7. Phƣơng pháp nghiên cứu
3.3.1.Biện pháp 1: Nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức về
quan trọng của việc phát triển mô hình văn phòng điện tử vào công tác quản lý giáo dục.
Mục đích của biện pháp
- Nâng cao nhận thức về vai trò, tác dụng sự cần thiết và nhu cầu của việc phát triển mô hình VPĐT trong quản lý giáo dục.
- Quán triệt và thống nhất tƣ tƣởng chỉ đạo về phát triển mô hình VPĐT để nâng cao hiệu quả công tác quản lý của Sở từ Ban Giám đốc đến các cán bộ công chức và cán bộ quản lý giáo dục tại các đơn vị trực thuộc.
Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp
Nhận thức là cơ sở của hành động, nhận thức đúng thì hành động mới đem lại hiệu quả cao, nhƣ mong muốn. Nhận thức có vai trò quan trọng trong việc chỉ đạo mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Chính vì vậy biện pháp “Nâng cao nhận thức cho cán bộ về tầm quan trọng ứng dụng CNTT&TT theo mô hình VPĐT vào công tác quản lý giáo dục” là biện pháp có vị trí quan trọng, ảnh hƣởng đến hƣớng đi và hiệu quả của phát triển VPĐT.
Việc phát triển mô hìnhVPĐT phục vụ quản lý tại sở GD&ĐT Hải Phòng chỉ có thể thành công khi mục tiêu và tầm nhìn chung phải đƣợc thống nhất từ cấp cao nhất của tổ chức đến cấp thừa hành thấp nhất. Nói cách khác, nhận thức về VPĐT phải nhất quán, rộng khắp và nhƣ nhau trong toàn bộ bộ máy.
Trong bối cảnh thực tế ứng dụng VPĐT nhằm nâng cao chất lƣợng công tác chỉ đạo, điều hành ở các cơ quan quản lý hành chính nhà nƣớc mới chỉ là bắt đầu, chƣa có cơ sở phát triển ở Việt Nam hiện nay, việc triển khai áp dụng mô hình VPĐT tại Sở không tránh khỏi những khó khăn thách thức. Qua phân tích những thời cơ và nguy cơ có tác động đến quá trình quản lý phát triển mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT Hải Phòng, ta nhận thấy rằng một trong những nguy cơ ảnh hƣởng đến quá trình phát triển mô hình VPĐT là có thể có sự không đồng thuận của một số cán bộ công chức trong việc áp dụng và phát triển mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT.
Một phần của lý do của sự không đồng thuận là việc không muốn thay đổi của những ngƣời trực tiếp tham gia vận hành và sử dụng VPĐT xuất phát từ việc thiếu thông tin hay hiểu biết toàn diện về các vấn đề hoặc những thay đổi có khả năng xảy ra. Ví dụ, kháng cự có thể xảy ra xuất phát từ nỗi sợ rằng việc tự động hoá một số quy trình và giao dịch nhất định của
sở GD&ĐT có thể dẫn đến việc phải thay đổi công việc hay mất việc, mất các quyền lợi hoặc thu nhập “thêm”. Nó cũng có thể xuất phát từ việc không thông thạo hoặc ngại phải áp dụng công nghệ mới. Do vậy, điều quan trọng là phải làm cho các cán bộ công chức, những ngƣời sử dụng và vận hành VPĐT hiểu đƣợc VPĐT là gì, nhƣ thế nào, và tại sao phải phát triển. Tập trung nhất là hiểu tại sao VPĐT cải cách công việc và năng suất của họ và điều này sẽ diễn ra nhƣ thế nào? VPĐT cho phép các cá nhân tiếp nhận, xử lý thông tin, đƣa ra quyết định nhanh chóng, thích ứng với sự thay đổi và phát triển.
Tuyên truyền cho cán bộ công chức trong Sở GD&ĐT biết, hiểu, nhận thức sâu sắc các văn bản pháp quy của Nhà nƣớc, của Chính phủ, của UBND thành phố, của Sở GD&ĐT trong việc ứng dụng CNTT&TT và triển khai mô hình VPĐT trong công tác quản lý, cải cách hành chính. Biến những nội quy, quy định của Sở thành ý thức tự giác tự nguyện, thành trách nhiệm cá nhân, sao cho việc sử dụng VPĐT không chỉ là ép buộc theo ý chí chủ quan của ngƣời lãnh đạo mà là nhu cầu và quyền lợi của những ngƣời tham gia hệ thống.
Tổ chức các buổi hội thảo, mời chuyên gia nói chuyện, tổ chức các buổi học tập triển khai các nghị quyết, các chỉ thị, các chỉ đạo và văn bản hƣớng dẫn về cải cách hành chính, về ứng dụng CNTT&TT, về VPĐT trong quản lý, về tính cần thiết và tầm quan trọng của việc triển khai mô hình VPĐT trong giai đoạn bùng nổ thông tin hiện nay.
Lồng ghép triển khai các hoạt động ứng dụng CNTT&TT trong các kế hoạch, hội nghị toàn ngành, coi ứng dụng CNTT&TT vừa là mục tiêu và là biện pháp quan trọng trọng việc cải cách hành chính, nâng cao chất lƣợng quản lý của Sở GD&ĐT Hải Phòng.