7. Phƣơng pháp nghiên cứu
2.3.Thực trạng mô hình văn phòng điện tử phục vụ công tác quản lý
của Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hải Phòng
2.3.1. Mạng lưới, cơ cấu tổ chức
Theo Thông tƣ 35 /2008/TTLT-BGDĐT-BNV của liên bộ Nội vụ, Bộ GD&ĐT hƣớng dẫn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Giáo dục và Đào tạo thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, Phòng Giáo dục và Đào tạo thuộc Uỷ ban nhân dân cấp huyện và Quyết định 1779/2009/QĐ-UBND ngày 18/9/2009 của UBND thành phố Hải Phòng về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở GD&ĐT Hải Phòng, Sở GD&ĐT Hải Phòng là một đơn vị chuyên môn của UBND thành phố có 79 đơn vị sự nghiệp thuộc Sở, gồm:
- 60 trƣờng trung học phổ thông, trƣờng phổ thông có nhiều cấp học (trong đó có cấp học trung học phổ thông);
- 1 trung tâm kỹ thuật tổng hợp - hƣớng nghiệp; - 14 trung tâm giáo dục thƣờng xuyên;
- 2 trƣờng dành cho ngƣời khuyết tật (trƣờng Khiếm thị, Trƣờng Khiếm thính);
- 1 trung tâm Tin học;
- 1 trƣờng mầm non trực thuộc (Trƣờng Mầm non 1/6); và
14 phòng GD&ĐT các quận huyện chịu sự chỉ đạo, hƣớng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Giáo dục và Đào tạo.
Các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở và các phòng GD&ĐT (đơn vị trực thuộc) đƣợc bố trí trên khu vực địa lý bán kính 50km tính từ trung tâm thành phố nơi Sở GD&ĐT có trụ sở trong đó có 2 huyện đảo là huyện đảo Cát Hải và huyện đảo Bạch Long Vỹ
Hình 2.1 - Bản đồ mạng lƣới
2.3.2. Thực trạng mô hình văn phòng điện tử phục vụ công tác quản lý của Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hải Phòng của Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hải Phòng
Hoạt động quản lý nhà nƣớc nói chung và hoạt động quản lý hành chính nói riêng đều thông qua con ngƣời. Trong điều kiện khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin phát triển, lƣợng thông tin ngày càng nhiều, yêu cầu về thời gian xử lý nhanh đòi hỏi việc ứng dụng các tiến bộ khoa học công nghệ vào các hình thức quản lý, vì vậy trong những năm vừa qua Sở GD&ĐT Hải Phòng đã từng bƣớc áp dụng mô hình VPĐT từ đơn giản đến phức tạp để nâng cao chất lƣợng quản lý của Sở. Đến nay mô hình VPĐT phục vụ quản lý bƣớc đầu mang lại đƣợc một số kết quả nhất định:
- Về hạ tầng CNTT&TT: năm 1999 Sở GD&ĐT kết nối mạng LAN, năm 2000 triển khai kết nối từ xa qua mạng diện rộng (WAN) qua tới các đơn vị trực thuộc qua đƣờng dây điện thoại đến nay Sở GD&ĐT đã có trung tâm tích hợp dữ liệu với 02 máy chủ và kết nối mạng cáp quang với tốc độ 14Mbs theo công nghệ thuê kênh riêng tại cơ quan Sở, triển khai kết nối mạng tiêng ảo (VPN) các đơn vị; 100% các đơn vị trực thuộc đã đƣợc kết nối mạng Internet tốc độ cao, nhiều đơn vị có từ 2 đƣờng Internet trở lên.
- Sở GD&ĐT đã triển khai áp dụng mô hình VPĐT trực tuyến trên cơ sở của hệ thống phần mềm S-OFFICE, đây là một thành tựu mới, bƣớc tiến mới trong việc ứng dụng CNTT&TT trong công tác quản lý của Sở GD&ĐT theo hƣớng tự động hoá cao.
- Về quy mô, ban đầu VPĐT đƣợc triển khai và vận hành tại cơ quan Sở GD&ĐT Hải Phòng phục vụ cho nội công tác quản lý nội bộ của cơ quan Sở; qua quá trình phát triển, hệ thống VPĐT đã đƣợc triển khai tới và cung cấp các kết nối truy cập đến 56 trƣờng THPT, 14 trung tâm GDTX, 14 phòng GD&ĐT ; số hoá và phân phối 1.521 văn bản đến, 985
văn bản đi tới các đơn vị và cá nhân liên quan; lập hồ sơ theo dõi 583 hồ sơ công việc.
Về chức năng, VPĐT cung cấp một công cụ trong công tác quản lý, tự động hoá một số quy trình tác nghiệp nhƣ: quy trình quản lý văn bản, quy trình giải quyết khiếu nại tố cáo, quy trình đăng ký xe ô tô và sử dụng phòng họp, quy trình lập lịch công tác....
Về hiệu quả:
- Tạo một văn phòng ảo, một kênh truyền thông cộng tác kết nối các phòng ban, đơn vị và các thành viên.; cung cấp môi trƣờng làm việc từ xa cho các thành viên tham gia hệ thống; thành viên tham gia hệ thống có thể tiếp cận đƣợc với thông tin và công cụ quản lý để giải quyết công việc ở bất cứ thời gian nào và ở bất cứ đâu (any time, any where);
VPĐT tại Sở GD&ĐT CB, CC Sở GD&ĐT Trung tâm GDTX Trường THPT Phòng GD&ĐT
Hình 2.2 - Mô hình mạng lƣới VPĐT tại ngành GD&ĐT Hải Phòng
Văn phòng điện tử
- Cung cấp thông tin và các công cụ phục vụ quản lý, văn bản tài liệu, hồ sơ công việc, và các quy trình nội bộ, mang lại kết quả khai thác và xử lý thông tin tốt hơn, tăng hiệu quả xử lý công việc, giảm chi phí giấy tờ, điện thoại, in ấn, đi lại;
- Là công cụ hỗ trợ cấp quản lý của lãnh đạo Sở, mỗi một công việc đều đƣợc gắn với với những cá nhân và tổ chức đƣợc phân công, qua hệ thống VPĐT ngƣời lãnh đạo theo dõi đƣợc tiến độ các công việc; theo dõi đƣợc hiệu quả làm việc của các cá nhân, đơn vị từ đó là cơ sở đánh giá kết quả làm việc của các cá nhân, kết quả hoàn thành nhiệm vụ của từng đơn vị.
2.3.3. Văn phòng điện tử hỗ trợ công tác quản lý của Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hải Phòng Đào tạo thành phố Hải Phòng
Đối với Sở Giáo dục và Đào tạo
Thứ nhất, rút ngắn thời gian xử lý công việc và nâng cao hiệu suất, hiệu quả công tác, tiết kiệm thời gian và giấy mực trong việc in ấn, nhân bản tài liệu.
Thứ hai, phát huy triệt để quy chế dân chủ cơ sở và thực hiện đầy đủ nguyên tắc tập trung dân chủ cơ quan. Trên thực tế, các thành viên ban lãnh đạo đều đƣợc nắm tất cả công việc cơ quan qua hệ thống công văn đến và công văn đi từ khi dự thảo đến khi phát hành. Cán bộ, công chức đều đƣợc thông báo đầy đủ chủ trƣơng, kết quả điều hành của thủ trƣởng một cách nhanh chóng và triệt để. Các thông báo cơ quan, đảng bộ (chi bộ), các đoàn thể, lịch công tác tuần không phải sao in và nhân bản để phát cho mỗi ngƣời. Tất cả đƣa lên mạng, cấp quyền - tạo luồng xử lý đến cá nhân bộ phận có liên quan.
căn cứ cho việc đánh giá thực hiện nhiệm vụ của từng cá nhân, bộ phận trong cơ quan. Những cán bộ, công chức có thành tích hoặc làm một công việc có chất lƣợng hiệu quả, đảm bảo tiến độ sẽ đƣợc biểu dƣơng và thông báo đến toàn thể cán bộ, công chức ngay mà không cần phải chờ đến các cuộc họp nhƣ trƣớc đây. Điều này thúc đẩy mỗi cán bộ, công chức nâng cao tinh thần trách nhiệm, lòng tự trọng, tính kỷ luật và thi đua trong công tác.
Thứ tƣ, xây dựng một hệ thống lƣu trữ công văn đi và đến theo từng bộ hồ sơ, hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng công văn đi, đến một cách thông minh, khoa học. Một công văn đến có yêu cầu giải quyết xong thì kết quả giải quyết ngoài việc lƣu ở công văn đi còn tích hợp vào công văn đến để ngƣời đọc có thể xem biết cả nội dung yêu cầu của cơ quan ngoài và nội dung xử lý, giải quyết của Sở GD&ĐT. Ngƣợc lại, một công văn đi của sở GD&ĐT có yêu cầu bên ngoài giải quyết khi có kết quả phúc đáp ngoài việc lƣu vào công văn đến còn đƣợc tích hợp vào công văn đi để ngƣời đọc có thể xem cả yêu cầu và kết quả phúc đáp từ bên ngoài. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tóm lại, mô hình VPĐT góp phần tích cực trong cải cách hành chính, hỗ trợ toàn diện các hoạt động quản lý và điều hành của Sở GD&ĐT, giúp cải thiện hiệu quả hoạt động hành chính bằng giao việc và kiểm soát tiến độ xử lý công việc qua mạng máy tính, tăng cƣờng trách nhiệm cá nhân, tăng khả năng kiểm soát công việc, góp phần tăng cƣờng sức mạnh của ngƣời quản lý. Mô hình VPĐT sẽ góp phần nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công tác, giảm thiểu các chi phí phát sinh trong quá trình xử lý công việc, góp phần xóa bỏ giới hạn về không gian và giảm thiểu thời gian trong quá trình xử lý công việc. Đây còn là cơ hội để cán bộ, công chức có điều kiện nâng cao trình độ tin học; không bị lạc hậu, hiểu biết và sử dụng thành thạo các thiết bị tin học; tạo dựng cho mình thói
quen sử dụng thông tin, từ đó nâng cao kiến thức, văn hóa và lòng tự tin
Đối với các đơn vị trực thuộc (các trường THPT, phòng GD&ĐT, trung tâm GDTX)
Một trong những khó khăn của các đơn vị trực thuộc là việc tiếp cận với các nguồn văn bản của trung ƣơng, của thành phố, các đơn vị chỉ đƣợc tiếp cận thông qua việc sao y của Sở gửi; để tiết giảm chi phí chi thƣờng xuyên Sở chỉ gửi những văn bản thật quan trọng do đó dẫn đến việc thiếu thông tin khi thực hiện, tình trạng áp dụng những văn bản đã hết hiệu lực tại cơ sở làm ảnh hƣởng đến quá trình quản lý ngành. Qua hệ thống VPĐT với cơ sở dữ liệu dùng chung về văn bản, các đơn vị đƣợc tiếp cận với các hệ thống văn bản liên quan đến đơn vị của cấp trên một cách đầy đủ và chính xác, từ đó có căn cứ để triển khai các hoạt động trong đơn vị
Qua khảo sát, để một văn bản đƣợc phát đi từ cơ quan Sở GD&ĐT Hải Phòng đến các đơn vị trực thuộc bằng đƣờng bƣu điện tiêu tốn một khoảng thời gian từ 2 đến 4 ngày làm việc và vẫn còn có hiện tƣợng thất lạc văn bản. Các đơn vị không nhận đƣợc văn bản hoặc nhận đƣợc văn bản muộn làm ảnh hƣởng đến thời gian, chậm tiến độ công việc mà Sở GD&ĐT yêu cầu qua văn bản hành chính đó. Qua hệ thống VPĐT các đơn vị trực thuộc có thể nhận đƣợc văn bản ngay sau khi đƣợc ký duyệt và ban hành, để từ đó triển khai đƣa vào thực hiện đƣợc kịp thời.
Với môi trƣờng làm việc cộng tác những ngƣời tham gia hệ thống có thể trao đổi với nhau qua hệ thống các dịch vụ nhƣ email, tin nhắn nhanh một các tức thời, chi phí thấp; với sự bình đẳng về khoảng cách số đã rút ngắn khoảng cách địa lý, rút ngắn thời gian tiếp cận thông tin giữa các đơn vị trong địa bàn thành phố.
Đối với người dân
Việc triển khai VPĐT giúp ngƣời dân có thể tham gia vào công việc quản lý của sở GD&ĐT qua việc tăng số lƣợng các kênh truy cập để khai thác các dịch vụ công thuộc lĩnh vực GD&ĐT.
Một trong những công việc ngƣời dân phải thực hiện khi làm việc với các cơ quan nhà nƣớc là phải tìm hiểu các thủ tục hành chính, kê khai các biểu mẫu của các thủ tục hành chính, nộp hồ sơ và nhận kết quả. Tất cả các công việc trên có thể ngƣời dân có thể thực hiện tại nhà của mình thông qua hệ thống mạng đƣợc kết nối với hệ thống VPĐT cơ chế “một cửa” theo mô hình G2C, ngƣời dân có thể điền thông tin vào các biểu mẫu hành chính trên mạng, theo dõi đƣợc tiến độ, thời hạn xử lý các yêu cầu, nhận kết quả trả về trực tiếp tại Sở hoặc qua đƣờng bƣu điện. Các thủ tục hành chính có thể đƣợc cung cấp qua hệ thống VPĐT là: đăng ký hồ sơ chuyển trƣờng, xác minh văn bằng chứng chỉ, cấp và đính chính lại văn bằng chứng chỉ
2.4. Thực trạng quản lý phát triển văn phòng điện tử tại Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hải Phòng và Đào tạo thành phố Hải Phòng
2.4.1. Nhận thức của lãnh đạo, chuyên viên Sở và các đơn vị
Trong thời đại CNTT&TT, khoa học công nghệ phát triển rất nhanh, đem lại hiệu quả ứng dụng trong mọi lĩnh vực của cuộc sống, kinh tế, xã hội làm thay đổi cơ bản nhận thức của con ngƣời, mỗi ngƣời đều thấy đƣợc sự cần thiết của việc ứng dụng khoa học công nghệ nói chung và CNTT&TT nói riêng vào trong lĩnh vực hoạt động, công việc của mình nhằm nâng cao hiệu quả lao động.
Mọi cán bộ, công chức nhân thức rằng VPĐT là nơi cung cấp thông tin, tƣ liệu và các công cụ hỗ trợ tác nghiệp trong quá trình quản lý giáo dục. Lãnh đạo Sở GD&ĐT đã nhận thấy rằng việc áp dụng mô hìnhVPĐT
vào công tác quản lý là phƣơng thức nhanh nhất để truyền đạt các ý kiến, mệnh lệnh hành chính của mình tới các cá nhân và tổ chức có liên quan, VPĐT là công cụ để kiểm tra, giám sát tiến độ công việc. Cán bộ, chuyên viên cơ quan Sở coi VPĐT là công cụ quản lý hữu hiệu để ngƣời cán bộ chuyên viên hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao. Các đơn vị coi VPĐT một kênh thông tin để tiếp cận với các thông tin quản lý của Sở, với nguồn dữ liệu đầy đủ và chính xác của ngành GD&ĐT.
Tuy nhiên việc chuyển từ nhận thức tầm quan trọng, tác dụng và lợi ích của VPĐT trong quản lý đến việc việc xây dựng cơ chế để thực hiện việc phát triển, nhân rộng mô hình VPĐT còn gặp khó khăn, chƣa có giải pháp mạnh, khả thi và nguồn lực tƣơng xứng. Còn có hiện tƣợng một số cán bộ, công chức chƣa đồng thuận về ứng dụng VPĐT trong công tác quản lý, điều hành vì các lý do:
+ Việc chuyển từ phƣơng pháp quản lý từ theo kiểu thủ công sang tự động hoá dẫn đến cán bộ phải thay đổi cách thức làm việc.
+ Việc triển khai mô hình VPĐT cùng với cải cách hành chính sẽ làm tăng sự minh bạch thông tin, ảnh hƣởng đến quyền lợi của một số cá nhân.
+ Sự e ngại về giá trị pháp lý của các văn bản điện tử, của ngƣời dùng. Cùng với việc đặt nặng vai trò của “văn bản giấy – dấu đỏ” theo thói quen cũ.
2.4.2. Tổ chức bộ máy quản lý văn phòng điện tử
Hiện tại việc quản lý và vận hành VPĐT tại Sở GD&ĐT Hải Phòng đƣợc giao cho Văn phòng là bộ phận chuyên trách triển khai thực hiện, do một cán bộ kiêm nhiệm chịu trách quản lý và vận hành.
ngày/tuần (24/7) phục vụ nhu cầu quản lý, trao đổi thông tin của những ngƣời tham gia hệ thống, yêu cầu phải có bộ phận kỹ thuật, tuy nhiên Sở GD&ĐT không có bộ phận kỹ thuật trực thƣờng xuyên để xử lý các sự cố bất thƣờng về kỹ thuật của hệ thống, dẫn đến vẫn có hiện tƣợng hệ thống bị sự cố mà không đƣợc khắc phục kịp thời.
Tại các đơn vị việc giao vận hành, khai thác hệ thống VPĐT đƣợc Sở GD&ĐT hƣớng dẫn giao cho cán bộ phụ trách công tác văn thƣ khai thác. Tuy nhiên tại các đơn vị tuỳ tình hình thực tiễn có thể trực tiếp lãnh đạo đơn vị quản lý và sử dụng hoặc giao cho cá nhân là giáo viên tin học, văn thƣ, kế toán hoặc một tập thể là tổ tin học, tổ văn phòng tự phân công theo lịch để truy cập và khai thác.
2.4.3. Cơ chế quản lý văn phòng điện tử
Hiện tại Sở GD&ĐT Hải Phòng chƣa xây dựng đƣợc quy chế quản lý và vận hành VPĐT một cách cụ thể rõ ràng, quy định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của các đơn vị, và cá nhân tham gia hệ thống; trách nhiệm của các bộ phận trong việc sử dụng và phát triển VPĐT. Chƣa có bộ phận kiểm tra đánh giá việc quản lý và sử dụng VPĐT.
Quản lý VPĐT là một công việc mới mẻ, là mảng công việc đƣợc