- Chứng chỉ kế toán ấn chỉ : phiếu nhập ấn chỉ; phiếu xuất ấn chỉ; bảng kê chứng từ
2.3. Tình hình giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Ngoài việc ban hành các quy định về việc thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ, Cục Thuế đã tổ chức tập huấn về công tác “Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan”. Nhƣng công tác này còn chƣa triển khai đầy đủ, đúng quy định của công tác lƣu trữ, chƣa nghiêm túc. Tại phòng làm việc của cán bộ thuế còn chất đầy tài liệu vừa vi phạm qui định lƣu trữ tài liệu, vừa không thực hiện văn minh công sở theo qui định của Chính phủ.
Một số đơn vị còn chƣa thực sự quan tâm chỉ đạo thu nộp hồ sơ tài liệu dẫn đến tình trạng thu hồ sơ tài liệu chƣa đạt kết quả cao. Hồ sơ, tài liệu từ nhiều năm vẫn đóng gói trong bao tải để ở các kho tạm, chƣa đƣợc thu thập, phân loại, chỉnh lý nên tài liệu có nguy cơ tự hủy hoại, có rất nhiều đơn vị chƣa tiến hành việc lập và nộp hồ sơ đúng theo quy định.
Có thể nói rằng, công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan đã đƣợc thực hiện, nhƣng chƣa tốt. Các cán bộ công chức, viên chứa tự quản lý tài liệu mà chƣa tiến hành giao nộp vào lƣu trữ cơ quan theo nhƣ qui định tại Luật Lƣu trữ 2011. Bởi phần lớn công chức ngành thuế quan niệm tài liệu liên quan đến công việc đƣợc cơ quan giao cho, khi kết thúc công việc thì tài liệu đó là tài liệu của riêng mình, nên khi không cần đến là tự xếp, buộc và cất đi khi nhiều quá không có chỗ chứa thì cho vào bao tải gửi kho. Trong đó có nhiều loại giầy tờ không liên quan đến công việc nhƣ sách báo, tạp chí, giấy tờ linh tinh…. Làm cho khối lƣợng tài liệu tăng lên đáng kể.
Theo quy định tại khoản 1 Điều 9 của Luật Lƣu trữ “Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho
người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức”.
Trong Quyết định số 22626/QĐ-CT-HCLT ngày 31/8/2012 về việc ban hành Quy chế công tác lƣu trữ của Cục Thuế Hà Nội qui định: “Các cá nhân không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan làm của riêng hoặc chuyển sang đơn vị, cơ quan khác.
Công chức, viên chức trƣớc khi nghỉ hƣu, thôi việc, chuyển công tác, học tập dài hạn phải nộp hồ sơ, tài liệu về những công việc đã giải quyết xong cho Phòng Hành chính – Lƣu trữ của Cục, bộ phận lƣu trữ của chi cục; bàn giao hồ sơ, tài liệu về những công việc đang giải quyết cho ngƣời đƣợc giao nhiệm vụ tiếp nhận công việc đó. Sau khi công chức, viên chức bàn giao xong hồ sơ, tài liệu, có xác nhận của phòng (đội) thì Phòng Tổ chức Cán bộ, Đội Hành chính – Nhân sự - Tài vụ mới giao quyết định.
Theo quy định là vậy, tuy nhiên cá biệt có đồng chí cán bộ đƣợc thuyên chuyển công tác, đƣợc nghỉ chế độ, đã đem tài liệu về nhà mà không trả lại cho cơ quan, hoặc có những cán bộ không giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ theo nhƣ quy định vì
sợ mất hồ sơ, tài liệu hoặc khi cần tra cứu sử dụng tài liệu lại phải làm thủ tục khai thác sử dụng tài liệu. Do việc lƣu trữ nhƣ vậy nên mỗi khi cần đến tài liệu có chi cục phải mất vài ngày mới tìm đƣợc tài liệu. Có chi cục cuối năm phải trang bị thêm hàng chục tủ để tài liệu, không còn chỗ để ngồi làm việc, vừa chật chội, vừa tạo nên hình ảnh không đẹp trong công sở.
Hàng năm Cục thuế Thành phố Hà Nội đã ban hành các công văn đôn đốc nhắc nhở các chi cục về việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ theo đúng qui định. Bên cạnh đó còn mẫu hóa một số văn bản phục vụ cho việc giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ nhƣ: mục lục hồ sơ kết thúc công việc, mục lục hồ sơ để lại nghiên cứu, danh mục hồ sơ tài liệu bàn giao, và biên bản giao nhận tài liệu….
Hàng năm Phòng Hành chính - Lƣu trữ hoặc Đội Hành chính – Nhân sự - Tài vụ có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lƣu vào kho lƣu trữ. Khi tiếp nhận phải kiểm tra đối chiếu giữa “mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu” với thực tế tài liệu và lập “biên bản giao nhận tài liệu”. Biên bản giao nhận tài liệu đƣợc lập thành 02 bản, bên giao tài liệu và Lƣu trữ cơ quan, mỗi bên giữ một bản”.
Căn cứ số lƣợng cán bộ và số lƣợng hồ sơ, tài liệu cần thu thập, Phòng Hành chính - Lƣu trữ hoặc Đội Hành chính – Nhân sự - Tài vụ lập kế hoạch thu nộp hồ sơ, tài liệu của năm trình lãnh đạo phê duyệt, sau đó phối hợp với các Phòng, các Đội để triển khai thực hiện.
Mặc dù đã có quy chế quy định cụ thể về thời hạn giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ nhƣng thực tế có những chi cục đã thực hiện nhiệm vụ này nhƣ chi cục Thuế quận: Hoàn Kiếm, Đống Đa, Ba Đình, Hoàng Mai, bên cạnh đó còn có những chi cục chƣa thực hiện tốt công tác này nhƣ: Long Biên, Tây Hồ, Hai Bà Trƣng….
Nhƣ vậy, quy chế về công tác Lƣu trữ của Cục Thuế Hà Nội ban hành ngày 31 tháng 8 năm 2012 là quy chế mới nhất đã qui định chặt chẽ hơn về thời điểm và thủ tục giao nộp hồ sơ.
Tuy nhiên quy chế quy định đã rõ ràng nhƣng trong quá trình tổ chức thực hiện việc thu nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan còn chƣa tốt (vấn đề này chúng tôi sẽ trình bày cụ thể ở phần 2.4.1) gây ảnh hƣởng không nhỏ đến đến quá trình tổ chức quản lý hồ sơ ở các chi cục.