- Chứng chỉ kế toán ấn chỉ : phiếu nhập ấn chỉ; phiếu xuất ấn chỉ; bảng kê chứng từ
2.4.6. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu
Công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lƣu trữ là một khâu nghiệp vụ quan trọng và là mục đích cuối cùng của công tác lƣu trữ. Nó chính là chiếc cầu nối giữa các kho lƣu trữ. Thông qua công tác khai thác và sử dụng tài liệu liệu lƣu trữ, vị trí, vai trò và ý nghĩa của tài liệu lƣu trữ và công tác lƣu trữ mới đƣợc khẳng định.
Tại một số chi cục chƣa ban hành đƣợc Quy chế công tác lƣu trữ, chƣa ban hành đƣợc nội quy kho lƣu trữ nhƣ: Chi cục thuế Hai Bà Trƣng, Long Biên, Thanh Xuân, Cầu giấy…...
Việc tổ chức sử dụng tài liệu đƣợc thực hiện khi ngƣời có nhu cầu sử dụng tài liệu các đội có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu phải đăng ký trƣớc trên giấy tờ và đƣợc Chi cục Trƣởng hoặc Đội trƣởng Đội Hành chính – Nhân sự - Tài vụ - ký duyệt. Cán bộ lƣu trữ tiếp nhận chỉ đạo của lãnh đạo xuất tài liệu phục vụ nhu cầu.
Ngƣời không có nhiệm vụ không đƣợc vào kho lƣu trữ hiện hành. Nghiêm cấm không đƣợc tự ý sao chụp tài liệu cung cấp cho tổ chức, cá nhân bên ngoài khi không đƣợc lãnh đạo chi cục phê duyệt.
Khi nhập hoặc xuất tài liệu lƣu trữ hiện hành phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng, cán bộ lƣu trữ dung sổ đăng ký để thông kê tổng hợp tình hình xuất tài liệu ra khỏi kho lƣu trữ. Trong các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ, việc cung cấp bản sao tài liệu là chủ yếu.
Mẫu: Sổ đăng ký khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ.
TT Họ tên Địa chỉ Loại văn bản Số, ký hiệu văn bản Ngày, tháng Nội dung khai thác Ngày mượn tài liệu Ngày trả tài liệu Ngày, tháng Ký nhận Ngày, tháng Ký nhận 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Ví dụ: Việc khai thác thông tin trong hồ sơ, tài liệu tại chi cục thuế Thanh Xuân nhƣ sau:
Theo báo cáo thống kê: hàng năm số lƣợng các cán bộ công chức trong cơ quan đến khai thác sử dụng không nhiều. Tình hình sử dụng tài liệu lƣu trữ trong một số năm gần đây đƣợc thể hiện qua bảng thống kê sau:
Năm 2007 2008 2009 Tổng
Số lƣợng ngƣời đến khai thác 30 55 60 145 Số lƣợng tài liệu đƣợc khai thác (hồ sơ) 350 400 525 1275 - Đối tƣợng khai thác chủ yếu: cán bộ đội Kiểm tra thuế, đội Kê khai – kế toán thuế và tin học, Đội thuế liên phƣờng. Điều này xuất phát từ chính thực tế lƣợng công việc phức tạp,
Tài liệu đƣợc khai thác nhiều nhất chủ yếu là:
- Các quyết định kiểm tra, quyết toán thuế tại đơn vị;
- Quyết định về việc truy thu thuế, xử phạt hành chính trong lĩnh vực thuế; - Tờ khai thuế tháng của công ty, hộ kinh doanh...
Sở dĩ tài liệu chuyên môn đƣợc tra tìm nhiều là vì chức năng nhiệm vụ của cơ quan là quản lý thuế, phí, lệ phí và các khoản thu khác của ngân sách nhà nƣớc
thuộc phạm vi nhiệm vụ của ngành thuế trên địa bàn quận Thanh Xuân. Việc khai thác tài liệu trên phục vụ cho mục đích quán lý các doanh nghiệp, hộ kinh doanh; lập các kế hoạch quản lý hoạt động thu thuế; cung cấp hồ sơ tài liệu cho công an phục vụ cho các vụ án kinh tế ...
Mặc dù đã có quy định cụ thể việc việc khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ đƣợc quy định tại điều 12 quy chế công tác lƣu trữ của Chi cục Thuế Hà Nội: “chỉ cho phép cán bộ, công chức, viên chức nghiên cứu hồ sơ, tài liệu liên quan đến phần việc mà mình giải quyết vì mục đích công vụ ngay tại kho lưu trữ, không được
mang tài liệu ra khỏi kho lưu trữ”. Quy định là vậy nhƣng xuất phát từ tình hình
thực tế ở các chi cục (Hoàn Kiếm, Hai Bà Trƣng, Đống Đa, Ba Đình, Thanh Xuân …) không có kho lƣu trữ chuyên dụng, hầu hết là đi thuê kho nên việc khai thác sử dụng tài liệu còn gặp những khó khăn nhất định nhƣ: Nếu các đội muốn khai thác thông tin trong hồ sơ phải làm văn bản đề nghị và trình ngƣời có thẩm quyền duyệt. Sau khi phiếu khai thác sử dụng tài liệu trong hồ sơ đƣợc phê duyệt thì cán bộ lƣu trữ có nhiệm vụ đến kho lƣu trữ để tìm hồ sơ, tài liệu đem về cơ quan giao cho cán bộ chuyên môn có nhu cầu khai thác thông tin trong hồ sơ, tài liệu. Cách làm này đã đem lại những ƣu điểm và hạn chế nhƣ sau:
Ưu điểm:
Thứ nhất: Cán bộ lƣu trữ là ngƣời trực tiếp tìm hồ sơ, tài liệu cho cán bộ chuyên môn nên về nghiệp vụ và qui định đối với công tác lƣu trữ họ là ngƣời nắm rõ và tuân thủ tốt những quy định đó. Mặt khác bản thân họ là ngƣời trực tiếp khai thác hồ sơ nên hạn chế đƣợc đến mức thấp nhất những tác động trong quá trình khai thác thông tin đến tài liệu làm cho tuổi thọ của tài liệu đƣợc kéo dài hơn.
Thứ hai: Cán bộ chuyên môn sẽ rút ngắn đƣợc thời gian tra tìm tài liệu vì đã
có cán bộ lƣu trữ thực hiện nhiệm vụ đó. Vì vậy có thời gian nhiều hơn cho công tác chuyên môn của mình.
Nhược điểm:
Bên cạnh những ƣu điểm nhƣ đã trình bày ở trên thì cách làm này cũng đem lại nhiều hạn chế sau:
Thứ nhất: Nếu thực hiện theo cách này sẽ làm cho cán bộ lƣu trữ vốn dĩ đã
mất nhiều thời gian cho việc di chuyển đến kho lƣu trữ tìm tài liệu đem về cho cán bộ chuyên môn.
Thứ hai: Quá trình di chuyển từ cơ quan đến kho lƣu trữ và ngƣợc lại đề đem
tài liệu về cơ quan cho cán bộ chuyên môn sẽ dễ xảy ra mất mát tài liệu hoặc làm tài liệu nhanh chóng bị hƣ hại trên đƣờng vận chuyển.
Thứ ba: Thời gian cung cấp thông tin cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản
lý, điều hành công việc bị chậm lại (gián đoạn).
Thứ tư: Tạo tâm lý ức chế cho cán bộ lƣu trữ bởi cán bộ lƣu trữ bị coi là ngƣời giúp việc cho cán bộ chuyên môn. Với tâm thế nhƣ là bị coi thƣờng nghiệp vụ (bởi họ cho rằng công tác của cán bộ lƣu trữ là công tác phục vụ cho cán bộ chuyên môn), dẫn đến tâm lý chán nản.