7. Phƣơng pháp nghiên cứu
3.3.2. Biện pháp 2: Đẩy mạnh cải cách hành chính
Mục đích của biện pháp
Đẩy mạnh cải cách hành chính, đặc biệt là nội dung cải cách thể chế để xây dựng hệ thống các quy trình quản lý tại Sở GD&ĐT một cách hợp lý, rõ ràng.
Cải cách hành chính là chủ thể đƣa ra mục tiêu, yêu cầu cho việc thiết lập mô hình VPĐT, mức độ cải cách sẽ quyết định quy mô, phạm vi và độ phức tạp của VPĐT.
Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp
Mục tiêu của việc áp dụng và phát triển mô hình VPĐT phục vụ quản lý là tạo ra một phƣơng thức vận hành thông suốt, hiệu quả bộ máy quản lý, thông qua việc sử dụng CNTT&TT. Do vậy, các ứng dụng CNTT&TT phải đƣợc thiết lập trên cơ sở "đơn đặt hàng" của bộ máy quản lý và nhờ tính năng của công nghệ mà những mục tiêu thiết lập một bộ máy hành chính hoạt động hiệu quả, năng động và chất lƣợng sẽ đƣợc thực hiện.
Các công cụ quản lý trong VPĐT đƣợc quyết định bởi phần "ứng dụng", tức là phần thiết lập các hệ thống thông tin, hệ thống các cơ sở dữ liệu, các quy trình vận hành, và luân chuyển thông tin. Về bản chất VPĐT là phƣơng tiện để chuyển các quy trình vận hành bằng phƣơng thức truyền thống thành quy trình điện tử.
Yếu tố quyết định đến kết quả của áp dụng và phát triển mô hình VPĐT trong quản lý là việc xây dựng mô hình VPĐT xuất phát từ việc thiết lập lại và thay đổi các quy trình, thay đổi cách thực hiện các thủ tục hành chính, cách thức giao tiếp, làm việc giữa các đơn vị và cá nhân.
cách bộ máy, đổi mới, nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ - công chức và cải cách tài chính công. Việc áp dụng mô hình VPĐT trong quản lý liên quan chặt chẽ đến cải cách thể chế trong cải cách hành chính tại Sở GD&ĐT Hải Phòng.
Cải cách hành chính nhằm đến tính hiệu quả, chất lƣợng trong cách thức quản lý của Sở GD&ĐT, điều đó đòi hỏi các hoạt động quản lý phải đƣợc quy trình hóa, phải rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ, về các hoạt động và các mối quan hệ... Qua đó sẽ tạo đƣợc yếu tố "công khai, minh bạch". Quá trình thiết lập các hệ thống CNTT&TT và áp dụng mô hình VPĐT trong Sở GD&ĐT phải xuất phát từ quá trình thiết lập trật tự các quy trình, các cơ chế và các mối quan hệ giữa các chức năng, các bộ phận và các cấp quản lý giáo dục.
Các quy trình xử lý công việc đƣợc tiêu chuẩn hóa theo hƣớng cách khoa học, hợp lý và đúng luật và theo cơ chế một cửa; ngƣời đứng đầu cơ quan kiểm soát đƣợc quá trình giải quyết công việc trong nội bộ của cơ quan để có chỉ đạo kịp thời; Hệ thống văn bản các quy trình và thủ tục hành chính đƣợc kiện toàn tạo cơ hội xác định rõ ngƣời rõ việc, nâng cao hiệu suất giải quyết công việc; Đo lƣờng, đánh giá đƣợc hệ thống, quá trình, chất lƣợng công việc theo các chuẩn mực hay mục tiêu chất lƣợng cụ thể;
Làm cho công chức, viên chức có nhận thức tốt hơn về chất lƣợng công việc và thực hiện các thủ tục nhất quán trong toàn cơ quan vì mục tiêu cải cách hành chính;
Trên cơ sở các thủ tục, quy trình hiện có tại cơ quan Sở, tổ chức thống kê, rà soát các quy trình, thủ tục. Qua công tác rà soát, phát hiện và điều chỉnh các điểm bất hợp lý hoặc các nguy cơ tiềm ẩn có thể xẩy ra các sai sót.
Theo quyết định Quyết định số 1600 /QĐ-UBND ngày 18 tháng 8 năm 2009 của UBND thành phố Hải Phòng về việc ban hành các thủ tục hành chính tại tại thành phổ Hải Phòng, có 42 thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giả quyết của Sở GD&ĐT. Theo Quyết định 5076/QĐ- BGDĐT ngày 12 tháng 8 năm 2009 của Bộ GD&ĐT về việc công bố Bộ thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Giáo dục và Đào tạo thì tại Sở GD&ĐT có 32 thuộc thẩm quyền hoặc đƣợc uỷ quyền giải quyết tại Sở, đó là các thủ tục hành chính sau:
- Cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc
- Yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc
- Đình chỉ hoạt động Trung tâm kỹ thuật tổng hợp - hƣớng nghiệp - Thành lập Trung tâm kỹ thuật tổng hợp - hƣớng nghiệp
- Sáp nhập, chia, tách Trung tâm kỹ thuật tổng hợp - hƣớng nghiệp - Công nhận trƣờng trung học phổ thông đạt chuẩn quốc gia
- Quy trình tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ đăng ký kiểm định chất lƣợng giáo dục của cơ sở giáo dục phổ thông
- Cấp giấy chứng nhận và công bố kết quả kiểm định chất lƣợng cơ sở giáo dục phổ thông
- Thu hồi giấy chứng nhận kiểm định chất lƣợng giáo dục - Thành lập trƣờng chuyên thuộc tỉnh
- Chuyển học sinh sang trƣờng khác
- Tiếp nhận học sinh ngƣời nƣớc ngoài cấp trung học phổ thông - Tiếp nhận học sinh Việt Nam về nƣớc cấp trung học phổ thông - Xin học lại tại trƣờng khác đối với học sinh trung học
- Công nhận trƣờng trung học cơ sở đạt chuẩn quốc gia - Công nhận trƣờng tiểu học đạt Chuẩn quốc gia
- Công nhận trƣờng mầm non đạt chuẩn quốc gia
- Giải thể hoạt động nhóm trẻ, lớp mẫu giáo độc lập tƣ thục - Đăng ký mở ngành đào tạo trình độ trung cấp chuyên nghiệp - Liên kết đào tạo trình độ trung cấp chuyên nghiệp
- Đặc cách tốt nghiệp trung học phổ thông - đối với bị ốm hay có việc đột xuất đặc biệt sau khi đã thi ít nhất một môn và không thể tiếp tục dự thi hoặc sau khi bị ốm hay có việc đột xuất đặc biệt tự nguyện dự thi số môn thi còn lại
- Đặc cách tốt nghiệp trung học phổ thông - đối với ngƣời học bị ốm hoặc có việc đột xuất đặc biệt, không quá 10 ngày trƣớc ngày thi hoặc ngay trong buổi thi đầu tiên, không thể dự thi
- Phúc khảo bài thi tốt nghiệp trung học phổ thông
- Đăng ký dự thi tốt nghiệp trung học phổ thông đối với giáo dục thƣờng xuyên
- Đăng ký dự thi tốt nghiệp trung học phổ thông (đối với thí sinh tự do)
- Đăng ký dự thi tốt nghiệp trung học phổ thông (Đối với giáo dục trung học phổ thông)
- Tuyển dụng viên chức ngạch giáo viên trung học phổ thông - Tuyển dụng viên chức ngạch giáo viên trung học cơ sở - Thành lập trung tâm ngoại ngữ - tin học
- Thi nâng ngạch giáo viên trung học lên giáo viên trung học cao cấp (áp dụng cho giáo viên THPT và TCCN)
- Để đảm bảo các hoạt động tại nội bộ Sở GĐ&TT đƣợc thực hiện theo một cách thống nhất, tại Sở GD&ĐT cần phải có những quy trình nội bộ, đó là một loạt những quy định, hƣớng dẫn khá chi tiết giúp cán bộ công chức thực hiện một tác nghiệp trong công tác quản lý. Các quy trình này cũng phải đƣợc rà soát và điều chỉnh theo hƣớng hợp lý hơn. Các quy trình nội bộ đang đƣợc vận hành tại cơ quan Sở GD&ĐT là:
- Quy trình quản lý văn bản đi/ đến; - Quy trình lựa chọn nhà cung cấp;
- Quy trình cập nhật CSDL thông tin trƣờng học EMIS; - Quy trình thanh quyết toán kinh phí;
- Quy trình quản lý thiết bị tin học;
- Quy trình quản lý và cấp phát văn phòng phẩm; - Quy tình đăng ký sử dụng xe ô tô;
- Quy trình đăng ký sử dụng phòng họp;
- Quy trình tiếp nhận và trả kết quả theo mô hình một cửa.
Sau khi thống kê và rà soát các thủ tục, quy trình, tổ chức tiến hành điều chỉnh các quy trình theo hƣớng hợp lý, đặc biệt là việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2008 cho các quy trình, thủ tục của Sở.
Tổ chức ban hành, công bố công khai các quy trình, thủ tục hành chính để mọi ngƣời đều biết và thực hiện.
3.3.3. Biện pháp 3: Xây dựng kế hoạch tổng thể phát triển văn phòng điện tử
Mục đích của biện pháp
tối đa nhu cầu về công tác quản lý của Sở GD&ĐT và các đơn vị trực thuộc.
Định hƣớng cho việc phát triển mô hình VPĐT vào QLGD nhằm đổi mới phƣơng thức quản lý tại Sở GD&ĐT trong từng giai đoạn phát triển.
Các đơn vị trong ngành dựa trên kế hoạch phát triển VPĐT của Sở GD&ĐT sẽ chủ động lập kế hoạch thực hiện nhiệm vụ cho đơn vị mình theo từng giai đoạn cụ thể.
Chuẩn bị các nguồn lực để duy trì tốt và phát triển VPĐT
Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp
Củng cố và hoàn thiện mô hình VPĐT tại cơ quan Sở GD&ĐT và các đơn vị trực thuộc. Khai thác tối đa tính năng, tác dụng và hiệu suất sử dụng của cơ sở hạ tầng thông tin và các thiết bị hiện có.
- Để VPĐT điện tử đƣợc phát triển cả về số lƣợng sử dụng và khai thác cả về chất lƣợng hiệu quả thì cần phải có một VPĐT phải hiện đại, tiện ích và dễ sử dụng.
- Hiện đại: hệ thống VPĐT đƣợc thiết kế phải hiện đại về công nghệ, đảm bảo không lạc hậu sau một quá trình sử dụng; phải có khả năng mở rộng, lắp ghép theo hình thức module; đƣợc áp dụng các tiêu chuẩn mới nhất về chuẩn công nghệ (chuẩn phần cứng, chuẩn phần mềm, chuẩn kết nối) và có đƣợc sự hỗ trợ lâu dài của nhà cung cấp. Tác giả đề xuất lựa chọn các công nghệ sau:
+ Hệ điều hành máy chủ: Microsoft Windows ; + Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Microsoft SQL server; + Giao thức truyền thông: TCP/ IP IP-V4;
+ Bộ mã tiếng việt: Unicode TCVN; + Chuẩn bảo mật: ISO/IEC 17799;
+ Kiến trúc mạng riêng ảo VPN;
+ Lựa chọn kiến trúc công nghệ client – server trên nền web 2.0 (web base) để triển khai các dịch vụ;
+ Áp dụng công nghệ chữ ký số (PKI) cho các văn bản điện tử của Sở.
- Tiện ích: hệ thống VPĐT có những chức năng, tiện ích phục vụ cho những tác nghiệp trong việc chỉ đạo, điều hành của các thành viên tham gia hệ thống; Trên cơ sở các thủ tục hành chính và quy trình nội bộ đã đƣợc điều chỉnh, thiết kế các chức năng quản lý hỗ trợ từng nhóm đối tƣợng tham gia VPĐT.
Tạo ra môi trƣờng làm việc cộng tác giữa những ngƣời sử dụng, có thể trao đổi thông tin qua lại lẫn nhau qua việc chia sẻ dữ liệu trên môi trƣờng mạng, hệ thống tin nhắn SMS qua điện thoại, hệ thống thƣ điện tử, hệ thống hội nghị trực tuyến.
- Dễ sử dụng: Một trong những nguyên nhân khiến ngƣời sử dụng đặc biệt là những ngƣời lớn tuổi ngại sử dụng các công cụ quản lý trong VPĐT là tính phức tạp trong việc thao tác, vận hành. Để khắc phục khó khăn trên, hệ thống VPĐT phải thuần Việt, các quy trình thao tác và biểu mẫu thiết kế tƣơng tự với quy trình và biểu mẫu khi thực hiện theo phƣơng pháp thủ công.
- Tính an toàn: một trong những rào cản ngăn ngƣời sử dụng tiếp cận đến việc thực hiện các công việc trực tuyến chính là các nguy cơ và rủi ra trong việc an toàn thông tin trên mạng, một hệ thống VPĐT muốn ngƣời dùng tin tƣởng vào độ ổn định và an toàn của hệ thống cần phải đáp ứng các yêu cầu sau
dụng ứng dụng và thông tin theo quyền đƣợc cấp;
+ Tính sẵn sàng: hệ thống đƣợc thiết kế vận hành 24 giờ/ ngày, 7 ngày/ tuần;
+ Tính toàn vẹn: thông tin, dữ liệu đƣợc trao đổi trên hệ thống phải đƣợc toàn vẹn và xác thực giữa ngƣời nhận và ngƣời gửi;
+ Tính chống phá huỷ: thông tin, dữ liệu đƣợc lƣu trữ trong hệ thống phải đƣợc đảm bảo chống phá huỷ ngoài ý muốn bởi các giải pháp về phần cứng, phần mềm, sao lƣu;
Xây dựng kế hoạch phát triển mô hình VPĐT phục vụ quản lý tại Sở GD&ĐT.
- Muốn triển khai thành công VPĐT thì trƣớc tiên phải xác định thật rõ mục tiêu cần phải đạt đƣợc, những việc cần làm, các nguồn lực cần huy động, kế hoạch và lộ trình thực hiện... rồi đặt tất cả trong một tổng thể chung. Nói cách khác, cần xây dựng tốt kế hoạch tổng thể phát triển mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT
- Căn cứ vào quy hoạch phát triển của ngành GD&ĐT đến năm 2010 tầm nhìn 2020, từ đó xây dựng kế hoạch tổng thể phát triển VPĐT trong công tác quản lý phù hợp với với sự phát triển chung của ngành. Xác định quy mô, vị trí vai trò của VPĐT trong công tác quản lý giáo dục tại Hải Phòng.
- Tổ chức khảo sát đánh giá thực trạng của việc phát triển mô hình VPĐT phục vụ quản lý giáo dục trong thời gian qua. Từ kết quả khảo sát này phân tích những mặt mạnh, mặt yếu của việc sử dụng và quản lý VPĐT tại Sở GD&ĐT. Nghiên cứu các yếu tố bên ngoài có ảnh hƣởng nhƣ môi trƣờng chính sách, văn bản pháp lý, hạ tầng thông tin, điều kiện kinh tế xã hội tại địa phƣơng để xác định những thời cơ và nguy cơ tác động đến việc quản lý phát triển mô hình VPĐT tại Sở.
- Xây dựng mô hình mạng lƣới các VPĐT tại Sở GD&ĐT, tại các đơn vị trực thuộc, cung cấp các dịch vụ quản lý liên thông giữa cấp trƣờng – cấp phòng – cấp sở qua hệ thống VPĐT
- Căn cứ vào những thông tin thu đƣợc trong quá trình khảo sát thực trạng về sử dụng và quản lý VPĐT tại sở GD&ĐT Hải Phòng và định hƣớng phát triển chung của toàn ngành để xây dựng mô hình VPĐT điện
VPĐT Tại Sở GD&ĐT VPĐT tại các TT GDTX VPĐT tại các phòng GD&ĐT VPĐT tại các trƣờng THPT Các trƣờng MN, TH, THCS Cán bộ, giáo viên Cán bộ, giáo viên Cán bộ, giáo viên Cán bộ, giáo viên Cán bộ, giáo viên Văn phòng điện tử
Người sử dụng/ điểm truy cập
Hình 3.1 - Mô hình mạng lƣới VPĐT tại ngành GD&ĐT Hải Phòng trong tƣơng lai
tử trong tƣơng lai nhằm tốt hơn cho công tác quản lý giáo dục của Sở. Mô hình VPĐT mới đƣợc xây dựng phải đảm bảo tính khả thi, phù hợp với sự phát triển của khoa học công nghệ và năng lực sử dụng và quản lý của đội ngũ cán bộ công chức.
- Xác định các mục tiêu và mốc thời gian cần đạt đƣợc trong việc phát triển mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT. Các mục tiêu và kế hoạch phát triển VPĐT phải đƣợc xây dựng trên cơ sở lý luận và phù hợp với thực tiễn về VPĐT, cũng nhƣ nhu cầu ngày càng cao của việc ứng dụng mô hình VPĐT phục vụ quản lý của Sở GD&ĐT Hải Phòng. Các mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc SMART (Specific - cụ thể, dễ hiểu), (Measurable – đo lƣờng đƣợc), (Achievable – vừa sức), (Realistics – thực tế), (Timebound – có thời hạn). Các mục tiêu này phải đƣợc cụ thể hoá bằng các văn bản quy định cho từng giai đoạn phát triển và đƣợc gửi tới tất cả các đợn vị có liên quan.
- Huy động các nguồn lực, tổ chức thực hiện kế hoạch nhằm phát huy những điểm mạnh và thời cơ, khắc phục những điểm yếu và nguy cơ có ảnh hƣởng đến phát triển VPĐT nhằm đạt đƣợc các mục tiêu đã đặt ra. Các nguồn lực bao gồm: nguồn nhân lực, kinh phí, thiết bị, công nghệ để trả lời cho câu hỏi ai làm gì? làm nhƣ thế nào? sử dụng công nghệ thiết bị gì? và kinh phí ở đâu?