- Chứng chỉ kế toán ấn chỉ : phiếu nhập ấn chỉ; phiếu xuất ấn chỉ; bảng kê chứng từ
3.1.Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, nhân viên các Chi cục Thuế về tầm quan trọng của việc tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn.
tầm quan trọng của việc tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn.
Tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn là một nhiệm vụ cần thiết và cấp bách đối với hoạt động của các Chi cục Thuế. Đây là một công việc có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với công tác quản lý thuế của các chi cục. Vì vậy việc nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, nhân viên của cơ quan về tầm quan trọng công tác tổ chức quản ý hồ sơ chuyên môn đƣợc coi là một trong những giải pháp quan trọng và cần thiết để nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn. Để làm tốt đƣợc điều này cần chú tập trung vào những vấn đề cơ bản sau:
Chú trọng tập trung vào công tác tổ chức lập và quản lý hồ sơ chuyên môn vì những hồ sơ này đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong công tác thu thuế, tạo nguồn thu cho ngân sách nhà nƣớc. Mặt khác thông qua đó cơ quan thuế có thể quản lý đƣợc hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân hoạt động kinh doanh trên địa bàn. Ngoài ra còn quản lý đƣợc công tác thu phí, lệ đối với đất đai, và thu thuế trƣớc bạ đối với tàu, thuyền, súng săn, ô tô, xe máy, quản lý thuế thu nhập cá nhân ...muốn nhƣ vậy phải tuân thủ tốt các quy định về công tác tổ chức quản lý hồ sơ, lập hồ sơ chuyên môn. Do đó cần đƣa ra các biện pháp cụ thể nhằm làm cho toàn thể cán bộ, công chức ngành thuế nhận thức đƣợc rằng:
- Hồ sơ, tài liệu chuyên môn hình thành trong quá trình giải quyết công việc của mỗi cán bộ, công chức có vai trò, ý nghĩa rất quan trọng, đó là công cụ, là cơ sở có tính pháp lý để trong quá trình xử lý, giải quyết công việc theo chức trách, nhiệm vụ đƣợc giao của mỗi cán bộ, công chức và ảnh hƣởng trực tiếp đến hiệu quả công việc mà cán bộ, công chức đang đảm nhiệm.
- Hồ sơ, tài liệu chuyên môn hình thành trong quá trình hoạt động của các Chi cục Thuế không chỉ có ý nghĩa thực tiễn mà còn có ý nghĩa chính trị, ý nghĩa lịch sử to lớn. Nó phản ánh tình hình kinh tế, xã hội của thời kỳ đó. Do vậy cần phải đƣợc lựa chọn những tài liệu có giá trị để giao nộp vào lƣu trữ lịch sử. Vì vậy, ngay từ giai đoạn văn thƣ công tác này cần phải đƣợc chú trọng, hồ sơ phải đƣợc lập đầy
đủ và đúng theo quy định để giao nộp đầy đủ và tạo thuận lợi cho công tác lƣu trữ. Việc lập hồ sơ chuyên môn phải tuân thủ đúng các yêu cầu của một hồ sơ là:
+ Hồ sơ lập ra phải phản ánh đƣợc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết.
+ Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có mối liên hệ mật thiết với nhau và phản ánh trọn vẹn một vấn đề, vụ việc nhất định đƣợc nêu ra trong hồ sơ và các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị (văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải đảm bảo về thể thức và có giá trị pháp lý).
+ Hồ sơ phải đƣợc biên mục đầy đủ và chính xác hay nói cách khác các thông tin trong hồ sơ phải đƣợc mô tả đầy đủ.
Mỗi cán bộ, công chức thuế phải coi nhiệm vụ lập hồ sơ chuyên môn trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc là một nhiệm vụ thƣờng xuyên của mình để tạo lập lề lối và phƣơng pháp làm việc khoa học nhằm nâng cao chất lƣợng và hiệu quả công tác.
Vấn đề đặt ra là làm thế nào để thay đổi nhận thức một cách toàn diện nhƣ vậy? Điều này cần phải đƣợc thực hiện từng bƣớc nhƣ:
- Ban hành thành văn bản quy định về nội quy, quy chế thực hiện công tác văn thƣ, trong đó đặc biệt chú trọng đến công tác quản lý hồ sơ, lập hồ sơ chuyên môn; tăng cƣờng công tác tuyên truyền, phổ biến hoặc nhắc nhở các cán bộ, nhân viên thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình; đƣa vào tiêu chí đánh giá thi đua khen thƣởng cuối năm- nếu hoàn thành tốt nhiệm vụ phải hoàn thành việc lập hồ sơ đầy đủ và giao nộp hồ sơ đúng thời hạn. Có nhƣ vậy mới đƣợc coi là hoàn thành nhiệm vụ và ngƣợc lại nếu trong quá trình giải quyết công việc mà không lập hồ sơ coi nhƣ chƣa hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao và đồng nghĩa với việc không đƣợc xét khen thƣởng cuối năm. Nếu làm tốt điều này công tác lập hồ sơ sẽ đƣợc chấn chỉnh và đi vào nề nếp, sẽ tạo thành một thói quen đối với các cán bộ, nhân viên trong quá trình giải quyết công việc.
- Về phía ngƣời làm công tác quản lý, lãnh đạo cần phải nhận thức và thấy rõ vai trò, ý nghĩa của hồ sơ chuyên môn trong hoạt động quản lý, trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của mình và phải nhận thức đƣợc một thực tế nếu không có hồ sơ chuyên môn trong Chi cục Thuế sẽ không thực hiện đƣợc chức năng quản lý, điều hành của ngƣời làm lãnh đạo. Hồ sơ sẽ là cơ sở, là căn cứ pháp lý để giải quyết
mọi công việc trong các đội thuộc Chi cục Thuế. Do đó cần phải đƣa ra các biện