- Chứng chỉ kế toán ấn chỉ : phiếu nhập ấn chỉ; phiếu xuất ấn chỉ; bảng kê chứng từ
2.2.2. Xây dựng danh mục hồ sơ
Theo PGS.Vƣơng Đình Quyền thì khái niệm Danh mục hồ sơ đƣợc định nghĩa: “Danh mục hồ sơ là bản kê tên các hồ sơ mà cơ quan, đơn vị sẽ lập trong
năm có ghi thời hạn bảo quản và tên người lập”[38,tr349]
Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc
người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ [03;tr2]
Đối với Chi cục Thuế và các đội thuế nếu xây dựng đƣợc Danh mục hồ sơ sẽ giúp cho việc phân loại, sắp xếp tài liệu và lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị chủ động, hợp lý, khoa học, thuận tiện.
Căn cứ vào bản danh mục hồ sơ đã đƣợc lập lãnh đạo Chi cục tiến hành kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ của các đơn vị, cá nhân.
Bản danh mục hồ sơ sẽ giúp cho cán bộ, chuyên viên trong các đội lập hồ sơ đầy đủ, chính xác. Giúp cho cán bộ lãnh đạo Chi cục và các Đội trƣởng nắm đƣợc toàn bộ công việc của cơ quan và công việc của từng cán bộ thừa hành.
Các Chi cục Thuế có bản danh mục hồ sơ sẽ góp phần nêu cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong toàn chi cục đối với việc lập hồ sơ và là cơ sở cho việc nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan. Là căn cứ để cán bộ văn thƣ, lƣu trữ thu hồ sơ khi đến hạn nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan.
Mặt khác danh mục hồ sơ còn giúp chi cục chủ động trong công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tài liệu trong giai đoạn văn thƣ đƣợc chặt chẽ và khoa học.
Từ những lợi ích nêu trên của danh mục hồ sơ cho chúng ta thấy nếu các Chi cục Thuế xây dựng đƣợc Bản danh mục hồ sơ thì việc lập hồ sơ của chi cục sẽ thuận lợi và dễ dàng.
Theo mục 2 Điều 4 của Quy chế Công tác Lƣu trữ của Cục Thuế Hà Nội quy định: “Trưởng phòng Hành chính Lưu trữ, Chi cục trưởng Chi cục Thuế có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của Cục Thuế, Chi cục Thuế; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Cục Thuế, Chi cục Thuế.
Trưởng các Phòng thuộc Văn phòng Cục, Đội trưởng Đội thuế có trách nhiệm xây dựng Danh mục hồ sơ của đơn vị, tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản, nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị mình vào lưu trữ của Cục Thuế, Chi cục Thuế”.
Mặc dù đã có quy định rõ ràng nhƣng trong thời gian qua các chi cục chƣa xây dựng đƣợc danh mục hồ sơ nên trong quá trình lập hồ sơ còn gặp nhiều khó khăn nhƣ: chƣa có sự chỉ đạo, kiểm tra đối với công tác lập hồ sơ của lãnh đạo cơ quan; văn phòng phẩm phục vụ cho việc lập hồ sơ; phƣơng pháp lập hồ sơ đối với các cán bộ chuyên môn chƣa đƣợc cập nhật đầy đủ và thƣờng xuyên….
Bên cạnh đó cán bộ văn thƣ của Chi cục Thuế phải là ngƣời đóng vai trò quan trọng trong việc hƣớng dẫn các cán bộ chuyên môn phƣơng pháp xây dựng danh mục hồ sơ và phƣơng pháp lập hồ sơ, nhƣng họ đã chƣa thực hiện tốt chức trách, nhiệm vụ của mình. Một trong những nguyên nhân của thực trạng nêu trên là do các cán bộ văn thƣ của chi cục chƣa đƣợc đào tạo bài bản về chuyên môn nghiệp vụ về công tác văn thƣ, lƣu trữ. Hầu hết họ đều tốt nghiệp ở các chuyên ngành khác nên không nắm sâu về chuyên môn của công tác văn thƣ, vì vậy khó có thể hƣớng dẫn về chuyên môn về công tác văn thƣ, lƣu trữ cho các cán bộ, công chức trong chi cục. Qua khảo sát ở các chi cục cho thấy cán bộ lƣu trữ ở đây đã đƣợc đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ nhƣng do khối lƣợng công việc quá nhiều nên chƣa thực hiện hết chức năng nhiệm vụ của mình đối với việc hƣớng dẫn xây dựng danh mục hồ sơ và phƣơng pháp lập hồ sơ.