7. Phƣơng pháp nghiên cứu
2.4.3. Cơ chế quản lý văn phòng điện tử
Hiện tại Sở GD&ĐT Hải Phòng chƣa xây dựng đƣợc quy chế quản lý và vận hành VPĐT một cách cụ thể rõ ràng, quy định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của các đơn vị, và cá nhân tham gia hệ thống; trách nhiệm của các bộ phận trong việc sử dụng và phát triển VPĐT. Chƣa có bộ phận kiểm tra đánh giá việc quản lý và sử dụng VPĐT.
Quản lý VPĐT là một công việc mới mẻ, là mảng công việc đƣợc giao quản lý thêm, lại thiếu văn bản pháp quy hƣớng dẫn thực hiện cơ chế quản lý phối hợp đồng bộ, nên trong quá trình điều hành giải quyết các công việc liên quan đến VPĐT thì các đơn vị đều tỏ ra lúng túng, thiếu sự kết hợp đồng bộ, dẫn đến tình trạng quản lý lỏng lẻo, hiện tƣợng hỏng hóc các thiết bị kỹ thuật đã xảy ra; việc sử dụng và chỉ đạo, điều hành thông qua VPĐT thƣờng xuyên bị các cá nhân, tổ chức tại Sở bỏ qua dẫn đến hiệu quả sử dụng VPĐT bị giảm sút.
Chƣa gắn kết việc cải tiến quy trình làm việc của các phòng ban liên quan với việc quản lý, điều hành thông qua VPĐT.
Luật giao dịch điện tử, Nghị định 26/2007/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số là những văn bản pháp lý quy định giá trị pháp lý của các dữ liệu điện tử và giao dịch điện tử. Tuy vậy về hạ tầng về dịch vụ chứng thực chữ ký số cho các cơ quan nhà nƣớc chƣa đƣợc triển khai dẫn đến tính pháp lý của các văn bản, tài liệu điện tử đƣợc lƣu chuyển qua hệ thống VPĐT chƣa đƣợc đảm bảo. Vẫn có nguy cơ gây ra sự chối bỏ nguồn gốc đối với các tài liệu và giao dịch, nên chƣa có cơ chế cƣỡng bức, bắt buộc sử dụng các hoạt động quản lý qua VPĐT, việc thực hiện quản lý qua VPĐT theo cơ chế song hành với phƣơng pháp quản lý truyền thống dẫn đến hiệu quả sử dụng VPĐT không cao.
Một trong những rào cản đối với việc triển khai quản lý theo mô hình VPĐT trực tuyến là nguy cơ và rủi ro xảy ra khi mất an ninh mạng. Các ứng dụng của VPĐT tại Sở GD&ĐT đã đƣợc áp dụng các biện pháp bảo mật nhƣ bảo mật mức ứng dụng, đăng nhập hệ thống thông qua mật khẩu, bảo mật ở mức CSDL nhƣng các biện pháp chƣa đƣợc triển khai một cách bài bản, có hệ thống do vậy vẫn còn nguy cơ xảy ra mất an toàn dữ liệu.