Sơ đồ cơ cấu tổ chức của các Chi cục Thuế được thể hiện như sau: CHI CỤC TRƢỞNG
1.3.1. Các qui định của ngành thuế về công tác văn thư, lưu trữ
1.3.1.1. Các qui định của Tổng cục Thuế về công tác văn thư, lưu trữ
Công tác văn thƣ, lƣu trữ đƣợc xác định là một mặt hoạt động trong hoạt động quản lý nhà nƣớc. Công tác văn thƣ có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý. Hiệu quả của hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc một phần vào công tác này có đƣợc làm tốt hay không. Bởi làm tốt công tác văn thƣ sẽ góp phần nâng cao hiệu suất, chất lƣợng công tác trong cơ quan và hạn chế đƣợc bệnh quan liêu giấy tờ. Mặt khác làm tốt công tác văn thƣ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lƣu trữ, mà khâu cuối cùng của công tác văn thƣ là lập hồ sơ. Nếu lập hồ sơ tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lƣu trữ. Có nhƣ vậy mới phục vụ tốt cho việc khai thác sử dụng tài liệu trong hoạt động quản lý tại thời điểm hiện tại cũng nhƣ quá khứ và trong tƣơng lai.
Để thực hiện nhiệm vụ công tác thƣờng xuyên của mình Tổng cục Thuế đã rất quan tâm đến công tác văn thƣ, lƣu trữ thông qua việc ban hành các văn bản nhƣ: Quyết định số 374/QĐ-TCT ngày 05 tháng 4 năm 2012 của Tổng cục trƣởng Tổng cục thuế về ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu ngành thuế và các văn bản quy định, hƣớng dẫn, đôn đốc việc thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ của cơ quan thuế.
Ví dụ: Kể từ khi có Thông tƣ 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011
của Bộ Nội vụ Hƣớng dẫn về thể thức văn bản hành chính thì Tổng cục thuế đã gửi sao gửi Thông tƣ trên để gửi đến các Chi cục để các Chi cục thực hiện áp dụng vào việc ban hành văn bản hành chính nhằm nâng cao chất lƣợng của văn bản tài liệu hình thành trong hoạt động quản lý của Tổng cục. Có nhƣ vậy mới góp phần nâng cao chất lƣợng hồ sơ đƣợc lập.
1.3.1.2. Các qui định của Cục Thuế Thành phố Hà Nội về công tác văn thư, lưu trữ
Cục thuế Thành phố Hà Nội là cơ quan trực tiếp quản lý các Chi cục Thuế trong Thành phố Hà Nội. Để thực hiện chức năng quản lý của mình trong đó có việc quản lý công tác văn thƣ, lƣu trữ, Cục thuế Thành phố Hà Nội luôn áp dụng các văn bản qui phạm pháp luật và văn bản hƣớng dẫn về công tác văn thƣ, lƣu trữ của cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành vào cơ quan và các đơn vị trực thuộc. Cục
thuế Hà Nội đã gửi những văn bản qui phạm pháp luật và văn bản hƣớng dẫn nhƣ: Luật Lƣu trữ; Nghị định 110, Nghị định 111….. và trên cơ sở những văn bản qui phạm pháp luật đó Cục đã ban hành một số văn bản hƣớng dẫn thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ nhƣ:
- Quyết định số 22626/QĐ-CT-LTr ngày 31 tháng 8 năm 2012 của Cục thuế Thành phố Hà Nội về việc Ban hành Quy chế công tác Lƣu trữ. Ngoài ra Cục thuế Thành phố Hà Nội đã ban hành các văn bản về việc triển khai, kiểm tra, đôn đốc công tác văn thƣ, lƣu trữ để kiên quyết khắc phục tình trạng hồ sơ, tài liệu không đƣợc thu thập, chỉnh lý, bảo quản theo đúng nhƣ qui định và yêu cầu các Chi cục thuế triển khai một số công việc nhƣ:
+ Tập trung chỉ đạo cán bộ, công chức trong đơn vị ra soát lại toàn bộ hồ sơ tài liệu từ năm 2005 trở về trƣớc, đóng thùng (theo qui định), bàn giao cho bộ phận lƣu trữ dứt điểm một lần để lập kế hoạch hợp đồng chỉnh lý tài liệu.
+ Đối với các Chi cục Thuế nhất thiết phải bố trí đủ diện tích kho để phục vụ công tác lƣu trữ, trƣờng hợp trụ sở cơ quan không bố trí đƣợc diện tích kho đảm bảo yêu cầu thì thuê ngoài; trang bị một số thiết bị cần thiết để bảo quản tài liệu nhƣ: thiết bị chữa cháy, quạt thông gió, máy hút ẩm, khung giá, hộp đựng tài liệu và định kỳ phải đƣợc vệ sinh, phun thuốc khử mùi, chống mối….
+ Đối với hồ sơ, tài liệu năm 2006, từng cán bộ công chức phải lập hồ sơ biên mục tài liệu trong hồ sơ, cử cán bộ tổng hợp, thống kê Danh mục hồ sơ tài liệu bàn giao và Danh mục hồ sơ tài liệu để lại nghiên cứu gửi cho bộ phận lƣu trữ.
+ Cục sẽ có kế hoạch kiểm tra tiến độ và kết quả thực hiện đối với các Chi cục Thuế trong việc triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác lƣu trữ. Cục sẽ nghiêm túc phê bình những đơn vị chấp hành không tốt và đƣa nội dung này vào chấm điểm thi đua, khen thƣởng hàng năm.
Có thể nói, Cục thuế Thành phố Hà Nội là đơn vị đã quan tâm đến công tác văn thƣ – lƣu trữ ở cơ quan mình và các đơn vị trực thuộc, vì vậy việc ban hành văn bản quy định, đôn đốc nhắc nhở các đơn vị thực hiện tốt công tác văn thƣ, lƣu trữ .
Bên cạnh đó để thực hiện nhiệm vụ thƣờng xuyên của mình định kỳ quý I hàng năm, Cục thuế đều yêu cầu chi cục gửi báo cáo về việc thực hiện công tác văn thƣ - lƣu trữ, từ đó kiểm tra đánh giá việc thực hiện, giao ban toàn Cục, báo cáo Tổng cục thuế, kiện toàn công tác văn thƣ - lƣu trữ đối với các chi cục, đôn đốc,
nhắc nhở các Chi cục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan bằng việc ban hành công văn để đôn đốc nhắc nhở. Năm 2012 đã ban hành văn bản để chấn chỉnh công tác thu thập hồ sơ, tài liệu. Trong các văn bản đều yêu cầu Trƣởng phòng thuộc Văn phòng Cục, Chi cục trƣởng các quận, huyện, thị xã phổ biến tới cán bộ, công chức của đơn vị triển khai thực hiện Quyết định số 22626/QĐ-CT-LTr ngày 31 tháng 8 năm 2012 của Cục thuế Thành phố Hà Nội về công tác Lƣu trữ. Trong Quyết định này đã qui định trách nhiệm thực hiện của Cục trƣởng Cục thuế Thành phố Hà Nội trong việc quản lý công tác lƣu trữ:
+ Ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, qui định về công tác lƣu trữ theo qui định của pháp luật hiện hành;
+ Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, qui định về công tác lƣu trữ đối với các Phòng và Chi cục thuế các quận, huyện, thị xã; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác lƣu trữ theo thẩm quyền.
+ Trƣởng phòng Hành chính-Lƣu trữ giúp Cục trƣởng tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác lƣu trữ. Đồng thời hƣớng dẫn nghiệp vụ về công tác lƣu trữ của Cục thuế Thành Phố Hà Nội theo qui định về công tác lƣu trữ của Nhà nƣớc và của Tổng cục thuế.
+ Trƣởng các Phòng thuộc Cục thuế, Chi cục trƣởng Chi cục thuế các quận, huyện, thị xã có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo lập hồ sơ, giao nhận hồ sơ, tài liệu lƣu trữ và kiểm tra công tác quản lý lƣu trữ của đơn vị mình theo đúng qui định của Quy chế này”
Nhƣ vậy căn cứ vào các văn bản trên Chi cục thuế các quận, huyện thành phố Hà Nội thực hiện việc tổ chức quản lý công tác văn thƣ, lƣu trữ dƣới sự chỉ đạo trực tiếp của Cục thuế Thành phố Hà Nội và của cơ quan quản lý nhà nƣớc có thẩm quyền.
1.3.1.3. Các biện pháp tổ chức, quản lý của các Chi cục thuế về công tác văn thư, lưu trữ
a. Tổ chức bộ phận quản lý công tác văn thư – lưu trữ của Chi cục
Để thực hiện tốt công tác tổ chức, quản lý của các Chi cục Thuế, Tổng cục Thuế đã ban hành Quyết định số 503/QĐ-TCT năm 2010 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thuế trực thuộc Cục thuế thành phố Hà Nội, trong đó có qui định nhiệm vụ cụ thể của tất cả các đội trong các Chi
cục Thuế là phải thực hiện “Tổ chức công tác bảo quản, lƣu trữ hồ sơ nghiệp vụ và các văn bản pháp quy của Nhà nƣớc thuộc lĩnh vực quản lý của Đội và của Chi cục Thuế theo quy định hiện hành về văn thƣ, lƣu trữ”. Đây chính là căn cứ để các Chi cục Thuế triển khai việc thực hiện nhiệm vụ tổ chức quản lý công tác văn thƣ, lƣu trữ.
Do đó trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình các Chi cục Thuế đã dựa trên qui định của cơ quan cấp trên để tổ chức quản lý công tác văn thƣ, lƣu trữ của chi cục mình. Nhiệm vụ cụ thể về công tác này đã đƣợc giao trực tiếp cho đội Hành chính – Nhân sự - Tài vụ. Đội này gồm các bộ phận:
+ Bộ phận Văn thƣ – Lƣu trữ + Bộ phận Quản trị Tài vụ
+ Bộ phận Hành chính – Nhân sự
Trong những nhiệm vụ cụ thể của đội Hành chính – Nhân sự - Tài vụ có ba nhiệm vụ quan trọng liên quan đến việc tổ chức thực hiện công tác văn thƣ lƣu trữ tại các Chi cục, đó là:
- Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thƣ, lƣu trữ; - Tổng hợp, báo cáo công tác lƣu trữ;
- Tổ chức công tác bảo quản, lƣu trữ hồ sơ nghiệp vụ và các văn bản pháp quy của Nhà nƣớc thuộc lĩnh vực quản lý của Đội và của Chi cục thuế theo quy định hiện hành về văn thƣ, lƣu trữ.
* Về nhân sự làm cán bộ văn thư, lưu trữ được bố trí như sau:
Stt Chi cục Thuế Trình độ chuyên môn cán bộ làm công tác văn thƣ Số lƣợng Trình độ chuyên môn cán bộ làm công tác Lƣu trữ Số lƣợn g
1. Quận Hoàn Kiếm
Tốt nghiệp ngành khác 02 Tốt nghiệp Trung cấp Văn thƣ Lƣu trữ và Nghiệp vụ Văn phòng 01 2. Quận Ba Đình Tốt nghiệp ngành khác 01 Tốt nghiệp Học viện Hành chính 01
3. Quận Hai Bà Trƣng Tốt nghiệp
ngành khác 02
Tốt nghiệp Trung cấp Văn thƣ Lƣu trữ 01
4. Quận Đống Đa Tốt nghiệp
ngành khác 01
Tốt nghiệp Trung cấp Văn thƣ Lƣu trữ 01
5. Quận Thanh Xuân
Tốt nghiệp ngành khác
01
Tốt nghiệp khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng Trƣờng ĐHKHXH và NV
01
6. Quận Cầu Giấy Tốt nghiệp
ngành khác 01
Tốt nghiệp Trung cấp Văn thƣ Lƣu trữ 01 7. Quận Tây Hồ ngành khác Tốt nghiệp 01 Tốt nghiệp Trung cấp
Văn thƣ Lƣu trữ 01
8. Quận Hoàng Mai
Tốt nghiệp ngành khác
01
Tốt nghiệp khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng Trƣờng ĐHKHXH và NV
01
9. Quận Long Biên Tốt nghiệp
ngành khác 01
Tốt nghiệp Trung cấp Văn thƣ Lƣu trữ . 01 10.Quận Hà Đông ngành khác Tốt nghiệp 01 Tốt nghiệp ngành
khác 01
b. Ban hành văn bản hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ ở các chi cục
Trên cơ sở các văn bản Qui phạm pháp luật do Quốc hội, Chính phủ, Bộ Nội vụ, Bộ Tài chính và các văn bản hƣớng dẫn của Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc, Tổng cục thuế, Chi cục thuế Hà Nội ban hành, các Chi cục cũng đã triển khai kịp thời việc thực hiện các văn bản chỉ đạo trên để ban hành thành các công văn để yêu cầu các đơn vị trong Chi cục mình thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ. Đặc biệt là việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan, trong đó có các hồ sơ chuyên môn. Hầu hết các chi cục mới chỉ dừng ở việc phổ biến văn văn bản của cấp trên và việc thực hiện văn bản do Cục thuế Thành phố Hà Nội gửi xuống để yêu cầu các đơn vị trong cơ quan nộp lƣu hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ nhƣng các chi cục thuế chƣa ban hành đƣợc quy chế về công tác văn thƣ - lƣu trữ.
Hàng năm, cán bộ chuyên trách công tác văn thƣ - lƣu trữ tại các Chi cục Thuế đều đƣợc đi học các lớp tập huấn do Cục thuế Hà Nội tổ chức. Tuy nhiên, tại các chi cục vẫn chƣa mở đƣợc lớp hƣớng dẫn nghiệp vụ cho toàn bộ cán bộ công chức trong cơ quan để nhận thức và thực hiện tốt công tác văn thƣ - lƣu trữ.
Sở dĩ nhƣ vậy là vì công tác chuyên môn của chi cục quá nhiều, lãnh đạo các chi cục chƣa thực sự chú ý đến việc kiện toàn công tác văn thƣ - lƣu trữ. Cán bộ văn thƣ lƣu trữ đã tham mƣu cho lãnh đạo về việc cần thiết phải tuyên truyền đến từng cán bộ về ý nghĩa của công tác văn thƣ, lƣu trữ cũng nhƣ việc tổ chức các lớp hƣớng dẫn nghiệp vụ nhƣng chƣa triệt để và chƣa có sức thuyết phục vì vậy công việc này chƣa đƣợc triển khai tốt. Các cán bộ, chuyên viên chỉ quan tâm đến nghiệp vụ của mình mà chƣa nhận thức đúng và đầy đủ về công tác văn thƣ, lƣu trữ chƣa nhận thức đƣợc đây là một nhiệm vụ thƣờng xuyên của mình trong quá trình giải quyết công việc. Bên cạnh đó lãnh đạo các chi cục chƣa thực sự quan tâm “đầy đủ và đúng” đối với công tác này nên việc phổ biến, hƣớng dẫn nghiệp vụ còn nhiều hạn chế.
Mặt khác, cán bộ văn thƣ, lƣu trữ tại đây phải kiêm nhiệm quá nhiều việc nên chƣa tập trung hết khả năng vào việc phát triển công việc chuyên môn. Chẳng hạn, ngoài làm công tác văn thƣ, văn thƣ cơ quan còn kiêm cả thủ quỹ, công đoàn... Cán bộ lƣu trữ thì lại đƣợc phân công làm việc tại bộ phận Một cửa, tiếp dân giải quyết hồ sơ kê khai thuế nên không có thời gian chuyên tâm cho công tác lƣu trữ.
d. Kiểm tra đánh giá
Hàng năm, Cục thuế Hà Nội đều thành lập đoàn kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công tác văn thƣ - lƣu trữ tại các Chi cục Thuế các quận. Thời gian kiểm tra thƣờng vào quý I, quý IV hàng năm.
Đoàn kiểm tra gồm Trƣởng phòng Hành chính Lƣu trữ, chuyên viên phòng. Đoàn trực tiếp kiểm tra các nghiệp vụ tại nơi cán bộ văn thƣ, lƣu trữ làm việc. Nội dung kiểm tra công tác văn thƣ gồm:
Kiểm tra về công tác soạn thảo văn bản theo qui định tại Thông tƣ 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Kiểm tra về công tác quản lý văn bản đi, đến và việc lập tập lƣu văn bản đi của các chi cục.
Kiểm tra việc lập hồ sơ của các đơn vị và các cán bộ chuyên môn. Việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ cơ quan.
Nội dung kiểm tra công tác lƣu trữ gồm:
Đoàn kiểm tra cơ quan đã có kho lƣu trữ chƣa, tình hình thực hiện thu tài liệu đã đúng thời gian chƣa? Tài liệu thu về đã đƣợc lập hồ sơ chƣa?
Qua kiểm tra, các Chi cục Thuế đƣợc đánh giá ở mức trung bình về công tác văn thƣ, chƣa hoàn thiện về công tác lƣu trữ.
Đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra, lập biên bản có chữ ký của hai bên. Nội dung biên bản có ghi rõ nội dung nào thực hiện tốt, nội dung nào thực hiện chƣa đúng quy trình, yêu cầu cán bộ văn thƣ đọc và ký vào biên bản.
Tuy vậy, sau khi Cục thuế Hà Nội kiểm tra, lập biên bản có chữ ký của đoàn kiểm tra và cán bộ văn thƣ, Lãnh đạo chi cục cũng chƣa quan tâm nhiều đến việc khắc phục những tồn tại qua kiểm tra. Mọi việc đều phụ thuộc vào ý thức tự giác của cán bộ văn thƣ, do đó chƣa đƣa ra các chế tài cụ thể đối với việc thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ nên công tác này chƣa có sự cải tiến và tiến bộ rõ rệt.
đ. Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ