- Chứng chỉ kế toán ấn chỉ : phiếu nhập ấn chỉ; phiếu xuất ấn chỉ; bảng kê chứng từ
2.2.1. Tổ chức việc lập hồ sơ chuyên môn
Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phƣơng pháp nhất định [03.tr02]
Lập hồ sơ là trách nhiệm của tất cả cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn.
Điều này đã đƣợc quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hƣớng dẫn của cơ quan có thẩm quyền quy định về công tác văn thƣ, lƣu trữ, thể hiện ở các văn bản nhƣ: Qui định tại Điều 9 Luật Lƣu trữ 2011 ; Khoản 4 Điều 23 Nghị định 110/2004/NĐ-CP Ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ về công tác văn thƣ qui định; Khoản 4 Điều 3 Thông tƣ 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ Hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan.
Xuất phát từ quy định nêu trên, cơ quan quản lý thuế đã tiến hành các biện pháp để tổ chức quá trình lập hồ sơ và quản lý hồ sơ. Điều này đƣợc thể hiện trong các văn bản qui định về công tác văn thƣ, lƣu trữ của các Chi cục thuế.
Lãnh đạo Tổng cục thuế đã ban hành thành văn bản qui định tại Quyết định số 504/QĐ-TCT ngày 29 tháng 3 năm 2010 của Tổng cục trƣởng Tổng cục thuế qui định chức năng nhiệm vụ của các đội thuộc các chi cục thuế. Trong đó có 11 đội nhƣng ở chức năng, nhiệm vụ của mỗi đội đều qui định trách nhiệm của các đội là
“Tổ chức công tác bảo quản, lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ và các văn bản pháp quy của
Nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý của Đội”. [37.tr15]
Nhƣ vậy, có thể thấy rằng trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình lãnh đạo các Chi cục Thuế có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ của chi cục. Tại các Chi cục Thuế lãnh đạo chi cục đã tổ chức việc lập hồ sơ ở chi cục mình thông qua việc ban hành văn bản quy định về công tác văn thƣ, lƣu trữ trong đó có công tác lập hồ sơ chuyên môn. Giúp việc cho lãnh đạo chi cục có các đội trƣởng các đội thực hiện nhiệm vụ chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ của đơn vị mình. Cán bộ, nhân viên các đội có trách nhiệm lập hồ sơ chuyên môn của đội mình và những công việc mình đƣợc phân công phụ trách. Ví dụ:
- Nhóm hồ sơ quản lý thuế đất thuộc trách nhiệm của Đội Kê khai Kế toán thuế và Tin học lập và quản lý (hoặc có một số chi cục chức năng quản lý nhóm hồ sơ này đƣợc giao cho Đội Trƣớc bạ và Thu khác).
- Nhóm hồ sơ ấn chỉ thuế do Đội Tuyên truyền do Đội Tuyên truyền hỗ trợ ngƣời nộp thuế và ấn chỉ lập và quản lý hồ sơ trong thời gian khi hồ sơ chƣa giao nộp vào lƣu trữ.
- Các loại Sổ bộ thuế, thông thƣờng do Đội Tổng hợp Nghiệp vụ Dự toán lập. Nhƣng cũng có chi cục thì theo chức năng của sổ nếu sổ của đội nào do đội ấy lập và quản lý.
Bên cạnh việc quy định chức năng, nhiệm vụ cho các đội, các Chi cục thuế đã tổ chức, sắp xếp bố trí cán bộ chuyên viên, cán bộ văn thƣ chuyên trách và cán bộ lƣu trữ chuyên trách để cùng thực hiện nhiệm vụ quản lý các hồ sơ nói chung và hồ sơ chuyên môn nói riêng. Điều này thể hiện ở quy trình quản lý hồ sơ ngay từ khi hồ sơ hình thành đã đƣợc giao cho “bộ phận một cửa”.
Ví dụ: ở Chi cục Thuế Gia Lâm bộ phận một cửa đƣợc bố trí thuộc sự quản
lý của Đội Tuyên truyền hỗ trợ ngƣời nộp thuế - Ấn chỉ. Trong đó ngoài cán bộ chuyên viên của đội, còn có thêm cán bộ văn thƣ cùng với cán bộ chuyên viên trong đội làm nhiệm vụ của “bộ phận một cửa”. Có nghĩa là việc giải quyết công
việc nhƣ tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận. Bộ phận này có nhiệm vụ sau khi nhận hồ sơ, tiến hành trình lên cho ngƣời có thẩm quyền cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, hồ sơ liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đội nào thì đƣợc chuyển đến cho đội đó, đội này có nhiệm vụ trả lời. Ví dụ: Công ty TNHH Khang Trang hỏi Chi cục Thuế Gia Lâm về “Phƣơng pháp hạch toán đối với số tiền lãi phải trả cho số tiến trả chậm cho hợp đồng thuê đất”. Đội Tuyên truyền hỗ trợ ngƣời nộp thuế - Ấn chỉ có nhiệm vụ trả lời nội dung đơn thƣ trên, sau đó chuyển văn bản đến tổ thẩm định (thuộc Đội Kê khai Kế toán thuế và Tin học) Tổ thẩm định góp ý vào phiếu thẩm định và chuyển trả lại cho Đội Tuyên truyền hỗ trợ ngƣời nộp thuế - Ấn chỉ. Đội này sẽ trình lãnh đạo xem xét và ký ban hành công văn trả lời. Công văn này sẽ đƣợc gửi đến ngƣời nộp thuế (thông qua bộ phận một cửa để nhận lại vì khi nộp hồ sơ tại bộ phận này thì đối tƣợng nộp thuế sẽ có một phiếu hẹn trả lời đơn thƣ), một bản công văn trả lời sẽ đƣợc lƣu ở lãnh đạo chi cục và một bản sẽ lƣu ở Đội Tuyên truyền hỗ trợ ngƣời nộp thuế- Ấn chỉ. Nhƣ vậy có thể thấy rằng trong quá trình theo dõi giải quyết công việc hồ sơ sẽ đƣợc lƣu lại ở đơn vị trực tiếp giải quyết công việc đó.
Tuy nhiên, ngoài bộ phận một là đầu mối tiếp nhận và trả hồ sơ thì theo từng mảng công việc, hồ sơ sẽ đƣợc nằm ở các đội khác nếu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đội mình.
Ví dụ: Nếu hồ sơ của doanh nghiệp nộp thuế đất thì hồ sơ của doanh nghiệp đó
không chỉ có ở Đội Kê khai Kế toán thuế và Tin học mà còn có cả ở Đội Kiểm tra Thuế để đội thực hiện chức năng kiểm tra các hồ sơ miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế…… của các doanh nghiệp. Qua đó nắm đƣợc tình hình nộp thuế của doanh nghiệp.
Có thể thấy rằng, công tác tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn của các Chi cục Thuế bƣớc đầu đã đƣợc quan tâm thể hiện ở việc đã có quy định về trách nhiệm lập và quản lý hồ sơ nhƣ đã nêu ở trên. Song trong quá trình hoạt động của các Chi cục Thuế đã tạo ra một khối lƣợng rất lớn các hồ sơ, tài liệu. Tuy nhiên do nhiều nguyên nhân khác nhau, công tác lập hồ ở ở các Chi cục Thuế chƣa đƣợc tổ chức tốt. Điều này đã ảnh hƣởng không tốt đến việc bảo quản và khai thác thông tin trong hồ sơ để phục vụ cho hoạt động quản lý của các chi cục.