và ban hành. Ngoài ra, cỏc thủ tục, quy trỡnh bắt buộc phải soạn thảo về sỏu hoạt động dưới đõy vẫn chưa được cụng ty thiết lập, bao gồm:
+ Thủ tục về kiểm soỏt tài liệu
+ Thủ tục về kiểm soỏt hồ sơ chất lượng + Thủ tục về đỏnh giỏ nội bộ
+ Thủ tục về kiểm soỏt cỏc sản phẩm khụng phự hợp + Thủ tục về hành động khắc phục
+ Thủ tục về hành động phũng ngừa.
Chớnh do sự thiếu sút của cỏc loại thủ tục này nờn hiện nay tất cả cỏc tài liệu, quy trỡnh, hồ sơ được soạn thảo tại cụng ty chưa cú sự kiểm soỏt chặt chẽ và chưa cú bộ phận, nhõn viờn chịu trỏch nhiệm cụ thể trong vấn đề quản lý, xử lý cỏc tài liệu đó lỗi thời.
− Về mặt chất lượng: xột 11 quy trỡnh đó được soạn thảo và đang được ỏp dụng
vào trong hoạt động sản xuất của cụng ty, cỏc lỗi thường gặp trong những quy trỡnh này đú là:
+ Lỗi về ký hiệu mó húa tài liệu và biểu mẫu đớnh kốm: do khụng cú sự thống nhất về ký hiệu mó húa tài liệu, vỡ vậy mỗi tài liệu được người soạn thảo đặt một mó húa khỏc nhau. Điều này dẫn đến tỡnh trạng một biểu mẫu được sử dụng trong nhiều quy trỡnh thỡ được mó húa theo nhiều ký hiệu khỏc nhau, gõy nhầm lẫn cho người sử dụng.
+ Lỗi về diễn giải lưu đồ: trong quỏ trỡnh diễn giải lưu đồ, người soạn thảo khụng phản ỏnh đầy đủ nội dung cỏc cõu hỏi: “Ai? Cỏi gỡ? Ở đõu? Tại sao?
Khi nào? Và làm như thế nào?” đối với những bộ phận, những cỏ nhõn cú
liờn quan trong quỏ trỡnh thực hiện triển khai quy trỡnh.
+ Lỗi về cỏch thức trỡnh bày quy trỡnh: quy trỡnh trỡnh bày khụng logic, rừ ràng và khụng đầy đủ cỏc phần yờu cầu (mục đớch, đối tượng ỏp dụng quy trỡnh,
lưu đồ, diễn giải lưu đồ, biểu mẫu đớnh kốm, lưu trữ hồ sơ…).
+ Lỗi về cỏc biểu mẫu sử dụng trong quy trỡnh: sử dụng thừa, thiếu hoặc ỏp dụng sai biểu mẫu.
+ Lỗi về vẽ lưu đồ: lưu đồ vẽ sai hoặc khụng đầy đủ cỏc bước tỏc nghiệp thực tế trong quỏ trỡnh hoạt động sản xuất – kinh doanh của cụng ty.
+ Lỗi về nội dung quy trỡnh đó lỗi thời: sự thay đổi cỏc bước tỏc nghiệp khụng được bổ sung sửa đổi kịp thời vào trong quy trỡnh.
+ Lỗi về ngày ban hành.
Như vậy, dựa vào đặc tớnh của cỏc loại lỗi nờu trờn, thụng qua việc đỏnh giỏ 11 quy trỡnh hiện cú, ta cú được tỉ lệ % cỏc lỗi như sau:
Biểu đồ 2.3: So sỏnh tỉ lệ % cỏc lỗi phổ biến trong hệ thống tài liệu chất lượng
Dựa vào biểu đồ trờn, cú thể thấy: lỗi về ký hiệu mó húa tài liệu và biểu mẫu đớnh kốm chiếm tỉ lệ cao nhất (28%), tiếp theo là lỗi về diễn giải lưu đồ (23%), lỗi về cỏch thức trỡnh bày quy trỡnh (15%)… Thực tế đõy là những lỗi đơn giản và cú thể trỏnh được ngay từ đầu nếu như người soạn thảo chỳ ý và soạn thảo cẩn thận, nghiờm tỳc. Tuy nhiờn, nếu những lỗi này khụng được khắc phục kịp thời, nhanh chúng thỡ sẽ gõy khú khăn rất lớn đối với người sử dụng quy trỡnh, đặc biệt là đối với những nhõn viờn mới vào, cần tỡm hiểu quy trỡnh để nắm bắt cụng việc.
− Về cỏch thức ban hành, phổ biến hệ thống tài liệu chất lượng: hiện nay, vỡ chưa cú bộ phận, cỏ nhõn cụ thể phụ trỏch quản lý chung tất cả cỏc hệ thống tài liệu chất lượng, do đú cỏc quy trỡnh, tài liệu được soạn thảo ở bộ phận nào thỡ bộ phận đú nắm rừ. Cỏc bộ phận khỏc muốn tỡm hiểu phải tự tỡm kiếm, liờn lạc tỏc nghiệp để biết được nội dung quy trỡnh. Điều này dẫn đến tỡnh trạng cỏc quy trỡnh khụng được phổ biến cụ thể, rừ ràng đến từng bộ phận, phũng ban, gõy ỏch tắc đến việc triển khai cụng việc vỡ phải tỡm hiểu lại quy trỡnh.
Biểu đồ 2.4: Kết quả điều tra về tỉ lệ % CBCNV hiểu biết về cỏc quy trỡnh đang được triển khai ỏp dụng tại cụng ty