Sơ đồ cơ cấu tổ chức của các Chi cục Thuế được thể hiện như sau: CHI CỤC TRƢỞNG
2.1.2.Các hồ sơ chuyên môn hình thành trong các Chi cục Thuế
Hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Chi cục Thuế có ý nghĩa và giá trị đặc biệt quan trọng nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan Thuế. Trong quá trình hoạt động của mình, các Chi cục Thuế đã sản sinh ra một khối lƣợng rất lớn các hồ sơ, tài liệu, trong đó bao gồm các hồ sơ, tài liệu hành chính và đặc biệt là các hồ sơ, tài liệu chuyên môn nhƣ:
* Nhóm hồ sơ quản lý thuế doanh nghiệp gồm các loại hồ sơ như: Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp, hồ sơ cấp phép kinh doanh, hồ sơ đăng ký thuế của doanh nghiệp, hồ sơ khai thuế (tháng, quý, năm) , hồ sơ theo dõi thuế, hồ sơ quyết toán thuế, hồ sơ miễn giảm thuế , hồ sơ hoàn thuế, hồ sơ kiểm tra sau khi hoàn thuế, hồ sơ hoàn thuế theo Hiệp định Quốc tế về thuế).
Những hồ sơ này có vai trò quan trọng trong công tác quản lý thuế bởi thông qua hồ sơ chuyên môn các Chi cục Thuế quản lý đƣợc các doanh nghiệp nhƣ: khi doanh nghiệp hoạt động đã thực hiện đầy đủ các quy định của nhà nƣớc về nghĩa vụ nộp thuế hay chƣa. Mặt khác, đó còn là cơ sở để quản lý tình hình phát sinh và thu nộp của đối tƣợng nộp thuế để từ đó cơ quan chức năng có biện pháp phù hợp để áp dụng đối với doanh nghiệp. Trong nhóm này có các loại hồ sơ sau:
- Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp là đối tượng nộp thuế gồm các loại văn bản, tài liệu: Giấy phép kinh doanh; Quyết định thành lập doanh nghiệp; Đăng ký mã số thuế; Giấy chứng nhận ƣu đãi đầu tƣ ; Tờ khai xin đăng ký nộp thuế ; Báo cáo quyết toán thuế; Báo cáo tài chính năm; Báo cáo tăng, giảm tài sản; Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh; Tờ khai thuế hàng tháng; Công văn trao đổi.
- Hồ sơ cấp mã số thuế: Trong hồ sơ cấp mã số thuế sẽ gồm các văn bản tài liệu nhƣ: Tờ khai; Giấy đăng ký kinh doanh; Chứng minh nhân dân (của ngƣời đi kê khai cấp mã số thuế)
Mỗi doanh nghiệp khi hoạt động phải có một mã số thuế, Mã số thuế là một dãy số, chữ cái hoặc ký tự khác do cơ quan quản lý thuế cấp cho ngƣời nộp thuế dùng để quản lý thuế [30.tr2]
Mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế của doanh nghiệp. Mã số doanh nghiệp là mã số duy nhất đối với mỗi doanh nghiệp thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và đƣợc ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế. Trong suốt quá trình hoạt động từ khi đăng ký thành lập cho đến khi không còn tồn tại, mã số doanh nghiệp đƣợc dùng để kê khai nộp thuế cho tất cả các loại thuế phải nộp, kể cả trƣờng hợp doanh nghiệp kinh doanh nhiều ngành, nghề khác nhau hoặc hoạt động sản xuất kinh doanh tại các địa bàn khác nhau.
Mã số doanh nghiệp đã cấp không đƣợc sử dụng để cấp cho đối tƣợng nộp thuế khác. Doanh nghiệp khi không còn tồn tại thì mã số doanh nghiệp chấm dứt hiệu lực và không đƣợc sử dụng lại. Khi doanh nghiệp giải thể sẽ hình thành Hồ sơ doanh nghiệp đóng mã số thuế. Trong hồ sơ này sẽ gồm các văn bản tài liệu nhƣ: Quyết định giải thể, sát nhập, chuyển đổi trụ sở; Quyết toán giải thể; Biên bản kiểm tra; Thông báo doanh nghiệp bỏ trốn; Danh sách các doanh nghiệp không tìm thấy địa chỉ, ngừng nghỉ kinh doanh, giải thể, bỏ trốn. Nhƣ vậy, thông qua các văn bản trong hồ sơ cấp mã số thuế, đối tƣợng nộp thuế chứng minh đƣợc khi thực hiện hoạt động kinh doanh đã tuân thủ đúng và đủ các quy định của cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền.
- Hồ sơ doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh: Trong quá trình hoạt động nếu doanh nghiệp tạm dừng kinh doanh trong một khoảng thời gian nhất định thì có thể xin tạm dừng kinh doanh. Trong hồ sơ sẽ hình thành các văn bản tài liệu nhƣ: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; Biên bản họp của Hội đồng Thành viên; Thông báo tạm ngừng kinh doanh. Hồ sơ này sẽ đƣợc gửi đến Chi cục Thuế (nơi doanh nghiệp đóng trụ sở ) và Sở Kế hoạch Đầu tƣ. Theo quy định Sở Kế hoạch Đầu tƣ sẽ thông báo cho Chi cục Thuế về tình hình của doanh nghiệp thông qua mạng kết nối Sở Kế hoạch Đầu tƣ – Kho Bạc – Chi cục Thuế - Hải Quan (nếu cần). Tại Chi cục Thuế hồ sơ sẽ đƣợc chuyển cho Đội Kê khai Kế toán Thuế và Tin học,
đội sẽ có nhiệm vụ xác nhận và theo dõi tình trạng đóng cửa. Theo quy định mỗi lần tạm ngừng kinh doanh không quá 01 năm và không đƣợc quá 02 năm liên tiếp.
-Hồ sơ đăng ký thuế gồm: Tờ khai đăng ký thuế; Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; Giấy phép thành lập và hoạt động ; Chứng minh nhân dân (của đối tƣợng nộp thuế).
- Hồ sơ khai thuế gồm các loại văn bản, tài liệu sau:
+ Đối với hồ sơ khai thuế và nộp theo tháng bao gồm: Tờ khai thuế tháng; Bảng
kê hoá đơn hàng hoá, dịch vụ bán ra; Bảng kê hoá đơn hàng hoá, dịch vụ mua vào; Thông báo về số thuế phải nộp.
+ Đối với hồ sơ khai thuế có kỳ tính thuế theo năm bao gồm: Tờ khai thuế năm và
thông báo về số thuế phải nộp; tờ khai thuế tạm tính theo quý (gồm tờ khai thuế tạm tính và thông báo về số thuế tạm tính).
+ Hồ sơ khai thuế đối với đối với loại thuế khai và nộp theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế bao gồm: Tờ khai thuế; Hoá đơn, hợp đồng và chứng từ liên quan đến nghĩa vụ thuế.
+ Hồ sơ khai thuế đối với trường hợp chấm dứt hoạt động, chấm dứt hợp đồng, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp, tổ chức lại doanh nghiệp bao gồm: Tờ khai quyết toán thuế; Báo cáo tài chính đến thời điểm chấm dứt hoạt động, Tài liệu liên quan đến quyết toán thuế.
+ Hồ sơ khai quyết toán thuế khi kết thúc năm gồm: tờ khai quyết toán thuế năm, báo cáo tài chính năm và các tài liệu khác liên quan đến quyết toán thuế nhƣ: Báo các tài chính, quyết toán thuế giá trị gia tăng, quyết toán thuế tiêu thụ đặc biệt, quyết toán thuế thu nhập cá nhân, quyết toán thuế tiêu thụ đặc biệt.
- Hồ sơ hoàn thuế gồm có: Bảng kê chứng từ hoàn thuế, Công văn xin đề nghị hoàn thuế,Biên bản tổng hợp thuế đầu ra, đầu vào, Bảng kê 02,03,04,05/Giá trị gia tăng, thống kê Hải quan, chứng từ thanh toán qua ngân hàng, bảng giải trình, Quyết định hoàn thuế, Lệnh hoàn thuế.
- Hồ sơ kiểm tra sau khi hoàn thuế gồm: Quyết định kiểm tra tại cơ sở sản xuất kinh doanh, bảng tổng hợp theo dõi xác minh hóa đơn, phiếu xác minh hóa đơn, tờ trình kiểm tra sau hoàn thuế, biên bản kiểm sau hoàn thuế, quyết định thu hồi tiền hoàn thuế đã hoàn (nếu có), biên bản và Quyết định phạt vi phạm hành chính, Quyết định phạt về hành vi gian lận thuế.
- Hồ sơ miễn thuế, giảm thuế gồm: Văn bản đề nghị miễn, giảm thuế, tờ khai thuế, tài liệu liên quan đến việc xác định số thuế đƣợc miễn, số thuế đƣợc giảm, giảm thuế trong đó nêu rõ loại thuế đề nghị miễn, giảm, lý do miễn thuế, giảm thuế; số tiền thuế đƣợc miễn, giảm, biên bản xác định mức độ giá trị thiệt hạn về tài sản của cơ quan có thẩm quyền, bản quyết toán tài chính (nếu là doanh nghiệp) kèm theo giải trình phân tích xác định số bị thiệt hại, số lỗ do bị thiệt hại.
- Hồ sơ doanh nghiệp giải thể gồm : Biên bản họp của Hội đồng Thành viên, thông báo tạm ngừng kinh doanh, báo cáo tài chính, quyết toán thuế, quyết toán hóa đơn với cơ quan thuế.
Có thể thấy rằng, thông qua hồ sơ quản lý thuế các Chi cục Thuế và cơ quan chức năng theo dõi đƣợc quá trình kê khai thuế của doanh nghiệp đúng hay sai, kết quả kiểm tra hồ sơ đó cho thấy doanh nghiệp thực hiện đúng pháp luật về thuế hay chƣa chấp hành đúng quy định và nghĩa vụ của mình, từ đó cơ quan có thẩm quyền có biện pháp quản lý phù hợp.
* Nhóm hồ sơ thuế đất gồm:
- Hồ sơ thuế trước bạ đất gồm: tờ khai, sổ đỏ hoặc Quyết định cấp đất, giấy tờ chuyển nhƣợng (hoặc hợp đồng mua bán), giấy tờ miễn, giảm (nếu có)
- Hồ sơ khai thuế nhà, đất (nay là hồ sơ đất phi nông nghiệp) gồm: Quyết định giao đất, tờ khai.
- Hồ sơ khai tiền thuê đất, thuê mặt nước gồm: Tờ khai tiền thuê đất, thuê mặt nƣớc; Quyết định cho thuê đất, thuê mặt nƣớc của cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền; Hợp đồng thuê đất, thuê mặt nƣớc; Tài liệu, giấy tờ chứng minh thuộc diện hƣởng ƣu đãi đầu tƣ; giấy tờ liên quan đến việc bồi thƣờng, hỗ trợ đất.
- Hồ sơ khai tiền sử dụng đất bao gồm: Tờ khai tiền sử dụng đất; Giấy tờ chứng minh thuộc điện không phải nộp hoặc đƣợc miễn, giảm tiền sử dụng đất; Chứng từ đã nộp tiền thuê đất khi chuyển sang hình thức giao đất có thu tiền sử dụng đất.
- Hồ sơ khai thuế chuyển quyền sử dụng đất bao gồm:Tờ khai thuế chuyển quyền sử dụng đất; Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Hợp đồng chuyển quyền sử dụng đất có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền. Tài liệu, giấy tờ chứng minh thuộc diện không phải nộp hoặc đƣợc miễn, giảm thuế chuyển quyền sử dụng đất.
- Hồ sơ khai thuế sử dụng đất nông nghiệp - Hồ sơ thu nộp cho thuê nhà, xưởng
- Hồ sơ duyệt đối tượng miễn giảm thế do thiên tai - Hồ sơ miễn giảm hộ chính sách, hộ nghèo
- Hồ sơ thu nộp thuế đất của các cơ quan, tổ chức.
Căn cứ vào nhóm hồ sơ về thuế đất các Chi cục Thuế nắm đƣợc tình hình nộp thuế đất của đối tƣợng nộp thuế, từ đó có biện pháp đôn đốc, nhắc nhở đối với doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân còn nợ đọng thuế, chƣa hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế để có biện pháp quản lý phù hợp.
* Nhóm hồ sơ trước bạ gồm:
- Hồ sơ thu lệ phí trước bạ ô tô (nếu là ôtô mới) gồm: Tờ khai, hóa đơn, phiếu kiểm tra chất lƣợng, tờ khai hải quan nguồn gốc xe ôtô nhập khẩu, biên lai nộp thuế nhập khẩu, thuế VAT. Trƣờng hợp nếu là ôtô cũ có thêm hợp đồng mua bán hoặc cho tặng. Nếu là ô tô ngoài tỉnh phải kèm theo hồ sơ của tỉnh cũ và phiếu chuyển vùng, đăng kiểm.
- Hồ sơ thu lệ phí trước bạ xe máy gồm: Tờ khai, hóa đơn ; nếu là xe máy ngoài tỉnh phải kèm theo hồ sơ của tỉnh cũ và phiếu chuyển vùng, giấy mua bán (có xác nhận của chính quyền hoặc công an)
- Hồ sơ thu lệ phí trước bạ tàu thuyền
- Hồ sơ thu lệ phí trước bạ súng săn, súng thể thao …..
Những hồ sơ này là căn cứ để cơ quan công an kiểm tra và cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu hợp pháp đối với các tài sản đó (đấy chính là Giấy đăng ký ôtô, xe máy, tàu thuyền…..)
* Nhóm hồ sơ quản lý hộ kinh doanh cá thể gồm:
- Hồ sơ về hoạt động của các hộ cá thể gồm: giấy phép đăng ký kinh doanh, đăng ký Mã số thuế hộ cá thể, tờ khai đăng ký thuế, quyết định xử phạt hành chính, quyết toán thuế, biên bản quyết toán thuế, quyết định kiểm tra quyết toán thuế, quyết định truy thu thuế, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, tờ khai thuế hàng tháng.
- Hồ sơ cấp mã số thuế gồm: tờ khai, đăng ký kinh doanh (nếu có), chứng minh nhân dân (của ngƣời kinh doanh)
- Hồ sơ đăng ký mua hóa đơn; hồ sơ đăng ký lƣu hành hóa đơn; hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ thu phí, lệ phí; hồ sơ xử lý vi phạm về in, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn; hồ sơ xử lý mất hóa đơn; hồ sơ xử lý hủy ấn chỉ; hồ sơ nhập, xuất, bán hóa đơn, biên lai, (các loại), tem, vé, tờ khai thuế; hồ sơ cấp hóa đơn bán lẻ.
Ấn chỉ thuế là loại ấn phẩm đƣợc in theo chỉ định tại các Luật thuế, Pháp lệnh thuế và các văn bản pháp quy dùng để quản lý thu thuế, thu phí, lệ phí cho Ngân sách Nhà nƣớc. Theo chức năng quản lý, sử dụng ấn chỉ thuế đƣợc chia ra từng loại nhƣ sau:
*Các loại chứng từ thu như: Biên lai thu thuế; thu phí, lệ phí, biên lai thu
tiền;biên lai thu phạt; giấy nộp tiền bằng tiền mặt; giấy nộp tiền bằng chuyển khoản, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý....các loại hoá đơn, tem, vé các loại....các loại sổ sách, báo cáo và mẫu biểu thống kê kế toán thuế, tờ khai thuế.
Những hồ sơ này giúp cho cơ quan thuế thực hiện chức năng thu phí, lệ phí để nộp vào ngân sách nhà nƣớc.
* Các loại sổ bộ thuế gồm: sổ bộ môn bài; sổ bộ thuế giá trị gia tăng, thuế
thu nhập cá nhân, lợi tức; sổ bộ thuế công thƣơng nghiệp; sổ ghi thu thuế; sổ tổng hợp ghi thu; sổ theo dõi hộ kinh doanh; sổ bộ thuế tập thể; sổ theo dõi thu nộp thuế; sổ chi tiết kê khai; sổ theo dõi nợ đọng; sổ mua hóa đơn; sổ thu hộ vãng lai, sổ bộ thuế nhà đất, sổ bộ hộ kinh doanh cho thuê nhà; sổ theo dõi tổng hợp ấn chỉ và kết quả xử lý; sổ quản lý ấn chỉ; sổ đăng ký lƣu hành mẫu hóa đơn tự in; sổ theo dõi tổ chức, cá nhân đăng ký sử dụng hóa đơn tự in.
Các loại sổ bộ thuế đƣợc dùng để thống kê theo biểu mẫu nhằm giám sát theo dõi quá trình nộp thuế của đối tƣợng nộp thuế.
* Các loại tờ khai gồm: tờ khai thuế môn bài, tờ khai hàng tháng (quý hoặc
năm), tài liệu kê khai thuế
* Các loại ấn chỉ thuế gồm: Sổ tài liệu lịch sử về ấn chỉ, các loại sổ kế toán,
sổ quản lý ấn chỉ. Liên lƣu biên lai, liên 1 biên lai, liên báo soát, liên 3 và các liên khác; báo cáo kế toán ấn chỉ (gồm: báo cáo tình hình sử dụng ấn chỉ; báo cáo quyết toán ấn chỉ bán thu tiền; thông báo mất ấn chỉ; báo cáo tình hình tổn thất, xử lý ấn
chỉ; bảng kiểm kê các loại ấn chỉ; báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn; tổng hợp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn; báo cáo thanh quyết toán sử dụng hóa đơn).