7. Phƣơng pháp nghiên cứu
1.2.7. Văn phòng điện tử
Hiện nay có nhiều khái niệm khác nhau về VPĐT từ đơn giản đến phức tạp. Theo Wikipedia.org thuật ngữ VPĐT đƣợc đƣa ra năm 1980 chỉ việc sử dụng máy tính dựa trên công nghệ thông tin trong các công việc văn phòng.
Ngày nay với sự phát triển của CNTT&TT, khái niệm VPĐT là một văn phòng trong đó các hoạt động của văn phòng đƣợc số hoá và điện tử hoá thông qua việc ứng dụng CNTT&TT.
Về bản chất VPĐT là một hình thức ứng dụng CNTT&TT ở một mức độ cao vào công tác quản lý của tổ chức với các đặc điểm công nghệ sau:
- Các ứng dụng đƣợc tích hợp tại cổng VPĐT, chia sẻ và sử dụng chung dữ liệu;
- Thông tin đƣợc trao đổi là các tài liệu điện tử và dữ liệu điện tử. VPĐT có thể đƣợc áp dụng có hiệu quả tại các doanh nghiệp, các cơ quan nhà nƣớc. Trong các cơ quan nhà nƣớc, VPĐT đƣợc hiểu nhƣ là một hình thức thể hiện của CPĐT trong đó tập trung là tác nghiệp chính phủ là việc số hoá, hay điện tử hoá bản thân các hoạt động các cơ quan.
Trong công tác quản lý, VPĐT tác động vào tất cả vào các giai đoạn của quá trình quản lý nhƣ công tác lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo triển khai và kiểm tra đánh giá bằng cách thay đổi cách thức làm việc từ văn bản hành chính giấy tờ, từ hình thức giao tiếp mặt đối mặt sang hình thức trực tuyến qua mạng.
Tác dụng của VPĐT:
- Giúp cho các tác nghiệp của đơn vị đƣợc nhanh chóng, chính xác. - Dễ dàng theo dõi và giám sát tiến độ và chất lƣợng các công việc đƣợc giải quyết một cách công khai minh bạch.
- Tiết kiệm chi phí trong việc chia sẻ dữ liệu dùng chung và sử dụng tài liệu điện tử.
Để đảm bảo cho VPĐT đƣợc hoạt động một cách có hiệu quả cần phải có các điều kiện đảm bảo sau:
- Hệ thống thủ tục, quy trình hợp lý, rõ ràng, đúng pháp luật bao gồm: cách thức thực hiện, ngƣời chịu trách nhiệm triển khai, tiến độ.
- Hệ thống các chƣơng trình phần mềm tin học đƣợc tích hợp qua cổng văn phòng trực tuyến.
- Môi trƣờng làm việc cộng tác bao gồm: hạ tầng CNTT&TT, thiết bị đầu cuối nhƣ: máy tính máy in, điện thoại, máy nhắn tin, PDA;
- Cán bộ, công chức có năng lực sử dụng CNTT&TT trong tác nghiệp.