đồng mua bán hàng hóa quốc tế
Đàm phán, ký kết hợp đồng là quá trình trao đổi ý kiến để đi đến thống nhất về những nội dung trong kinh doanh nhƣ phƣơng thức giao dịch,
điều kiện giao dịch... Do giao dịch ngoại thƣơng đƣợc tiến hành giữa các bên có trụ sở kinh doanh đặt tại các quốc gia khác nhau, nên khi tiến hành đàm phán các nhà đàm phán thƣờng gặp phải một số khó khăn nhất định nhƣ:
- Sự khác biệt về luật pháp và chính sách giữa các nƣớc:
Mỗi quốc gia đều có một hệ thống luật pháp riêng biệt để điều chỉnh HĐMBHHQT nói chung và hợp đồng nhập khẩu nói riêng. Mỗi hệ thống luật pháp lại có những đặc điểm riêng biệt, có thể là cùng một vấn đề nhƣng luật pháp mỗi nƣớc có cách giải thích khác nhau. Sự thay đổi về luật pháp và chính sách có thể gây cho những nhà kinh doanh nhập khẩu những tình huống bất lợi. Chẳng hạn khi các bên đàm phán xong, đã ký hợp đồng, luật pháp nƣớc ngƣời xuất khẩu lại đƣa ra chính sách cấp xuất khẩu mặt hàng đó làm cho ngƣời xuất khẩu không thể giao hàng đƣợc gây lãng phí tiền bạc và thời gian cho cả hai bên.
- Khó khăn trong việc thu thập thông tin:
Do điều kiện khoảng cách không gian giữa các bên đàm phán, ký kết HĐMBHHQT ở rất xa nhau nên các bên thƣờng gặp khó khăn trong việc thu thập thông tin chính xác. Có nhiều trƣờng hợp do thiếu hoặc sai lệch thông tin, các nhà kinh doanh đã vấp phải những công ty "ma ", những công ty đang gặp khó khăn về tài chính... Tuy nhiên, hiện nay vấn đề thu thập thông tin đã trở nên bớt nan giải do đƣợc sự trợ giúp của hệ thống thông tin liên lạc ngày càng hiện đại.
- Sự biến động đột xuất của tình hình thị trƣờng:
Sự biến động đột xuất của thị trƣờng đôi khi cũng gây ra những tình huống bất ngờ, ngoài ý muốn chủ quan của các bên. Chẳng hạn do thời tiết thay đổi bất thƣờng đƣa ngƣời xuất khẩu nƣớc ngoài không gom đủ số hàng cần giao, và gây cho ngƣời nhập khẩu những thiệt hại phát sinh do hợp đồng không đƣợc thực hiện.
Yếu tố văn hóa truyền thống và hiện tại ảnh hƣởng rất lớn đến việc nhận thức, hành vi và cách cƣ xử của mỗi ngƣời. Sự khác biệt về văn hóa ứng xử cũng là sự ngăn trở đối với các bên. Trong thƣơng mại quốc tế, ngôn ngữ chung đƣợc sử dụng nhiều nhất là tiếng Anh và tiếng Pháp. Tuy nhiên tất cả các nhà kinh doanh không phải đều sử dụng thành thạo ngoại ngữ, nhất là ngôn ngữ thƣơng mại và luật pháp nên ngôn ngữ cũng là một nguyên nhân gây cho các nhà kinh doanh hiểu không chính xác nội dung giao dịch.
- Sự mâu thuẫn về quyền lợi giữa các bên:
Lợi ích của mỗi bên ký kết hợp đồng thƣờng khác biệt nhau, có khi lợi ích của bên này lại là lợi ích của bên kia và ngƣợc lại. Đã có những trƣờng hợp đàm phán, ký kết một bên đƣa đối phƣơng vào tình thế quá bất lợi nên khi thực hiện hợp đồng đối phƣơng đã vi phạm cam kết của mình để đạt đƣợc quyền lợi.
Do có những khó khăn nhƣ vậy, bƣớc vào đàm phán, ngƣời nhập khẩu nên có sự chuẩn bị kỹ càng. Ngƣời nhập khẩu cũng phải nên tìm hiểu rõ đối phƣơng cũng nhƣ cá nhân ngƣời đại diện cho đối phƣơng. Ngƣời nhập khẩu cần phải chuẩn bị cho mình phƣơng án, mục đích cho mỗi đợt đàm phán để không lúng túng trƣớc những đề nghị bất ngờ của đối phƣơng, và đạt đƣợc kết quả đàm phán nhƣ mong muốn. Nếu ngƣời nhập khẩu biết khai thác sử dụng những khác biệt về văn hóa, về quyền lợi... của hai bên để phục vụ cho đàm phán, thì việc đàm phán kinh doanh sẽ đạt hiệu quả cao hơn. Trong đàm phán hợp đồng cần chú ý khi thực hiện theo các phƣơng thức dƣới đây:
a) Phương thức đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp
Phƣơng thức đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp (còn gọi là đàm phán trực tiếp) là phƣơng thức đàm phán mà các bên gặp gỡ nhau trực tiếp để trao đổi các vấn đề liên quan đến việc ký kết và thực hiện hợp đồng. Phƣơng thức này đặc biệt quan trọng vì nó rút ngắn đƣợc thời gian giao dịch, giúp các bên có thể giải quyết cặn kẽ về các điều khoản giao dịch để đi đến thống nhất các điều khoản của hợp đồng, tạo cơ sở cho việc ký kết hợp đồng.
Tuy nhiên do khoảng cách không gian giữa các bên ký kết HĐXNK thƣờng xa nhau nên việc đàm phán trực tiếp không phải bao giờ cũng giúp cho giao dịch đạt hiệu quả cao. Hơn nữa phƣơng pháp đàm phán này đòi hỏi chi phí rất tốn kém, thủ tục rƣờm rà và đôi khi doanh nghiệp chỉ sử dụng phƣơng pháp này đối với những hợp đồng có giá trị lớn, tính chất phức tạp.
Trong phƣơng thức này, thời điểm các bên hoàn toàn thống nhất với nhau về các vấn đề đã nêu ra trong quá trình đàm phán và cùng nhau ký vào bản dự thảo hợp đồng đƣợc coi là thời điểm ký kết hợp đồng.
Ngày và nơi ký kết hợp đồng cũng sẽ đƣợc xác định theo ngày và nơi các bên cùng ký vào hợp đồng đó.
b) Phương thức đàm phán thông qua thư từ, điện tín, telex....
Phƣơng thức đàm phán thông qua thƣ từ, điện tín, telex (còn gọi là phƣơng pháp đàm phán gián tiếp) là phƣơng thức đàm phán mà trong đó các vấn đề liên quan tới việc ký kết và thực hiện hợp đồng đƣợc các bên thỏa thuận thông qua việc trao đổi bằng thƣ từ, điện tín, telex...
Phƣơng thức đàm phán này hay sử dụng rộng rãi trong mua bán quốc tế bởi nó khắc phục đƣợc một số nhƣợc điểm của phƣơng pháp đàm phán trực tiếp. Phƣơng pháp này cho phép các bên có thể đàm phán mà không phải gặp gỡ trực tiếp do đó có thể giảm bớt đƣợc chi phí đàm phán, nó còn giúp các bên có thời gian nghiên cứu kỹ những điều kiện của nhau. Tuy nhiên đây cũng là nhƣợc điểm của phƣơng pháp này, vì các bên phải mất nhiều thời gian chờ đợi mà có thể bỏ lỡ mất cơ hội kinh doanh.