- Chứng chỉ kế toán ấn chỉ : phiếu nhập ấn chỉ; phiếu xuất ấn chỉ; bảng kê chứng từ
3.2. Xây dựng và ban hành các văn bản quy định về tổ chức, quản lý hồ sơ chuyên môn.
đƣợc thực hiện từng bƣớc bằng các biện pháp cụ thể nhƣ: tăng cƣờng công tác tuyên truyền, phổ biến hoặc nhắc nhở trong các cuộc họp sơ kết, tổng kết của cơ quan; duy trì công tác kiểm tra đánh giá việc thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ trong Tổng cục Thuế, Cục thuế Thành phố Hà Nội và trong các Chi cục Thuế. Thông qua việc kiểm tra, đánh giá phải có khen thƣởng và kịp thời đối với các đơn vị, cá nhân thực hiện tốt công tác này. Bên cạnh đó cũng phải có biện pháp kỷ luật đối với đơn vị, cá nhân không thực hiện đúng quy định về công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ nói chung và hồ sơ chuyên môn nói riêng.
Cùng với công tác kiểm tra, đánh giá phải kèm theo việc tuyên truyền, phổ biến về công tác lập hồ sơ chuyên môn và giao nộp hồ sơ. Đây là một biện pháp hữu hiệu để nâng cao nhận thức của cán bộ, nhân viên trong cơ quan, đơn vị. Đƣa ra biện pháp để thu thập hồ sơ vào lƣu trữ đủ và đúng thời hạn. Tránh tình trạng hồ sơ, tài liệu không đƣợc giao nộp vào lƣu trữ hoặc có giao nộp nhƣng ở tình trạng bó gói, lộn xộn gây khó khăn cho công tác lƣu trữ.
3.2. Xây dựng và ban hành các văn bản quy định về tổ chức, quản lý hồ sơ chuyên môn. chuyên môn.
Hệ thống văn bản Quy phạm pháp luật về công tác văn thƣ, lƣu trữ là hành lang pháp lý cho các cơ quan, tổ chức trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Hiện nay, nhà nƣớc đã xây dựng và ban hành một hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thƣ, lƣu trữ để làm cơ sở cho các cơ quan, tổ chức thực hiện thống nhất nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ.
Để công tác văn thƣ, lƣu trữ nói chung và công tác tổ chức và quản lý hồ sơ chuyên môn nói riêng ngày càng đi vào nề nếp Tổng cục Thuế đã ban hành văn bản quy định về việc thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ trong toàn ngành.
Cục thuế Hà Nội, đã ban hành các văn bản quy định về việc thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ trong toàn Cục thuế. Trong đó Cục thuế Thành phố Hà Nội với vai trò là cơ quan quản lý và chỉ đạo về nghiệp vụ. Vì vậy Cục thuế Thành phố Hà Nội cần sớm hoàn thiện và ban hành hệ thống các văn bản quy định, trong đó cần tiếp tục bổ sung, sửa đổi và ban hành mới các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn về công tác lập hồ sơ chuyên môn và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ chi cục đƣợc đầy đủ và kịp thời.
Mặc dù các Chi cục Thuế đã thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ trên cơ sở các văn bản quy định và hƣớng dẫn của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Tổng cục Thuế, Cục Thuế Thành phố Hà Nội. Song kể từ khi Luật Lƣu trữ 2011 có hiệu lực từ ngày 01/7/2012 thì trong quá trình thực hiện nghiệp vụ các Chi cục Thuế cần phải chú ý đến thời hạn nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan đã có sự thay đổi. Nếu trƣớc đây trong Nghị định 110/2004/NĐ-CP tại khoản 2 Điều 22 quy định Thời hạn giao nộp tài liệu vào lƣu trữ hiện hành đƣợc quy định nhƣ sau:
- Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc;
- Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình đƣợc nghiệm thu chính thức;
- Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình đƣợc quyết toán; - Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.
Đến nay Điều 11 của Luật Lƣu trữ 2011 quy định Thời hạn nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan đƣợc quy định nhƣ sau:
a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trƣờng hợp quy định tại điểm b khoản này;
b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình đƣợc quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.
Nhƣ vậy, nếu theo quy định của Luật Lƣu trữ 2011 thì thời hạn giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan đƣợc quy định chặt chẽ hơn. “Trong thời hạn một năm” phải giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan, so với ở Nghị định 110 quy định “sau một năm kể từ năm công việc kết thúc”. Đây là một điểm mới các chi cục cần lƣu ý và tuân thủ chặt chẽ. Nếu tuân thủ đúng nhƣ quy định tại Luật Lƣu trữ 2011 thì việc giao nộp hồ sơ chuyên môn vào lƣu trữ cơ quan sẽ đƣợc thực hiện tốt hơn vì trong thời hạn một năm phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ chi cục. Nếu không giao nộp đúng thời hạn nhƣ quy định tại Luật Lƣu trữ thì đó sẽ đƣợc tính làm căn cứ để đánh giá công tác văn thƣ, lƣu trữ trong các Chi cục Thuế nói chung chƣa tuân thủ đúng quy định của cơ quan có thẩm quyền. Ngoài ra, các đội thuế trong chi cục nếu không thực hiện theo quy định coi nhƣ chƣa hoàn thành nhiệm vụ của đội mình và các cán bộ, nhân viên cũng chƣa hoàn thành nhiệm vụ công tác năm. Đây đƣợc coi nhƣ là một tiêu chí để đánh giá, kiểm tra tình hình thực hiện công tác lập hồ sơ
chuyên môn và quản lý hồ sơ trong các chi cục và trong các đơn vị, cán bộ, nhân viên Cục thuế Thành phố Hà Nội nói chung và các Chi cục Thuế trên địa bàn Thành phố Hà Nội nói riêng. Nếu làm tốt công tác này sẽ góp phần nâng cao hiệu suất chất lƣợng công tác của cán bộ, công chức trong cơ quan thuế nói riêng và của Chi cục Thuế nói chung.
Tuy nhiên, nhƣ đã trình bày việc thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ của các Chi cục Thuế đƣợc thực hiện theo sự chỉ đạo từ Tổng cục Thuế, Cục thuế Thành phố Hà Nội, nên Cục thuế Thành phố Hà Nội cần sớm đƣa quy định của Luật Lƣu trữ 2011 vào để áp dụng thực hiện, nếu không thực hiện và có sự kiểm tra nghiêm túc thì có thể dẫn đến công tác lƣu trữ sẽ không có những chuyển biến rõ rệt, đặc biệt là công tác giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan. Do đó sẽ không nâng cao đƣợc hiệu quả cũng nhƣ chất lƣợng của công tác văn thƣ, lƣu trữ nói chung và công tác tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn nói riêng. Vì vậy, Tổng cục Thuế, Cục thuế Thành phố Hà Nội và các Chi cục Thuế cần sớm hoàn thiện và ban hành văn bản quy định, hƣớng dẫn về công tác này, đặc biệt cần chú trọng đến công tác tổ chức quản lý các hồ sơ chuyên môn. Bởi đây là loại tài liệu đặc thù nhƣng chiếm một khối lƣợng lớn trong toàn bộ tài liệu hình thành trong hoạt động quản lý của chi cục. Những hồ sơ, tài liệu chuyên môn này sẽ phản ánh chức năng, nhiệm vụ và hoạt động của chi cục trong các mặt công tác nghiệp vụ của ngành thuế. Do đó, đòi hỏi cần có sự quan tâm hơn nữa trong việc xây dựng, nghiên cứu, thể chế hóa các quy định đối với công tác này, cụ thể nhƣ:
- Đối với Tổng cục Thuế: Là cơ quan lãnh đạo cao nhất trong toàn ngành thuế.
Để thực hiện tốt chức năng quản lý về công tác văn thƣ cần sớm bổ xung, điều chỉnh Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của ngành thuế cho phù hợp. Trong đó cần chú trọng đến công tác tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn nhƣ:
+ Cần có sự phân định cụ thể các nhóm hồ sơ chuyên môn, các loại hồ sơ chuyên môn hình thành trong Chi cục Thuế gồm những loại nào.
+ Cần xác định rõ thành phần tài liệu trong mỗi loại hồ sơ chuyên môn. + Cần xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ chuyên môn.
Nếu làm đƣợc điều này sẽ giúp cho các Chi cục Thuế dễ dàng phân loại đƣợc hồ sơ, thuận lợi trong việc xác định giá trị tài liệu. Nhƣ vậy sẽ thuận lợi trong công
tác tổ chức khoa học khối hồ sơ, tài liệu chuyên môn (loại tài liệu cơ bản và chủ yếu) hình thành trong hoạt động của các cơ quan thuế.
- Đối với Cục Thuế Hà Nội: Là cơ quan có nhiệm vụ chỉ đạo, hƣớng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ công tác văn thƣ, lƣu trữ trong các Chi cục Thuế thuộc Thành phố Hà Nội. Vì thế việc ban hành các văn bản quy định về công tác tổ chức quản lý hồ sơ là vấn đề cấp thiết hiện nay, nên cần phải chú trọng vào việc:
Xây dựng và ban hành quy định chung về công tác lập và quản lý hồ sơ chuyên môn.
Việc ban hành văn bản quy định, hƣớng dẫn chung về công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ cần phải đƣợc sớm triển khai và thực hiện. Do tính đặc thù của ngành thuế nên trong quá trình hoạt động ngoài việc hình thành các văn bản, tài liệu hành chính, còn có một số lƣợng lớn các văn bản, tài liệu chuyên ngành về công tác thu thuế nhƣ: hóa đơn, chứng từ kế toán, biên lai thu phí và lệ phí, tờ khai, sổ bộ thuế, ấn chỉ, tờ khai đăng ký thuế, tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp, hồ sơ kê khai thuế, hoàn thuế, miễn, giảm thuế……nên thành phần, nội dung và tài liệu hành thành trong quá trình hoạt động rất đa dạng và phong phú. Đối với những tài liệu đặc thù nhƣ vậy cần phải có một quy định riêng về lập hồ sơ chuyên môn. Trong đó cần nhấn mạnh yêu cầu cần phải có đối với việc lập hồ sơ.
Ngoài ra, trong nội dung văn bản quy định, hƣớng dẫn về hồ sơ chuyên môn phải nêu đƣợc các vấn đề chính là: phần hƣớng dẫn chung; lập hồ sơ; giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành; khen thƣởng và xử phạt đối với việc lập hồ sơ.
- Đối với Chi cục Thuế: Cần sớm hoàn thiện ban hành quy chế về công tác
văn thƣ, lƣu trữ trong chi cục. Đặc biệt cần quy định rõ ràng và cụ thể về công tác lập và quản lý hồ sơ chuyên môn.
Tóm lại, tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn có ý nghĩa rất quan trọng và ảnh hƣởng trực tiếp đến hiệu quả công tác của các Chi cục Thuế cũng nhƣ chất lƣợng công tác của cán bộ, chuyên viên làm việc liên quan đến công văn, giấy tờ. Vì vậy, việc ban hành văn bản quy định, hƣớng dẫn chi tiết, cụ thể về công tác này cho cán bộ, chuyên viên các đội trong toàn chi cục là một yêu cầu cấp bách đặt ra nhằm giúp cho công tác tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn ngày càng đƣợc tốt hơn. Có nhƣ vậy mới tích cực đẩy mạnh công tác cải cách hành chính và hiện đại hóa trong lĩnh vực thuế đƣợc nhanh chóng, chất lƣợng và hiệu quả.