- Chứng chỉ kế toán ấn chỉ : phiếu nhập ấn chỉ; phiếu xuất ấn chỉ; bảng kê chứng từ
2.4.5. Công cụ tra cứu tài liệu
Công cụ tra cứu tài liệu trong các kho lƣu trữ là những phƣơng tiện tra tìm tài liệu và thông tin tài liệu trong các lƣu trữ cơ quan. Chức năng của công cụ tra cứu tài liệu là dùng để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của kho lƣu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu, giúp ngƣời nghiên cứu tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác. Nhờ có hệ thống công cụ tra cứu tài liệu, ngƣời nghiên cứu đƣợc tiếp cận với toàn bộ nội dung, thành phần tài liệu trong một kho lƣu trữ.
Nhƣ vậy có thể thấy rằng công cụ tra cứu tài liệu đóng vai trò quan trọng trong kho lƣu trữ bởi nó phục vụ thiết thực cho việc quản lý, thống kê số lƣợng, thành phần hồ sơ, tài liệu trong kho lƣu trữ của các chi cục thuế. Đây chính là cơ sở cho việc lập kế hoạch quản lý tài liệu của chi cục thuế, tránh đƣợc mất mát hồ sơ, tài liệu nhằm phục vụ tối ƣu nhất công tác khai thác, sử dụng tài liệu.
Tại các Chi cục thuế đều sử dụng mục lục hồ sơ trên giấy và trên máy làm công cụ cụ tra cứu tài liệu lƣu trữ của chi cục.
Mục lục hồ sơ là bản kê có hệ thống tên các hồ sơ và những thông tin khác về thành phần và nội dung của một khối tài liệu nhất định nhƣ một phông, một bộ phận của phông, một phông lƣu trữ liên hợp hoặc một sƣu tập tài liệu lƣu trữ.[16;tr155]
Nhƣ vậy có thể thấy rằng đây là một loại công cụ tra tìm cơ bản đƣợc áp dụng rất phổ biến trong các kho lƣu trữ.
Ví dụ: ở Chi cục thuế quận Long Biên để phục vụ cho việc tra cứu tài liệu đã
tiến hành lập thành quyển mục lục hồ sơ gồm các thông tin sau:
Hộp số
Hồ
sơ số Nội dung tiêu đề hồ sơ Mã số thuế Địa chỉ
Thời gian bắt đầu – kết thúc Số tờ Thời hạn bảo quản 888 7952 CÔNG TY CỔ PHẦN Công ty Cổ phần Công nghệ thực phẩm Gia Lai - Hồ sơ gốc
- Hồ sơ Quyết toán thuế - Báo cáo tài chính
- Quyết định xử phạt trong lĩnh vực kế toán, thuế, sử 0101161211 16/366 Ngọc Lâm 25/8/2000- 20/202/2006 120 Lâu dài
dụng hóa đơn
- Tờ khai thuế Thu nhập Doanh nghiệp
- Bảng đăng ký kế hoạch tiền lƣơng năm 2000-2005 7593 Công ty Cổ phần Công nghệ
thực phẩm Gia Lai -Tờ khai thuế hàng tháng - Công văn trao đổi năm 2002-2005 0101161211 16/366 Ngọc Lâm 10 năm
Quyển mục lục hồ sơ đƣợc lập theo từng đội (ví dụ nhƣ đội doanh nghiệp, trong đó là quản lý theo từng loại hình doanh nghiệp), căn cứ vào đó có thể tra cứu thông tin về hồ sơ.
Ngoài quyển mục lục hồ sơ trên giấy Chi cục thuế Ba Đình còn sử dụng phần mềm bảng tính Excel để tra cứu thông tin về hồ sơ. Khi tra cứu chỉ cần gõ tên của công ty hoặc mã số thuế của công ty vào file cần tìm thì các thông tin về hồ sơ nhƣ: nằm ở hộp số ….. và ở hồ sơ số ……… từ đó cán bộ lƣu trữ sẽ tìm các hộp số…… và tìm hồ sơ.
Nhƣ vậy, về cơ bản công cụ tra cứu tài liệu tại kho lƣu trữ của các chi cục còn mang tính truyền thống, chƣa áp dụng đƣợc công nghệ thông tin hiện đại vào công tác tra cứu tài liệu.