7. Phƣơng pháp nghiên cứu
3.3.6.Biện pháp 6: Chỉ đạo triển khai việc sử dụng và phát triển văn
phòng điện tử
Mục đích của biện pháp
Đảm bảo cho quá trình thực hiện phát triển mô hình VPĐT theo đúng kế hoạch đã đề ra về chất lƣợng, hiệu quả của VPĐT, tiến độ thời gian góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý giáo dục của ngành.
Cải tiến phƣơng pháp tổ chức triển khai mô hình VPĐT vào quá trình quản lý giáo dục của Sở.
Tăng cƣờng kỹ năng vận hành, sử dụng và khai thácVPĐT của lãnh đạo, chuyên viên Sở; lãnh đạo và văn thƣ của các đơn vị.
Nâng cao hiệu suất và hiệu quả sử dụng VPĐT
Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp
Kế hoạch phát triển VPĐT tại Sở GD&ĐT Hải Phòng là kế hoạch ứng dụng CNTT&TT trong quản lý có độ phức tạp cao, tác động đến toàn bộ tổ chức, quy trình làm việc của Sở GD&ĐT do đó cần phải có những biện pháp quản lý thích hợp việc triển khai thực hiện kế hoạch. Trong giai đoạn triển khai phát triển mô hình VPĐT những cấu phần về công nghệ nhƣ phát triển phần mềm ứng dụng, mua sắm trang thiết bị kỹ thuật, tích hợp dữ liệu… cần thuê những đơn vị tƣ vấn có kinh nghiệm trong lĩnh vực CNTT&TT tƣ vấn; trong quá trình các đơn vị tƣ vấn thực hiện cần phải có sự tham gia về chuyên môn của cán bộ Sở.
Gắn kết chặt chẽ việc triển khai mô hình VPĐT và công tác cải cách hành chính tại Sở GD&ĐT. Chính cải cách hành chính là chủ thể đƣa ra mục tiêu, yêu cầu VPĐT. Mức độ cải cách sẽ quyết định quy mô, phạm vi của VPĐT và việc áp dụng VPĐT đòi hỏi hoạt động của Sở GD&ĐT phải
có những sự chuyển đổi cơ bản để có thể khai thác, sử dụng những lợi ích của VPĐT.
Triển khai VPĐT bắt đầu từ những ứng dụng đơn giản nhƣng hiệu quả . Sau khi ngƣời sử dụng đã làm quen với VPĐT tiếp tục triển khai đến những ứng dụng phức tạp hơn.
Theo dõi và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch phát triển VPĐT. Tổ chức giám sát và báo cáo tiến độ phát triển mô hình VPĐT tại các cuộc họp giao ban.
Để triển khai thành công một dự án CNTT nói chung và VPĐT nói riêng, trình độ của những ngƣời tham gia hệ thống đóng vai trò rất quan trọng, cho dù một VPĐT có hiện đại đến đâu, tiện ích đến đâu nhƣng không có đội ngũ quản lý, vận hành, sử dụng thì cũng sẽ vô dụng. Do vậy phải tổ chức tập huấn tăng cƣờng kỹ năng quản lý, vận hành, sử dụng và khai thácVPĐT của ngƣời sử dụng.
Thƣờng xuyên, tổ chức tuyên truyền về vai trò, ý nghĩa của việc ứng dụng CNTT&TT trong đổi mới quản lý, điều hành, lồng ghép vào hội nghị của các ngành học, cấp học ; tổ chức bồi dƣỡng lý thuyết, tập huấn cho cán bộ, chuyên viên toàn cơ quan về nguyên tắc và kỹ năng về và vận hành VPĐT trong công tác quản lý, điều hành. Tổ chức các cuộc thi nhƣ “ thi cán bộ quản lý sử dụng tin học giỏi”, “ thi cán bộ văn thƣ sử dụng tin học giỏi” hàng năm, trong đó chú trọng đến việc tìm kiếm và khai thác thông tin trên Internet, khai thác và sử dụng VPĐT trong quản lý.
- Đƣa kiến thức về CNTT&TT, khai thác sử dụng Internet và VĐPT vào nội dung tiêu chí tuyển chọn, xét hết tập sự của cán bộ trẻ.
- Cần định kỳ bổ túc kiến thức, kỹ năng và nghiệp vụ quản lý, vận hành VPĐT cho bộ phận chuyên trách quản lý VPĐT theo các chƣơng trình chuẩn của CISCO, Microsoft, Aptech...
- Tổ chức các đợt đi tham quan (trong và ngoài nƣớc) về quản lý, ứng dụng VPĐT, đây là dịp để cán bộ quản lý và cán bộ kỹ thuật có dịp trao đổi, mở mang tầm nhìn và kiến thức chuyên môn nghiệp vụ quản lý, cũng nhƣ học tập mô hình VPĐT của các đơn vị bạn.
Nâng cao chất lƣợng của VPĐT từng bƣớc đáp ứng yêu cầu quản lý, tra cứu thông tin của cá nhân và tổ chức. Tăng cƣờng việc cung cấp thông tin qua hệ thống VPĐT, xây dựng danh mục các loại văn bản hành chính chỉ gửi bằng hình thức tài liệu điện tử có chữ ký điện tử qua VPĐT.
Bảng 3.1 – Danh mục quy định hình thức gửi/ nhận văn bản của Sở GD&ĐT Hải Phòng
Stt Loại văn bản Văn bản
giấy
VB điện tử
1. Giấy mời, giấy triệu tập X
2. Thông báo X
3. Công văn X
4. Báo cáo X
5. Văn bản sao y, sao lục X
6. Kế hoạch X X
7. Quyết định X X
8. Quyết định về vấn đề nhân sự X X
9. Kết luận thanh tra X X (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
10. Văn bản bảo mật X
3.3.7. Biện pháp 7: Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá thường xuyên việc vận hành và sử dụng văn phòng điện tử
Mục đích của biện pháp
biện pháp điều chỉnh thích hợp và ra quyết định bổ sung hợp lý nhằm phát triển VPĐT.
- Động viên, khen thƣởng kịp thời những đơn vị, cá nhân sử dụng hiệu quả phòng học VPĐT, đồng thời nhắc nhở và có biện pháp xử lý kịp thời hiện tƣợng thiếu trách nhiệm trong việc vận hành, sử dụng và quản lý VPĐT.
Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp
- Cụ thể hoá các tiêu chí đánh giá sử dụng hiệu quả VPĐT thể hiện bằng các văn bản và đƣợc gửi tới các đơn vị;
- Thiết lập các công cụ đánh giá đảm bảo việc đánh giá đầy đủ, toàn diện, chính xác và khách quan;
Kiểm tra đánh giá việc triển khai kế hoạch VPĐT: Căn cứ vào các mục tiêu đã đề ra trong việc phát triển VPĐT của Sở, tổ chức kiểm tra việc thực hiện trên thực tế. Qua việc kiểm tra phát hiện những tìm ra sai lệch trong các khâu của quá trình quản lý phát triển VPĐT để kịp thời có biện pháp điều chỉnh thích hợp và ra quyết định bổ sung hợp lý nhằm phát triển VPĐT
Kiểm tra, đánh giá việc sử dụng, vận hành và bảo quản VPĐT
- Xây dựng các tiêu chí đánh giá việc vận hành và sử dụng có hiệu quả VPĐT, nhằm phục vụ cho công tác kiểm tra, đánh giá đƣợc tiến hành một cách khoa học và chặt chẽ.
- Giao Văn phòng chịu trách nhiệm báo cáo về tình hình sử dụng, cập nhật thông tin hàng tháng cho Ban Giám đốc và đƣợc thông báo tại các Hội nghị giao ban thƣờng kỳ hàng tháng.
- Thƣờng xuyên giám sát chặt chẽ các hoạt động của các thành viên tham gia quản lý và điều hành hoạt động xây dựng, mua sắm, nâng cấp, tu
bổ, bảo quản và thanh lý các phƣơng tiện kỹ thuật của VPĐT.
- Hàng năm tổ chức đánh giá hiệu suất và hiệu quả ứng dụng VPĐT phục vụ quản lý thông qua việc thăm dò lấy ý kiến ngƣợc từ các đơn vị, từ ngƣời dân đến giao dịch tại Sở GD&ĐT.
3.4. Mối quan hệ giữa các biện pháp
Các biện pháp trên có mối quan hệ mật thiết với nhau, tạo thành một thể thống nhất trong quá trình quản lý phát triển VPĐT. Sử dụng phù hợp từng biện pháp trong những tình huống cụ thể và kết hợp hài hòa các biện pháp sẽ quản lý hiệu quả việc phát triển mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT Hải Phòng.
Biện pháp 1: Nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức về tầm quan trọng của việc phát triển mô hình VPĐT vào công tác quản lý giáo dục và sự cần thiết phải phát triển mô hình VPĐT để theo kịp sự phát triển của tổ chức, của ngành. Nhận thức là kim chỉ nam cho mọi hành động, nhận thức đúng thì hành động mới đúng. Biện pháp này tác động đến tất cả các biện pháp còn lại trong quá trình phát triển mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT Hải Phòng.
Biện pháp 2: Đẩy mạnh cải cách hành chính. Biện pháp này tác động vào quá trình tổ chức triển khai phát triển mô hình VPĐT, cải cách hành chính, nó giúp cho các quy trình tác nghiệp rõ ràng và hợp lý hơn, thuận lợi cho việc tin học hoá công tác quản lý theo mô hình VPĐT. Biện pháp còn này tác động vào việc triển khai thực hiện biện pháp 6 (tăng cƣờng sự chỉ đạo), tạo điều kiện cho việc chỉ đạo triển khai việc sử dụng và phát triển VPĐT.
Biện pháp 3: Xây dựng kế hoạch tổng thể phát triển VPĐT, hoàn thiện mô hình VPĐT tại Sở trong tƣơng lai để có thể thoả mãn tối đa nhu cầu về công tác quản lý của các đối tƣợng tham gia VPĐT. Biện pháp này
định hƣớng cho việc phát triển mô hình VPĐT nhằm đổi mới phƣơng thức quản lý tại Sở GD&ĐT trong từng giai đoạn phát triển. Trên cơ sở kế hoạch tổng thể và tầm nhìn trong tƣơng lai của mô hình VPĐT, mỗi đơn vị, cá nhân sẽ xác định đƣợc vị trí, vai trò của mình trong tổng thể của hệ thống, từ đó có sự chuẩn bị tƣơng ứng về năng lực làm việc cũng nhƣ các các nguồn lực để đảm bảo phù hợp với yêu cầu phát triển VPĐT. Kết quả của biện pháp này là tiền đề, là cơ sở để triển khai thực hiện các biện pháp tiếp theo.
Biện pháp 4: Cải tiến tổ chức bộ máy và xây dựng cơ chế quản lý VPĐT nhằm đảm bảo xây dựng một cơ chế hợp lý, bố trí các nguồn lực về nhân lực, vật lực, tài lực đảm bảo cho việc sử dụng và phát triển mô hình VPĐT theo đúng kế hoạch đã đề ra. Nếu có một cơ chế tốt, một tổ chức tốt thì việc chỉ đạo triển khai thực hiện phát triển mô hình VPĐT sẽ thuận lợi hơn, hiệu quả hơn.
Biện pháp 5: Xây dựng và hoàn thiện cơ sở hạ tầng thông tin, đảm bảo cho hệ thống VPĐT hoạt động ổn định, cung ứng đƣợc các dịch vụ quản lý cho ngƣời sử dụng mọi lúc, mọi nơi một cách nhanh chóng và chính xác. Cơ sở hạ tầng thông tin là điều kiện đảm bảo về mặt kỹ thuật để công tác chỉ đạo triển khai việc sử dụng và phát triển VPĐT đƣợc thuận lợi hơn.
Biện pháp 6: Chỉ đạo triển khai việc sử dụng và phát triển VPĐT. Biện pháp này đảm bảo tiến độ công việc sẽ đƣợc thực hiện đúng theo kế hoạch đã đề ra về thời gian, về khối lƣợng. Thông qua việc sử dụng VPĐT, cán bộ công chức sẽ thấy đƣợc hiệu quả về kinh tế - xã hội của mô hình này trong công tác quản lý của Sở, điều đó tác động trở lại nhận thức của cán bộ, công chức vai trò về lợi ích của VPĐT.
việc vận hành và sử dụng VPĐT. Biện pháp này tác động vào giai đoạn kiểm tra của quá trình quản lý phát triển VPĐT nhằm phát hiện những sai lệch để kịp thời có biện pháp điều chỉnh thích hợp và ra quyết định bổ sung hợp lý nhằm phát triển VPĐT. Kết quả của biện pháp này có thể là thông tin để điều chỉnh các nội dung, trình tự thực hiện của các biện pháp trƣớc.
Mỗi một biện pháp quản lý sẽ tác động vào từng đối tƣợng, từng giai đoạn trong quá trình quản lý việc sử dụng và phát triển mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT Hải Phòng. Để mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT Hải Phòng phát triển theo đúng các mục tiêu đã đặt ra, cần phải thực hiện hài hoà, đồng bộ tất cả các biện pháp trên.
3.5. Khảo nghiệm mức độ cần thiết và mức độ khả thi của các biện pháp đề xuất pháp đề xuất
Để khảo nghiệm về tính cần thiết, tính khả thi của một số biện pháp quản lý nhằm phát triển mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT Hải Phòng đƣợc đề xuất ở trên, tác giả đã lấy ý kiến đánh giá của 55 cán bộ quản lý (43 cán bộ quản lý tại các trƣờng THPT, trung tâm GDTX, phòng GD&ĐT; 12 cán bộ quản lý tại Sở GD&ĐT) bằng các phiếu điều tra.
Thang điểm đánh giá đƣợc cho từ thấp nhất là điểm 1, cao nhất là điểm 5. Tính điểm trung bình về mức độ cần thiết và mức độ khả thi cho mỗi biện pháp (tác giả đƣa ra 7 biện pháp) bằng công thức sau:
5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 2. 3. 4. 5. ) . 1 ( ) ( m m m m m m m m m m n F Trong đó: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- n = [1, 2, 3, 4, 5, 6, 7] đây là các biện pháp quản lý theo thứ tự từ biện pháp thứ 1 đến biện pháp thứ 7;
2, 3, 4, 5
Bảng 3.2 - Kết quả đánh giá mức độ cần thiết của các biện pháp quản lý để phát triển mô hình VPĐT ở Sở GD&ĐT Hải Phòng
Nội dung biện pháp
Ý kiến của về mức độ cần thiết của các biện
pháp Điểm
TB
Xếp hạng
1 2 3 4 5
1. Nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức về tầm quan trọng của việc phát triển mô hình VPĐT vào công tác quản lý giáo dục.
0 0 6 22 27 4,38 4
2. Đẩy mạnh cải cách hành chính. 0 0 5 18 32 4,49 2
3. Xây dựng kế hoạch tổng thể để phát
triển VPĐT. 0 0 3 5 48 4,84 1
4. Cải tiến tổ chức bộ máy và xây dựng
cơ chế quản lý VPĐT. 0 0 8 20 27 4,35 6
5. Xây dựng và hoàn thiện cơ sở hạ
tầng thông tin 0 0 8 15 30 4,36 5
6. Chỉ đạo triển khai việc sử dụng và
phát triển VPĐT 0 0 11 8 36 4,45 3
7. Tăng cƣờng công tác kiểm tra, đánh giá thƣờng xuyên việc vận hành và sử dụng VPĐT
0 0 13 13 29 4,29 7
Qua bảng 3.2 thấy rằng, tất cả các biện pháp mà tác giả đề xuất đều đƣợc đánh giá có mức độ cần thiết cao, với mức độ đánh giá từ 1 điểm là ít cần thiết nhất, đến 5 điểm là mức cần thiết cao nhất, thì tất cả các biện pháp đạt từ 4,29 điểm đến 4,84 điểm, trong đó mức độ 5 xuất hiện nhiều nhất ở các biện pháp với độ lệch chuẩn trong khoảng 0,77 đến 0,08 cho thấy độ tập trung của các ý kiến trong việc đánh giá độ cần thiết của các biện pháp.
phát triển VPĐT đƣợc đặt ở vị trí hàng đầu. Đây chính là tính cần thiết của một kế hoạch chiến lƣợc có tầm nhìn xa về mô hình VPĐT tại sở GD&ĐT Hải Phòng trong tƣơng lai. Trên cơ sở kế hoạch tổng thể đã đƣợc xây dựng, lãnh đạo sở GD&ĐT, cán bộ công chức, các đơn vị có đƣợc cái nhìn tổng quát về mô hình, quy mô của VPĐT trong tƣơng lai, cùng các nguồn lực phải chuẩn bị để đáp ứng đƣợc nhu cầu của phát triển VPĐT.
Biện pháp 2 - Đẩy mạnh cải cách hành chính. Một trong những nguyên nhân cản trở việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT&TT và mô hình VPĐT trong quản lý chính là các quy trình, thủ tục hành chính còn phức tạp, nhiều điểm bất hợp lý. Đẩy mạnh cải cách hành chính làm cho các quy trình, thủ tục trong quản lý rõ ràng hơn, hợp lý hơn, tạo điều kiện cho việc Chỉ đạo triển khai việc sử dụng và phát triển VPĐT do đó biện pháp 2 đƣợc xếp tại vị trí thứ 2.
Biện pháp 6 - Chỉ đạo triển khai việc sử dụng và phát triển VPĐT đƣợc xếp vị trí thứ 3. Công tác chỉ đạo triển khai khai việc sử dụng và phát triển VPĐT là chuyển từ nhận thức sang hành động cụ thể, hiện thực hoá các kế hoạch đã đề ra. Với việc thực hiện tốt biện pháp này thì hiệu quả sử dụng và phát triển VPĐT phục vụ công tác quản lý của Sở và các đơn vị trực thuộc đƣợc nâng cao.
Biện pháp 4 - Nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức về tầm quan trọng của việc phát triển mô hình VPĐT vào công tác quản lý giáo dục đƣợc xếp vị trí thứ 4. Phần lớn cán bộ quản lý tại Sở GD&ĐT Hải Phòng và tại các đơn vị trực thuộc khi đƣợc hỏi đều cho rằng VPĐT đã góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý của Sở và cần thiết phải phát