Sơ đồ cơ cấu tổ chức của các Chi cục Thuế được thể hiện như sau: CHI CỤC TRƢỞNG
1.3.2.Những ưu điểm, hạn chế của công tác văn thư, lưu trữ ở các Chi cục Thuế
1.3.2.1. Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ
Nhƣ trên đã trình bày ( ở phần 1.3.1.3) có thể thấy qua công tác tổ chức về nhân sự, công tác văn thƣ, lƣu trữ tại các Chi cục Thuế đã bƣớc đầu đƣợc quan tâm nhƣng chƣa đem lại hiệu quả cao bởi khâu tuyển dụng cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ chƣa đƣợc quan tâm chú trọng.
Qua khảo sát bƣớc đầu ở các Chi cục Thuế cho thấy việc bố trí nhân sự làm công tác văn thƣ chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu của công việc bởi hầu hết họ đều tốt nghiệp ở các chuyên ngành khác (Kinh tế, thuế…..) nên không có chuyên môn nghiệp vụ sâu về công tác văn thƣ, lƣu trữ nên không thể thực hiện tốt nhất chức trách nhiệm vụ của mình.
Bên cạnh đó cán bộ làm công tác lƣu trữ cũng đã đƣợc đào tạo đúng chuyên ngành về lƣu trữ nên đã phần nào đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc. Tuy nhiên phần lớn trong số cán bộ làm lƣu trữ họ tốt nghiệp ở trình độ trung cấp, do đó khả năng về chuyên môn nghiệp vụ còn hạn chế, không thể tham mƣu tốt cho lãnh đạo về công tác tổ chức quản lý hồ sơ. Mặt khác khối lƣợng tài liệu hình thành trong hoạt động của các chi cục rất lớn mà số lƣợng cán bộ làm công tác lƣu trữ chỉ có một ngƣời nên khó có thể đảm đƣơng tốt nhiệm vụ.
1.3.2.2. Kho lưu trữ
Hầu hết các chi cục đều chƣa bố trí đƣợc kho lƣu trữ theo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ về kho lƣu trữ nhƣ theo qui định tại Công văn số 111-NVĐP về việc hƣớng dẫn bảo quản tài liệu lƣu trữ.
Qua khảo sát cho thấy 05/10 kho lƣu trữ ở các quận nội thành phải đi thuê, chƣa có các kho lƣu trữ chuyên dụng theo đúng qui định tiêu chuẩn (hoặc có kho lƣu trữ nhƣng phải đi thuê ở nơi khác nên hạn chế trong việc bảo quản cũng nhƣ khai thác sử dụng tài liệu), các trang thiết bị bảo quản tài liệu trong kho lƣu trữ chƣa phong phú và đầy đủ. Chƣa trang bị đƣợc các phƣơng tiện vận chuyển tài liệu.
Bên cạnh những tài liệu đã đƣợc chỉnh lý (gồm toàn bộ tài liệu từ năm 2006 trở về trƣớc) thì hiện nay hầu nhƣ các tài liệu khi chuyển vào lƣu trữ mới chỉ đƣợc để ở dạng bó gói, đóng vào các hộp và đƣa vào kho lƣu trữ chứ chƣa đƣợc xếp vào cặp, hộp và để lên giá tủ theo đúng qui định. Trong kho lƣu trữ chƣa trang bị đầy đủ các biện pháp chống nấm mốc, mối mọt, chống côn trùng chuột, bọ, triệt để
1.3.2.3. Công tác thu thập
Công tác thu thập, bổ xung tài liệu ở các chi cục cơ bản đƣợc tiến hành. Lƣu trữ chi cục có nguồn bổ sung tài liệu là các đội trong cơ quan. Chi cục thực hiện việc thu thập hồ sơ theo đúng Quy chế công tác lƣu trữ của Cục thuế Hà Nội (ban hành kèm theo Quyết định số 22626/QĐ-LTr ngày31/8/2012).
Thời gian thu thập tài liệu lƣu trữ: Lƣu trữ cơ quan tổ chức thu thập một năm hai lần vào tháng 1 và tháng 7 và tiến hành chỉnh lý hồ sơ lƣu trữ (khôi phục, sửa chữa hồ sơ, loại bỏ trùng thừa, bổ xung tài liệu thiếu) để phân loại hồ sơ bảo quản tại đơn vị, hồ sơ cần tiêu hủy.
Ví dụ: Hồ sơ công việc đã giải quyết xong trong năm 2010, tiến hành thu thập, sắp xếp hồ sơ, cá nhân, đội đƣợc phép giữ lại năm 2011 để sử dụng , bổ xung, hoàn thiện. Đến năm 2012 phải tiến hành các thủ tục nộp cho lƣu trữ cơ quan.
Trƣờng hợp các đội có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu để nghiên cứu thì phải lập mục lục hồ sơ tài liệu để lại nghiên cứu, có văn bản của đội trƣởng đề đạt nhu cầu sử dụng dụng tài liệu và đƣợc sự đồng ý của đội trƣởng Đội Hành chính – Nhân sự - Tài vụ - Ấn chỉ, đồng thời lập mục lục hồ sơ để lại nghiên cứu. Tuy nhiên thời gian giữ lại không quá hai năm kể từ khi công việc kết thúc.
Cho đến nay, việc thu thập tài liệu vào lƣu trữ đối với các đội trong cơ quan chƣa đƣợc thật sự hiệu quả. Tài liệu thu thập đƣa vào hồ sơ hầu nhƣ ở dạng bó gói, lộn xộn. Tài liệu khi giao nộp vào lƣu trữ chƣa đảm bảo yêu cầu của một hồ sơ và chƣa có chọn lọc, do đó dẫn đến việc quá tải cho công tác lƣu trữ.
1.3.2.4. Công tác bảo quản
Kho tàng bảo quản tài liệu: Các chi cục đều chƣa bố trí kho chuyên dụng để bảo quản hồ sơ tài liệu lƣu trữ mà mới bố trí các Phòng ở tầng 1 hoặc trên tum hoặc
đi thuê kho lƣu trữ ở nơi khác nên việc bảo quản vận chuyển tài liệu còn gặp nhiều khó khăn (cụ thể nội dung này chúng tôi xin đi sâu ở chƣơng 2)
Nhƣ vậy có thể thấy rằng việc thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ ở các Chi cục Thuế đã đƣợc quan tâm. Tuy nhiên chƣa có đƣợc sự quan tâm thỏa đáng đối với việc “Tổ chức quản lý các hồ sơ chuyên môn của các Chi cục Thuế”. Vì đây là hoạt động chủ yếu của chi cục là giúp nhà nƣớc quản lý trong lĩnh vực quan lý thuế và thu thuế. Do đó khối lƣợng văn bản, tài liệu và hồ sơ đƣợc hình thành khá nhiều nhƣng các chi cục còn chƣa quan tâm thực sự đến công tác tổ chức quản lý và hồ sơ chuyên môn cũng nhƣ các văn bản, tài liệu và hồ sơ khác. Vì vậy việc tổ chức khoa học khối tài liệu trên đang là một vấn đề cần đƣợc quan tâm và đầu tƣ thỏa đáng hơn nữa bởi khối tài liệu này rất phong phú về nội dung và đa dạng về thành phần, có khối lƣợng lớn và có ý nghĩa nhiều mặt đối với kinh tế, chính trị, văn hóa của đất nƣớc. Để làm rõ vấn đề này chúng tôi xin đề cập ở những nội dung sâu hơn nữa ở chƣơng sau.
Chƣơng 2:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ CHUYÊN MÔN Ở CÁC CHI CỤC THUẾ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI