7. Phƣơng pháp nghiên cứu
3.3.4.Biện pháp 4: Cải tiến tổ chức bộ máy và xây dựng cơ chế
văn phòng điện tử.
Mục đích của biện pháp
- Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý VPĐT của sở GD&ĐT Hải Phòng
- Xây dựng cơ chế quản lý, phân công nhiệm vụ cụ thể rõ ràng cho từng đơn vị chức năng và cá nhân liên quan để phát triển mô hình VPĐT nâng cao hiệu quả quản lý của Sở GD&ĐT.
Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp
Quán triệt tinh thần làm việc trong sự phối kết hợp chặt chẽ và đồng bộ giữa các đơn vị liên quan trong Sở: các phòng ban chức năng, đơn vị có liên quan đến việc triển khai kế hoạch phát triển VPĐT.
Thành lập bộ phận chuyên trách để quản lý VPĐT do Văn phòng trực tiếp quản lý. Nhiệm vụ của bộ phận này là: quản lý, hƣớng dẫn, vận hành, bảo dƣỡng VPĐT.
Xây dựng cơ chế quản lý, vận hành và khai thác VPĐT trong đó quy định trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ của từng tập thể đơn vị và từng cá nhân về việc xây dựng, mua sắm, trang bị, sử dụng và bảo quản VPĐT.
Xây dựng các quy chuẩn nội bộ về chuẩn dữ liệu, chuẩn công nghệ trong việc thiết kế, xây dựng phần mềm và mua sắm thiết bị CNTT&TT cho việc phát triển VPĐT.
Xây dựng văn bản quy trình kỹ thuật trong thao tác vận hành và bảo dƣỡng, bảo trì với các trang thiết bị.
Đƣa việc sử dụng hiệu quả VPĐT vào tiêu chuẩn đánh giá việc cải tiến lề lối làm việc của từng đơn vị, từng cá nhân.
Tổ chức, phân công các đơn vị thực hiện:
- Văn phòng sở là đơn vị chủ trì phối hợp với các đơn vị, tổ chức thực hiện việc triển khai phát triển VPĐT tại Sở GD&ĐT theo kế hoạch đã đƣợc phê duyệt; tham mƣu các văn bản quy định quyền hạn và nhiệm vụ của các thành viên, soạn thảo nội dung quy chế sử dụng và bảo quản VPĐT, các chế tài khen thƣởng, kỷ luật, các tiêu chí đánh giá,...
- Phòng Tổ chức cán bộ tham mƣu cho lãnh đạo Sở GD&ĐT thành lập bộ phận chuyên trách quản lý VPĐT trực thuộc Văn phòng Sở. Nhân sự của bộ phận này có trình độ chuyên môn cao về CNTT&TT làm việc chuyên trách toàn thời gian, và một số có thể lấy từ nguồn cán bộ của các phòng ban chức năng liên quan (làm bán chuyên trách). Tại các đơn vị giao cho lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm quản lý, văn thƣ chịu trách nhiệm truy cập và khai thác hệ thống VPĐT.
- Phòng Kế hoạch – Tài chính bố trí tài chính hàng năm đủ cho hoạt động duy trì và phát triển VPĐT, nguồn kinh phí đầu tƣ ban đầu có thể đƣợc sử dụng từ nguồn chƣơng trình mục tiêu tin học, kinh phí dự án CNTT của thành phố; để vận hành, nâng cấp, bảo trì sử dụng ngân sách chi thƣờng xuyên, mục chi công nghệ thông tin hàng năm của đơn vị.
- Các phòng chuyên môn: tham gia đầy đủ các đợt tập huấn sử dụng và khai thác VPĐT; đôn đốc cán bộ, chuyên viên tích cực tham gia khai thác và vận hành VPĐT theo quy chế; theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc phát triển mô hình VPĐT tại các đơn vị đầu mối.
Tại các đơn vị trực thuộc: chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, chỉ đạo triển khai và kiểm tra đánh giá việc sử dụng và phát triển mô hình VPĐT tại đơn vị mình