- Chứng chỉ kế toán ấn chỉ : phiếu nhập ấn chỉ; phiếu xuất ấn chỉ; bảng kê chứng từ
2.4.1.Thu thập hồ sơ
Đối với Lƣu trữ của các Chi cục Thuế thì nguồn thu thập bổ sung chủ yếu là các loại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của bản thân chi cục (các đơn vị trong chi cục). Đây là nguồn thu quan trọng và thƣờng xuyên nhất của lƣu trữ cơ quan.
Tại Điều 5 Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia quy định:
Hàng năm, lƣu trữ hiện hành có trách nhiệm: 1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;
2. Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập;
3. Hƣớng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu”;
4. Chuẩn bị kho tàng và các phƣơng tiện để tiếp nhận tài liệu; 5. Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.
“Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” đƣợc lập thành hai bản theo mẫu thống nhất do Cục trƣởng Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc hƣớng dẫn. Đơn vị hoặc cá nhân nộp lƣu và lƣu trữ của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản.
Theo quy định tại Quy chế công tác lƣu trữ của Cục thuế Hà Nội (ban hành kèm theo Quyết định 22626/QĐ-CT-HCLtr ngày31/8/2012) đã quy định về việc thu thập hồ sơ, tài liệu. Ngoài ra Cục thuế Hà Nội hàng năm đã ban hành công văn để đôn đốc, nhắc nhở việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan. Do đó lƣu trữ Chi cục Thuế thu thập tài liệu từ các nguồn sau:
- Văn thƣ Chi cục Thuế: đây là nơi lƣu giữ các văn bản đi của cơ quan.
- Các đơn vị trực thuộc Chi cục Thuế (gồm 11 đơn vị): đây là nơi hình thành nên các hồ sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết của các đội trong quá trình hoạt động. Trong thời hạn 01 năm kể từ khi công việc kết thúc các
hồ sơ chuyên môn sẽ đƣợc giao nộp vào lƣu trữ cơ quan theo qui định tại Luật Lƣu trữ 2011.
Căn cứ vào các qui định nhƣ đã nêu ở trên, hàng năm các Chi cục đã tiến hành lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu và đã thực hiện công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan.
Thời gian thu thập tài liệu lƣu trữ: Lƣu trữ cơ quan tổ chức thu thập một năm hai lần vào tháng 1 và tháng 7 và tiến hành chỉnh lý hồ sơ lƣu trữ (khôi phục, sửa chữa hồ sơ, loại bỏ trùng thừa, bổ xung tài liệu thiếu) để phân loại hồ sơ bảo quản tại đơn vị, hồ sơ cần tiêu hủy.
Ví dụ: Hồ sơ công việc đã giải quyết xong trong năm 2006, tiến hành thu thập, sắp xếp hồ sơ, cá nhân, đội đƣợc phép giữ lại năm 2007 để sử dụng , bổ xung, hoàn thiện. Đến cuối năm 2007 phải tiến hành các thủ tục nộp cho lƣu trữ cơ quan.
Trƣờng hợp các đội có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu để nghiên cứu thì phải lập mục lục hồ sơ tài liệu để lại nghiên cứu, có văn bản của Đội trƣởng đề đạt nhu cầu sử dụng dụng tài liệu và đƣợc sự đồng ý của Đội trƣởng Đội Hành chính – Nhân sự - Tài vụ, đồng thời lập mục lục hồ sơ để lại nghiên cứu (theo mẫu quy định). Tuy nhiên thời gian giữ lại không quá hai năm kể từ khi công việc kết thúc.
Cho đến nay, việc thu thập tài liệu vào lƣu trữ đối với các đội trong cơ quan chƣa đƣợc thật sự hiệu quả. Bởi tài liệu khi giao nộp vào lƣu trữ cơ quan phần lớn ở dạng bó gói, lộn xộn, chƣa lập thành hồ sơ, hoặc có lập hồ sơ thì hồ sơ lập ra chƣa đầy đủ yêu cầu của một hồ sơ (nhƣ đã nêu ở trên). Do đó tình trạng hồ sơ, tài liệu khi nộp vào lƣu trữ còn ở dạng bó gói thành các tải, các hộp các tông. Một số chi cục khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ chƣa lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu” và cán bộ lƣu trữ cũng chƣa lập “Biên bản giao nhận tài liệu”, bởi do phần lớn tài liệu khi nộp vào kho lƣu trữ chƣa lập thành hồ sơ nên khi nộp tài liệu chỉ thống kê theo dạng nhƣ gồm bao nhiêu thùng, tải …… của đội nào, chứ chƣa thống kê thành mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu nhƣ theo qui định.
Ví dụ: Trong công văn số 3770/CCTTX-HC ngày 26/7/2011 của Chi cục
thuế Thanh Xuân về việc thu nộp hồ sơ tài liệu năm 2009 đợt 2/2011 có báo cáo lên Cục thuế Thành phố Hà Nội nhƣ sau:
“Do diện tích làm việc của Chi cục rất chật chội, không bố trí được kho lưu trữ tài liệu. Toàn bộ khối tài liệu từ năm 1997 cho đến năm 2008, chi cục phải tiến hành thuê kho lưu trữ và hiện kho cũng đã chật không còn không gian để chứa tài liệu.
Mặt khác, mặc dù tài liệu hướng dẫn lập hồ sơ công việc đã chuyển đến các đội nhưng cán bộ, công chức các đội trong cơ quan lập hồ sơ chưa đúng theo hướng dẫn. Do vậy, cán bộ lưu trữ không có cơ sở để báo cáo số liệu thực tế.
Hiện tại, do chưa khắc phục được tình trạng cán bộ, công chức lập hồ sơ công việc chưa đúng qui định và chưa bố trí được kho lưu trữ nên chi cục chưa tiến hành thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ năm 2009”
Nhƣ vậy, có thể thấy rằng việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan ở một số chi cục chƣa thực hiện đƣợc bởi những yếu tố khách quan và chủ quan.
Bên cạnh những chi cục chƣa thực hiện tốt việc giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ nhƣ: Long biên, Hai Bà Trƣng, Gia Lâm, Ba Đình, Thanh Xuân, Đống Đa ….. vì không có kho để chứa tài liệu thì cũng có một số Chi cục nhƣ: Hoàng Mai, Ba Đình… việc thu thập hồ sơ, tài liệu diễn ra tốt hơn, về cơ bản đã đƣợc tiến hành đúng qui định về thủ tục giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan. Khi giao nhận hồ sơ tài liệu, bên giao và bên nhận cũng có trách nhiệm thực hiện các công việc cụ thể sau:
- Kiểm tra và đối chiếu số lƣợng hồ sơ (đối với những đơn vị có hồ sơ đã đƣợc lập) có ghi trong biên bản giao nhận để xác định sự đầy đủ của tài liệu đƣợc nộp vào kho lƣu trữ.
- Sau khi kiểm tra và xác định số lƣợng tài liệu nộp vào kho lƣu trữ, tiến hành kiểm tra từng hồ sơ, đối chiếu với bảng thống kê trong tờ danh mục hồ sơ để xác định sự thống nhất giữa tài liệu có trong hồ sơ với mục lục hồ sơ.
- Thông qua việc kiểm tra, đối chiếu mà xác định đƣợc số hồ sơ thiếu, thừa... Bên nhận và bên giao cùng lập hồ sơ giao nhận tài liệu thực tế gồm:
+ Biên bản giao nhận hồ sơ tài liệu; + Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lƣu.
Biên bản giao nhận và danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu đƣợc lập thành 02 bản: đội giao tài liệu giữ 01 bản, lƣu trữ cơ quan giữ 01 bản
- Tài liệu lƣu trữ nhập kho dù bằng nguồn nào hay cách nào đều đƣợc thống kê vào sổ nhập tài liệu lƣu trữ hiện hành của cán bộ lƣu trữ trong đó tài liệu nhập đƣợc đánh số thứ tự, thống kê số tài liệu. Mẫu sổ thu thập tài liệu:
TT Ngày, Ngày, tháng, năm nhập Tên loại tài liệu Thời gian tài liệu Số lượng tài liệu Đặc điểm tình hình tài liệu Tên đội giao nhận tài liệu Ký nhận của bên giao tài liệu Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
Khi giao nộp tài liệu vào lƣu trữ cơ quan, ở những đội hồ sơ đã đƣợc lập đầy đủ và đúng quy định thì tiến hành thủ tục giao nộp đúng nhƣ quy định hiện hành. Đối với những đội chƣa lập hồ sơ hoàn chỉnh theo quy định (tức là tài liệu để báo gói, lộn xộn) thì khối tài liệu đó đƣợc gửi vào kho lƣu trữ chứ chƣa đƣợc lập thành mục lục hồ sơ mà chỉ tiến hành thống kê theo thùng, hộp tài liệu và gửi vào kho tạm của chi cục. Khi cần khai thác sử dụng tài liệu các đội đề xuất và cán bộ lƣu trữ mở kho để các đơn vị tự tra cứu và tự pho to tài liệu. Trong quá trình khai thác sử dụng tài liệu nếu mất tài liệu thì khó có thể quản lý và quy trách nhiệm khi cần thiết vì tài liệu để theo từng thùng, hộp.
Đây là một hạn chế cho việc khai thác sử dụng tài liệu, bởi nếu các đội lập hồ sơ đầy đủ và hoàn chỉnh để giao nộp đúng thủ tục thì khi cần khai thác thông tin các đội đề xuất và cán bộ lƣu trữ có nhiệm vụ giúp các đội tra cứu tài liệu và pho to cung cấp tài liệu cho đội đó. Nhƣ vậy quá trình cung cấp thông tin sẽ khoa học và nhanh chóng, việc thất lạc, mất mát tài liệu khó diễn ra và thuận lợi cho công tác quản lý.
Địa điểm giao nộp hồ sơ, tài liệu: Tại một số Chi cục (Thanh xuân, Hoàn Kiếm, Hai Bà Trƣng, Ba Đình, Đống Đa…) chƣa xây dựng đƣợc kho lƣu trữ nên việc giao nộp tài liệu đƣợc tiến hành tại kho tạm của chi cục.
Ví dụ: Chi cục Thuế Thanh Xuân do không có kho lƣu trữ tại cơ quan, hiện tại phải đi thuê kho nên việc thu tài liệu vào lƣu trữ còn khó khăn. Theo qui định của Cục thuế Hà Nội một năm giao nộp hồ sơ 2 lần (vào tháng 1 và tháng 7) vào lƣu trữ cơ quan. Nhƣng hiện tại chƣa thu đƣợc tài liệu của năm 2009 vào lƣu trữ vì chƣa
có kho lƣu trữ để chứa tài liệu. Vấn đề này cán bộ lƣu trữ và lãnh đạo chi cục đã đề xuất mở rộng kho nhƣng cơ quan cấp trên chƣa duyệt, do đó chƣa thu đƣợc tài liệu vào lƣu trữ.
Khi tiến hành giao nộp hồ sơ, tài liệu ở hầu hết các đơn vị đều thực hiện theo phƣơng thức: hồ sơ, tài liệu của cán bộ chuyên môn nào quản lý thì trực tiếp giao cho cán bộ lƣu trữ của chi cục nhận tại đơn vị của mình. Sau đó hồ sơ, tài liệu đƣợc chuyển đến kho tạm hoặc kho lƣu trữ của chi cục.
Bên cạnh những hồ sơ, tài liệu đƣợc giao nộp vào lƣu trữ nhƣ đã nêu ở trên thì còn có những đội không muốn giao nộp tài liệu vào lƣu trữ cơ quan mà chỉ muốn gửi ở kho tạm. Vì họ cho rằng làm nhƣ vậy khi cần tra cứu tài liệu thì thủ tục đơn giản hơn so với khi nộp tài liệu vào lƣu trữ cơ quan. Vì nếu nộp vào lƣu trữ cơ quan khi cần sử dụng tài liệu phải tuân theo những quy định về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu. Nhƣ vậy có thể sẽ phiền hà, mất thời gian, khó khăn hơn. Bởi nhiều chi cục chƣa có kho lƣu trữ chuyên dụng tại cơ quan mà phải đi thuê kho ở địa điểm khác nên bất tiện cho công tác khai thác sử dụng tài liệu. Đây là hạn chế trong nhận thức của cán bộ chuyên môn đối với việc quản lý tài liệu mà cần phải khắc phục.
Mặt khác, do diện tích làm việc của phần lớn các chi cục rất chật chội, không bố trí đƣợc kho lƣu trữ cho nên phần lớn tài liệu những năm gần đây chƣa đƣợc thu thập đầy đủ vào lƣu trữ.