- Chứng chỉ kế toán ấn chỉ : phiếu nhập ấn chỉ; phiếu xuất ấn chỉ; bảng kê chứng từ
3.5.Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế
Việc lƣu trữ hồ sơ chuyên môn ở các Chi cục Thuế cần phải đƣợc tổ chức khoa học hơn nữa để phục vụ tốt nhất cho việc khai thác sử dụng tài liệu.
Về thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan: Cán bộ lƣu trữ của Chi
cục cần duy trì đúng thời hạn giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ theo quy định. Ngoài việc thu hồ sơ đúng còn phải thu đủ hồ sơ và hồ sơ thu về phải đảm bảo chất lƣợng. Để làm đƣợc điều này cần có kế hoạch thu hồ sơ cụ thể cho từng đội trong Chi cục. Khi thu thập phải lập thành “mục lục hồ sơ nộp lƣu” , kiểm tra đối chiếu hồ sơ thức tế với “mục lục hồ sơ nộp lƣu” và lập thành “biên bản giao nhận tài liệu”. Những hồ sơ khi giao nộp không đảm bảo các yêu cầu về lập hồ sơ cần kiên quyết yêu cầu các đơn vị hoàn thiện đầy đủ đảm bảo chất lƣợng hồ sơ đƣợc nộp mới giao về kho lƣu trữ không để tình trạng hồ sơ, tài liệu để lƣu tại nơi làm việc. Những hồ sơ đến hạn phải nộp nhƣng cán bộ, công chức cần giữ lại để tham khảo giải quyết công việc thì
vẫn phải làm thủ tục giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan và sau đó lƣu trữ cơ quan làm các thủ tục cho mƣợn lại hồ sơ. Nhƣ vậy nhằm quy trách nhiệm đối với việc quản lý hồ sơ để tránh xảy ra tình trạng mất mát, thất lạc hồ sơ. Nếu đơn vị, cá nhân nào không tuân thủ các quy định trên sẽ đƣợc coi nhƣ chƣa hoàn thành nhiệm vụ.
Mặt khác, Các Chi cục Thuế vẫn còn phân công cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác, do đó cán bộ lƣu trữ các chi cục không có thời gian xây dựng kế hoạch và tiến hành thu hồ sơ tài liệu kết thúc công việc nên kết quả thu nộp hồ sơ tài liệu hàng năm đạt kết quả không cao. Do đó cần bố trí phân công công tác hợp lý để cán bộ văn thƣ, lƣu trữ có nhiều thời gian tập trung cho công tác chuyên môn của mình nhiều hơn.
Về phân loại tài liệu: Bởi tài liệu hình thành trong các chi cục tƣơng tự nhƣ nhau, mà chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Các Chi cục Thuế Thành phố Hà Nội đều đƣợc quy định giống nhau, vì vậy Cục Thuế Thành phố Hà Nội nên có quy định thống nhất cho tất cả các Chi cục Thuế về phƣơng án Phân loại tài liệu để các chi cục thống nhất trong khâu thực hiện nghiệp vụ lƣu trữ tránh việc lúng túng trong quá trình áp dụng. Nhƣ vậy phƣơng án dùng để phân loại tài liệu trong các Chi cục Thuế nên áp dụng thống nhất theo phƣơng án Thời gian – Mặt hoạt động là phù hợp với hoạt động của các chi cục hiện nay.
Về xác định giá trị tài liệu: Đây là một khâu nghiệp vụ cần đƣợc chú trọng
ngay từ khâu văn thƣ, cho đến khi tài liệu đƣợc giao nộp vào kho lƣu trữ cơ quan, nhiệm vụ này cũng cần đƣợc tiến hành thƣờng xuyên theo quy định. Nhƣ đã nêu (ở chƣơng 2) việc xác định giá trị tài liệu ở các kho lƣu trữ chƣa đƣợc thực hiện, tài liệu hình thành hàng năm rất nhiều nhƣng ở các chi cục chƣa tiến hành việc thành lập Hội đồng Xác định giá trị tài liệu để loại ra những tài liệu hết giá trị và lựa chọn những tài liệu có giá trị để giao nộp vào lƣu trữ lịch sử. Vì vậy, các chi cục hàng năm cần phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu để đánh giá lại tài liệu, lựa chọn những tài liệu có giá trị cao để giao nộp vào lƣu trữ lịch sử, loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức khoa học khối tài liệu chuyên môn.
Về thống kê và kiểm tra trong lưu trữ: Hàng năm chi cục phải thực hiện công
tác này theo định kỳ để nắm đƣợc tình hình chung về số lƣợng, chất lƣợng, thành phần, nội dung, tình trạng vật lý của tài liệu, tình hình khai thác sử dụng tài liệu.
Qua đó phục vụ thiết thực cho công tác quản lý: trên cơ sở thực tiễn, các chi cục phát hiện ra những tồn tại, những vấn đề mới nảy sinh, những vấn đề sai lệch ở cơ sở, những khó khăn vƣớng mắc trong phạm vi quản lý để có kế hoạch bổ sung, chỉnh lý…… để giúp việc quản lý công tác lƣu trữ đƣợc chặt chẽ. Bởi hiện nay công tác này trong các Chi cục Thuế chƣa đƣợc quan tâm thỏa đáng, do đó hiện nay số lƣợng tài liệu thì tăng lên đáng kể nhƣng đi cùng với nó thì phƣơng tiện, trang thiết bị, kho tàng, nguồn nhân lực chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc. Vì vậy, đây là một biện pháp không thể thiếu trong kho lƣu trữ của các chi cục. Do đó đòi hỏi các Chi cục Thuế phải thực hiện tốt chế độ báo cáo thống kê về văn thƣ, lƣu trữ theo Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ để cơ quan quản lý có cơ sở để hoạch định trong công tác quản lý của mình.
Về công cụ tra cứu tài liệu: Đây là một trong những nội dung không thể thiếu trong các kho lƣu trữ, đặc biệt là trong công tác khai thác, sử dụng tài liệu. Mặc dù có rất nhiều loại hình công cụ tra cứu tài liệu khác nhau (mục lục tài liệu bên trong hồ sơ, mục lục hồ sơ, các bộ thẻ tra cứu tài liệu, phiếu phông…) , nhƣng ở các Chi cục Thuế chủ yếu sử dụng quyển mục lục hồ sơ làm công cụ tra cứu. Tuy nhiên nếu nhƣ hiện nay nếu cứ áp dụng phƣơng pháp truyền thống này và sử dụng bảng Excel để tra cứu thì hiệu quả chƣa cao. Do đó đòi hỏi các chi cục phải xây dựng đƣợc các trƣờng thông tin để có thể tra cứu bằng hệ thống phần mềm trên máy tính nhanh nhất.
Về chỉnh lý tài liệu: Hiện nay các chi cục đã tiến hành chỉnh lý toàn bộ khối
tài liệu từ năm 2006 trở về trƣớc, nhƣng số tài liệu từ 2007 đến nay chƣa đƣợc chỉnh lý. Vậy để tổ chức khoa học khối tài liệu này, các cơ quan quản lý nhƣ: Tổng cục Thuế, Cục thuế Thành phố Hà Nội cần sớm chi kinh phí để chỉnh lý khối tài liệu còn tồn đọng kể trên, tránh tình trạng tài liệu bó gói, lộn xộn, tích đống từ nhiều năm gây khó khăn cho việc quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu.
Về bảo quản tài liệu lưu trữ: Nhƣ đã trình bày ở chƣơng 2, có rất nhiều chi
cục hiện nay chƣa có kho lƣu trữ chuyên dụng nên việc bảo quản tài liệu còn gặp rất nhiều khó khăn. Đối với các Chi cục thuế chƣa bố trí đƣợc kho lƣu trữ theo đúng quy định để hồ sơ tài liệu lƣu trữ tạm tại tầng tum, mái tôn nóng bức, hệ thống quạt điện không an toàn. Yêu cầu Ban Lãnh đạo Chi cục chủ động bố trí diện tích kho lƣu trữ, cho mua lắp đặt các phƣơng tiện thiết bị bảo đảm an toàn tài liệu chống hỏa
hoạn, cháy nổ. Kiểm tra thời hạn sử dụng của các thiết bị phòng chống cháy nổ, phun thuốc chống mối mọt theo định kỳ nhằm đảm bảo an toàn hồ sơ tài liệu. Hồ sơ, tài liệu phải sắp xếp gọn gàng, xếp lên giá, ngăn nắp dễ tìm, dễ thấy dễ khai thác và thƣờng xuyên vệ sinh tài liệu trong kho Lƣu trữ. Tuy nhiên xét về lâu dài các Chi cục Thuế cần sớm có kho lƣu trữ chuyên dụng để bảo quản an toàn tài liệu. Mặt khác Cục thuế Thành phố Hà Nội nên tổ chức kho lƣu trữ chuyên ngành của ngành thuế để tổ chức khoa học tài liệu và đây cũng là nơi để bảo quản an toàn những hồ sơ chuyên môn có giá trị lƣu trữ vĩnh viễn.
Về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu: Đây là một trong những nghiệp vụ quan trọng và là mục tiêu cuối cùng của công tác lƣu trữ. Có nhiều hình thức khai thác sử dụng tài liệu khác nhau. Qua khảo sát cho thấy việc khai thác sử dụng tài liệu ở các chi cục chỉ theo phƣơng pháp truyền thống là chủ yếu, tức là khai thác tài liệu tại phòng đọc và cho độc giả mƣợn tài liệu lƣu trữ. Nhƣ đã trình bày ở chƣơng 2, hầu hết các cán bộ, chuyên viên trong chi cục rất bận trong công tác chuyên môn của mình, do đó khi cần khai thác sử dụng tài liệu trong lƣu trữ họ thƣờng áp dụng theo hình thức mƣợn tài liệu. Tuy nhiên ở hình thức này đã gặp những khó khăn nhất định vì hầu hết các chi cục đều đi thuê kho lƣu trữ nên mỗi khi cần tài liệu cán bộ, chuyên viên làm “phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lƣu trữ” và đƣợc sự đồng ý của ngƣời có thẩm quyền, sau đó cán bộ lƣu trữ sẽ đến kho lƣu trữ tra tìm tài liệu và chuyển đến đội hoặc các cán bộ, chuyên có yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu. Với cách làm nhƣ vậy hồ sơ, tài liệu sẽ rất dễ bị thất lạc và dễ gây hƣ rách trên đƣờng vận chuyển, đòi hỏi các Chi cục Thuế phải sớm có kho lƣu trữ chuyên dụng để bảo quản an toàn tài liệu và nhằm đáp ứng tối ƣu nhất cho nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu của các đội và cán bộ, chuyên viên trong toàn Chi cục Thuế và trong công tác quản lý của toàn ngành thuế cả nƣớc nói chung.
KẾT LUẬN
Cải cách hành chính là một trong những yêu cầu bức xúc của tiến trình đổi mới và đƣợc coi là một nhiệm vụ trọng tâm của việc xây dựng và hoàn thiện Nhà nƣớc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Để là tốt điều này không thể không kể đến vai trò của các hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động quản lý. Bởi nêu không có hồ sơ, tài liệu thì hoạt động quản lý sẽ bị tê liệt hoàn toàn vì không có nguồn thông tin là cơ sở pháp lý để phục vụ cho việc quản lý điều hành công việc của các cơ quan nhà nƣớc nói chung và của các Chi cục Thuế nói riêng.
Có thể nói, việc tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn là một khâu nghiệp vụ vô cùng quan trọng trong công tác quản lý thuế trong các Chi cục Thuế Thành phố Hà Nội nói riêng và của ngành thuế nói chung. Bởi nó đã góp phần thực hiện tốt công cuộc cải cách, hiện đại hóa ngành thuế, góp phần hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ thu ngân sách hàng năm mà Quốc hội, Bộ Tài chính đã giao cho ngành Thuế.
Qua nghiên cứu lý luận và thực tiễn, đề tài đã tìm hiểu và phân tích thực trạng quản lý hồ sơ chuyên môn ở các Chi cục Thuế Thành phố Hà Nội, nêu lên những kết quả đạt đƣợc, đồng thời chỉ ra những hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế ấy. Trên cơ sở đó, đề xuất phƣơng hƣớng và giải pháp nhằm hoàn thiện việc quản lý hồ sơ chuyên môn, góp phần hoàn thành nhiệm vụ trọng tâm của ngành thuế.
Để công tác quản lý hồ sơ chuyên môn ở các Chi cục Thuế Thành phố Hà Nội trong thời gian tới thực sự hiệu quả, các cơ quan quản lý (Tổng cục Thuế, Cục Thuế Thành phố Hà Nội) cần phải quyết tâm thực hiện đồng bộ nhiều giải pháp, trong đó có một số giải pháp cơ bản đã nêu trên. Các giải pháp đó có mối quan hệ mật thiết với nhau, tác động qua lại và hỗ trợ lẫn nhau, do đó cần đƣợc tiến hành song song các giải pháp, không nên xem nhẹ giải pháp nào, có nhƣ việc quản lý hồ sơ chuyên môn mới sớm đem lại hiệu quả cao nhất. Điều đó đồng nghĩa với việc cần có sự quan tâm, chỉ đạo sát sao từ các cấp, các ngành trong công tác quản lý thuế.
Xác định đƣợc vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác Tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn trong các Chi cục Thuế, tôi đã chọn vấn đề này làm nội dung nghiên cứu. Đề tài chắc chắn không tránh khỏi thiếu xót, tôi rất mong nhận đƣợc sự đánh giá, góp ý của các thầy cô giáo và các nhà khoa học để chất lƣợng đề tài đƣợc hoàn thiện hơn.