7. Phƣơng pháp nghiên cứu
1.5.3.Chỉ đạo triển khai việc phát triển văn phòng điện tử
Chỉ đạo triển khai việc mua sắm, lắp đặt các thiết bị và chương trình phần mềm trong VPĐT
- Lựa chọn kiến trúc công nghệ, thiết bị phần cứng, chƣơng trình phần mềm;
- Tìm hiểu thị trƣờng trong và ngoài nƣớc; - Triển khai hợp đồng tƣ vấn, mua sắm;
- Lắp đặt thiết bị, cài đặt các chƣơng trình phần mềm.
Chỉ đạo triển khai việc sử dụng VPĐT
- Thay đổi các quy trình xử lý công việc trong quản lý theo hƣớng rõ ràng, hợp lý hơn;
- Xây dựng những văn bản nội bộ quy định về việc vận hành, sử dụng và khai thác VPĐT tại đơn vị;
- Tổ chức đào tạo và bồi dƣỡng về kiến thức và kỹ năng sử dụng và vận hành hệ thống VPĐT cho những tất cả những ngƣời tham gia hệ thống. - Giám sát chặt chẽ việc sử dụng và vận hành hệ thống VPĐT, đảm bảo mọi công việc đƣợc sử dụng thông qua hệ thống VPĐT một cách hiệu quả.
Chỉ đạo triển khai việc vận hành và duy trì VPĐT
- Một trong những đặc điểm của hệ thống VPĐT là thời gian sử dụng phải liên tục do đó yêu cầu cao về tính sẵn sàng; hệ thống phải đảm bảo đƣợc vận hành thông suốt 24 giờ/ ngày, 7 ngày/ tuần để ngƣời sử dụng có thể truy cập và sử dụng VPĐT mọi lúc, mọi nơi cho công tác quản lý, do
đó công tác bảo trì, duy tu hệ thống VPĐT là một yêu cầu bắt buộc.
- Tổ chức tập huấn, hƣớng dẫn các thao tác sử dụng đúng quy trình vận hành của các thiết bị và phần mềm cho ngƣời sử dụng để tránh hỏng hóc về thiết bị và mất an toàn về dữ liệu.
- Xây dựng kế hoạch bảo trì thƣờng xuyên các trang thiết bị; thay thế và các thiết bị hết hạn sử dụng; nâng cấp các chƣơng trình phần mềm.