- Chứng chỉ kế toán ấn chỉ : phiếu nhập ấn chỉ; phiếu xuất ấn chỉ; bảng kê chứng từ
3.4.Tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ và kiểm tra, đánh giá công tác tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn
tác tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn
Để công tác tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn các Chi cục Thuế đi vào nề nếp, góp phần nâng cao hiệu quả giải quyết công việc thì bên cạnh việc ban hành văn bản quy định, hƣớng dẫn nghiệp vụ, chi cục cần chú trọng tăng cƣờng hơn nữa việc hƣớng dẫn, bồi dƣỡng nghiệp vụ, thƣờng xuyên tổ chức kiểm tra, đánh giá thực hiện đối với các đơn vị và có thể là từng cá nhân khi cần thiết. Việc kiểm tra chỉ có thể tiến hành khi đã có quy định và hƣớng dẫn về nghiệp vụ.
Nhƣ đã nêu ở chƣơng 2, cán bộ, chuyên viên của Chi cục Thuế hầu hết chƣa nắm vững nghiệp vụ lập hồ sơ chuyên môn, vì vậy phải tổ chức hƣớng dẫn cho cán bộ, chuyên viên về phƣơng pháp lập hồ sơ thì hàng năm mới có thể kiểm tra đƣợc tình hình lập hồ sơ của từng đơn vị và cá nhân.
+ Về nội dung hướng dẫn: Tổ chức các lớp tập huấn về chuyên đề lập hồ sơ và
nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan hoặc kết hợp với các nội dung khác nhƣ: kỹ thuật soạn thảo văn bản, phƣơng pháp quản lý văn bản…. song song với việc hƣớng dẫn
về lý thuyết phải xen lẫn nội dung cho học viên thực hành lập hồ sơ chuyên môn và nộp hồ sơ công việc mình phụ trách thuộc đơn vị mình.
+ Về thời gian hướng dẫn: Nên bố trí tiến hành liên tục trong một khoảng thời
gian liên tục vì tránh việc hƣớng dẫn bị dán đoạn không có sự liền mạch làm giảm hiệu quả của quá trình hƣớng dẫn. Do số lƣợng cán bộ, chuyên viên của chi cục đông nên có thể chia ra thành nhiều lớp và tổ chức thành nhiều đợt khác nhau, trong đó cần chú trọng đến việc hƣớng dẫn lập hồ sơ đối với các văn bản tài liệu chuyên môn về lĩnh vực thuế.
+ Về hình thức hướng dẫn: Có thể mời các chuyên gia, giảng viên của các
trƣờng Đại học về lĩnh vực này (ví dụ: Giảng viên Trƣờng Đại học KHXH&NV, chuyên gia của Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc….) đến hƣớng dẫn cho khóa học.
Trƣờng hợp chi cục không có điều kiện để tổ chức lớp tập huấn thì cán bộ văn thƣ, lƣu trữ của chi cục phải đến từng đơn vị, bộ phận trong chi cục hƣớng dẫn cụ thể cho các đơn vị, bộ phận hoặc từng cán bộ, chuyên viên về phƣơng pháp lập hồ sơ và thủ tục giao nộp hồ sơ. Để làm tốt đƣợc điều này đòi hỏi cán bộ văn thƣ, lƣu trữ phải nắm chắc đƣợc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và của các đơn vị, đồng thời phải thông hiểu về phƣơng pháp lập hồ sơ và phải luôn cập nhật những quy định của cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền quy định về công tác tác văn thƣ, lƣu trữ. Theo tôi đây là một cách làm thiết thực và có thể đạt hiệu quả tốt, dễ áp dụng tại các chi cục bởi không bị phụ thuộc nhiều vào vấn đề kinh phí, mặt khác dễ chủ động về thời gian tiến hành.
Bên cạnh việc tổ chức, hƣớng dẫn, bồi dƣỡng nghiệp vụ thì kiểm tra, đôn đốc, đánh giá cần đƣợc tiến hành thƣờng xuyên. Kiểm tra là khâu quan trọng trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc của mỗi cơ quan. Qua việc kiểm tra để phát huy những điểm tích cực, kịp thời phát hiện những sai lệch, thiếu xót (nếu có), từ đó đƣa ra biện pháp khắc phục cho phù hợp với tình hình thực tế, nếu làm tốt cần đƣợc nhân rộng và phát huy. Việc kiểm tra có thể tiến hành thƣờng xuyên hoặc đột xuất để đảm bảo tính khách quan và trung thực.
Nội dung kiểm tra có thể là:
+ Kiểm tra các đơn vị, cá nhân có lập hồ sơ không? + Hồ sơ lập ra có đầy đủ và hay không?
+ Chất lƣợng hồ sơ đƣợc lập nhƣ thế nào? Có đáp ứng các yêu cầu của một hồ sơ hay không?
Ví dụ: Hồ sơ lập ra đƣợc sắp xếp nhƣ thế nào để khoa học? văn bản, tài liệu
trong hồ sơ có đƣợc đánh số tờ không? Hồ sơ có đƣợc biên mục đầy đủ các thông tin bên trong và bên ngoài? Tiêu đề hồ sơ có phản ánh đúng nội dung của tài liệu bên trong hay không?
Trách nhiệm kiểm tra: Lãnh đạo Cục Thuế, Trƣởng phòng Hành chính- Lƣu trữ, lãnh đạo Chi cục Thuế và trƣởng các đơn vị, bộ phận với sự tham mƣu của Đội Hành chính – Nhân sự - Tài vụ (bộ phận văn thƣ, lƣu trữ).
Đội Hành chính – Nhân sự - Tài vụ cần tham mƣu cho lãnh đạo chi cục về thời gian kiểm tra, nội dung kiểm tra đề đôn đốc các đơn vị, cá nhân về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành để công tác này ngày càng đi vào nề nếp và khoa học hơn, góp phần nâng cao chất lƣợng giải quyết công việc để phục vụ tốt cho hoạt động quản lý tại chi cục.
Song song với việc kiểm tra phải đi liền với các biện pháp đánh giá (khen thƣởng và kỷ luật). Việc khen thƣởng và kỷ luật là một trong những biện pháp góp phần nâng cao chất lƣợng, hiệu quả công tác. Do đó, cần phải có chính sách khen thƣởng kịp thời và hợp lý các đơn vị, cá nhân thực hiện tốt việc tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn, đồng thời có những biện pháp xử phạt thích đáng những cán bộ, chuyên viên không thực hiện quy định về vấn đề này.
Hiện nay ở một số cơ quan, mặc dù đã có những quy định khá cụ thể, nhƣng công tác văn thƣ, lƣu trữ vẫn chƣa đƣợc thực hiện tốt vì có quan không tiến hành kiểm tra, hoặc kiểm tra nhƣng biện pháp xử lý lại không kiên quyết và triệt để. Những nhân viên nghiêm túc thực hiện việc lập hồ sơ không đƣợc biểu dƣơng, khen thƣởng, những ngƣời không lập hồ sơ để mất tài liệu, không bàn giao tài liệu trƣớc khi nghỉ hƣu, thôi việc, chuyển công tác không bị xử lý kỷ luật. Hệ thống chế tài trong các quy định về công tác văn thƣ, lƣu trữ không rõ ràng, hoặc rất mờ nhạt. Vì thế hiệu lực của các quy chế và quy định không cao, hiệu quả thực hiện không tốt. Theo chúng tôi hình thức khen thƣởng, xử phạt cụ thể nhƣ sau:
*Về khen thưởng
- Yêu cầu Bộ phận Hành chính khi xây dựng tiêu chí tính điểm thi đua cuối năm là cán bộ, chuyên viên khi giải quyết xong công việc phải lập hồ sơ đầy đủ và
hoàn chỉnh, nếu không lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ theo quy định thì coi nhƣ chƣa hoàn thành nhiệm vụ công tác năm. Nếu làm đƣợc nhƣ vậy sẽ nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức ngành thuế trong công tác lập và quản lý hồ sơ chuyên môn.
- Nếu cán bộ, chuyên viên có thành tích nổi trội trong công tác văn thƣ, lƣu trữ sẽ đƣợc xét nâng lƣơng trƣớc thời hạn, tặng bằng khen, giấy khen, làm căn cứ để bổ nhiệm cán bộ.
- Những đơn vị, cá nhân thực hiện tốt cần phải đƣợc biểu dƣơng khen thƣởng kịp thời để khích lệ, động viên các đơn vị, cá nhân khác thi đua.
* Về kỷ luật
- Bên cạnh việc khen thƣởng những đơn vị, cá nhân có thành tích trong công tác văn thƣ, lƣu trữ nói chung và tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn nói riêng thì những đơn vị, cá nhân vi phạm cũng cần phải bị xử lý kỷ luật nhƣ trừ vào điểm thi đua cuối năm, không nâng lƣơng hoặc thuyên chuyển công tác.
- Song song với việc kiểm tra tại chi cục cần đẩy mạnh hơn nữa công tác kiểm tra chéo giữa các Chi cục Thuế trong toàn Thành phố để đảm bảo bảo tính khách quan, công bằng trong công tác kiểm tra. Từ đó Cục thuế Thành phố Hà Nội có khen thƣởng và xử lý kỷ luật kịp thời đối với việc thực hiện tốt công tác tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn trong các chi cục.
- Những biện pháp kiểm tra, đánh giá nếu thực hiện tốt, còn giúp cơ quan phát hiện ra những vấn đề bất cập trong thực tiễn nhằm nâng cao chất lƣợng công tác văn thƣ, lƣu trữ nói chung và công tác tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn nói riêng góp phần đƣa công tác này ngày càng đi vào nề nếp.
Muốn đạt đƣợc điều này cần quan tâm nhiều hơn nữa đến công tác tổ chức tập huấn về phƣơng pháp lập hồ sơ chuyên môn cho các cán bộ, chuyên viên. Đặc biệt cần chú trọng nhấn mạnh đến vai trò của hồ sơ chuyên môn đối với hoạt động của Chi cục Thuế; tại sao phải lập hồ sơ chuyên môn; tác dụng của khối hồ sơ này đối với hoạt động quản lý.
Để công tác này đi vào nề nếp cần chú ý những điểm cơ bản sau:
Thứ nhất: Cần thƣờng xuyên tổ chức tập huấn cho cán bộ, viên chức trong
Thứ hai: Cần duy trì đầy đủ và thực hiện tốt việc giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan.
Thứ ba: Ngƣời làm công tác quản lý cần duy trì công tác kiểm tra đánh giá
về công tác lập hồ sơ ở từng đơn vị và cá nhân.
Thứ tư: Đƣa tiêu chí phải lập hồ sơ sau khi đã giải quyết xong công việc làm
một trong những căn cứ để tính thi đua cuối năm.
Thứ năm: Cần kịp thời khen thƣởng đối với những đơn vị, cá nhân thực hiện
tốt công tác lập và quản lý hồ sơ và kỷ luật đối với những trƣờng hợp không thực hiện đúng nội quy, quy định đã đề ra.
Song song với việc tiến hành bồi dƣỡng, hƣớng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn cần chú trọng quan tâm đến việc chuẩn hóa cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ. Chính họ là ngƣời đóng vai trò không nhỏ đối với việc tổ chức tốt công tác lƣu trữ ở cơ quan nói chung và tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn nói riêng.
Nhƣ vậy, có thể thấy rằng việc bố trí cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ tại các Chi cục Thuế cần phải đáp ứng các yêu cầu quy định của cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền. Trong đó phải tuân thủ nguyên tắc cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ tại Chi cục phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thƣ, lƣu trữ theo quy định. Có nhƣ vậy mới đáp ứng đƣợc yêu cầu của công việc.
Bên cạnh việc tuyển chọn và bố trí cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ phải đƣợc đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ cần chú trọng bồi dƣỡng nâng cao nghiệp vụ cho họ bằng nhiều hình thức khác nhau nhƣ:
- Tạo điều kiện cho cán bộ đƣợc học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhƣ: Đại học, Sau đại học.
- Cử cán bộ đi công tác và học tập không chỉ ở trong nƣớc và cả nƣớc ngoài; - Cần chú trọng nâng cao chất lƣợng tuyển dụng đầu vào, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức đủ cả về số lƣợng, chất lƣợng, có tinh thần trách nhiệm trong công tác chuyên môn.
- Ngoài ra, Cục thuế Thành phố Hà Nội (quản lý nhân sự ở các chi cục) cần có chính sách đãi ngộ cụ thể nhằm sử dụng hiệu quả đội ngũ cán bộ, công chức, thu hút những ngƣời giỏi và tâm huyết với nghề. Song song với nó Cục thuế Thành phố Hà Nội cần quan tâm hơn nữa về chế đội đãi ngộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ để kích
thích óc sáng tạo, lòng yêu nghề. Cục thuế cần sớm đề nghị cơ quan có thẩm quyền điều chỉnh, bổ sung các chế độ đãi ngộ với công chức, viên chức văn thƣ, lƣu trữ nhƣ: phụ cấp đặc thù cho cán bộ văn thƣ; mở rộng đối tƣợng đƣợc hƣởng phụ cấp; nâng hệ số phụ cấp độc hại.
Đặc biệt cần chú trọng đến công tác bố trí sử dụng cán bộ. Định kỳ hàng năm phải tổ chức lấy phiếu tín nhiệm đối với cán bộ, công tác hoàn thành tốt nhiệm vụ cần sắp xếp, bổ nhiệm cán bộ kịp thời hoặc sắp xếp thuyên chuyển cho phù hợp với công việc và có chế đội đãi ngộ phù hợp với những ngƣời thực hiện tốt chức trách nhiệm vụ của mình nhƣ: nâng lƣơng trƣớc thời hạn, khen thƣởng biểu dƣơng kịp thời, lấy việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ đúng thời hạn làm một trong những tiêu chí tính thi đua khen thƣởng cuối năm. Có nhƣ vậy mới tổ chức quản lý tốt khối hồ sơ chuyên môn trong các chi cục thuế.
Nhƣ vậy, có thể thấy rằng việc tổ chức quản lý tốt khối hồ sơ chuyên môn tại các Chi cục Thuế không chỉ đòi hỏi sự nỗ lực về chuyên môn nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp của cán bộ văn thƣ, cán bộ lƣu trữ, mà còn phụ thuộc rất nhiều vào ý thức cũng nhƣ trách nhiệm của ngƣời làm công tác quản lý và các cán bộ chuyên môn trực tiếp giải quyết công việc hàng ngày. Để làm tốt đƣợc điều này đỏi hỏi sự nỗ lực phấn đấu của tất cả các cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan nói chung và trong các Chi cục Thuế nói riêng.