điện tín, telex, fax...
Khi giao dịch bằng thƣ từ, điện tín, telex... ngƣời nhập khẩu cần chú ý trình bày nội dung của thƣ từ, điện tín thật chính xác, tránh gây sự hiểu lầm do trình bày không rõ ràng, hay do sử dụng ngôn ngữ không hợp lý.
Để tránh nhầm lẫn ngƣời nhập khẩu nên chú ý tốt một số vấn đề có liên quan tới lĩnh vực thƣơng mại quốc tế vì các nƣớc nhiều khi có các cách hiểu khác nhau về một vấn đề, chẳng hạn nhƣ đối với đơn vị đo lƣờng, phƣơng thức trả tiền, phân chia các chi phí trong giao nhận, bốc dỡ....Sự khẩn trƣơng trong giao dịch thƣ từ cũng cần đƣợc chú ý thích đáng vì chính sự không khẩn trƣơng đôi khi sẽ làm cho các doanh nghiệp dễ mất đi cơ hội kinh doanh hay bạn hàng.
Nhƣ vậy, các nhà kinh doanh nên phúc đáp thƣ nhận lại một cách không chậm trễ nhằm giữ vững bạn hàng và các mối quan hệ. Để dẫn tốt việc ký hợp đồng khi sử dụng tốt phƣơng pháp đàm phán, thông qua thƣ từ, điện tín, telex, các bên phải qua các bƣớc đề nghị ký kết hợp đồng (chào hàng) và chấp nhận đề nghị ký kết hợp đồng (chấp nhận chào hàng).
Trong quá trình này có rất nhiều vấn đề pháp lý nảy sinh, chủ yếu liên quan tới việc hình thành hợp đồng. Vì vậy, trong phƣơng thức đàm phán và
ký kết hợp đồng qua thƣ từ, điện tín, telex... một doanh nghiệp nhập khẩu cần lƣu ý đến các vấn đề sau:
- Về chào hàng (offer):
Chào hàng là lời đề nghị ký kết hợp đồng, có thể do ngƣời bán và ngƣời mua đƣa ra. Nếu chào hàng là do ngƣời mua đƣa ra, chào hàng đó đƣợc gọi là chào hàng mua, còn nếu do ngƣời bán đƣa ra thì đƣợc gọi là chào hàng bán.
Khi một chào hàng đƣợc phát ra, lời đề nghị ký kết hợp đồng đó có ràng buộc ngƣời chào hàng hay không phụ thuộc vào loại chào hàng. Thông thƣờng ngƣời ta chia ra làm hai loại chào hàng:
+ Chào hàng tự do (free offer): là lời đề nghị không chắc chắn về việc ký kết hợp đồng. Nó không ràng buộc trách nhiệm ngƣời chào hàng đối cam kết của mình, cùng một lúc, với cùng một lô hàng, ngƣời ta có thể chào hàng tự do cho nhiều khách hàng vì việc chấp nhận đơn chào hàng tự do cho dù đúng thời hạn cũng không làm phát sinh hợp đồng. Do vậy ngƣời nhập khẩu khi nhận đƣợc một đơn chào bán, cần phải xem xét đó có phải là đơn chào hàng tự do hay không để tránh trƣờng hợp nhận đƣợc đơn chào hàng tự do lại chấp nhận vô điều kiện đơn chào hàng đó và hiểu lầm rằng hợp đồng đã phát sinh. Ngoài ra ngƣời nhập khẩu cũng cần chú ý khi chào mua tự do phải làm rõ đơn chào hàng của mình để tránh sự hiểu lầm cho đối phƣơng. Việc chào hàng tự do có thể làm rõ bằng nhiều cách, ví dụ bằng cách ghi tiêu đề của đơn chào hàng là: Đơn chào tự do, hoặc ghi trong nội dung của đơn chào hàng: Chào hàng này không kèm theo sự cam kết nào cả, hoặc chào chung chung không ghi số lƣợng, hoặc giá cả hàng hóa.
+ Chào hàng cố định (firm offer): Là lời đề nghị chắc chắn về việc ký kết hợp đồng, nó ràng buộc trách nhiệm ngƣời chào hàng đối với cam kết của mình trong một thời hạn nhất định gọi là thời hạn hiệu lực của đơn chào hàng. Trong thời hạn này, nếu ngƣời đƣợc chào hàng chấp nhận một cách vô điều kiện chào hàng đó thì hợp đồng coi nhƣ đƣợc ký kết. Tuy nhiên nếu ngƣời đƣợc chào hàng không chấp nhận hoàn toàn các điều kiện nêu ra trong đơn
chào hàng mà lại gửi cho ngƣời chào hàng một bức thƣ đề nghị sửa đổi, bổ sung một số điều khoản hay đƣa ra những điều khoản mới... thì hợp đồng vẫn chƣa đƣợc coi là đã đƣợc ký kết, và bức thƣ nhƣ vậy đƣợc coi là đơn chào hàng mới.
Trong chào hàng cố định, nếu ngƣời chào không quy định rõ thời hạn hiệu lực của đơn chào hàng thì thời hạn này sẽ đƣợc tính theo thời gian hợp lý, thƣờng phụ thuộc vào tính chất của từng loại hàng hóa, khoảng cách về không gian giữa ngƣời chào hàng và ngƣời đƣợc chào hàng, và đôi khi phụ thuộc vào tập quán thƣơng mại. Đối với loại chào hàng này ngƣời nhập khẩu cần chú ý một khi đã chấp nhận hoàn toàn chào hàng cố định, có nghĩa là hợp đồng đã đƣợc ký kết, và nếu không thực hiện hợp đồng thì phải chịu các hình thức pháp luật nhƣ: phạt, bồi thƣờng thiệt hại..
Đơn chào hàng dù là tự do hay cố định đều có thể bị hủy bỏ. Theo quan điểm của Anh và Mỹ, thì chào hàng có thể hủy bỏ trong thời hạn hiệu lực của nó nếu nhƣ bên đƣợc chào hàng chƣa chấp nhận chào hàng. Còn theo Công ƣớc Viên năm 1980, ngƣời chào hàng có thể rút lại đơn chào hàng của mình trong hai trƣờng hợp: Chào hàng có thể đƣợc hủy bỏ nếu nhƣ thông bào về việc hủy đơn chào hàng trƣớc hoặc cùng lúc với đơn chào hàng hoặc chào hàng có thể bị hủy bỏ, nếu nhƣ thông bào về việc hủy bỏ đơn chào hàng của ngƣời chào hàng tới tay ngƣời đƣợc chào hàng trƣớc khi ngƣời này gửi đi thông báo chấp nhận chào hàng.
Để ràng buộc đƣợc trách nhiệm ngƣời chào với cam kết của mình, đơn chào hàng phải thỏa mãn những điều kiện sau (điều kiện hiệu lực của đơn chào hàng):
+ Chủ thể của đơn chào hàng phải hợp pháp
+ Đối tƣợng của đơn chào hàng là hàng hóa, dịch vụ phải hợp pháp, đƣợc phép lƣu thông trên thị trƣờng.
+ Nội dung của đơn chào hàng phải có đầy đủ các điều khoản chủ yếu để hình thành nên một hợp đồng.
+ Đơn chào hàng phải đƣợc gửi đến tận tay ngƣời đƣợc chào hàng trong thời hạn hiệu lực của đơn chào hàng.
+ Ngƣời chào hàng không hủy bỏ đơn chào hàng.
Tóm lại: Ngƣời nhập khẩu cần chú ý rằng một đơn đặt hàng có hiệu lực nếu chủ thể và đối tƣợng của đơn chào hàng hợp pháp, đơn chào hàng thể hiện ý muốn ký kết hợp đồng của ngƣời chào hàng, nội dung của đơn chào hàng có đầy đủ các yếu tố để ký kết một hợp đồng và đơn chào hàng đƣợc truyền đạt đến tận tay ngƣời đƣợc chào hàng trong thời hạn hiệu lực của đơn chào.
- Về chấp nhận chào hàng (Acceptance):
Chấp nhận chào hàng là sự đồng ý ký kết hợp đồng dựa trên cơ sở các điều kiện của đơn chào. Chấp nhận chào hàng nếu đến tay ngƣời chào hàng trong thời hạn hiệu lực của đơn chào thì ràng buộc trách nhiệm của ngƣời chấp nhận chào hàng và hậu quả pháp lý của nó là dẫn đến việc hợp đồng đƣợc ký kết giữa ngƣời chào hàng và ngƣời đƣợc chào hàng.
Việc chấp nhận chào hàng đến tay ngƣời chào hàng ngoài thời hạn hiệu lực của chào hàng có làm phát sinh hợp đồng hay không phụ thuộc vào thiện chí của ngƣời chào hàng. Nếu chấp nhận chào hàng đƣợc gửi đi trong thời hạn hiệu lực của đơn chào hàng nhƣng đến tay ngƣời chào hàng ngoài thời hạn, hợp đồng coi nhƣ đƣợc ký kết nếu ngƣời chào hàng im lặng vì im lặng đƣợc phép suy đoán là đồng ý. Tức là coi đơn chấp nhận đến chậm khi đã đƣợc gửi đi trong thời hạn là đến đúng hạn. Tuy nhiên, hợp đồng sẽ không phát sinh nếu ngƣời chào hàng không chậm trễ thông báo bằng văn bản với nội dung thƣ chấp nhận hàng đến chậm X ngày.
Nếu đơn chấp nhận đƣợc ký ngoài thời hạn và đến tay ngƣời chào hàng ngoài thời hạn hiệu lực của đơn chào, thì hợp đồng giữa hai bên chƣa đƣợc ký kết. Nếu ngƣời chào hàng muốn đƣợc hợp đồng ký kết thì phải điện báo cho ngƣời chấp nhận với nội dung là coi đơn chấp nhận đƣợc ký kết ngoài thời hạn, đến ngoài thời hạn là đến đúng hạn. Khi nhận đƣợc điện này,
ngƣời chấp nhận cũng phải trả lời bằng văn bản là đồng ý nhƣ vậy thì hợp đồng giữa hai bên đã đƣợc ký kết.
Việc chấp nhận chào hàng phải là chấp nhận hoàn toàn, vô điều kiện thì hợp đồng mới đƣợc coi là đã ký kết, vì nếu ngƣời đƣợc chào hàng lại sửa đổi chào hàng dù ít thôi thì cũng khiến chào hàng ban đầu bị hủy bỏ và đơn chấp nhận chào hàng đƣợc coi là lời chào hàng mới xuất phát từ phía ngƣời đƣợc chào hàng.
Tóm lại, một chấp nhận chào hàng muốn có hiệu lực pháp lý, làm cho hợp đồng đƣợc ký kết cần phải thỏa mãn các điều kiện dƣới đây:
+ Chấp nhận chào hàng phải đƣợc phát ra từ chính ngƣời đƣợc chào hàng. + Chấp nhận chào hàng phải là sự chấp nhận hoàn toàn, vô điều kiện mọi nội dung của chào hàng.
+ Chấp nhận phải đƣợc gửi tới tận tay ngƣời chào hàng trong thời hạn hiệu lực của chào hàng.
+ Ngƣời đƣợc chào hàng không hủy đơn chấp nhận. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trong đàm phán gián tiếp với các bƣớc giao dịch là hỏi giá, phát giá, đặt hàng, hoàn giá, chấp nhận, xác nhận. Thì khi đó bƣớc giao dịch chấp nhận (tức là đồng ý hoàn toàn tất cả các nhiệm vụ chào hàng mà phía bên kia đƣa ra) là quan trọng nhất.
Nhƣ vậy ngƣời nhập khẩu muốn hợp đồng đƣợc ký kết cần phải chú ý đến điều kiện hiệu lực của chấp nhận chào hàng. Thực tế cho thấy có rất nhiều những tranh chấp đã xảy ra do ngƣời đƣợc chào không hiểu rõ hiệu lực pháp lý của một chấp nhận chào hàng.