- Chứng chỉ kế toán ấn chỉ : phiếu nhập ấn chỉ; phiếu xuất ấn chỉ; bảng kê chứng từ
2.5. Những hạn chế và nguyên nhân cơ bản của công tác tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn của các Chi cục Thuế ở Thành phố Hà Nộ
chuyên môn của các Chi cục Thuế ở Thành phố Hà Nội
2.5.1. Ưu điểm
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao Cục thuế Thành phố Hà Nội có nhiệm vụ quản lý các Chi cục thuế trên địa bàn. Để thực hiện nhiệm vụ này Cục thuế đã ban hành các văn bản nhƣ Quyết định số 9865/QĐ-CT-LTr ngày 07/9/2005 về ban hành Quy chế công tác Lƣu trữ của Cục thuế Thành phố Hà Nội, tiếp đó là Quyết định số 22626//QĐ-CT-LTr ngày 31/12/2012 về ban hành Quy chế công tác Lƣu trữ của Cục thuế Thành phố Hà Nội. Nhƣ vậy có thể thấy Cục thuế Hà Nội đã quan tâm đến công tác này, nên để phục vụ cho công tác quản lý của mình về công tác văn thƣ – lƣu trữ Cục thuế đã ban hành Quy chế về công tác văn thƣ. Sau một
thời gian áp dụng (từ năm 2005 đến 2012) Cục thuế đã có những điều chỉnh bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế. Do đó đã ban hành Quyết định số 22626/QĐ-CT- Ltr ngày 31/12/2012 về ban hành Quy chế công tác Lƣu trữ và các văn bản quy định, hƣớng dẫn, đôn đốc về việc thực hiện công tác lập, nộp, bảo quản và sử dụng hồ sơ, tài liệu để công tác này đƣợc chấn chỉnh và đi vào nề nếp và nhằm nâng cao nhận thức của các cán bộ lãnh đạo, chuyên viên các Chi cục về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lƣu trữ nói chung và của hồ sơ nói riêng. Vì vậy việc ban hành những qui định về lĩnh vực này thể hiện nhận thức của lãnh đạo và các cán bộ trong cơ quan về vai trò, ý nghĩa của công tác văn thƣ cho việc quản lý nhà nƣớc về lĩnh vực thuế. Do có quy định cụ thể nên công tác tổ chức quản lý hồ sơ của ngành thuế thực hiện tƣơng đối tốt.
Hoạt động quản lý, chỉ đạo của Cục thuế Thành phố Hà Nội đã đƣợc tăng cƣờng, thể hiện qua hệ thống văn bản ngày càng đƣợc hoàn thiện, công tác thanh tra, kiểm tra ngày càng đƣợc đẩy mạnh.
Cơ sở vật chất và kinh phí cho các hoạt động lƣu trữ đã đƣợc quan tâm, đầu tƣ đáng kể, tập trung vào các công việc trọng tâm nhƣ: cải tạo, nâng cấp hoặc mua sắm trang thiết bị bảo quản; đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ; tổ chức chỉnh lý tài liệu tồn đọng.
Những kết quả trên là do những nguyên nhân chủ yếu sau đây:
Một là: Sự quan tâm, chỉ đạo của Tổng Cục thuế và Cục thuế Thành phố Hà
Nội đối với công tác lƣu trữ.
Hai là: Tổ chức lƣu trữ ngày càng đƣợc kiện toàn, hoàn thiện hơn; biên chế
làm văn thƣ, lƣu trữ đƣợc tăng cƣờng cả về số lƣợng và chất lƣợng; công tác đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ đƣợc chú trọng; công chức, viên chức văn thƣ, lƣu trữ đã phát huy tính chủ động trong công tác, làm tốt chức năng tham mƣu cho Lãnh đạo các cấp tổ chức triển khai thực hiện các nhiệm vụ về văn thƣ, lƣu trữ của cơ quan.
Ba là: Đã bố trí cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ làm công tác lƣu
trữ. Cán bộ lƣu trữ đƣợc đào tạo đúng chuyên ngành, hàng năm đều đƣợc tham gia các lớp học tập huấn nâng cao trình độ do Cục thuế Thành phố Hà Nội tổ chức. Trong quá trình làm việc, cán bộ lƣu trữ cơ quan không ngừng cố gắng nâng cao nghiệp vụ bằng việc cập nhật những quy định mới của Nhà nƣớc về lĩnh vực công tác, tham gia học các lớp nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
Bốn là: Đã tổ chức tập huấn về nghiệp vụ công tác văn thƣ – lƣu trữ cho các cán bộ, viên chức của các Chi cục Thuế, tuy nhiên nhiệm vụ này chƣa đƣợc thực hiện đều đặn hàng năm.
Năm là: Trang thiết bị phục vụ công tác văn thƣ – lƣu trữ đƣợc Cục Thuế đã
bƣớc đầu đƣợc đầu tƣ nhƣng chỉ mới dừng lại ở mức độ khiêm tốn.
Sáu là: Công tác lƣu trữ tại cơ quan đã đƣợc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc sử dụng bảng tính Excel đề phục vụ cho việc tra tìm tài liệu đƣợc nhanh hơn.
Bảy là: Các văn bản quy định, hƣớng dẫn về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ đã
cơ bản phản ánh đƣợc khá cụ thể về yêu cầu chung của lập hồ sơ hiện hành cũng nhƣ trách nhiệm lập hồ sơ đối với từng đơn vị. Một số khâu nghiệp vụ công tác lƣu trữ đƣợc tổ chức thực hiện theo đúng quy định của ngành nhƣ: thu thập hồ sơ, phân loại tài liệu lƣu trữ….
Khối tài liệu từ năm 1997 đến năm 2005 đƣợc phân loại, xác định giá trị và sử dụng hiệu quả, có công cụ tra cứu là quyển mục lục hồ sơ cùng bản mềm trên máy tính.
Tám là: Cục thuế Thành phố Hà Nội đã chỉ đạo và chi kinh phí phục vụ cho
việc chỉnh lý toàn bộ khối tài liệu từ năm 2005 trở về trƣớc nên đã phần nào góp phần cho việc tổ chức khoa học khối tài liệu lƣu trữ đã hình thành từ nhiều năm nay.
Chín là: Cục thuế Thành phố Hà Nội đã tiến hành kiểm tra đánh giá về việc
thực hiện công tác văn thƣ – lƣu trữ ở các chi cục bằng việc áp dụng các biện pháp kiểm tra chéo giữa các chi cục với nhau để đảm bảo tính khách quan trong công tác kiểm tra, đánh giá. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt đƣơc, vẫn tồn tại những hạn chế cơ bản sau:
2.5.2. Hạn chế
Bên cạnh những ƣu điểm thì công tác tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn của các Chi cục Thuế cũng còn rất nhiều hạn chế:
- Nhận thức của lãnh đạo và các cán bộ khác trong cơ quan chƣa hiểu đầy đủ về ý nghĩa và tác dụng của công tác văn thƣ – lƣu trữ nói chung và ý nghĩa tác dụng của hồ sơ nói riêng đối với hoạt động của cơ quan. Thông qua việc trao đổi với lãnh đạo và cán bộ chuyên môn, họ đều nghĩ rằng việc chuyên môn thu thuế, quản lý thuế mới là quan trọng, công tác văn thƣ – lƣu trữ là đơn giản, ai cũng có
thể làm đƣợc, đơn thuần chỉ là chép vào sổ công văn đi, đến, giữ tài liệu không dể mất nên họ còn coi nhẹ, chƣa chú trọng và quan tâm đến công tác tổ chức quản lý hồ sơ.
- Trong Quyết định số 374/QĐ- TCT Ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành Thuế còn có điểm hạn chế nhƣ chƣa quy định nhiều về khối hồ sơ, tài liệu chuyên môn của đặc thù ngành thuế (nhƣ đã trình bày ở phần 2.4.3) nên đã gây không ít khó khăn trong công tác xác định giá trị tài liệu.
- Các Chi cục Thuế mới chỉ thực hiện theo quy định của Cục thuế Thành phố Hà Nội về công tác văn thƣ – lƣu trữ, chƣa chủ động xây dựng quy chế công tác văn thƣ – lƣu trữ tại chi cục. Do đó bên cạnh các đơn vị lập hồ sơ tƣơng đối tốt nhƣ: Đội Tổng hợp - Nghiệp vụ - Dự toán, Đội Thanh tra thuế, Đội Kiểm tra thuế, Đội thuế liên xã, phƣờng, thị trấn Đội quản lý thuế thu nhập cá nhân, còn có không ít cán bộ, chuyên viên của một số đơn vị nhƣ: Đội trƣớc bạ và thu khác, Đội kê khai thuế, Đội tuyên truyền hỗ trợ ngƣời nộp thuế và Ấn chỉ, Đội thuế liên xã, phƣờng, thị trấn chƣa nhận thức đƣợc trách nhiệm, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác tổ chức quản lý các hồ sơ chuyên môn đối với hoạt động quản lý của chi cục nói chung và của các cán bộ, chuyên viên trong quá trình theo dõi giải quyết công việc nói riêng cho nên chƣa thực hiện tốt công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ của mình.
- Các Chi cục Thuế chƣa xây dựng đƣợc Danh mục hồ sơ của chi cục – một công cụ quan trọng để cơ quan hƣớng dẫn và quản lý công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ. Mặt khác còn là căn cứ để quy trách nhiệm của các cán bộ chuyên môn trong quá trình giải quyết công việp phải lập thành hồ sơ, là cơ sở để lãnh đạo chi cục kiểm tra việc lập hồ sơ ở các đơn vị chuyên môn và các cán bộ, nhân viên trong chi cục.
- Các văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan ở các chi cục ban hành còn chậm, chƣa đầy đủ, thiếu đồng bộ và trong một số trƣờng hợp còn chƣa đáp ứng yêu cầu thực tế.
- Cán bộ làm công tác văn thƣ , lƣu trữ ở các Chi cục Thuế chƣa dành nhiều thời gian và công sức cho việc tuyên truyền về ý nghĩa và tác dụng, vai trò của hồ sơ đối với hoạt động của cơ quan, chƣa làm hết trách nhiệm của mình trong vai trò là ngƣời hƣớng dẫn cho cán bộ, chuyên viên trong chi cục phƣơng pháp lập hồ sơ
và quản lý hồ sơ khi chƣa giao nộp vào lƣu trữ cơ quan, thời hạn và trách nhiệm giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan.
- Các chi cục chƣa thƣờng xuyên tổ chức tập huấn về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan cho các cán bộ, chuyên viên trong chi cục do đó họ chƣa lập hồ sơ đầy đủ, hoặc có lập hồ sơ thì phần lớn các hồ sơ chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu của một hồ sơ dẫn đến tình trạng khá phổ biến là các văn bản, tài liệu trong hồ sơ không đƣợc sắp xếp theo trật tự hợp lý; còn nhiều văn bản trùng lặp, tài liệu trong hồ sơ không đƣợc đánh số tờ, không viết mục lục văn bản, không có chứng từ kết thúc nên gây khó khăn cho công tác lƣu trữ khi tiếp nhận tài liệu. Đặc biệt, vẫn còn có nhiều cán bộ, chuyên viên giao nộp tài liệu ở tình trạng bó gói, chƣa phân loại, sắp xếp theo đúng quy định.
- Biên chế lƣu trữ ở một số chi cục trình độ chuyên môn còn hạn chế, chƣa đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công tác văn thƣ, lƣu trữ. Đặc biệt cán bộ văn thƣ ở tất cả các chi cục đều không đáp ứng yêu cầu trong công tác tuyển dụng. Họ đều tốt nghiệp ở chuyên ngành đào tạo khác không phải chuyên ngành văn thƣ, lƣu trữ nên khả năng tác nghiệp về công tác chuyên môn này còn nhiều hạn chế nhƣ: không nắm vững kiến thức về lý luận đối với công tác tổ chức quản lý hồ sơ và lập hồ sơ nên không thể hƣớng dẫn cho các cán bộ chuyên môn trong chi cục lập hồ sơ đầy đủ và chính xác.
- Về nghiệp vụ lập hồ sơ hiện hành của cán bộ, chuyên viên tại các chi cục còn nhiều hạn chế. Mặc dù đã đƣợc tham dự các lớp tập huấn về công tác văn thƣ, lƣu trữ nhƣng trong quá trình áp dụng vào thực tế họ làm chƣa tốt. Việc kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở và kiểm điểm chƣa đƣợc tiến hành thƣờng xuyên và triệt để.
- Các đội chƣa chủ động, tự giác trong việc giao nộp tài liệu lƣu trữ, nộp lẻ tẻ không đồng bộ “mạnh ai nấy làm”. Khi nộp không thống kê thành mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu.
- Việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan và Lƣu trữ lịch sử còn chƣa đƣợc thực hiện triệt để. Tình trạng tài liệu đến hạn nộp lƣu chƣa đƣợc giao nộp vào Lƣu trữ cơ quan và tài liệu chƣa đƣợc phân loại, chỉnh lý còn nhiều; một số tài liệu có giá trị đã và đang bị hƣ hỏng, xuống cấp.
- Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu còn đơn điệu, chủ yếu là tra cứu, khai thác và sao chụp tài liệu tại kho lƣu trữ.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và tra tìm tài liệu lƣu trữ chƣa thực hiện đƣợc hoặc có thực hiện nhƣng hiệu quả chƣa cao.
- Chế độ chính sách cho ngƣời làm văn thƣ, lƣu trữ còn chƣa đƣợc quan tâm thỏa đáng.
- Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tƣ cho công tác lƣu trữ tuy đã đƣợc quan tâm nhƣng nhìn chung vẫn chƣa đáp ứng nhu cầu. Đặc biệt, chƣa có kho lƣu trữ chuyên dụng, do đó đã gặp nhiều khó khăn trong công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu nói chung và khó khăn cho việc phục vụ khai thác sử dụng tài liệu nói riêng. Nhƣ vậy chƣa đáp ứng đƣợc mục đích cuối cùng của công tác lƣu trữ chính là phục vụ tốt cho việc khai thác sử dụng tài liệu.