7. Phƣơng pháp nghiên cứu
2.3.2.Thực trạng mô hình văn phòng điện tử phục vụ công tác quản
của Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hải Phòng
Hoạt động quản lý nhà nƣớc nói chung và hoạt động quản lý hành chính nói riêng đều thông qua con ngƣời. Trong điều kiện khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin phát triển, lƣợng thông tin ngày càng nhiều, yêu cầu về thời gian xử lý nhanh đòi hỏi việc ứng dụng các tiến bộ khoa học công nghệ vào các hình thức quản lý, vì vậy trong những năm vừa qua Sở GD&ĐT Hải Phòng đã từng bƣớc áp dụng mô hình VPĐT từ đơn giản đến phức tạp để nâng cao chất lƣợng quản lý của Sở. Đến nay mô hình VPĐT phục vụ quản lý bƣớc đầu mang lại đƣợc một số kết quả nhất định:
- Về hạ tầng CNTT&TT: năm 1999 Sở GD&ĐT kết nối mạng LAN, năm 2000 triển khai kết nối từ xa qua mạng diện rộng (WAN) qua tới các đơn vị trực thuộc qua đƣờng dây điện thoại đến nay Sở GD&ĐT đã có trung tâm tích hợp dữ liệu với 02 máy chủ và kết nối mạng cáp quang với tốc độ 14Mbs theo công nghệ thuê kênh riêng tại cơ quan Sở, triển khai kết nối mạng tiêng ảo (VPN) các đơn vị; 100% các đơn vị trực thuộc đã đƣợc kết nối mạng Internet tốc độ cao, nhiều đơn vị có từ 2 đƣờng Internet trở lên.
- Sở GD&ĐT đã triển khai áp dụng mô hình VPĐT trực tuyến trên cơ sở của hệ thống phần mềm S-OFFICE, đây là một thành tựu mới, bƣớc tiến mới trong việc ứng dụng CNTT&TT trong công tác quản lý của Sở GD&ĐT theo hƣớng tự động hoá cao.
- Về quy mô, ban đầu VPĐT đƣợc triển khai và vận hành tại cơ quan Sở GD&ĐT Hải Phòng phục vụ cho nội công tác quản lý nội bộ của cơ quan Sở; qua quá trình phát triển, hệ thống VPĐT đã đƣợc triển khai tới và cung cấp các kết nối truy cập đến 56 trƣờng THPT, 14 trung tâm GDTX, 14 phòng GD&ĐT ; số hoá và phân phối 1.521 văn bản đến, 985
văn bản đi tới các đơn vị và cá nhân liên quan; lập hồ sơ theo dõi 583 hồ sơ công việc.
Về chức năng, VPĐT cung cấp một công cụ trong công tác quản lý, tự động hoá một số quy trình tác nghiệp nhƣ: quy trình quản lý văn bản, quy trình giải quyết khiếu nại tố cáo, quy trình đăng ký xe ô tô và sử dụng phòng họp, quy trình lập lịch công tác....
Về hiệu quả:
- Tạo một văn phòng ảo, một kênh truyền thông cộng tác kết nối các phòng ban, đơn vị và các thành viên.; cung cấp môi trƣờng làm việc từ xa cho các thành viên tham gia hệ thống; thành viên tham gia hệ thống có thể tiếp cận đƣợc với thông tin và công cụ quản lý để giải quyết công việc ở bất cứ thời gian nào và ở bất cứ đâu (any time, any where);
VPĐT tại Sở GD&ĐT CB, CC Sở GD&ĐT Trung tâm GDTX Trường THPT Phòng GD&ĐT
Hình 2.2 - Mô hình mạng lƣới VPĐT tại ngành GD&ĐT Hải Phòng
Văn phòng điện tử
- Cung cấp thông tin và các công cụ phục vụ quản lý, văn bản tài liệu, hồ sơ công việc, và các quy trình nội bộ, mang lại kết quả khai thác và xử lý thông tin tốt hơn, tăng hiệu quả xử lý công việc, giảm chi phí giấy tờ, điện thoại, in ấn, đi lại;
- Là công cụ hỗ trợ cấp quản lý của lãnh đạo Sở, mỗi một công việc đều đƣợc gắn với với những cá nhân và tổ chức đƣợc phân công, qua hệ thống VPĐT ngƣời lãnh đạo theo dõi đƣợc tiến độ các công việc; theo dõi đƣợc hiệu quả làm việc của các cá nhân, đơn vị từ đó là cơ sở đánh giá kết quả làm việc của các cá nhân, kết quả hoàn thành nhiệm vụ của từng đơn vị.