II Đối với ngoài doanh nghiệp
ISO 9001:2008 TẠI CễNG TY TNHH MTV CƠ KHÍ CHUYấN DỤNG BẮC BỘ TRƯỜNG HẢ
3.2.1. Thành lập phũng quản lý chất lượng và ban ISO
Lý do thành lập là vỡ mặc dự hiện nay cỏc kế hoạch xõy dựng HTQLCL theo tiờu chuẩn ISO 9001:2008 đó được ban lónh đạo thiết lập, tuy nhiờn cụng ty lại hoàn toàn chưa cú bộ phận chuyờn biệt nào để phụ trỏch triển khai mà hầu hết là giao cho cỏc bộ phận đang cú tại cụng ty kiờm nhiệm. Điều này dễ dẫn đến sự sao nhóng, cỏc kế hoạch dễ bị bỏ quờn do cỏc bộ phận tập trung giải quyết cỏc hoạt động chớnh của bộ phận.
Mặt khỏc, qua phõn tớch thực trạng về tỡnh hỡnh quản lý chất lượng của Cụng ty thỡ thấy rằng: cụng tỏc quản lý chất lượng chỉ tập trung vào khõu cuối cựng của quỏ trỡnh sản xuất với nhiệm vụ chớnh là kiểm tra những sản phẩm đó hoàn thành. Đồng thời, nhiệm vụ kiểm tra chất lượng sản phẩm cũng chỉ là trỏch nhiệm của phũng KH-KT, khụng cú sự tham gia của mọi thành viờn trong Cụng ty. Trong khi đú, đối với cỏc nhõn viờn P.KH-KT, mỗi người lại kiờm nhiệm nhiều cụng việc khỏc nhau nờn mức độ tập trung vào cụng tỏc kiểm tra, kiểm soỏt chất lượng thấp.
Vỡ vậy, việc thành lập một phũng quản lý chất lượng nhằm giải quyết cỏc vấn đề tồn tại của Cụng ty là vụ cựng cần thiết. Mục đớch của việc thành lập bộ phận
này là để:
+ Giành nhiều thời gian cho việc phũng ngừa, thụi lệ thuộc vào cụng tỏc kiểm tra. + Tạo ra mối liờn kết trong cụng tỏc quản lý chất lượng giữa ban lónh đạo
Cụng ty với cỏc phũng ban và mọi thành viờn trong Cụng ty.
+ Xõy dựng đội ngũ nhõn viờn làm cụng tỏc quản lý chất lượng cú tinh thần trỏch nhiệm, cú trỡnh độ chuyờn mụn trong lĩnh vực chất lượng, am hiểu về kỹ thuật.
+ Giảm gỏnh nặng cho Phũng Kế hoạch - Kỹ thuật của cụng ty.
+ Tiếp nhận những đề xuất cải tiến chất lượng từ tất cả cỏc bộ phận, phũng ban, tổ sản xuất và của cỏc CBCNV trong toàn cụng ty. Nghiờn cứu, triển khai ứng dụng cỏc cải tiến đú và đề xuất hỗ trợ, khen thưởng kịp thời đối với những đề xuất cải tiến hay, mang lại hiệu quả chất lượng cao cho cụng ty. Túm lại, việc thành lập Phũng quản lý chất lượng với mục tiờu là đạt được chất lượng thoả món được nhu cầu của khỏch hàng một cỏch tiết kiệm nhất. Xõy dựng mục tiờu cho hoạt động quản lý chất lượng của Cụng ty là:
(1) Coi chất lượng là số 1.
(2) Định hướng vào người tiờu dựng.
(3) Đảm bảo thụng tin và kiểm soỏt quỏ trỡnh thống kờ. (4) Coi trọng yếu tố con người.
(5) Cải tiến liờn tục và mói mói trong hệ thống sản xuất và dịch vụ
Để thực hiện mục tiờu trờn thỡ bộ phận mới này phải tuõn thủ hai nguyờn tắc là: thoả món những nhu cầu và mong đợi hợp lý của khỏch hàng và liờn tục cải tiến chất lượng khụng ngừng bằng cỏch ỏp dụng vũng trũn Deming.
Mặt khỏc, cơ cấu tổ chức, quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của P.QLCL phải được cụ thể húa như sau:
Đề xuất sơ đồ cơ cấu tổ chức phũng và biờn chế nhõn sự
•Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức P.Quản lý chất lượng NV QC Chuyền T.tiờu chuẩn NV QC Chuyền T. phi tiờu chuẩn NV QC Kiểm tra Vật tư – Cơ khớ NV QC Hoàn thiện sản phẩm NV QC Cụng trỡnh Cơ Điện Thành viờn Khối Nghiệp vụ Thành viờn Khối sản xuất Thành viờn Khối kinh doanh Thành viờn Khối Dịch vụ Trưởng phũng (Kiờm QMR) Trưởng nhúm QC (KCS) Trưởng nhúm KSNB - ISO Thư ký ISO Ghi chỳ:
QMR: Đại diện lónh đạo về Chất lượng – Trưởng phũng QLCL kiờm trưởng nhúm KSNB (ISO)
Nhúm KSNB – ISO: Tiền thõn cho Ban ISO (Sau khi đó nhận được chứng nhận ISO 9000)
Thành viờn cỏc khối – Cỏc trưởng bộ phận kiờm nhiệm thờm vai trũ của thành viờn ISO
•Biờn chế nhõn sự phũng Quản lý chất lượng
+ Trưởng phũng (Kiờm vị trớ QMR & Trưởng nhúm KSNB – ISO) : 01 người + Trưởng nhúm QC: 01 người
+ Nhõn viờn QC: 05 người + Thư ký: 02 người
+ Thành viờn KSNB – ISO: 04 người
(Nhõn sự cú thể thay đổi phụ thuộc vào cụng việc và điều kiện thực tế)
Lưu ý: đối với vị trớ trưởng nhúm QC, cú thể điều chuyển 01 cỏn bộ kỹ thuật cú trỡnh độ chuyờn mụn cao và kinh nghiệm làm việc lõu năm tại Cụng ty, cú thỏi đội làm việc tớch cực và trỏch nhiệm cao.
Như vậy, khi bổ sung thành lập P.QLCL thỡ sơ đồ cơ cấu tổ chức tại Cụng ty Cơ Khớ Chuyờn Dụng Bắc Bộ Trường Hải sẽ thay đổi (Tham khảo Phụ lục 08: Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại cụng ty CKCD sau khi thành lập thờm P.QLCL)
Chức năng – nhiệm vụ và quyền hạn của Phũng Quản lý chất lượng
Chức năng
− Tham mưu cho Ban Giỏm đốc về cỏc vấn đề liờn quan đến việc thiết lập, thực hiện, duy trỡ và cải tiến một Hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn ISO cho cỏc hoạt động sản xuất và cung cấp dịch vụ của Cụng ty.
− Tổ chức kiểm tra, xỏc nhận chất lượng sản phẩm; giỏm sỏt việc chấp hành kỷ luật cụng nghệ và cỏc quy định kỹ thuật của Cụng ty; tham mưu giỳp Ban Giỏm đốc về cỏc đề xuất cải tiến cụng nghệ, nõng cao hiệu suất và hiệu quả làm việc trong cỏc dõy chuyền sản xuất.
Nhiệm vụ
•Nhúm QC
+ Xõy dựng cỏc tiờu chuẩn kiểm tra chất lượng (nguyờn vật liệu đầu vào, bỏn thành phẩm, cỏc sản phẩm xuất xưởng…) và cỏch thức ỏp dụng cỏc tiờu chuẩn đú trong cụng tỏc kiểm tra, kiểm soỏt toàn bộ quỏ trỡnh sản xuất.
+ Xõy dựng cỏc hướng dẫn kiểm tra và hệ thống biểu mẫu thống kờ lỗi hàng thỏng tại tất cả cỏc khõu thuộc dõy chuyền sản xuất.
giỏm đốc về cỏc sản phẩm khụng phự hợp đồng thời đưa ra cỏc đề xuất cải tiến, khắc phục, phũng ngừa.
+ Kiểm tra giỏm sỏt CBCNV thực hiện đỳng quy trỡnh cụng nghệ, quy định kỹ thuật trong sản xuất.
+ Tổ chức thực hiện thống nhất cụng tỏc đo lường trong sản xuất; kiểm định cỏc thiết bị cụng nghệ và tham gia chuẩn bị cụng nghệ sản xuất, sửa chữa thử sản phẩm để phỏt hiện và giải quyết cỏc vướng mắc phỏt sinh.
+ Tổ chức sơ kết, tổng kết cỏc mặt cụng tỏc về chất lượng sản phẩm; tham gia phõn tớch cỏc hoạt động kinh tế về chỉ tiờu chất lượng sản phẩm, lập bỏo cỏo nghiệp vụ theo quy định.
+ Phối hợp với cỏc bộ phận liờn quan để tổ chức thực hiện thi nõng bậc thợ cho cụng nhõn và cụng tỏc đào tạo.
•Nhúm KSNB – ISO
+ Cựng với cỏc chuyờn gia của tổ chức tư vấn xõy dựng cỏc kế hoạch thiết lập, triển khai ỏp dụng, duy trỡ và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng.
+ Phõn cụng trỏch nhiệm trong việc chuẩn bị bản thảo, xem xột và phờ duyệt cỏc tài liệu cho Hệ thống QLCL.
+ Xỏc định và đề xuất với Ban giỏm đốc Cụng ty về cỏc yờu cầu nguồn lực, bao gồm: nhõn lực, kế hoạch đào tạo, trang thiết bị cần thiết để thiết lập, duy trỡ và cải tiến Hệ thống QLCL.
+ Là đầu mối thực hiện cỏc quan hệ cụng việc với cỏc đơn vị tư vấn cũng như tổ chức chứng nhận trong suốt quỏ trỡnh xõy dựng, ỏp dụng, duy trỡ và cải tiến Hệ thống QLCL theo yờu cầu của tổ chức chứng nhận.
+ Đào tạo và kiểm tra nhận thức của CBCNV trong toàn bộ cụng ty về Hệ thống QLCL nhằm đảm bảo cỏc CBCNV trong cụng ty hiểu được tầm quan trọng của việc đỏp ứng cỏc yờu cầu chất lượng sản phẩm, dịch vụ và nõng cao thỏa món của khỏch hàng.
+ Bỏo cỏo đến Ban giỏm đốc một cỏch thường xuyờn về kết quả thực hiện dự ỏn thiết lập và ỏp dụng Hệ thống QLCL theo tiờu chuẩn ISO 9001:2008 và đề xuất
hướng giải quyết cỏc vấn đề phỏt sinh.
Quyền hạn
+Quyết định toàn bộ cỏc vấn đề liờn quan đến việc thiết lập, triển khai ỏp dụng, đỏnh giỏ, duy trỡ và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng tại Cụng ty.
+Quyền lập biờn bản, cảnh cỏo hoặc kiến nghị phạt hành chớnh đối với cỏc trường hợp vi phạm về quy định đảm bảo tiờu chuẩn kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, quy định về kiểm tra, kiểm soỏt theo Hệ thống tiờu chuẩn mà cụng ty đang ỏp dụng.
+Quyền kiến nghị, tham mưu với Ban giỏm đốc Cụng ty về việc sử dụng, cải tiến cụng nghệ và đầu tư nguồn lực cho Hệ thống kiểm tra, kiểm soỏt chất lượng của Cụng ty.
+Được hưởng đầy đủ cỏc chế độ, quyền lợi theo quy định của Cụng ty.
+Được quyền liờn lạc, yờu cầu tư vấn, trợ giỳp nhõn lực và sự tỏc nghiệp từ cỏc bộ phận, phũng ban liờn quan trong và ngoài Cụng ty khi cú nhu cầu phỏt sinh.
Quy định chế độ bỏo cỏo – Chế độ họp
Đối với chế độ bỏo cỏo: Thực hiện bỏo cỏo định kỳ và bất thường theo quy định về bỏo cỏo do Bộ phận và Cụng ty lập ra.
Bảng 3.2: Quy định về chế độ bỏo cỏo của P.QLCL
STT Tờn bỏo cỏo Yờu cầu trong
bỏo cỏo Thời gian bỏo cỏo Người nhận bỏo cỏo 1 Bỏo cỏo thỏng Tỡnh hỡnh hoạt động chung của phũng trong thỏng 05 ngày đầu của thỏng sau Giỏm đốc, Phú Giỏm đốc, CV KHTH 2
Bỏo cỏo tuần về tỡnh hỡnh kiểm soỏt chất lượng trong dõy chuyền sản xuất Tỡnh hỡnh chất lượng sản phẩm, vật tư đầu vào trong dõy chuyền sản xuất Trước 09h00 sỏng thứ bảy hàng tuần Giỏm đốc, Phú Giỏm đốc, Cỏc trưởng bộ phận
3 Bỏo cỏo tuần về
tỡnh hỡnh kiểm soỏt nội bộ
Tỡnh hỡnh thực hiện cỏc nội quy, quy trỡnh… tại tất cả cỏc bộ phận trong Trước 09h00 sỏng thứ bảy hàng tuần Giỏm đốc, Phú Giỏm đốc, Cỏc trưởng bộ
cụng ty phận
4 Bỏo cỏo đột xuất Theo yờu cầu của lónh
đạo
Ngay khi cú
yờu cầu Ban lónh đạo Đối với chế độ họp:
Vào lỳc 14h15 chiều thứ 07 tuần 01 và tuần 03 của thỏng, tổ chức họp phũng:
+ Thành phần: Trưởng phũng, trưởng nhúm và cỏc nhõn viờn trong nhúm
+ Nội dung: Tổng kết, kiểm điểm quỏ trỡnh hoạt động của kỳ họp trước, nờu cỏc
vấn đề liờn quan đến chất lượng và phương hướng cần giải quyết. Rỳt kinh nghiệm, đề ra cỏc phương hướng hoạt động trong hai tuần tới.
Cuộc họp bất thường, theo yờu cầu của Ban lónh đạo hoặc theo đề nghị của nhõn viờn trong phũng, phải được bỏo trước ớt nhất 02 giờ trước khi tiến hành cuộc họp.