- Chứng chỉ kế toán ấn chỉ : phiếu nhập ấn chỉ; phiếu xuất ấn chỉ; bảng kê chứng từ
2.5.3.Nguyên nhân
Những tồn tại trên là do những nguyên nhân chủ yếu sau:
- Nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức, đặc biệt lãnh đạo một số chi cục về văn thƣ, lƣu trữ chƣa đầy đủ, từ đó, chƣa dành sự quan tâm đúng mức, chƣa có sự chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc thƣờng xuyên và kịp thời việc thi hành pháp luật về lƣu trữ.
- Ý thức chấp hành pháp luật về văn thƣ, lƣu trữ của một số chi cục cũng nhƣ cán bộ, công chức chƣa nghiêm.
- Nguồn kinh phí dành cho hoạt động lƣu trữ còn hạn chế, chƣa đƣợc thƣờng xuyên quan tâm phân bổ trong dự toán ngân sách hàng năm, chƣa bảo đảo cho việc triển khai các nhiệm vụ của công tác văn thƣ, lƣu trữ, do đó khối lƣợng tài liệu còn tồn đọng chƣa đƣợc chỉnh lý còn nhiều.
- Công tác tuyển dụng, bố trí sắp xếp nhân sự làm công tác văn thƣ, lƣu trữ chƣa thực sự chú trọng.
- Chƣa thƣờng xuyên tổ chức tập huần về nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ cho cán bộ, chuyên viên trong chi cục và chƣa có biện pháp xử lý nghiêm đối với những trƣờng hợp không thực hiện tốt qui định về công tác lập và nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan.
- Bên cạnh đó, do khối lƣợng công việc của cán bộ chuyên môn nhiều nên ảnh hƣởng đến việc lập hồ sơ của họ.
- Số lƣợng cán bộ mà công tác lƣu trữ ở mỗi chi cục chỉ bố trí 01 ngƣời thì ít so với khối tài liệu hàng năm hình thành nên khó có thể quản lý đƣợc tốt hồ sơ, tài liệu, do đó không đảm đƣơng hết đƣợc công việc chuyên môn. Ngoài ra cán bộ lƣu
trữ còn phải phụ trách các mảng công việc khác ngoài chuyên môn về lƣu trữ, nên không còn thời gian để chuyên tâm cho chuyên môn nghiệp vụ của mình.
- Việc thu tài liệu chƣa đảm bảo, hầu nhƣ tài liệu đều thu vào ở dạng bó gói, lộn xộn. Nếu theo quy định 1 năm thu tài liệu 2 lần nhƣng thực tế thu vào không biết để đâu vì không có kho lƣu trữ, nên việc thu hồ sơ, tài liệu còn gặp nhiều khó khăn.
- Một số cán bộ lƣu trữ còn chƣa yêu nghề bởi các yếu tố khách và chủ quan nhƣ:
+ Yếu tố chủ quan: lƣơng ít, môi trƣờng làm việc chƣa đảm bảo.
+ Yếu tố khách quan: chƣa nhận đƣợc sự quan tâm xứng đáng của toàn xã hội; chƣa nhận đƣợc sự chia sẻ khó khăn trong công việc của đồng nghiệp; chƣa nhận đƣợc sự quan tâm của lãnh đạo và sự ghi nhận của đồng nghiệp với những nỗ lực của cán bộ lƣu trữ. Mặt khác công tác này chƣa đƣợc đồng nghiệp cơ quan, xã hội, chia sẻ và cùng gánh vác nên còn gặp nhiều khó khăn.
-Trong công tác quản lý của lãnh đạo chi cục còn thiếu các hình thức khen thƣởng, xử phạt cụ thể trong công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ chuyên môn. Chƣa có chế tài cụ thể để áp dụng đối với cán bộ, nhân viên trong chi cục nếu lập hồ sơ tốt phải đƣợc khen thƣởng hoặc nếu không lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ theo quy định phải có chế tài xử phạt. Chẳng hạn: nếu không thực hiện tốt các yêu cầu của lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lƣu trữ thì sẽ bị xử lý nhƣ thế nào (ví dụ: không nâng lƣơng, kỷ luật, tính vào điểm thi đua cuối năm…), Trƣởng các đơn vị có trách nhiệm gì khi không đôn đốc, nhắc nhở và kiểm tra nhân viên đơn vị mình không lập hồ sơ, nộp lƣu hồ sơ theo quy định. Ngƣợc lại nếu các đơn vị và cá nhân thực hiện tốt sẽ đƣợc khen thƣởng nhƣ thế nào (ví dụ: khen thƣởng bằng bằng khen, giấy khen, tăng lƣơng trƣớc thời hạn, thăng chức…)
Có thể thấy rằng công tác tổ chức quản lý hồ sơ ở các Chi cục Thuế đã đƣợc lãnh đạo Cục thuế Thành phố Hà Nội và lãnh đạo các Chi cục thuế quan tâm. Điểu này thể hiện thông qua việc ban hành các văn bản quy định và hƣớng dẫn về công tác này. Nhờ đó việc tổ chức quản lý hồ sơ nói chung và hồ sơ chuyên môn nói riêng đã bƣớc đầu đƣợc thực hiện tƣơng đối tốt, đáp ứng đƣợc yêu cầu đặt ra, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác văn thƣ, lƣu trữ của cơ quan cũng nhƣ góp phần nâng cao hiệu suất, chất lƣợng công việc của các đội, các chuyên viên.
Ngoài những kết quả đã đạt đƣợc, ở một số đội, một số chuyên viên viên chƣa ý thức đƣợc trách nhiệm của mình trong công tác lập hồ sơ. Do đó trong quá trình theo dõi giải quyết công việc đã không lập hồ sơ, hoặc có lập nhƣng lƣợng hồ sơ chƣa đạt yêu cầu gây ảnh hƣởng lớn đến công tác lƣu trữ của chi cục. Một khối lƣợng lớn tài liệu không đƣợc lập hồ sơ, khối tài liệu này không đáp ứng tốt cho việc khai thác sử dụng tài liệu. Một phần tài liệu đã đƣợc lập hồ sơ nhƣng chất lƣợng hồ sơ không tốt, văn bản tài liệu sắp xếp chƣa khoa học, chƣa đảm bảo yêu cầu của việc lập hồ sơ. Khi giao nộp tài liệu không có mục lục hồ sơ gây khó khăn cho việc thực hiện công tác lƣu trữ.
Mặt khác việc tổ chức quản lý khối hồ sơ đó chƣa đƣợc tổ chức khoa học, chƣa phát huy đƣợc hết giá trị của hồ sơ đối với hoạt động quản lý của các chi cục.
Để có thể phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu của các Chi cục Thuế và giao nộp tài liệu vào Lƣu trữ Quốc gia họ phải bỏ rất nhiều công sức, kinh phí và thời gian để chỉnh lý lại khối tài liệu đó.
Vấn đề đặt ra cho công tác tổ chức quản lý hồ sơ hiện nay là tìm ra các giải pháp để đƣa công tác tổ chức quản lý hồ sơ nói chung và hồ sơ chuyên môn nói riêng ở các Chi cục Thuế trên địa bàn Thành phố Hà Nội đi vào nề nếp, qua đó nhằm phát huy tối ƣu nhất hiệu quả của hồ sơ đối với hoạt động quản lý nói chung và đối với công tác của ngành thuế nói riêng để các cơ quan thuế làm tốt vai trò trong lĩnh vực tạo nguồn thu cho ngân sách nhà nƣớc thông qua việc thu thuế.
Chƣơng 3:
CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ CHUYÊN MÔN Ở CHI CỤC THUẾ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI