- Chứng chỉ kế toán ấn chỉ : phiếu nhập ấn chỉ; phiếu xuất ấn chỉ; bảng kê chứng từ
2.4.3.Xác định giá trị tài liệu
Theo khoản 14 Điều 2 Luật Lƣu trữ 2011 qui định: “ Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phƣơng pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lƣu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị”.
Theo Giáo trình Nghiệp vụ Lƣu trữ của PGS.TS Vũ Thị Phụng“Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để qui định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học lịch sử và các giá trị khác. Từ đó lựa chọn những tài liệu có giá trị bảo quản trong Phông lưu trữ Quốc gia, đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy”. [40;tr79]
Theo Từ điển Lƣu trữ Việt Nam năm 1991 xác định giá trị tài liệu là “quá trình nghiên cứu và sử dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn của khoa học lưu trữ để lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản và loại những tài liệu không có giá trị để tiêu hủy. Ở mỗi giai đoạn xác định giá trị có yêu cầu khác nhau: ở văn thư, xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan; ở lưu trữ hiện hành, xác định giá trị nhằm hoàn thiện tiếp các công việc còn lại ở văn thư và cùng với lưu trữ chọn những tài liệu có giá trị để nộp vào bảo quản Nhà nước; ở lưu trữ lịch sử, ngoài yêu cầu lựa chọn tài liệu để bổ sung, còn phải tối ưu hóa
thành phần và nội dung các phông lưu trữ”.
Trong quá trình hoạt động của các chi cục, nhiều văn bản, tài liệu đã đƣợc hình thành để phục vụ cho hoạt động quản lý, hoạt động thanh tra, kiểm tra, theo dõi, đôn đốc việc thu thuế, nộp thuế của các cơ quan, tổ chức và cá nhân. Do đó việc xác định giá trị tài liệu là một yêu cầu tất yếu bởi mục đích của xác định giá trị tài liệu là định ra đƣợc thời hạn bảo quản của tài liệu trong các kho lƣu trữ và góp phần tối ƣu hóa thành phần trong phông lƣu trữ cơ quan, đồng thời cũng lƣợc bớt đƣợc những tài liệu không có giá trị ra khỏi lƣu trữ cơ quan.
Tài liệu lƣu trữ tại các Chi cục Thuế qua quá trình hoạt động luôn tăng lên về số lƣợng mà không gian chứa đựng có hạn, một số tài liệu hết giá trị. Thông qua kết quả của việc xác định giá trị tài liệu, lƣu trữ cơ quan sẽ nắm đƣợc những tài liệu nào cần bổ sung vào thành phần tài liệu phông lƣu trữ cơ quan, những tài liệu nào hết giá trị thì loại ra tiêu hủy. Nhờ vậy, hiệu suất của việc tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ sẽ có điều kiện để nâng cao, giảm đƣợc diện tích kho tàng dùng để bảo quản tài liệu.
Vì công tác xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa quyết định đối với số phận tài liệu, nên một yêu cầu đặt ra cho công tác này là phải chính xác và thận trọng.
Cơ sở để xác định giá trị tài liệu của các Chi cục Thuế là căn cứ vào Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của ngành thuế qui định tại Quyết định số 374/QĐ- TCT ngày 05 tháng 4 năm 2012 của Tổng cục Thuế qui định: Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Chi cục trưởng quyết định lựa chọn tài liệu để giao nộp vào lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào lưu trữ lịch sử; hủy tài liệu hết giá trị”. Tuy nhiên tại văn bản này còn có những hạn chế đối việc xác định thời hạn bảo cho hồ sơ, đặc biệt là hồ sơ chuyên môn. Bởi trong Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chƣa thống kê đƣợc nhóm hồ sơ, tài liệu cơ bản và chủ yếu hình thành trong hoạt động chuyên môn của các Chi cục Thuế (hay còn gọi là hồ sơ chuyên môn) mà chủ yếu chỉ đề cập đến thời hạn bảo quản cho khối tài liệu hành chính. Do đó gây khó khăn trong công tác xác định giá trị tài liệu.
Bên cạnh đó, các chi cục từ trƣớc đến nay chƣa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu và cũng chƣa tiến hành tiêu hủy những tài liệu đã hết giá trị. Vì lãnh đạo chi cục sợ rằng nếu tiêu hủy tài liệu khi cần không tìm đƣợc tài liệu. Do quan niệm nhƣ vậy nên khối lƣợng tài liệu hàng năm hình thành nên rất nhiều nhƣng việc xác định giá trị tài liệu không thực hiện đảm bảo đúng qui trình nghiệp vụ nên không tiến hành tiêu hủy đƣợc tài liệu đã hết giá trị. Cho nên hàng năm khối lƣợng tài liệu gia tăng đáng kể mà diện tích kho tàng không đƣợc tăng thêm nên càng ngày càng có nhiều tài liệu chƣa đƣợc nộp vào kho lƣu trữ theo qui định. Đây chính là một hạn chế lớn cần khắc phục tại các chi cục.
Kho lƣu trữ của chi cục, bên cạnh khối tài liệu đã đƣợc đánh đánh giá kiểm tra, đảm bảo chất lƣợng hồ sơ bảo quản, vẫn còn một số tài tài liệu vẫn chƣa đƣợc lập hồ sơ và chƣa đƣợc xác định giá trị tài liệu. Nhiều hồ sơ đƣợc lập chƣa tốt.
Ví dụ: Khi xem nội dung tài liệu trong hồ sơ về việc miễn giảm thuế các hộ phƣờng Đức Giang tháng 10/2008 thuộc Chi cục Thuế Long Biên, đƣợc xác định thời hạn bảo quản lâu dài vẫn thấy có những tài liệu pho to và một số tài liệu không liên quan đến việc miễn giảm thuế.
Nhƣ vậy, chất lƣợng hồ sơ lập ra chƣa đảm bảo và chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu của một hồ sơ “các văn bản tài liệu phải có mối liên quan chặt chẽ với nhau; các văn bản tài liệu trong hồ sơ phải là bản chính hoặc bản sao hợp pháp).
Điều này xuất phát từ nguyên nhân cán bộ lƣu trữ phải kiêm nhiệm nhiều việc nên thiếu thời gian tập trung cho công việc chuyên môn, không kịp thời hƣớng dẫn các cán bộ chuyên viên trong công tác lập hồ sơ để ngay tại giai đoạn văn thƣ việc xác định giá trị tài liệu phải thực hiện tốt. Hơn nữa do cán bộ lƣu trữ còn hạn chế về trình độ chuyên môn (trung cấp), chƣa chủ động, thiếu sáng tạo và quyết đoán trong công việc của mình nên cũng ảnh hƣởng không nhỏ đến công tác xác định giá trị tài liệu.
Cán bộ chuyên môn còn nhận thức chƣa đúng về công tác lƣu trữ, chƣa nâng cao tinh thần tự giác trong công việc, vẫn còn tƣ tƣởng né tránh, ngại khó.
Trong công tác quản lý, lãnh đạo chi cục chƣa thành lập Hội đồng Xác định Giá trị tài liệu nên tài liệu hình thành nhiều năm không đƣợc xác định lại ở giai đoạn lƣu trữ và cũng không lựa chọn đƣợc những tài liệu có giá trị nộp vào lƣu trữ lịch sử.
Nhƣ vậy, có thể thấy rằng việc xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu trong các Chi cục Thuế chƣa thực hiện tốt bởi những lý do nhƣ đã nêu ở trên. Các chi cục cần có biện pháp cụ thể hơn nữa đối với công tác này.