II Đối với ngoài doanh nghiệp
5W1H 5W1H What?
1.3.2.4. Bước 4: Triển khai ỏp dụng cỏc tài liệu đó soạn thảo
Cụng bố phổ biến tài liệu:
Sau khi tài liệu hồ sơ đó được biờn soạn hoàn chỉnh. Doanh nghiệp tiến hành cụng bố ỏp dụng. Đú là quyết định của người lónh đạo cao nhất doanh nghiệp, ghi rừ ngày thỏng cụng bố. Lập hồ sơ theo dừi để ghi chộp tỡnh hỡnh thực hiện. Việc phổ biến cú thể được tiến hành theo cỏc cỏch thức sau:
+ Phổ biến chung cho toàn doanh nghiệp, cỏc cỏn bộ biờn soạn là người phổ biến, cỏc cỏn bộ liờn quan là người tham gia.
+ Từng phũng ban tự phổ biến cho cỏc CBCNV thuộc bộ phận mỡnh.
Mục đớch của việc làm này là để đảm bảo sự thấu hiểu cần thiết ở cỏc cấp quản lý và cỏ nhõn liờn quan đến nội dung cụng việc.
Triển khai ỏp dụng:
Ngay sau khi phổ biến, tất cả cỏc phũng, ban, đơn vị trong doanh nghiệp phải triển khai ỏp dụng theo cỏc qui định trong hệ thống tài liệu, tương ứng với cỏc hoạt
động cú liờn quan trong hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp. Trong thời gian này, cỏn bộ tư vấn sẽ hỗ trợ, hướng dẫn doanh nghiệp cỏch thức ỏp dụng và ghi hồ sơ chất lượng, đồng thời ghi nhận những điểm chưa hợp lý và đề xuất biện phỏp giải quyết.
Xem xột và cải tiến hệ thống chất lượng:
Trong quỏ trỡnh ỏp dụng sẽ cú xuất hiện những bất cập cần bổ sung, sửa đổi, hoặc cú thể tỡm ra những cỏch thức khỏc tốt hơn để tiến hành cụng việc một cỏch hiệu quả hơn, vỡ vậy cỏn bộ tư vấn sẽ phải luụn sỏt cỏnh cựng với cỏc cỏn bộ của doanh nghiệp tiến hành việc ghi nhận những yờu cầu sửa đổi và cải tiến nhằm làm cho hệ thống chất lượng sỏt với thực tế. Cụng việc này sẽ được tiến hành liờn tục cho đến lỳc chứng nhận.