- Chứng chỉ kế toán ấn chỉ : phiếu nhập ấn chỉ; phiếu xuất ấn chỉ; bảng kê chứng từ
2.4.4.Bảo quản tài liệu
Bảo quản tài liệu là sử dụng một hệ thống các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm tạo ra các điều kiện tốt nhất để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, phục vụ đƣợc tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.[40;tr171]
Đây là một công tác đóng vai trò vô cùng quan trọng trong các kho lƣu trữ của các Chi cục Thuế. Bởi muốn giữ gìn tài liệu lâu dài và vĩnh viễn để phục vụ cho công tác quản lý của ngành thuế đòi hỏi phải thực hiện tốt nhiệm vụ bảo quản tài liệu tại các kho lƣu trữ cơ quan.
Để thực hiện tốt điều này lƣu trữ cơ quan phải đề ra và thực hiện đúng các chế độ, quy định và biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm ngăn chặn các tác động bên trong cũng nhƣ bên ngoài đối với tài liệu. Nhận thức rõ điều này Cục thuế Thành phố Hà Nội đã ban hành quy chế về công tác lƣu trữ trong đó đã quy định cụ thể về công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lƣu trữ.
Có thể thấy rằng, công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu đã đƣợc Cục thuế Thành phố Hà Nội quan tâm chỉ đạo bằng việc ban hành văn bản quy định. Nhƣng thực tế khi triển khai thực hiện các chi cục cũng gặp phải những khó khăn nhất định trong quá trình áp dụng. Cụ thể nhƣ:
Hầu hết tất cả các chi cục đều phải đi thuê kho để bảo quản những tài liệu đã đƣợc chỉnh lý từ năm 2006 trở về trƣớc theo sự chỉ đạo của Cục Thuế. Chỉ có một số chi cục nhƣ Chi cục Thuế Long Biên không phải đi thuê kho thì diện tích của kho lại quá chất nên những tài liệu chƣa lập thành hồ sơ còn chất đầy hành lang, thậm chí để cả trên gác xép, nhà để xe. Tài liệu do các đội gửi tạm vào kho chƣa tiến hành thủ tục giao nộp đƣợc chất đống lên đến sát mái nhà ở tầng 4 (trên tum của tòa nhà). Do khí hậu và điều kiện cơ sở vật chất để bảo quản không đáp ứng đƣợc yêu cầu bảo quản tài liệu nên rất nhiều tài liệu do mƣa, nắng, nhiệt độ, độ ẩm nên đã bị mục, nát, hoen, ố…
Những hồ sơ, tài liệu đã chỉnh lý đƣợc bảo quản trong các hộp đựng tài liệu và xếp lên giá để tài liệu. Tuy nhiên trang thiết bị phục vụ cho bảo quản tài liệu còn thô sơ (gồm máy hút bụi, quạt thông gió, bình cứu hỏa……) đã đƣợc trang bị từ lâu nên có cái còn sử dụng đƣợc nhƣng cũng có cái đã hỏng và không sử dụng đến. Qua khảo sát ở một số Chi cục cho thấy:
Ở Chi cục thuế Hoàn kiếm do địa bàn hoạt động rộng và số lƣợng doanh nghiệp, hộ kinh doanh nhiều nên hồ sơ, tài liệu đã hình thành nên quá nhiều, chi cục phải tiến hành thuê 02 kho ở Hàng Mã và Lý Nam Đế.
Kho ở Hàng Mã có diện tích khoảng 40m2, hiện tại đang để khoảng 300 m tài liệu, trong đó có hơn 200m tài liệu loại, tài liệu hết thời hạn bảo quản và khoảng 100m tài liệu đã bị ẩm mốc, mục nát không còn nhìn thấy chữ, hết giá trị sử dụng.
Ngoài ra tầng 4 gồm 02 kho có tổng diện tích 110m2 để khoảng gần 370m tài liệu. Kho bên ngoài có diện tích 60m2, để tài liệu lƣu trữ của Ấn chỉ (tài liệu chƣa chỉnh lý) và 150 thùng (mét) tài liệu đã đƣợc phân loại sơ bộ. Kho bên trong có diện tích 50m2, để khoảng 190 thùng (mét) tài liệu.
Tóm lại, các kho tại 62 Hàng Mã chỉ là kho tạm để tài liệu lƣu trữ, không có các thiết bị máy móc để bảo quản tài liệu theo đúng tiêu chuẩn của nhà nƣớc. Cả 02 kho ở trên tầng 4 của ngôi nhà nên không đƣợc kín, khi trời nắng tài liệu rất dễ bị khô, giòn, côn trùng, chuột, gián, cát bụi có thể vào kho làm hƣ hỏng tài liệu; khi trời mƣa lại bị hắt, tài liệu bị ẩm ƣớt và mục nát, hầu hết đã bị tồn kho qua nhiều năm từ trƣớc đến nay chƣa đƣợc làm thủ tục thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu. Những tài liệu đã đƣợc chỉnh lý từ năm 2006 về trƣớc đƣợc bảo quản tại kho ở 17 Lý Nam Đế đƣợc bảo quản tƣơng đối tốt (hiện nay đang bảo quản khoảng 1177m tài liệu đã chỉnh lý). Trang thiết bị trong kho gồm: bình cứu hỏa, máy hút ẩm, các đầu báo cháy, báo khói. Tuy nhiên hàng năm cũng chƣa đƣợc phun thuốc phòng trừ mối, mọt.
Đối với Chi cục Thuế Thanh Xuân việc bảo quản tài liệu cũng còn gặp một số khó khăn nhƣ:
Do điều kiện diện tích chật hẹp nên Chi cục đã thuê kho để lƣu trữ tài liệu tại 02 địa điểm:
1. Kho lƣu trữ tại địa điểm: 34 Phan Kế Bính, quận Ba Đình, Hà Nội;
2. Kho lƣu trữ tại địa điểm: P206, B3 Khu Đô thị Trung Hoà – Nhân Chính.
Kho lƣu trữ tại P206, B3 Khu Đô thị Trung Hoà – Nhân Chính diện tích kho chật hẹp, không đƣợc trang bị đầy đủ giá đựng tài liệu theo tiêu chuẩn của Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc, không bố trí đầy đủ bình chữa cháy, tiêu lệnh phòng chống cháy nổ.
Chi cục Thuế Hai Bà Trƣng việc bảo quản tài liệu cũng gặp phải khó khăn tƣơng tự nhƣ Chi cục Thuế Hoàn Kiếm. Bởi diện tích cơ quan chật hẹp, không bố trí đƣợc kho lƣu trữ nên chi cục phải thuê kho ở 11 Tràng Thi do đó cũng gặp một số những khó khăn trong việc khai thác sử dụng tài liệu.